MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TRƯỞNG NHÓM VĂN PHÒNG (ADMIN TEAM LEADER)

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Nhạc trưởng vận hành" – vị trí Trưởng nhóm văn phòng (Admin Team Leader) tài năng và đầy nhiệt huyết. Bạn chính là "trái tim" giữ cho nhịp đập vận hành hằng ngày của doanh nghiệp luôn ổn định, trơn tru và hiệu quả. Không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc sự vụ hành chính, bạn là cầu nối chiến lược giữa các phòng ban, là người thiết lập và tối ưu hóa các quy trình làm việc, đồng thời là người truyền cảm hứng xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn và tràn đầy năng lượng.

Sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy hệ thống khi chuẩn hóa quy trình, năng lực giải quyết vấn đề phát sinh một cách linh hoạt cùng khả năng dẫn dắt đội ngũ nhân sự hành chính chính là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi kỳ vọng ở bạn. Nếu bạn là một nhà quản lý có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, luôn mong muốn kiến tạo một không gian làm việc lý tưởng và sẵn sàng đồng hành cùng sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, Điều hành và Tối ưu hóa Hoạt động Hành chính Hằng ngày

* Giám sát vận hành văn phòng: Trực tiếp quản lý và điều phối toàn bộ các hoạt động hằng ngày tại văn phòng bao gồm: công tác lễ tân đón tiếp khách, tiếp nhận và xử lý thư tín/công văn đi - đến, quản lý phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp nội bộ và cuộc họp với đối tác cấp cao.
* Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm: Thiết lập định mức sử dụng, lập kế hoạch mua sắm định kỳ, kiểm soát và cấp phát văn phòng phẩm, nước uống, công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung nhưng vẫn tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp.
* Điều phối phương tiện di chuyển: Quản lý lịch trình sử dụng xe công tác của công ty (nếu có) hoặc điều phối dịch vụ đặt xe công nghệ/taxi cho cán bộ nhân viên đi công tác, đảm bảo tính kịp thời, an toàn và minh bạch về chi phí.
* Giám sát dịch vụ thuê ngoài: Trực tiếp quản lý và đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác thứ ba như: dịch vụ vệ sinh văn phòng, dịch vụ bảo vệ, đơn vị cây xanh cảnh quan, đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp và an ninh tuyệt đối 24/7.

2. Quản lý Cơ sở Vật chất, Trang thiết bị và Tài sản Văn phòng

* Quản lý danh mục tài sản (Asset Management): Xây dựng và cập nhật liên tục hệ thống sổ sách, mã tài sản và cơ sở dữ liệu quản lý toàn bộ trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, bàn ghế, tủ hồ sơ, hệ thống điều hòa, thiết bị mạng...). Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ (hằng quý/hằng năm) và báo cáo chênh lệch, đề xuất phương án xử lý thanh lý tài sản cũ/hỏng.
* Bảo trì và sửa chữa: Lập kế hoạch và giám sát quá trình bảo trì định kỳ hệ thống cơ điện (M&E), hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC), máy lạnh, máy in, máy photocopy. Chủ động liên hệ và làm việc với các nhà thầu kỹ thuật để khắc phục nhanh chóng các sự cố phát sinh liên quan đến hạ tầng văn phòng.
* Làm việc với Ban quản lý tòa nhà: Là đầu mối liên hệ chính thức với Ban quản lý tòa nhà để xử lý các vấn đề về thẻ xe, thẻ ra vào, sửa chữa kỹ thuật ngoài giờ, đăng ký nhà thầu phụ vào thi công, và thanh toán các khoản phí quản lý, phí điện nước hằng tháng.

3. Lập Kế hoạch Ngân sách và Quản lý Chi phí Hành chính

* Xây dựng kế hoạch ngân sách: Tham gia xây dựng dự toán ngân sách hoạt động hành chính (OPEX) hằng năm và chi tiết theo từng tháng/quý trình Ban Giám đốc phê duyệt.
* Kiểm soát chi phí: Theo dõi sát sao các khoản chi phí thực tế phát sinh (văn phòng phẩm, điện thoại, internet, chuyển phát nhanh, taxi, chi phí khánh tiết, tiếp khách...), phân tích các điểm bất hợp lý và đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm tiết giảm chi phí nhưng không làm giảm chất lượng dịch vụ nội bộ.
* Thanh quyết toán chi phí: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ thanh toán, hóa đơn tài chính từ các nhà cung cấp dịch vụ hành chính; lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi phòng Kế toán đúng thời hạn quy định.

4. Quản lý Nhà cung cấp và Công tác Mua sắm (Procurement)

* Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp: Chủ trì việc tìm kiếm, khảo sát giá, đánh giá năng lực của các nhà cung cấp dịch vụ/hàng hóa hành chính. Xây dựng danh sách các nhà cung cấp uy tín (Vendor List) để phục vụ cho các nhu cầu mua sắm phát sinh.
* Đàm phán thương lượng: Trực tiếp đàm phán các điều khoản về giá cả, thời hạn thanh toán, chính sách bảo hành, cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) trong các hợp đồng mua sắm hành chính nhằm mang lại lợi ích cao nhất cho công ty.
* Quản lý hợp đồng: Theo dõi thời hạn, tiến độ thực hiện và tiến hành thủ tục gia hạn hoặc thanh lý các hợp đồng dịch vụ hành chính định kỳ.

5. Dẫn dắt, Quản lý và Phát triển Đội ngũ Nhân sự Hành chính

* Phân công và giám sát công việc: Phân bổ nhiệm vụ rõ ràng, thiết lập mục tiêu hiệu suất (KPIs) cho các thành viên trong nhóm hành chính (nhân viên hành chính, lễ tân, nhân viên hỗ trợ, tài xế...). Giám sát tiến độ và chất lượng công việc hằng ngày của đội ngũ.
* Đào tạo và phát triển: Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng mềm (giao tiếp, giải quyết tình huống, quản lý thời gian) cho nhân viên cấp dưới. Tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm nội bộ để nâng cao năng lực của cả đội ngũ.
* Đánh giá hiệu quả làm việc: Tiến hành đánh giá hiệu quả công việc định kỳ của nhân viên; đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng; đề xuất khen thưởng, kỷ luật hoặc lộ trình thăng tiến cho nhân sự xuất sắc.

6. Quản lý Hệ thống Tài liệu, Lưu trữ và Pháp lý Văn phòng

* Chuẩn hóa quy trình lưu trữ: Thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, công văn đi/đến, quyết định, thông báo, hợp đồng hành chính một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây).
* Hỗ trợ thủ tục pháp lý: Phối hợp với bộ phận Pháp chế thực hiện các thủ tục xin cấp/gia hạn các loại giấy phép hoạt động của văn phòng, đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm (nếu có), đăng ký tạm trú cho chuyên gia nước ngoài, hỗ trợ thủ tục visa/hộ chiếu/giấy phép lao động (Work Permit).
* Biên soạn văn bản hành chính: Trực tiếp soạn thảo các thông báo nội bộ, quy định, quy chế làm việc, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) liên quan đến công tác hành chính văn phòng.

7. Phối hợp Tổ chức Sự kiện và Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp

* Hậu cần sự kiện: Phối hợp chặt chẽ với phòng Nhân sự (HR) và Công đoàn tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: Team building, tiệc Tất niên (Year End Party), ngày hội Gia đình, sinh nhật công ty, sinh nhật nhân viên hằng tháng, và các ngày lễ lớn trong năm.
* Truyền thông nội bộ: Hỗ trợ truyền tải các thông điệp văn hóa, quy định mới đến toàn thể cán bộ nhân viên thông qua các kênh truyền thông nội bộ (bảng tin, email, group chat).
* Chăm sóc đời sống nhân viên: Thăm hỏi và thực hiện các chính sách phúc lợi (hiếu hỉ, ốm đau, thai sản) đối với cán bộ nhân viên theo đúng quy chế của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Quản lý nhân sự, Ngoại ngữ, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự (Admin/HR), trong đó có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Trưởng nhóm hành chính, Admin Team Leader, Office Supervisor, Admin Coordinator) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa quốc gia hoặc các công ty có tốc độ tăng trưởng nhanh là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn

* Nghiệp vụ quản trị văn phòng chuyên sâu: Am hiểu sâu sắc về công tác quản lý tài sản, mua sắm trang thiết bị, quản lý ngân sách vận hành và điều phối dịch vụ thuê ngoài.
* Kỹ năng hoạch định và lập kế hoạch: Có khả năng xây dựng kế hoạch làm việc tuần/tháng/quý cho cả đội ngũ và dự báo chính xác nhu cầu sử dụng tài nguyên của văn phòng.
* Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Khả năng thương lượng xuất sắc với các nhà cung cấp để đạt được mức chi phí tối ưu nhất và các điều khoản hợp đồng có lợi nhất cho công ty.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề cực tốt: Nhạy bén trong việc phát hiện các rủi ro vận hành (cháy nổ, hỏng hóc hệ thống kỹ thuật, xung đột nội bộ) và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, triệt để dưới áp lực thời gian lớn.
* Trình độ ngoại ngữ: Thành thạo Tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) là một yêu cầu bắt buộc (tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên) để làm việc với các nhà quản lý nước ngoài, đối tác quốc tế hoặc Ban quản lý tòa nhà hạng A.
* Ứng dụng công nghệ: Thành thạo các công cụ tin học văn phòng (MS Office, Google Workspace) và có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng điện tử (E-office), phần mềm quản lý tài sản, ERP hoặc các công cụ quản lý dự án (Trello, Asana, Jira).

Phẩm chất cá nhân

* Tư duy dịch vụ vượt trội (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của cán bộ nhân viên làm trọng tâm; tận tâm, chu đáo và luôn chủ động giúp đỡ mọi người.
* Khả năng lãnh đạo và truyền cảm hứng: Có phong cách quản lý công bằng, minh bạch, biết cách lắng nghe, thấu hiểu tâm tư của nhân viên cấp dưới và tạo động lực để họ hoàn thành xuất sắc công việc.
* Cẩn trọng, tỉ mỉ và trung thực: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, bảo mật tuyệt đối các thông tin nội bộ của doanh nghiệp, thực hiện công tác mua sắm một cách minh bạch, công tâm.
* Tác phong chuyên nghiệp: Ngoại hình chỉn chu, lịch sự; kỹ năng giao tiếp lịch thiệp, khéo léo và có khả năng thích ứng cao với sự thay đổi của môi trường làm việc.
* Chịu được áp lực cao: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi đối mặt với nhiều yêu cầu phát sinh cùng một lúc từ các phòng ban khác nhau.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (dao động từ 15,000,000đ đến 25,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hằng quý/hằng năm.
* Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành riêng cho cấp quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hằng năm tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao.
* Chế độ đãi ngộ vượt trội:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán) và thưởng theo hiệu quả kinh doanh chung của Tập đoàn.
* Du lịch nghỉ dưỡng định kỳ hằng năm (Company Trip), tham gia các hoạt động Teambuilding sôi nổi và gắn kết.
* Quà tặng ý nghĩa vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật, kết hôn, sinh con, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Phụ nữ Việt Nam 20/10...
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, tiện nghi, không gian mở khơi nguồn sáng tạo.
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt, đề cao tính chủ động và trao quyền cho nhân viên.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản lý, kỹ năng chuyên môn do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager), Giám đốc Vận hành (COO) hoặc Giám đốc Nhân sự & Hành chính (HR & Admin Director).

---

Tags

Nhân viên hành chính, Trưởng nhóm hành chính, Admin Team Leader, Quản lý văn phòng, Tuyển dụng trưởng nhóm hành chính, Việc làm hành chính nhân sự, Office Manager, Giám sát hành chính, Quản trị văn phòng, Trưởng nhóm Admin, Việc làm hành chính văn phòng, Quản lý cơ sở vật chất, Tuyển dụng Admin Leader, Chuyên viên hành chính tổng hợp, Trưởng nhóm vận hành văn phòng.

---

Từ khoá tìm kiếm

Trưởng nhóm hành chính văn phòng, Tuyển dụng Admin Team Leader, Việc làm Trưởng nhóm văn phòng, Quản lý hành chính doanh nghiệp, Tuyển dụng Office Supervisor, Tìm việc làm hành chính nhân sự, Trưởng nhóm Admin Hà Nội, Trưởng nhóm hành chính TP.HCM, Lương Trưởng nhóm văn phòng, Mô tả công việc Admin Team Leader, Kỹ năng quản lý văn phòng, KPI cho nhân viên hành chính, Quản lý tài sản văn phòng, Quy trình mua sắm hành chính, Admin Manager tuyển dụng.

Share