MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "cột trụ điều phối và tham mưu chiến lược" – vị trí Trợ lý Giám đốc. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, bạn không đơn thuần đảm nhận các công tác hành chính sự vụ, mà bạn chính là cánh tay phải đắc lực, người đồng hành tin cậy và là "bộ lọc" thông tin quan trọng giúp Giám đốc tối ưu hóa hiệu suất điều hành. Bạn đóng vai trò là nhịp cầu kết nối nhịp nhàng giữa Ban Giám đốc với các phòng ban nội bộ, cũng như với các đối tác, khách hàng chiến lược tầm cỡ trong và ngoài nước. Sự nhạy bén trong tư duy kinh doanh, khả năng phân tích dữ liệu sắc bén, sự tinh tế trong giao tiếp ngoại giao cùng một tinh thần thép trước áp lực chính là những viên gạch nền móng tạo nên chân dung của một Trợ lý Giám đốc xuất sắc. Nếu bạn là một chuyên gia có tầm nhìn bao quát, yêu thích việc giải quyết các bài toán vận hành phức tạp và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường quản trị đỉnh cao, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tham mưu, Phân tích và Hỗ trợ Ra Quyết định Chiến lược

* Thu thập và Phân tích Dữ liệu: Chủ động thu thập thông tin, nghiên cứu xu hướng thị trường, phân tích hoạt động của các đối thủ cạnh tranh và tổng hợp các báo cáo tài chính, kinh doanh từ các phòng ban. Từ đó, xây dựng các báo cáo phân tích chuyên sâu, dự báo cơ hội và thách thức để tham mưu cho Giám đốc.
* Xây dựng Đề án và Thuyết trình: Hỗ trợ Giám đốc trong việc dự thảo các chiến lược phát triển dài hạn và kế hoạch kinh doanh ngắn hạn. Trực tiếp soạn thảo các slide trình bày (Slide deck), đề án kinh doanh, tài liệu hội nghị phục vụ cho các buổi họp với Hội đồng Quản trị hoặc các đối tác lớn.
* Đánh giá Đề xuất từ Cấp dưới: Tiếp nhận, rà soát và đánh giá sơ bộ các tờ trình, đề xuất, kế hoạch từ các phòng ban gửi lên trước khi trình Giám đốc phê duyệt. Đảm bảo các văn bản này đầy đủ tính pháp lý, tính khả thi và phù hợp với định hướng chung của công ty.

2. Điều phối, Giám sát và Đôn đốc Dự án Nội bộ

* Giám sát Tiến độ (Follow-up): Thay mặt Giám đốc theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các chỉ tiêu KPI, các dự án trọng điểm và các quyết định chỉ đạo của Ban Giám đốc tại các phòng ban. Đảm bảo mọi việc được vận hành đúng thời hạn (deadline) và đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
* Giải quyết Điểm nghẽn: Phát hiện sớm các rủi ro, xung đột lợi ích hoặc sự chậm trễ trong quá trình phối hợp liên phòng ban. Chủ động làm việc với các Trưởng bộ phận để tìm phương án tháo gỡ khó khăn, báo cáo kịp thời lên Giám đốc những vấn đề vượt quá thẩm quyền.
* Thống nhất Quy trình: Đóng góp ý kiến và trực tiếp tham gia cải tiến, chuẩn hóa các quy trình vận hành nội bộ nhằm tăng cường tính liên kết và cắt giảm các thủ tục hành chính rườm rà.

3. Quản lý Lịch trình, Tổ chức Hội họp và Logistics

* Tối ưu hóa Lịch làm việc: Quản lý, sắp xếp và tối ưu hóa lịch làm việc, lịch công tác, lịch tiếp khách của Giám đốc một cách khoa học. Đảm bảo phân bổ thời gian hợp lý giữa các cuộc họp đối nội, đối ngoại và thời gian cá nhân để Giám đốc xử lý công việc chuyên môn.
* Tổ chức Cuộc họp: Chịu trách nhiệm toàn diện trong công tác chuẩn bị các cuộc họp do Giám đốc chủ trì: Lên chương trình nghị sự (agenda), gửi thư mời, chuẩn bị tài liệu, thiết bị kỹ thuật và phòng họp.
* Ghi nhận và Ban hành Biên bản: Trực tiếp tham gia các cuộc họp quan trọng, ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách trung thực, đầy đủ và chuyên nghiệp. Soạn thảo và ban hành các thông báo kết luận cuộc họp đến các cá nhân, bộ phận liên quan ngay sau khi được Giám đốc thông qua.
* Hậu cần Công tác: Lên kế hoạch chi tiết và thực hiện các thủ tục hậu cần cho các chuyến công tác trong và ngoài nước của Giám đốc (đặt vé máy bay, khách sạn, visa, phương tiện di chuyển, chi phí công tác...).

4. Đại diện Ngoại giao và Quản trị Quan hệ Đối ngoại

* Đại diện Tiếp đón: Thay mặt hoặc tháp tùng Giám đốc tiếp đón các đối tác, khách hàng VIP, các đoàn thanh tra, kiểm tra hoặc cơ quan ban ngành nhà nước. Thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp, lịch thiệp và hiếu khách của doanh nghiệp.
* Cổng kết nối thông tin: Là đầu mối tiếp nhận, sàng lọc các cuộc gọi, email, thư từ gửi đến Giám đốc. Trực tiếp xử lý các yêu cầu trong phạm vi quyền hạn và chuyển giao thông tin chính xác, nhanh chóng đến Giám đốc đối với các vụ việc quan trọng.
* Soạn thảo Văn bản Đối ngoại: Soạn thảo các thư tín thương mại, công văn, email giao dịch bằng cả tiếng Việt và ngoại ngữ (Tiếng Anh/Tiếng Trung...) gửi tới đối tác ngoại giao, đảm bảo ngôn từ chuẩn mực, sắc sảo và mang tính thuyết phục cao.

5. Soạn thảo, Thẩm định và Lưu trữ Tài liệu Pháp lý

* Soạn thảo Văn bản Hành chính: Soạn thảo các quyết định, chỉ thị, thông báo, quy chế hoạt động của công ty dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc.
* Thẩm định Hợp đồng: Phối hợp với bộ phận Pháp chế rà soát, thẩm định các điều khoản trong hợp đồng kinh tế, biên bản ghi nhớ (MOU), thỏa thuận hợp tác trước khi Giám đốc đặt bút ký kết. Đảm bảo tối đa quyền lợi và hạn chế tối thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Lưu trữ Bảo mật: Thiết lập và quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu (bản cứng và bản mềm) của văn phòng Giám đốc một cách khoa học, bảo mật tuyệt đối. Dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu nhưng vẫn ngăn chặn triệt để nguy cơ rò rỉ thông tin mật ra bên ngoài.

6. Quản lý Chi phí và Các công việc Phát sinh khác

* Kiểm soát Ngân sách Văn phòng: Lập kế hoạch và quản lý định mức chi tiêu, thanh quyết toán các khoản chi phí hoạt động của Văn phòng Giám đốc hàng tháng.
* Thực hiện Nhiệm vụ Đặc biệt: Sẵn sàng tiếp nhận và hoàn thành các nhiệm vụ đột xuất, các dự án thử nghiệm hoặc các công việc cá nhân hợp pháp được Giám đốc ủy quyền trực tiếp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Ngoại giao, Ngoại ngữ, Kinh tế đối ngoại, Tài chính - Ngân hàng hoặc các ngành liên quan. Ưu tiên ứng viên có bằng Thạc sĩ (MBA) hoặc đã từng du học nước ngoài.
* Kinh nghiệm Làm việc: Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý Giám đốc, Trợ lý Ban điều hành, Thư ký Hội đồng Quản trị hoặc các vị trí quản lý cấp trung tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn (ưu tiên doanh nghiệp đa quốc gia hoặc các tập đoàn lớn).
* Hiểu biết Ngành nghề: Có kiến thức sâu rộng về quản trị doanh nghiệp, luật doanh nghiệp và hiểu biết nhất định về lĩnh vực hoạt động cốt lõi của công ty.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Ngoại ngữ Xuất sắc: Thành thạo 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) tiếng Anh (tương đương IELTS 7.0 trở lên hoặc TOEIC 850 trở lên). Khả năng biên - phiên dịch trực tiếp tại các cuộc họp và dịch thuật tài liệu chuyên ngành một cách trôi chảy, chuyên nghiệp. Ưu tiên ứng viên biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn).
* Sử dụng Công nghệ & Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint - đặc biệt là kỹ năng thiết kế slide thuyết trình đỉnh cao và thiết lập các bảng tính dữ liệu phức tạp trên Excel). Khả năng ứng dụng các phần mềm quản lý công việc và dự án (như Trello, Asana, Monday.com, Jira) để theo dõi tiến độ công việc hiệu quả.
* Kỹ năng Phân tích & Tổng hợp: Tư duy phân tích logic cao, có khả năng đọc hiểu các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, từ đó đúc kết thông tin và viết báo cáo tổng hợp một cách mạch lạc, súc tích.
* Kỹ năng Soạn thảo Văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính của Việt Nam và các tiêu chuẩn viết thư tín thương mại quốc tế. Ngôn từ hành văn trang trọng, rõ ràng, khúc chiết.

3. Kỹ năng mềm:

* Giao tiếp & Thuyết phục đỉnh cao: Khả năng truyền đạt thông tin một cách tự tin, rõ ràng, khéo léo nhưng vẫn đầy uy lực. Kỹ năng lắng nghe tích cực và khả năng thuyết phục, thương lượng hiệu quả với các đối tác lớn cũng như các cấp quản lý nội bộ.
* Quản lý Thời gian & Sắp xếp Công việc: Khả năng đa nhiệm (multitasking) xuất sắc, biết cách phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên (ma trận Eisenhower), xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn mà không làm giảm chất lượng đầu ra.
* Giải quyết Vấn đề & Quản trị Khủng hoảng: Nhạy bén trong việc phát hiện vấn đề, có tư duy giải pháp (solution-oriented) thay vì chỉ trình bày khó khăn. Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt để đưa ra các quyết định xử lý tình huống khẩn cấp hoặc các sự cố truyền thông, vận hành bất ngờ.

4. Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật Thông tin Tuyệt đối: Đây là yêu cầu tiên quyết. Trợ lý Giám đốc là người tiếp cận với những bí mật kinh doanh, nhân sự và tài chính tối mật của công ty. Bạn phải cam kết và thực hiện bảo mật thông tin tuyệt đối trong mọi tình huống.
* Trung thực, Chính trực và Trách nhiệm: Có tinh thần trách nhiệm cao nhất với công việc được giao. Luôn trung thực trong báo cáo, không bao che sai phạm và luôn đặt lợi ích chung của doanh nghiệp lên hàng đầu.
* Tinh tế, Nhạy bén và Khéo léo: Có chỉ số trí tuệ cảm xúc (EQ) cao, khả năng quan sát tốt, hiểu ý lãnh đạo chỉ qua những chỉ thị ngắn gọn (đọc được "giữa các dòng chữ"). Có sự tinh tế trong ứng xử văn hóa, tôn trọng sự khác biệt.
* Chịu đựng Áp lực cao: Có sức khỏe tốt, tinh thần dẻo dai để sẵn sàng làm việc ngoài giờ, đi công tác đột xuất hoặc giải quyết công việc khẩn cấp vào cuối tuần.
* Tác phong Chuyên nghiệp: Diện mạo chỉn chu, lịch thiệp, phong thái tự tin, tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, phản ánh đúng tầm vóc của Văn phòng Giám đốc.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Mức lương và Thưởng hấp dẫn: Mức lương cứng cạnh tranh vượt trội (thỏa thuận trực tiếp theo năng lực thực tế), dao động từ 25,000,000đ - 45,000,000đ/tháng. Lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng dự án và thưởng các dịp Lễ, Tết theo quy định của tập đoàn.
* Môi trường làm việc Đẳng cấp: Làm việc trực tiếp với nhà lãnh đạo tầm cỡ, tài năng và có tầm ảnh hưởng lớn. Cơ hội học hỏi tư duy quản trị, nghệ thuật đối ngoại và chiến lược kinh doanh thực tế từ đỉnh cao doanh nghiệp.
* Lộ trình Thăng tiến rộng mở: Vị trí này là "bệ phóng" hoàn hảo cho sự nghiệp. Sau 2-3 năm cống hiến xuất sắc, bạn có cơ hội được quy hoạch lên các vị trí Quản lý cấp cao như: Trưởng phòng/Giám đốc Vận hành, Giám đốc Chi nhánh, Giám đốc Dự án hoặc các vị trí quản lý chủ chốt khác trong hệ sinh thái của công ty.
* Chính sách Phúc lợi Toàn diện:
* Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành riêng cho cấp quản lý.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các trung tâm y tế uy tín.
* Đào tạo và Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị chiến lược, Kỹ năng lãnh đạo, Tài chính dành cho nhà quản lý do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Hỗ trợ Công tác và Di chuyển: Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại (Laptop cấu hình cao, điện thoại công vụ). Toàn bộ chi phí công tác (vé máy bay, khách sạn 4-5 sao, chi phí tiếp khách...) được công ty chi trả hoặc tạm ứng trước.
* Hoạt động Tập thể: Tham gia các chương trình Team Building, nghỉ dưỡng, du lịch hàng năm cùng Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên công ty.

---

Tags: Trợ lý Giám đốc, Executive Assistant, Thư ký Giám đốc, Trợ lý Ban điều hành, Trợ lý Tổng giám đốc, Việc làm Trợ lý cấp cao, Tuyển dụng Trợ lý Giám đốc, Trợ lý đối ngoại, Quản trị văn phòng, PA to Director, Trợ lý dự án, Tuyển dụng Thư ký trợ lý.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng trợ lý giám đốc hà nội, tuyển dụng trợ lý giám đốc tphcm, trợ lý giám đốc tiếng anh, trợ lý ban giám đốc, việc làm trợ lý giám đốc lương cao, trợ lý giám đốc làm gì, thư ký trợ lý giám đốc, trợ lý tổng giám đốc, trợ lý hành chính ban giám đốc, trợ lý dự án cấp cao, tuyển dụng executive assistant.

Share