MÔ TẢ CÔNG VIỆC: QUẢN LÝ VĂN PHÒNG (OFFICE MANAGER)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành văn phòng" – vị trí Quản lý Văn phòng (Office Manager) tài năng và nhiệt huyết. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc hành chính sự vụ, mà chính là "trái tim" của văn phòng, người kết nối các phòng ban, tối ưu hóa quy trình làm việc và kiến tạo nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, đầy cảm hứng. Sự nhạy bén trong quản lý chi phí, tư duy hệ thống khi xây dựng quy trình hành chính, cùng kỹ năng giao tiếp khéo léo để gắn kết tập thể chính là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi kỳ vọng ở bạn. Nếu bạn là một nhà quản trị có đầu óc tổ chức khoa học, đam mê việc chăm sóc con người và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý hành chính & Lưu trữ tài liệu (Administrative & Document Control)

* Thiết lập và chuẩn hóa quy trình: Xây dựng, cập nhật và giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định hành chính nội bộ (SOPs) nhằm đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra trơn tru, đúng pháp luật và hiệu quả.
* Quản lý hệ thống công văn, giấy tờ: Tổ chức tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và xử lý các loại công văn đi, công văn đến, bưu phẩm một cách nhanh chóng và chính xác.
* Lưu trữ hồ sơ pháp lý: Quản lý và lưu trữ một cách khoa học các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (giấy phép kinh doanh, con dấu, các biên bản họp, hợp đồng thuê văn phòng, v.v.), đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Quản lý con dấu: Chịu trách nhiệm bảo quản và đóng dấu theo đúng thẩm quyền, quy trình quy định của công ty và pháp luật hiện hành.

2. Quản lý Cơ sở vật chất & Trang thiết bị (Facilities & Asset Management)

* Quản lý không gian làm việc: Đảm bảo văn phòng luôn trong tình trạng sạch sẽ, ngăn nắp, thẩm mỹ, an toàn và đầy đủ các điều kiện làm việc tiêu chuẩn (ánh sáng, điều hòa, nước uống, v.v.).
* Quản lý tài sản cố định: Lập danh mục, dán nhãn, theo dõi cấp phát và thu hồi các tài sản, trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, bàn ghế, tủ hồ sơ). Phối hợp với bộ phận IT để bảo trì, nâng cấp thiết bị định kỳ.
* Quản lý nhu yếu phẩm: Lập kế hoạch, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, trà, cà phê, nước uống và các nhu yếu phẩm khác phục vụ cho nhu cầu hàng ngày của nhân viên.
* Quản lý nhà cung cấp (Vendor Management): Tìm kiếm, đánh giá, thương lượng giá cả và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, cây xanh, bảo trì kỹ thuật, internet, v.v.). Giám sát chất lượng dịch vụ của đối tác định kỳ.

3. Quản lý Tài chính & Ngân sách Hành chính (OPEX & Budget Control)

* Lập kế hoạch ngân sách: Dự toán ngân sách hành chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm (chi phí thuê văn phòng, điện nước, văn phòng phẩm, sự kiện, v.v.) trình Ban Giám đốc phê duyệt.
* Tối ưu hóa chi phí: Kiểm soát và phân tích các khoản chi phí hành chính thực tế, đề xuất các giải pháp cắt giảm lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ văn phòng.
* Thanh quyết toán chi phí: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động hành chính, thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn.
* Quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (Petty Cash): Quản lý và chi tiêu quỹ tiền mặt nhỏ của văn phòng phục vụ cho các khoản chi khẩn cấp hoặc giá trị nhỏ theo đúng nguyên tắc tài chính.

4. Quản lý Nhân sự Hành chính & Tiếp đón khách hàng (Admin Team Leadership & Reception)

* Quản lý đội ngũ trực thuộc: Phân công công việc, đào tạo, hướng dẫn và đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân sự thuộc bộ phận hành chính (lễ tân, nhân viên hành chính, nhân viên tạp vụ, tài xế, v.v.).
* Đón tiếp khách hàng & Đối tác: Giám sát khu vực quầy lễ tân, đảm bảo công tác tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chu đáo, thể hiện bộ mặt thương hiệu của công ty.
* Hỗ trợ hậu cần sự kiện tiếp khách: Chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác cho các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.

5. Tổ chức sự kiện & Xây dựng văn hóa doanh nghiệp (Internal Events & Company Culture)

* Hậu cần cho các sự kiện nội bộ: Đầu mối phối hợp với phòng Nhân sự (HR) tổ chức các hoạt động nội bộ như: sinh nhật nhân viên, ngày lễ kỷ niệm (8/3, 20/10, Trung thu, Noel), tiệc tất niên (Year End Party), chương trình Team building và các chuyến du lịch hè của công ty.
* Truyền thông nội bộ: Truyền đạt các thông báo, quyết định, quy định mới từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên một cách rõ ràng, kịp thời và tích cực.
* Gắn kết nhân viên: Lắng nghe ý kiến đóng góp, phản hồi của nhân viên về môi trường làm việc, từ đó đề xuất các cải tiến nhằm nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại công sở.

6. Quản lý An toàn, An ninh & Tuân thủ Pháp lý (Safety, Security & Compliance)

* Phòng cháy chữa cháy (PCCC): Đảm bảo hệ thống thiết bị PCCC (bình cứu hỏa, còi báo cháy, lối thoát hiểm) luôn trong trạng thái hoạt động tốt. Tổ chức các buổi diễn tập PCCC và cứu hộ cứu nạn cho nhân viên định kỳ.
* An ninh văn phòng: Phối hợp với ban quản lý tòa nhà và đội ngũ bảo vệ để kiểm soát an ninh ra vào văn phòng, phòng ngừa mất mát tài sản cá nhân và tập thể.
* An toàn vệ sinh lao động (HSE): Đảm bảo môi trường làm việc không có các yếu tố gây nguy hiểm đến sức khỏe và tính mạng của nhân viên; phối hợp xử lý các tình huống y tế khẩn cấp phát sinh tại văn phòng.
* Quan hệ với cơ quan chức năng: Đại diện công ty tiếp đón và làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước địa phương (Công an phường, Tổ dân phố, Thanh tra môi trường, Phòng cháy chữa cháy, v.v.) khi có yêu cầu kiểm tra liên quan đến hoạt động hành chính của văn phòng.

7. Hỗ trợ Ban Giám đốc & Công tác nội bộ (Executive Support)

* Sắp xếp lịch trình: Hỗ trợ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, chuẩn bị hồ sơ visa, phương tiện di chuyển cho Ban Giám đốc và các chuyên gia, nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Điều phối xe công vụ: Quản lý và sắp xếp lịch trình sử dụng xe ô tô chung của công ty (nếu có) phục vụ cho Ban Giám đốc và các phòng ban đi công tác hiệu quả, tiết kiệm.
* Thư ký cuộc họp: Tham gia và ghi biên bản các cuộc họp giao ban tuần/tháng của Ban Giám đốc (khi có yêu cầu), theo dõi và đôn đốc các bộ phận thực hiện các kết luận của cuộc họp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn / Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 3 - 5 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng, trong đó có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Office Manager, Admin Supervisor, Admin Lead) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) là một lợi thế lớn (đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia hoặc thường xuyên làm việc với đối tác nước ngoài).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý ngân sách: Có khả năng xây dựng ngân sách hành chính chi tiết, theo dõi chi tiêu và phân tích các chỉ số tài chính cơ bản để tối ưu hóa chi phí vận hành.
* Kỹ năng quản lý dự án nhỏ: Khả năng điều phối các dự án như sửa chữa, cải tạo văn phòng, chuyển văn phòng mới hoặc tổ chức các sự kiện quy mô lớn của công ty.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace và các phần mềm quản lý công việc hành chính hiện đại (Trello, Asana, Base, ERP, v.v.).
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các quy định pháp luật cơ bản liên quan đến quản lý văn phòng, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và các thủ tục hành chính công.
* Kỹ năng đàm phán và quản lý nhà cung cấp: Khả năng thương lượng điều khoản hợp đồng tốt để mang lại lợi ích cao nhất về giá cả và chất lượng dịch vụ cho công ty.

Kỹ năng mềm:

* Kỹ năng lãnh đạo và quản lý con người: Khả năng dẫn dắt, tạo động lực, phân công công việc khoa học và phát triển năng lực cho các nhân viên cấp dưới thuộc bộ phận hành chính.
* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử khéo léo: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, thuyết phục; có nghệ thuật giao tiếp nhạy bén để xử lý các mối quan hệ nội bộ và ngoại giao một cách hài hòa.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý khủng hoảng: Khả năng tư duy logic, phản ứng nhanh nhạy và giữ được sự bình tĩnh để đưa ra quyết định chính xác trước các sự cố đột xuất tại văn phòng (mất điện, hỏng hệ thống mạng, tai nạn lao động, kiểm tra đột xuất).
* Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc khác nhau cùng diễn ra trong một ngày mà vẫn đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Phẩm chất cá nhân:

* Tận tâm và Chu đáo: Luôn đặt sự hài lòng của nhân viên và khách hàng lên hàng đầu, có xu hướng chăm sóc và hỗ trợ người khác một cách tự nhiên.
* Trung thực và Bảo mật: Tuyệt đối trung thực trong quản lý tài chính, tài sản công ty và có ý thức bảo mật cao đối với các thông tin nội bộ nhạy cảm.
* Tỉ mỉ và Định hướng chi tiết: Cẩn thận trong từng nét chữ công văn, cách sắp xếp hồ sơ, cách bài trí văn phòng cho đến từng chi tiết trong bảng dự toán chi phí.
* Tích cực và Thích ứng nhanh: Luôn tràn đầy năng lượng tích cực, có khả năng thích nghi nhanh chóng với những thay đổi trong cơ cấu tổ chức hoặc quy trình vận hành của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 15,000,000đ - 25,000,000đ/tháng hoặc thỏa thuận tùy theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm thực tế), lương tháng 13 và thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho cấp quản lý.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, sáng tạo và nhân văn; đồng nghiệp thân thiện, ban lãnh đạo cởi mở, tôn trọng cá nhân.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản lý, quản trị nhân sự, kỹ năng lãnh đạo do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên Giám đốc Hành chính (Admin Director) hoặc Giám đốc Vận hành (COO).
* Chính sách chăm sóc đời sống phong phú: Tham gia teambuilding hàng năm, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty; quà tặng vào các dịp sinh nhật, lễ, tết, hiếu hỷ; hưởng chế độ nghỉ phép năm theo quy định (12 - 15 ngày phép/năm).
* Công cụ làm việc hiện đại: Được trang bị máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại công việc, văn phòng phẩm cao cấp và hỗ trợ chi phí tiếp khách, công tác phí theo quy định của công ty.

---

Tags:

Quản lý văn phòng, Tuyển dụng Office Manager, Trưởng phòng hành chính, Giám sát hành chính, Việc làm hành chính nhân sự, Quản trị văn phòng chuyên nghiệp, Vận hành văn phòng, Quản lý cơ sở vật chất, Tuyển dụng Admin Manager, Quản trị hành chính doanh nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng Quản lý văn phòng mới nhất
* Việc làm Office Manager Hà Nội / TP.HCM
* Mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính
* Tìm việc làm Admin Manager lương cao
* Kinh nghiệm làm Quản lý văn phòng
* Hành chính văn phòng cấp quản lý
* Tuyển dụng Trưởng nhóm Hành chính (Admin Lead)
* Mẫu JD Quản lý văn phòng chuẩn quốc tế
* Mức lương của Office Manager hiện nay
* Kỹ năng cần có của một Quản lý văn phòng giỏi

Share