MÔ TẢ CÔNG VIỆC: PHÓ GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư Vận hành & Nhà quản trị Chiến lược" – vị trí Phó Giám đốc Văn phòng. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc hành chính sự vụ, mà chính là "bộ não" đứng sau sự vận hành trơn tru, chuẩn xác và hiệu quả của toàn bộ hệ thống văn phòng doanh nghiệp. Là cánh tay phải đắc lực của Giám đốc Văn phòng và Ban Tổng Giám đốc, vai trò của bạn mang tính chiến lược cao: kết nối các phòng ban, tối ưu hóa quy trình làm việc, quản trị rủi ro, kiểm soát chi phí vận hành và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn, hiệu suất cao.

Sự nhạy bén trong quản trị, tư duy hệ thống mạch lạc, khả năng xử lý khủng hoảng linh hoạt cùng một trái tim đồng cảm chính là những giá trị cốt lõi cấu thành nên chân dung của Phó Giám đốc Văn phòng tại tổ chức của chúng tôi. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo có tầm nhìn, giàu kinh nghiệm thực chiến trong công tác quản trị văn phòng hành chính và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường quy mô, chuyên nghiệp và tốc độ, chúng tôi nồng nhiệt chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, Điều hành và Tối ưu hóa Hoạt động Hành chính Tổng thể

* Thiết lập và giám sát quy trình: Chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc Văn phòng về việc xây dựng, cải tiến và giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, khánh tiết, lễ tân và hậu cần của công ty.
* Quản trị tài sản và cơ sở vật chất: Quản lý toàn bộ tài sản cố định, trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ, hệ thống kỹ thuật (điện, nước, điều hòa, PCCC, an ninh). Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa kịp thời để đảm bảo không gian làm việc luôn an toàn, tiện nghi và đạt chuẩn.
* Quản lý đội xe và hậu cần di chuyển: Giám sát hoạt động của đội xe văn phòng, điều phối lịch trình xe công tác tối ưu, quản lý chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng phương tiện và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho nhân sự trong các chuyến công tác.
* Mua sắm và Quản lý nhà cung cấp: Chủ trì công tác đấu thầu, lựa chọn, đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, cây cảnh, bảo vệ, văn phòng phẩm, chuyển phát nhanh, ăn uống...). Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ của đối tác để có phương án điều chỉnh phù hợp.

2. Quản trị Tài chính và Kiểm soát Chi phí Vận hành (OPEX)

* Lập ngân sách hoạt động: Chủ trì xây dựng kế hoạch ngân sách hành chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng trình Giám đốc Văn phòng và Ban Giám đốc phê duyệt.
* Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí: Giám sát chặt chẽ việc sử dụng ngân sách đã phê duyệt, phân tích các điểm bất hợp lý trong chi tiêu hành chính, đề xuất và thực hiện các giải pháp tiết kiệm chi phí (như số hóa tài liệu, giảm thiểu rác thải văn phòng, tối ưu hóa năng lượng tiêu thụ) nhưng vẫn đảm bảo chất lượng vận hành tốt nhất.
* Thanh quyết toán dòng tiền: Phê duyệt đề xuất mua sắm hành chính trong hạn mức thẩm quyền; kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt các hồ sơ đề nghị thanh toán từ bộ phận hành chính trước khi chuyển Ban Tài chính - Kế toán.

3. Công tác Tổ chức Nhân sự, Đào tạo & Phát triển Đội ngũ Nội bộ

* Quản lý hiệu suất nhân sự: Trực tiếp quản lý, phân công công việc, hướng dẫn và giám sát tiến độ hoàn thành công việc của các Trưởng bộ phận trực thuộc Văn phòng (như Trưởng bộ phận Hành chính, Trưởng nhóm Lễ tân, Quản lý Đội xe, Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà...).
* Đánh giá và phát triển năng lực: Thiết lập bộ chỉ số đánh giá hiệu suất (KPIs/OKRs) cho nhân viên dưới quyền; thực hiện đánh giá định kỳ minh bạch; xây dựng lộ trình thăng tiến và kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự văn phòng.
* Xây dựng văn hóa công sở: Phối hợp chặt chẽ với Công đoàn và Bộ phận Truyền thông nội bộ để tổ chức các sự kiện lớn của doanh nghiệp (Teambuilding, Year-end Party, các ngày lễ kỷ niệm, sinh nhật...). Tạo dựng môi trường làm việc đoàn kết, gắn kết và lan tỏa các giá trị cốt lõi của công ty.

4. Công tác Pháp lý, Đối ngoại và Quản trị Rủi ro Văn phòng

* Đại diện đối ngoại: Được sự ủy quyền của Giám đốc Văn phòng, làm việc và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các cơ quan quản lý nhà nước địa phương (Công an, UBND, cơ quan PCCC, Y tế, Sở Lao động, các đơn vị quản lý tòa nhà...).
* Quản lý hồ sơ pháp lý: Quản lý và lưu trữ an toàn các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy phép ĐKKD, giấy phép con, con dấu công ty, các biên bản họp Hội đồng Quản trị/Ban Giám đốc...). Bảo mật thông tin tuyệt đối theo quy chế bảo mật của doanh nghiệp.
* Quản trị rủi ro & An toàn Lao động (HSE): Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro, kế hoạch ứng phó khẩn cấp đối với các sự cố thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, mất an ninh trật tự tại văn phòng. Đảm bảo toàn bộ cán bộ nhân viên được tập huấn và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy.

5. Chuyển đổi số và Tối ưu hóa Quy trình làm việc (Digital Workplace)

* Số hóa quy trình hành chính: Nghiên cứu, đề xuất và trực tiếp triển khai ứng dụng các giải pháp công nghệ mới (ERP, E-office, Base, Task Management...) vào công tác quản trị văn phòng nhằm giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng tốc độ phê duyệt và nâng cao năng suất lao động của toàn bộ doanh nghiệp.
* Quản trị hệ thống lưu trữ thông minh: Thiết lập và quản lý hệ thống lưu trữ tài liệu (cả bản cứng lẫn bản mềm trên Cloud) một cách khoa học, logic, dễ dàng truy xuất thông tin nhưng vẫn bảo mật tối đa phân quyền truy cập.

---

Yêu cầu và điều kiện

1. Học vấn và Kinh nghiệm thực chiến

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên (Ưu tiên trình độ Thạc sĩ) thuộc các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính công, Quản trị Nhân sự, Ngoại giao hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Quản trị Hành chính - Văn phòng hoặc Quản trị Nhân sự tổng hợp tại các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn (từ 300 nhân sự trở lên).
* Tối thiểu 02 năm đảm nhiệm vị trí tương đương như: Phó Giám đốc Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm vận hành văn phòng tại các tập đoàn đa quốc gia, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hoặc các đơn vị có mô hình làm việc hiện đại (Agile, Hybrid).

2. Kỹ năng chuyên môn

* Năng lực hoạch định và quản lý tài chính: Kỹ năng lập kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách OPEX tốt; khả năng phân tích báo cáo chi phí và đưa ra các quyết định tối ưu hóa dòng tiền hành chính nhạy bén.
* Hiểu biết sâu sắc về Pháp luật: Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, các quy chuẩn về Phòng cháy chữa cháy, An toàn vệ sinh lao động và các thủ tục hành chính công.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản thượng thừa: Có khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, quy chế, quy định, thông báo, tờ trình, công văn đối ngoại và biên bản cuộc họp cấp cao một cách chuẩn mực, rõ ràng, chặt chẽ về mặt pháp lý và ngôn từ chuyên nghiệp.
* Kỹ năng đàm phán và thuyết phục: Đạt trình độ cao trong việc đàm phán thương thảo hợp đồng mua sắm, ký kết dịch vụ với các đối tác lớn nhằm mang lại lợi ích kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp.
* Ngoại ngữ và Công nghệ:
* Sử dụng tiếng Anh thành thạo trong công việc (nghe, nói, đọc, viết các tài liệu, hợp đồng thương mại).
* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản trị văn phòng hiện đại (Microsoft Office, Google Workspace, các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, E-Office).

3. Kỹ năng mềm và Phẩm chất cá nhân

* Năng lực lãnh đạo và Phát triển con người: Khả năng quy tụ, tạo động lực, phân công công việc khoa học và truyền cảm hứng làm việc cho cấp dưới. Giữ vững sự công bằng, khách quan trong quản trị nhân sự.
* Tư duy giải quyết vấn đề và Xử lý khủng hoảng: Khả năng duy trì sự bình tĩnh, sáng suốt dưới áp lực công việc cao; tư duy logic nhạy bén để phân tích nguyên nhân cốt lõi của sự cố và đưa ra các quyết định giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, quyết liệt và thấu tình đạt lý.
* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc và Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao: Khéo léo trong giao tiếp ứng xử, có khả năng kết nối hiệu quả với mọi đối tượng từ nhân viên lao động phổ thông đến các Lãnh đạo cấp cao và đối tác bên ngoài. Có sự nhạy cảm tinh tế để lắng nghe, thấu hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân viên, giải quyết mâu thuẫn nội bộ êm đẹp.
* Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực, Chính trực: Đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu, bảo mật thông tin tuyệt đối của doanh nghiệp.
* Tỉ mỉ, Chu toàn: Luôn chú ý đến các chi tiết nhỏ trong công tác bài trí văn phòng, đón tiếp khách hàng để tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp nhất của công ty.
* Tác phong chuyên nghiệp: Lịch thiệp, chỉn chu trong trang phục và diện mạo, chuẩn mực trong hành vi ứng xử, đúng giờ và có tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao.

---

Quyền lợi được hưởng

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Mức lương cứng dao động từ 25.000.000đ – 40.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và quy mô doanh nghiệp khi phỏng vấn), kết hợp cùng chính sách thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm và thưởng lương tháng 13+.
* Phúc lợi toàn diện, cao cấp:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định pháp luật.
* Gói bảo hiểm sức khỏe chăm sóc y tế cao cấp (PVI Care/Bảo Việt) dành riêng cho cấp quản lý.
* Phụ cấp điện thoại, xăng xe, hỗ trợ phương tiện di chuyển đi công tác hoặc xe đưa đón của công ty.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trực tiếp cùng những nhà lãnh đạo xuất sắc của công ty; văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, năng động và giàu tính sáng tạo; văn hóa doanh nghiệp cởi mở, coi trọng sự đóng góp cá nhân và tôn trọng sự khác biệt.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị chiến lược, Lãnh đạo điều hành (Leadership) do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy hoặc do công ty tài trợ kinh phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Giám đốc Văn phòng hoặc Giám đốc Vận hành (COO) của Tập đoàn.
* Chính sách đãi ngộ tinh thần phong phú: Du lịch nghỉ dưỡng định kỳ hàng năm (Team building quốc tế/trong nước tiêu chuẩn 4-5 sao), tham gia các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật, các chương trình chia sẻ kết nối của công ty.

---

Tags

Phó Giám đốc Văn phòng, Tuyển dụng Phó Giám đốc Hành chính, Quản trị văn phòng, Giám đốc hành chính, Quản lý hành chính nhân sự, Vận hành văn phòng, Tuyển dụng quản lý cấp cao, Chánh văn phòng, Quản lý OPEX văn phòng, Trưởng phòng hành chính đối ngoại.

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng Phó Giám đốc Văn phòng, Việc làm Phó Giám đốc Hành chính, Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, Giám đốc Hành chính Vận hành, Chánh văn phòng Tập đoàn, Tìm việc quản trị văn phòng, Phó Giám đốc Nhân sự Hành chính, Việc làm hành chính cấp cao TP.HCM, Tuyển dụng quản lý vận hành văn phòng Hà Nội, Deputy Office Director jobs.

Share