MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU VĂN PHÒNG

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư chuỗi cung ứng toàn cầu" – vị trí Nhân viên Xuất nhập khẩu văn phòng (Import-Export Office Specialist). Bạn là mắt xích cốt lõi đảm bảo dòng chảy hàng hóa của doanh nghiệp vượt qua mọi ranh giới quốc gia một cách hợp pháp, nhanh chóng và tối ưu chi phí nhất. Không chỉ đơn thuần là người xử lý giấy tờ, bạn là người kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tác nước ngoài, hãng tàu, đơn vị forwarder và cơ quan Hải quan. Sự am tường về luật thương mại quốc tế, tư duy nhanh nhạy trong xử lý chứng từ cùng khả năng đàm phán sắc bén chính là những giá trị vô giá bạn sẽ đóng góp cho sự phát triển của công ty. Nếu bạn là một người yêu thích nhịp sống năng động của thương mại quốc tế, tỉ mỉ trong từng con số và mong muốn khẳng định bản thân trong môi trường chuyên nghiệp, chúng tôi rất mong được đồng hành cùng bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Soạn thảo và Xử lý Bộ chứng từ Xuất Nhập Khẩu (30% thời lượng công việc)

* Soạn thảo hợp đồng ngoại thương (Sales Contract/Purchase Order): Tiếp nhận thông tin từ bộ phận kinh doanh hoặc thu mua để soạn thảo các hợp đồng mua bán quốc tế, đảm bảo các điều khoản về thanh toán (Payment Terms), giao hàng (Incoterms 2020), khiếu nại và bất khả kháng được quy định chặt chẽ, bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp.
* Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Shipping Documents): Trực tiếp lập và kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ bắt buộc bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading - B/L hoặc Air Waybill - AWB), Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O các form A, B, D, E, AK, AJ, VJ, EUR.1...), Chứng nhận chất lượng (C/Q), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật (Phytosanitary/Health Certificate), và các chứng thư giám định khác.
* Kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu: Đối chiếu chéo thông tin giữa các chứng từ (tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá hóa đơn, thông tin người xuất/nhập khẩu) để đảm bảo không xảy ra sai sót trước khi gửi cho hãng tàu, đại lý hải quan hoặc ngân hàng.
* Quản lý lưu trữ hồ sơ: Thiết lập hệ thống lưu trữ chứng từ khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống ERP/Cloud) theo từng lô hàng, phục vụ công tác hậu kiểm của Hải quan và quyết toán thuế sau này.

2. Thực hiện Thủ tục Hải quan và Khai báo Thuế (20% thời lượng công việc)

* Áp mã HS Code và xác định thuế suất: Nghiên cứu kỹ thuật tài liệu, catalogue sản phẩm để phân loại chính xác mã HS (Harmonized System Code) cho hàng hóa xuất khẩu/nhập khẩu. Xác định các loại thuế phải nộp (Thuế nhập khẩu, Thuế giá trị gia tăng - VAT, Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế bảo vệ môi trường, Thuế chống bán phá giá...) và áp dụng các biểu thuế ưu đãi đặc biệt từ các Hiệp định thương mại tự do (FTA).
* Khai báo Hải quan điện tử: Sử dụng thành thạo phần mềm khai hải quan chuyên dụng (như ECUS5-VNACCS) để truyền tờ khai hải quan (tờ khai nhập khẩu/xuất khẩu). Theo dõi kết quả phân luồng tờ khai (Luồng Xanh, Luồng Vàng, Luồng Đỏ) để có phương án xử lý kịp thời.
* Xin giấy phép chuyên ngành: Xác định hàng hóa có thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Trực tiếp thực hiện các thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp quy, kiểm tra chất lượng nhà nước, kiểm dịch động/thực vật, khai báo hóa chất tại các Bộ, Ban, Ngành liên quan.
* Giải trình và làm việc với Cơ quan Hải quan: Phối hợp với nhân viên hiện trường (Ops) hoặc trực tiếp giải trình với công chức hải quan về trị giá khai báo, mã HS, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi có nghi vấn hoặc yêu cầu tham vấn giá.

3. Điều phối Logistics, Vận chuyển và Theo dõi Lộ trình Hàng hóa (20% thời lượng công việc)

* Liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ: Làm việc với các hãng tàu (Shipping Lines), công ty giao nhận vận tải (Forwarders), đơn vị vận chuyển nội địa (Trucking) để xin báo giá (Quotation), đàm phán giá cước vận chuyển (freight rate) và các chi phí phụ (local charges) tốt nhất cho từng lô hàng (FCL/LCL/Air).
* Đặt chỗ (Booking): Thực hiện đặt chỗ với hãng tàu hoặc forwarder theo đúng kế hoạch sản xuất/kinh doanh. Theo dõi sát sao lịch tàu chạy (ETD), lịch tàu đến (ETA), hạn cuối cùng nộp chi tiết làm B/L (SI cut-off) và hạn cuối cùng hạ container (VGM/Closing time).
* Giám sát quá trình giao nhận hàng: Theo dõi hành trình của lô hàng từ kho người bán đến kho người mua. Kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển như: rớt tàu (roll tàu), hoãn chuyến (delay), thất lạc hàng hóa, hư hỏng container, lưu bãi/lưu container (DEM/DET) quá hạn.
* Mua bảo hiểm hàng hóa: Đánh giá rủi ro và thực hiện mua bảo hiểm vận chuyển quốc tế cho các lô hàng tùy thuộc vào điều kiện Incoterms áp dụng.

4. Giao dịch Quốc tế và Quản lý Thanh toán Ngoại thương (15% thời lượng công việc)

* Giao dịch với đối tác nước ngoài: Soạn thảo email, thực hiện các cuộc gọi bằng tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ yêu cầu khác) để trao đổi thông tin về tiến độ sản xuất, kế hoạch đóng hàng, xác nhận chứng từ và giải quyết các khiếu nại (nếu có) liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa.
* Thực hiện thủ tục thanh toán quốc tế: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để thực hiện các phương thức thanh toán quốc tế đã thỏa thuận trong hợp đồng:
* *Phương thức chuyển tiền (T/T):* Chuẩn bị hồ sơ chuyển tiền ra nước ngoài gửi ngân hàng (Hợp đồng, Invoice, Tờ khai hải quan thông quan...).
* *Phương thức tín dụng thư (L/C):* Thực hiện mở L/C (đối với hàng nhập) hoặc kiểm tra, sửa đổi L/C (đối với hàng xuất). Chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán hoàn hảo theo đúng các điều khoản quy định trong L/C để gửi ngân hàng xuất trình đúng hạn (Presentation Period), tránh các lỗi bất hợp lệ (discrepancies).
* *Các phương thức khác (D/P, D/A, CAD...):* Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng để giải phóng hàng hóa kịp thời.

5. Kiểm soát Chi phí, Báo cáo và Cải tiến Quy trình (15% thời lượng công việc)

* Kiểm tra và phê duyệt chi phí: Tiếp nhận, đối chiếu các hóa đơn chi phí từ hãng tàu, forwarder, đại lý hải quan (cước vận chuyển, phí nâng hạ, phí THC, DEM/DET, phí hải quan...). Đảm bảo các chi phí này hoàn toàn chính xác theo thỏa thuận ban đầu trước khi trình Ban Giám đốc phê duyệt thanh toán.
* Lập báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo tuần/tháng/quý/năm về tình hình xuất nhập khẩu của công ty bao gồm: Báo cáo chi phí logistics trên từng lô hàng, Báo cáo tiến độ giao nhận, Báo cáo công nợ nhà cung cấp dịch vụ, Báo cáo số liệu xuất nhập khẩu nộp cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu.
* Cải tiến quy trình làm việc: Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí vận chuyển, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa, lựa chọn các tuyến đường vận chuyển tối ưu hoặc áp dụng các chính sách ưu đãi thuế mới nhất để mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Logistics & Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh quốc tế, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành liên quan của các trường Đại học uy tín (FTU, Neu, UEH, UEL, ...).
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên Xuất nhập khẩu văn phòng, Nhân viên Chứng từ XNK, Nhân viên Thu mua quốc tế) trong các doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc các công ty Forwarding/Logistics lớn.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc tự khai báo Hải quan điện tử và tự tay làm các bộ chứng từ xin C/O, kiểm tra chuyên ngành.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu luật và quy định:
* Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam và Quốc tế về hoạt động xuất nhập khẩu, Luật Hải quan, Luật Thuế, Luật Thương mại.
* Thông thạo các quy tắc thương mại quốc tế mới nhất (Incoterms 2020).
* Hiểu rõ quy trình, thủ tục kiểm tra chuyên ngành của các Bộ ban ngành (Bộ Công thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn...).
* Ngoại ngữ:
* Tiếng Anh thành thạo cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) - Đạt trình độ tương đương IELTS 6.0 trở lên hoặc TOEIC 750 trở lên. Khả năng viết email thương mại chuyên nghiệp và đàm phán hợp đồng trực tiếp với đối tác nước ngoài một cách trôi chảy.
* Ưu tiên ứng viên biết thêm ngoại ngữ thứ hai như Tiếng Trung, Tiếng Hàn hoặc Tiếng Nhật là một lợi thế lớn.
* Sử dụng công cụ phần mềm:
* Sử dụng thành thạo phần mềm khai hải quan ECUS5-VNACCS.
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là MS Excel ở mức độ nâng cao: sử dụng thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Pivot Table, IF, các công cụ lọc và trực quan hóa dữ liệu để quản lý chi phí và theo dõi lô hàng).
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) là một lợi thế lớn.

3. Kỹ năng mềm:

* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng thuyết phục, thương lượng hiệu quả về giá cả dịch vụ, điều khoản thanh toán với các đối tác nước ngoài và các nhà cung cấp dịch vụ logistics.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving): Nhạy bén phát hiện các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển, thông quan và chủ động đưa ra các giải pháp xử lý nhanh chóng để tránh phát sinh chi phí phạt hoặc chậm trễ hàng hóa.
* Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Khả năng quản lý nhiều lô hàng cùng một lúc, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khoa học dưới áp lực thời gian (deadline) nghiêm ngặt.

4. Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Một sai sót nhỏ về con số trên chứng từ XNK có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý, phạt tiền từ cơ quan Hải quan hoặc làm chậm trễ cả một dây chuyền sản xuất của nhà máy.
* Trung thực và có đạo đức nghề nghiệp: Cam kết tính bảo mật tuyệt đối về thông tin nhà cung cấp, giá vốn, công nghệ sản xuất của doanh nghiệp; minh bạch trong việc chi trả và đối chiếu các khoản chi phí logistics.
* Khả năng chịu áp lực cao (Stress Tolerance): Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt để xử lý các tình huống khẩn cấp ngoài tầm kiểm soát (như bão lũ làm chậm tàu, tắc nghẽn cảng biển, hải quan giữ hàng...).
* Tinh thần học hỏi không ngừng: Chủ động cập nhật các thông tư, nghị định mới về xuất nhập khẩu và thuế quan vốn thường xuyên thay đổi.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh dao động từ 15.000.000đ - 22.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng xứng đáng: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) theo quý/năm, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm theo quy định của công ty.
* Đầy đủ phúc lợi xã hội: Được tham gia đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam.
* Chăm sóc sức khỏe: Được công ty tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín; gói bảo hiểm sức khỏe cá nhân cao cấp (đối với nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ hỗ trợ công việc. Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, năng động, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đổi mới sáng tạo.
* Cơ hội đào tạo và phát triển:
* Được công ty tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về thủ tục hải quan mới nhất, các lớp kỹ năng mềm, kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng.
* Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Xuất Nhập Khẩu (Import-Export Team Leader) -> Phó phòng/Trưởng phòng Xuất Nhập Khẩu (Import-Export Manager) -> Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).
* Các hoạt động tập thể đa dạng: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, Year End Party, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông...) do công ty tài trợ kinh phí.

---

Tags:

Nhân viên xuất nhập khẩu, Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, Tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu, Việc làm xuất nhập khẩu văn phòng, Nhân viên mua hàng quốc tế, Nhân viên khai báo hải quan, Chuyên viên logistics, Purchasing Specialist, Import Export Executive, Chứng từ hàng hải, Khai báo hải quan điện tử VNACCS, Nghiệp vụ ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Việc làm xuất nhập khẩu Hà Nội, Việc làm xuất nhập khẩu TP.HCM.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên xuất nhập khẩu văn phòng, tuyển dụng chứng từ xuất nhập khẩu, việc làm xuất nhập khẩu tiếng Anh tốt, nhân viên thu mua quốc tế, tuyển dụng chuyên viên logistics văn phòng, nhân viên làm chứng từ hải quan, việc làm XNK lương cao, việc làm quản trị chuỗi cung ứng, tuyển nhân viên khai báo hải quan VNACCS, nhân viên thanh toán quốc tế ngân hàng, tuyển dụng nhân viên Forwarder, việc làm xuất nhập khẩu không cần đi hiện trường.

Share