MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THƯ VIỆN / TÀI LIỆU

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư tri thức" – vị trí Nhân viên Thư viện / Tài liệu (Librarian & Document Control Officer). Bạn không đơn thuần là người quản lý sách và giấy tờ, mà là mắt xích chiến lược đảm bảo toàn bộ tài nguyên thông tin, dữ liệu và tri thức của tổ chức được thu thập, phân loại, bảo quản và khai thác một cách tối ưu nhất. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, vai trò của bạn cực kỳ quan trọng khi vừa phải vận hành hệ thống lưu trữ vật lý truyền thống một cách khoa học, vừa phải tiên phong trong công tác số hóa, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử hiện đại. Sự tỉ mỉ trong từng chi tiết biên mục, tư duy logic trong việc xây dựng kiến trúc thông tin và tính bảo mật tuyệt đối trong quản lý tài liệu chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một chuyên gia yêu thích việc sắp xếp, tối ưu hóa thông tin và mong muốn xây dựng một không gian tri thức mở, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp/học viện, chúng tôi rất chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Thu thập và Phân loại Tài liệu (Vật lý & Kỹ thuật số):
* Chủ trì quy trình tiếp nhận tất cả các nguồn tài liệu, sách báo, tạp chí chuyên ngành, công văn đi/đến, hồ sơ dự án, bản vẽ kỹ thuật, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) và các tài nguyên số từ các phòng ban hoặc đối tác bên ngoài.
* Thực hiện phân loại tài liệu theo các hệ thống chuẩn hóa quốc tế hoặc quy chuẩn nội bộ của tổ chức (như Hệ thống phân loại thập phân Dewey - DDC, phân loại của Thư viện Quốc hội Mỹ - LCC, hoặc cấu trúc thư mục cây tùy biến cho doanh nghiệp).
* Gán nhãn mã vạch, mã số định danh (ID) và thiết lập siêu dữ liệu (Metadata) chi tiết cho từng tài liệu (bao gồm: tác giả, ngày ban hành, phiên bản, phòng ban sở hữu, mức độ bảo mật) nhằm phục vụ công tác định vị và truy xuất nhanh chóng.

2. Biên mục và Quản lý Cơ sở Dữ liệu (DMS / LMS):
* Thực hiện công tác biên mục (cataloging) chi tiết trên phần mềm Quản lý Thư viện (LMS) hoặc Hệ thống Quản lý Tài liệu Doanh nghiệp (DMS/EDMS) như Koha, DSpace, SharePoint, Alfresco hoặc các công cụ ERP tích hợp.
* Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa hệ thống từ khóa (thesaurus), chỉ mục (index) giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu thông qua các từ khóa liên quan, giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm thông tin lỗi thời.
* Kiểm soát phiên bản tài liệu (Version Control) một cách chặt chẽ, đảm bảo các tài liệu, biểu mẫu, quy trình đang lưu hành luôn là phiên bản mới nhất đã được phê duyệt, đồng thời lưu trữ các phiên bản cũ vào khu vực lưu trữ lịch sử (Archive) để phục vụ công tác đối chiếu khi cần.

3. Vận hành Công tác Số hóa và Bảo quản Tài liệu:
* Lập kế hoạch và trực tiếp thực thi quy trình số hóa tài liệu giấy (scanning, OCR - nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi các tài liệu vật lý quan trọng thành định dạng kỹ thuật số (PDF, TIFF, CAD...) có chất lượng cao, dễ dàng lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ nội bộ.
* Kiểm tra chất lượng file sau số hóa, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, không bị mất góc, mờ chữ hoặc lỗi định dạng.
* Quản lý kho tài liệu vật lý: Đảm bảo các điều kiện tiêu chuẩn về môi trường bảo quản tài liệu giấy (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy). Sắp xếp tài liệu trên giá kệ một cách ngăn nắp, khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

4. Phục vụ Độc giả, Người dùng và Kiểm soát Quyền Truy cập:
* Hỗ trợ cán bộ nhân viên, nghiên cứu sinh, học viên hoặc khách hàng trong việc tra cứu thông tin, mượn/trả tài liệu, sách báo và các tài nguyên số. Hướng dẫn người dùng sử dụng hiệu quả các công cụ tìm kiếm và khai thác cơ sở dữ liệu.
* Thiết lập và kiểm soát nghiêm ngặt quyền truy cập tài liệu (Access Control) dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng người dùng và cấp độ bảo mật của tài liệu (Tài liệu nội bộ, Tài liệu mật, Tài liệu tối mật).
* Xử lý các yêu cầu cung cấp tài liệu, hồ sơ phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán, đấu thầu, hoặc nghiên cứu khoa học một cách nhanh chóng và chính xác theo đúng quy trình bảo mật thông tin của tổ chức.

5. Kiểm kê, Thanh lý và Tối ưu hóa Không gian Lưu trữ:
* Tổ chức thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng quý hoặc hàng năm) đối với toàn bộ kho tài liệu vật lý và cơ sở dữ liệu số nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp thất thoát, hư hỏng hoặc sai lệch dữ liệu để có phương án xử lý.
* Nhận diện và phân loại các tài liệu đã hết hạn giá trị sử dụng, hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật hoặc quy chế nội bộ.
* Lập hội đồng thanh lý tài liệu, thực hiện hủy tài liệu bảo mật theo đúng quy trình an toàn thông tin (như sử dụng máy hủy tài liệu chuyên dụng, xóa vĩnh viễn trên hệ thống số có biên bản xác nhận) nhằm giải phóng không gian lưu trữ vật lý và dung lượng máy chủ.

6. Xây dựng Quy trình và Đào tạo Nội bộ:
* Nghiên cứu, đề xuất và trực tiếp soạn thảo các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu và vận hành thư viện trong tổ chức phù hợp với các tiêu chuẩn quản lý chất lượng như ISO 9001, ISO 30301 (Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ) hoặc ISO 27001 (An toàn thông tin).
* Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn định kỳ cho nhân viên mới và các phòng ban về cách thức tuân thủ quy trình lưu trữ tài liệu, cách đặt tên file chuẩn hóa và cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Thông tin - Thư viện, Quản trị văn thư - Lưu trữ, Quản lý thông tin (Information Management), Công nghệ thông tin hoặc các ngành khoa học xã hội/kỹ thuật liên quan.
* Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Thư viện, Nhân viên Quản lý Tài liệu (Document Controller), hoặc Lưu trữ viên tại các doanh nghiệp, dự án xây dựng/kỹ thuật lớn, trường đại học hoặc các tổ chức quốc tế.
* Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ chuyên môn về Quản trị hệ thống tài liệu tiêu chuẩn ISO, hoặc có kinh nghiệm vận hành các phần mềm DMS doanh nghiệp lớn (SharePoint, Oracle, Documentum...).

2. Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng biên mục và phân loại: Hiểu rõ và áp dụng thành thạo các quy chuẩn biên mục quốc tế (AACR2, RDA, Dublin Core, MARC21) và các hệ thống phân loại tài liệu phổ biến.
* Kỹ năng công nghệ thông tin: Sử dụng thành thạo máy tính, các thiết bị văn phòng (máy scan công nghiệp, máy in mã vạch, máy hủy tài liệu). Sử dụng tốt các phần mềm quản lý thư viện/tài liệu (DMS, LMS) và công cụ tin học văn phòng (đặc biệt là Excel nâng cao để quản lý danh mục dữ liệu lớn).
* Hiểu biết về pháp luật và tiêu chuẩn lưu trữ: Nắm vững Luật Lưu trữ hiện hành của Nhà nước, các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu và các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu cá nhân/doanh nghiệp.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, biên mục tài liệu nước ngoài và hỗ trợ người dùng quốc tế tốt).
* Kỹ năng quản lý dự án & không gian: Khả năng quy hoạch không gian thư viện/kho lưu trữ một cách khoa học, tối ưu diện tích và luồng di chuyển của tài liệu.

3. Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác: Đây là yêu cầu tiên quyết. Một sai sót nhỏ trong việc đặt tên file, gán mã ID hay phân loại có thể dẫn đến việc thất lạc tài liệu quan trọng của cả tổ chức.
* Tính bảo mật và trung thực cao: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu kinh doanh nội bộ, bí mật công nghệ hoặc hồ sơ nhân sự của tổ chức.
* Khả năng tổ chức và quản lý thời gian: Có tư duy logic hệ thống tốt, biết cách ưu tiên các đầu việc, sắp xếp lịch trình kiểm kê, số hóa tài liệu một cách khoa học mà không ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày của tổ chức.
* Thái độ phục vụ và kỹ năng giao tiếp: Thân thiện, kiên nhẫn, luôn sẵn lòng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của độc giả/đồng nghiệp với tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ cao.
* Tinh thần tự học và thích nghi: Sẵn sàng cập nhật các xu hướng công nghệ mới trong lĩnh vực thư viện số, học hỏi các công cụ tự động hóa quản lý tài liệu để liên tục cải tiến hiệu suất công việc.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương khởi điểm hấp dẫn, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (trao đổi chi tiết khi phỏng vấn), cùng với lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng năm.
* Chế độ phúc lợi toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong một không gian tri thức, hiện đại, chuyên nghiệp, văn minh và tôn trọng sự phát triển của cá nhân. Trang thiết bị làm việc hiện đại (máy tính cấu hình cao, máy quét tài liệu tốc độ cao, hệ thống phần mềm chuyên nghiệp).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị thông tin, kỹ năng số hóa tài liệu, các tiêu chuẩn ISO và bảo mật thông tin do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy hoặc do công ty tài trợ kinh phí.
* Chính sách chăm sóc đời sống phong phú: Tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng công ty; quà tặng vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỷ và các chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ cho nhân viên.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Quản lý tài liệu (Lead Document Controller), Trưởng Thư viện, hoặc Giám đốc Quản trị Tri thức (Knowledge Management Director) của tổ chức.

---

Tags: Nhân viên thư viện, Quản lý tài liệu, Document Controller, Thủ thư, Chuyên viên số hóa tài liệu, Lưu trữ viên, Quản trị văn thư lưu trữ, Tuyển dụng nhân viên thư viện, Quản lý hồ sơ dự án, Chuyên viên DMS, Việc làm thông tin thư viện, Hệ thống quản trị tri thức.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên thư viện tài liệu, Việc làm quản lý tài liệu doanh nghiệp, Tuyển thủ thư trường học, Kỹ thuật viên số hóa hồ sơ, Nhân viên lưu trữ hồ sơ dự án, Chuyên viên kiểm soát tài liệu ISO, Tìm việc làm thư viện số, Nhân viên thư viện trường quốc tế, Document Control Specialist jobs, Thư viện học tuyển dụng.

Share