MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư vận hành không gian làm việc" – vị trí Nhân viên Quản lý Văn phòng phẩm (VPP). Bạn không chỉ đơn thuần là người cấp phát giấy bút, mà là mắt xích quan trọng đảm bảo toàn bộ hệ thống hậu cần, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp luôn sẵn sàng, tối ưu và ngăn nắp. Sự tỉ mỉ trong kiểm kê, tư duy logic trong quản lý chuỗi cung ứng nội bộ, khả năng đàm phán với nhà cung cấp và sự nhạy bén về chi phí chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là người yêu thích sự gọn gàng, có kỹ năng tổ chức khoa học và mong muốn đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi cho hàng trăm nhân sự, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quy hoạch, Quản lý Kho và Kiểm kê Văn phòng phẩm

* Thiết lập và duy trì tiêu chuẩn 5S: Tổ chức, sắp xếp kho văn phòng phẩm khoa học theo tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng). Phân loại hàng hóa theo khu vực riêng biệt (giấy in, dụng cụ viết, thiết bị văn phòng nhỏ, nhu yếu phẩm dùng chung) giúp việc tìm kiếm và bàn giao diễn ra trong vòng dưới 3 phút.
* Kiểm kho định kỳ và đột xuất: Thực hiện kiểm kê số lượng thực tế trong kho hàng tuần/hàng tháng. Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho để phát hiện kịp thời các chênh lệch (nếu có) và tìm ra nguyên nhân (thất thoát, hỏng hóc, sai sót nhập liệu).
* Quản lý hạn mức tồn kho tối thiểu (Min-Max): Thiết lập và liên tục cập nhật định mức tồn kho an toàn cho từng danh mục mặt hàng. Đảm bảo kho không bao giờ rơi vào tình trạng thiếu hụt đột ngột các mặt hàng thiết yếu (như giấy in khổ A4, mực in, bút viết) và không bị ứ đọng vốn do lưu kho quá nhiều các mặt hàng ít sử dụng.
* Bảo quản chất lượng hàng hóa: Kiểm soát các điều kiện môi trường kho (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, côn trùng, phòng cháy chữa cháy) nhằm đảm bảo giấy không bị ẩm mốc, mực không bị khô, thiết bị điện tử văn phòng không bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ.

2. Tiếp nhận Yêu cầu, Phê duyệt và Phân phối Nội bộ

* Xây dựng quy trình yêu cầu trực tuyến: Tiếp nhận nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm từ các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm ERP, Google Form hoặc email theo đúng biểu mẫu và quy trình đã ban hành.
* Đánh giá và kiểm soát định mức sử dụng: Phân tích tính hợp lý của các yêu cầu văn phòng phẩm dựa trên quy mô nhân sự của từng phòng ban và định mức đã được phê duyệt. Làm việc trực tiếp với Trưởng bộ phận yêu cầu để làm rõ đối với các trường hợp đề xuất vượt định mức hoặc yêu cầu các danh mục đặc thù.
* Thực hiện cấp phát nhanh chóng và chính xác: Lập phiếu xuất kho, chuẩn bị đúng số lượng, chủng loại và tiến hành bàn giao trực tiếp cho đại diện các phòng ban theo lịch cố định (hoặc đột xuất đối với trường hợp khẩn cấp). Yêu cầu ký nhận đầy đủ vào biên bản bàn giao để lưu trữ hồ sơ.
* Quản lý lịch sử cấp phát: Cập nhật ngay lập tức dữ liệu xuất kho vào file theo dõi tổng hoặc phần mềm để quản lý chi tiết lịch sử tiêu dùng của từng phòng ban, cá nhân.

3. Tìm kiếm, Đàm phán và Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management)

* Khảo sát thị trường định kỳ: Chủ động tìm kiếm, đánh giá và lập danh sách các nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín trên thị trường. Tiến hành khảo sát giá, chất lượng dịch vụ và chính sách hậu mãi định kỳ 6 tháng/lần để đảm bảo công ty luôn nhận được mức giá cạnh tranh nhất.
* Đàm phán thương mại: Trực tiếp đàm phán với các nhà cung cấp về đơn giá, tỷ lệ chiết khấu theo số lượng, thời hạn thanh toán (gối đầu công nợ), chính sách giao hàng miễn phí và cam kết đổi trả hàng lỗi hỏng trong vòng 24h.
* Quản lý hợp đồng và nghiệm thu: Phối hợp với bộ phận Pháp chế để soạn thảo, rà soát và ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm với các nhà cung cấp chiến lược. Theo dõi tiến độ giao hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập kho (đảm bảo đúng quy cách, thương hiệu, số lượng như đơn đặt hàng) và thực hiện thủ tục nghiệm thu.
* Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp (SLA): Đánh giá định kỳ chất lượng dịch vụ của các đối tác dựa trên các tiêu chí: thời gian giao hàng, tỷ lệ hàng lỗi, thái độ phục vụ và sự linh hoạt khi xử lý các đơn hàng khẩn cấp. Sẵn sàng thay thế các đơn vị không đáp ứng yêu cầu.

4. Lập Kế hoạch Mua sắm, Quản lý Chi phí và Ngân sách

* Lập kế hoạch mua sắm định kỳ: Căn cứ vào số liệu tiêu thụ lịch sử, kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới và kế hoạch hoạt động của công ty để lập bảng dự toán mua sắm văn phòng phẩm hàng tháng/quý/năm trình Ban Giám đốc phê duyệt.
* Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí (Cost-saving): Theo dõi sát sao dòng chi phí chi tiêu cho văn phòng phẩm của toàn công ty. Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp tiết kiệm ngân sách hiệu quả (ví dụ: khuyến khích chính sách văn phòng không giấy - Paperless, tái sử dụng tài liệu nháp, hạn chế sử dụng đồ nhựa dùng một lần, chuyển đổi sang các dòng sản phẩm thân thiện với môi trường có độ bền cao).
* Xử lý hồ sơ thanh quyết toán: Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ hóa đơn GTGT, phiếu giao hàng, biên bản bàn giao liên quan đến các đơn hàng trong tháng. Lập đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm tra và thực hiện chuyển khoản cho nhà cung cấp đúng hạn, tránh phát sinh nợ xấu.

5. Quản lý, Giám sát Thiết bị Văn phòng dùng chung

* Giám sát vận hành máy móc thiết bị: Theo dõi tình trạng hoạt động của các thiết bị dùng chung tại văn phòng (như máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, máy ép plastic, máy đóng gáy sách). Đảm bảo các khay giấy luôn đầy, mực in luôn sẵn sàng để không làm gián đoạn công việc của nhân viên.
* Điều phối bảo trì, sửa chữa: Liên hệ với các đơn vị dịch vụ kỹ thuật để thực hiện bảo dưỡng định kỳ các thiết bị văn phòng. Khi xảy ra sự cố (kẹt giấy, hỏng mực, lỗi kết nối thiết bị), đóng vai trò đầu mối tiếp nhận thông tin, chẩn đoán sơ bộ và điều phối kỹ thuật viên đến xử lý nhanh nhất.
* Hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng: Soạn thảo các bảng hướng dẫn sử dụng ngắn gọn, trực quan dán cạnh các máy thiết bị dùng chung. Hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới cách vận hành máy móc đúng kỹ thuật nhằm hạn chế tối đa hỏng hóc do sử dụng sai cách.

6. Báo cáo, Số hóa và Cải tiến Quy trình

* Lập báo cáo định kỳ: Xây dựng hệ thống báo cáo xuất-nhập-tồn kho văn phòng phẩm hàng tháng. Lập báo cáo phân tích chi phí tiêu dùng chi tiết theo từng phòng ban, chỉ ra các điểm bất thường (nếu có) và đề xuất phương án xử lý đối với những bộ phận sử dụng vượt định mức cho phép.
* Tham gia số hóa quy trình quản trị: Phối hợp với bộ phận IT để nghiên cứu, ứng dụng các phần mềm quản lý kho, quản lý tài sản hiện đại nhằm tự động hóa quy trình yêu cầu - phê duyệt - cấp phát văn phòng phẩm, giảm thiểu thủ tục giấy tờ thủ công.
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Tổ chức lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây) toàn bộ chứng từ liên quan: đề xuất mua hàng, báo giá, hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn tài chính nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ khi cần thiết.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kế toán, Quản trị văn phòng, Logistics, Kinh tế hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên quản lý văn phòng phẩm, Nhân viên Hành chính, Nhân viên thu mua (Purchasing), Thủ kho văn phòng hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các môi trường doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiểu rõ quy trình thanh quyết toán tài chính và quản lý tài sản công.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Thành thạo Tin học văn phòng (đặc biệt là Excel): Có khả năng sử dụng thành thạo các hàm tính toán, thống kê, dò tìm dữ liệu (VLOOKUP, HLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, IF), kỹ năng thiết lập bảng Pivot Table để xử lý và phân tích số liệu xuất - nhập - tồn một cách trực quan, chính xác.
* Kỹ năng quản lý kho bãi & Sắp xếp khoa học: Nắm vững nguyên lý quản lý kho (FIFO - Nhập trước xuất trước), phương pháp dán nhãn, phân loại hàng hóa khoa học. Có khả năng tối ưu hóa diện tích kho bãi nhỏ gọn.
* Kỹ năng đàm phán và Thương lượng thương mại: Khả năng giao tiếp thuyết phục, nhạy bén về giá cả thị trường để đàm phán hiệu quả các điều khoản về giá, chiết khấu, công nợ và dịch vụ hỗ trợ với nhà cung cấp.
* Kỹ năng lập kế hoạch và Quản lý thời gian: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc trong ngày, giải quyết nhanh chóng các yêu cầu phát sinh đột xuất mà vẫn đảm bảo hoàn thành các đầu mục công việc định kỳ đúng thời hạn.
* Khả năng vận hành thiết bị văn phòng cơ bản: Hiểu rõ nguyên lý hoạt động cơ bản và biết cách khắc phục các lỗi nhỏ thường gặp của máy in, máy photocopy (như thay mực, gỡ kẹt giấy).

3. Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực, Chính trực và Khách quan: Là người trực tiếp nắm giữ tài sản và dòng ngân sách chi tiêu của công ty, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp cao, tính minh bạch tuyệt đối trong việc báo giá, nghiệm thu hàng hóa và làm việc với nhà cung cấp là bắt buộc.
* Cẩn thận, Tỉ mỉ và Chi tiết: Tỉ mỉ trong từng con số kiểm kê, cẩn thận trong việc rà soát hóa đơn, chứng từ sổ sách hành chính để hạn chế tối đa sai sót thất thoát.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ tốt (Service Mindset): Thái độ hòa nhã, cởi mở, nhiệt tình hỗ trợ đồng nghiệp từ các phòng ban khác khi họ có nhu cầu hoặc gặp khó khăn về công cụ làm việc.
* Khả năng chịu áp lực công việc: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi phải xử lý đồng thời nhiều yêu cầu khẩn cấp cùng lúc trong các giai đoạn cao điểm của công ty.
* Chủ động và Ý thức cải tiến liên tục: Không hài lòng với những quy trình thủ công cũ kỹ; luôn chủ động tìm tòi, đề xuất các phương pháp mới giúp công việc quản lý nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn và thân thiện với môi trường hơn.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn: Thu nhập cạnh tranh (bao gồm Lương cơ bản từ [Mức lương] - [Mức lương] VNĐ + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại + Thưởng hiệu quả công việc KPI hàng tháng/quý).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được hưởng gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp của công ty (tùy theo thâm niên).
* Lương tháng 13 và Thưởng lễ Tết: Thưởng lương tháng thứ 13 cam kết; thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp; thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà sinh nhật, hiếu hỷ.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận những đóng góp cá nhân. Đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ nhau.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn về Quản trị kho bãi, Quản lý chuỗi cung ứng, Kỹ năng đàm phán hoặc Kế toán nội bộ do công ty tài trợ. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) hoặc Trợ lý Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR-Admin Deputy Manager).
* Hoạt động gắn kết tập thể: Được tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ mát thường niên cùng công ty, các sự kiện nội bộ ý nghĩa (YEP, Gala Dinner, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ).

---

Tags:

Nhân viên quản lý văn phòng phẩm, Nhân viên hành chính văn phòng, Tuyển dụng quản lý kho văn phòng phẩm, Thủ kho văn phòng, Nhân viên thu mua văn phòng phẩm, Việc làm hành chính nhân sự, Quản lý tài sản văn phòng, Nhân viên cấp phát văn phòng phẩm, Hành chính tổng hợp, Kiểm soát chi phí văn phòng.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên quản lý văn phòng phẩm, tìm việc làm hành chính kho, tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng phẩm, mô tả công việc nhân viên văn phòng phẩm, việc làm hành chính nhân sự tphcm, tuyển nhân viên thu mua VPP hà nội, quản lý kho dụng cụ văn phòng, tuyển dụng thủ kho hành chính.

Share