MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ TÀI SẢN VĂN PHÒNG

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư tối ưu hóa nguồn lực" – vị trí Nhân viên Quản lý Tài sản Văn phòng. Tại doanh nghiệp chúng tôi, tài sản không chỉ là những thiết bị vô tri, mà là nền tảng vận hành giúp mọi nhân viên làm việc hiệu quả và sáng tạo mỗi ngày. Bạn chính là mắt xích chiến lược kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài sản: từ khi đề xuất mua sắm, dán nhãn định danh, phân phối sử dụng, bảo trì định kỳ cho đến khi thanh lý tối ưu hóa chi phí. Sự tỉ mỉ trong việc số hóa dữ liệu tài sản, tư duy quản trị khoa học nhằm giảm thiểu thất thoát và khả năng điều phối linh hoạt giữa các phòng ban chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một chuyên gia có đầu óc tổ chức cao, yêu thích sự ngăn nắp, chính xác và mong muốn khẳng định bản thân trong việc xây dựng một môi trường làm việc thông minh, chuyên nghiệp, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thiết lập, Số hóa và Chuẩn hóa Hệ thống Danh mục Tài sản (Asset Cataloging & System Setup)

* Xây dựng cấu trúc danh mục: Thiết lập và hoàn thiện hệ thống phân loại tài sản toàn diện trong văn phòng bao gồm: Tài sản cố định (máy tính, máy in, server, bàn ghế, tủ hồ sơ), công cụ dụng cụ (thiết bị họp trực tuyến, văn phòng phẩm dùng chung, thiết bị mạng cầm tay) và tài sản vô hình (bản quyền phần mềm, license hệ thống).
* Số hóa quy trình quản lý: Sử dụng và tối ưu hóa các phần mềm quản lý tài sản chuyên dụng (Asset Management Software) hoặc hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo). Đảm bảo mọi thông tin liên quan đến tài sản bao gồm: nguyên giá, ngày mua, nhà cung cấp, thời hạn bảo hành, vị trí vật lý và người đang chịu trách nhiệm sử dụng đều được cập nhật theo thời gian thực (real-time).
* Quy chuẩn mã hóa và gắn nhãn: Thực hiện việc tạo mã định danh duy nhất (Unique ID) cho từng tài sản. Trực tiếp thực hiện hoặc giám sát việc in ấn và dán tem nhãn chứa mã vạch (Barcode), mã QR (QR Code) hoặc thẻ RFID lên toàn bộ tài sản phát sinh mới, đảm bảo tính thẩm mỹ và độ bền của nhãn dán trong suốt vòng đời tài sản.

2. Quản lý Quy trình Cấp phát, Thu hồi và Điều chuyển Tài sản (Asset Lifecycle Management)

* Đồng hành cùng quy trình Onboarding: Phối hợp chặt chẽ với phòng Nhân sự (HR) và bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để chuẩn bị sẵn sàng công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị làm việc cho nhân sự mới trước ngày họ nhận việc. Thực hiện ký biên bản bàn giao tài sản rõ ràng, ghi nhận hiện trạng thiết bị.
* Xử lý quy trình Offboarding: Khi nhân sự nghỉ việc hoặc luân chuyển công tác, chịu trách nhiệm thu hồi đầy đủ các tài sản đã cấp phát. Thực hiện kiểm tra, đánh giá hiện trạng hao mòn của thiết bị, phân loại tài sản còn sử dụng tốt để tái cấp phát hoặc chuyển vào kho lưu trữ.
* Điều chuyển tài sản nội bộ: Tiếp nhận, phê duyệt và thực hiện các yêu cầu điều chuyển tài sản giữa các cá nhân, các phòng ban hoặc giữa các chi nhánh/văn phòng đại diện của công ty. Cập nhật ngay lập tức sự thay đổi về vị trí và đối tượng chịu trách nhiệm trên hệ thống quản lý dữ liệu để tránh thất thoát.

3. Vận hành Kiểm kê, Đối soát và Báo cáo Định kỳ (Asset Auditing & Reconciliation)

* Tổ chức kiểm kê định kỳ: Chủ trì lập kế hoạch, chuẩn bị biểu mẫu và phối hợp với phòng Kế toán thực hiện công tác kiểm kê tài sản thực tế (Physical Inventory) định kỳ (hàng quý, bán niên hoặc hàng năm) trên quy mô toàn công ty.
* Đối soát số liệu hệ thống: Tiến hành so sánh đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế tại các phòng ban với dữ liệu trên phần mềm quản lý tài sản và sổ sách kế toán. Xác định rõ ràng các trường hợp chênh lệch (thừa, thiếu, hỏng hóc chưa khai báo).
* Điều tra và xử lý chênh lệch: Chủ trì việc lập biên bản, tổ chức tìm hiểu nguyên nhân đối với các trường hợp thất thoát, hư hỏng tài sản không rõ lý do. Đề xuất phương án xử lý kỷ luật, bồi thường (nếu lỗi thuộc về cá nhân) hoặc trình ban giám đốc phê duyệt phương án xử lý hao hụt hợp lý.
* Hệ thống báo cáo quản trị: Định kỳ lập các báo cáo chi tiết về: Tình hình sử dụng tài sản, hiệu suất khai thác thiết bị, báo cáo hao mòn/khấu hao nhanh, báo cáo chi phí bảo trì và đề xuất tối ưu hóa việc phân bổ tài sản cho Ban giám đốc.

4. Lập kế hoạch Bảo dưỡng, Bảo trì và Sửa chữa Tài sản (Maintenance & Asset Care)

* Xây dựng lịch trình bảo dưỡng: Thiết lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho các nhóm tài sản đặc thù (như hệ thống điều hòa trung tâm, máy photocopy, hệ thống phòng họp thông minh, thang máy, máy phát điện dự phòng) nhằm kéo dài tuổi thọ sử dụng tối đa và giảm thiểu gián đoạn công việc của văn phòng.
* Giám sát sửa chữa sự cố: Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa thiết bị hỏng hóc từ các phòng ban. Trực tiếp kiểm tra, đánh giá mức độ hư hỏng. Đối với các lỗi cơ bản, tiến hành tự xử lý; đối với các lỗi phức tạp, liên hệ và làm việc với các đơn vị bảo hành hoặc đơn vị sửa chữa chuyên nghiệp bên ngoài để khắc phục kịp thời.
* Quản lý lịch sử bảo trì: Ghi chép chi tiết nhật ký bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa của từng thiết bị lớn trên hệ thống phần mềm nhằm theo dõi hiệu năng hoạt động, từ đó đưa ra khuyến nghị nên tiếp tục sửa chữa hay thanh lý đối với các tài sản có chi phí bảo trì quá cao.

5. Tham mưu Mua sắm, Đánh giá Nhà cung cấp và Thanh lý Tài sản (Procurement, Vendor Management & Disposal)

* Khảo sát nhu cầu và lập ngân sách: Định kỳ khảo sát nhu cầu sử dụng trang thiết bị của các phòng ban để lập kế hoạch mua sắm tài sản mới hàng năm/hàng quý trình Ban Giám đốc phê duyệt, đảm bảo ngân sách được sử dụng tối ưu, tránh lãng phí.
* Đánh giá nhà cung cấp (Vendor Evaluation): Phối hợp với bộ phận mua sắm (Procurement) tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp thiết bị văn phòng, dịch vụ bảo trì uy tín. Đàm phán các điều khoản về giá cả, chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và thời gian giao hàng.
* Quy trình thanh lý tài sản (Asset Disposal): Nhận diện các tài sản đã hết khấu hao, hư hỏng không thể sửa chữa hoặc không còn phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Chủ trì lập hội đồng thanh lý tài sản, thực hiện các thủ tục định giá, tổ chức bán thanh lý, quyên góp hoặc tiêu hủy an toàn (đặc biệt đối với rác thải điện tử) theo đúng quy định pháp luật và chính sách bảo vệ môi trường của công ty.

6. Xây dựng Chính sách, Quy trình và Đào tạo Nhận thức (Policy & Training)

* Chuẩn hóa quy trình vận hành (SOPs): Biên soạn, cập nhật và hoàn thiện các quy chế, quy trình hướng dẫn về việc sử dụng, bảo quản tài sản chung và tài sản cá nhân được cấp phát trong doanh nghiệp.
* Đào tạo truyền thông nội bộ: Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo cho nhân sự mới và nhắc nhở nhân sự hiện tại về ý thức bảo quản tài sản công, quy trình báo cáo khi xảy ra sự cố hỏng hóc hoặc mất mát thiết bị.
* Giám sát tuân thủ chính sách: Thường xuyên đi kiểm tra thực tế khu vực văn phòng nhằm phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các hành vi sử dụng tài sản sai mục đích, lãng phí (như không tắt thiết bị điện khi ra về, sử dụng máy in sai quy chuẩn, bảo quản máy tính cá nhân không đúng cách).

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Kế toán - Kiểm toán, Kinh tế, Công nghệ thông tin hoặc các ngành kỹ thuật liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Quản lý tài sản văn phòng, Nhân viên Hành chính quản trị tài sản (Admin Officer), Nhân viên Quản lý kho bãi thiết bị hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên đặc biệt: Ứng viên đã từng tham gia vào các dự án setup văn phòng mới, chuyển đổi văn phòng, hoặc có kinh nghiệm vận hành các phần mềm ERP lớn là một lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản trị cơ sở dữ liệu: Khả năng tổ chức, lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách khoa học. Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng, đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (Vlookup, Pivot Table, các hàm logic, xử lý chuỗi dữ liệu lớn) để phục vụ đối soát và báo cáo tài sản nhanh chóng.
* Hiểu biết về kỹ thuật phần cứng: Có kiến thức cơ bản về các thiết bị phần cứng văn phòng (cấu hình máy tính, máy in, mạng nội bộ, thiết bị trình chiếu, UPS) để có thể tự chẩn đoán nhanh các lỗi kỹ thuật cơ bản trước khi gọi đơn vị bảo trì bên ngoài.
* Hiểu biết về tài chính và luật: Nắm vững các nguyên tắc cơ bản về kế toán tài sản cố định, cách tính toán khấu hao tài sản (khấu hao đường thẳng, khấu hao nhanh) theo quy định của Bộ Tài chính Việt Nam và các thủ tục pháp lý liên quan đến thanh lý, hủy bỏ tài sản doanh nghiệp.
* Kỹ năng đàm phán và quản lý nhà thầu: Khả năng thương lượng tốt với các nhà cung cấp thiết bị, nhà thầu bảo trì dịch vụ kỹ thuật để đạt được mức chi phí tối ưu nhất cùng cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) tốt nhất.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu các tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng thiết bị bằng tiếng Anh; giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh là một lợi thế lớn khi làm việc với các nhà cung cấp hoặc đối tác nước ngoài.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và trung thực (Meticulousness & Integrity): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn sẽ quản lý khối lượng tài sản có giá trị lớn của công ty, do đó sự trung thực tuyệt đối cùng tính cẩn trọng trong từng con số, từng biên bản giao nhận là yêu cầu bắt buộc.
* Tư duy logic và ngăn nắp (Logical & Organized Mindset): Có khả năng sắp xếp kho bãi khoa học, quản lý dữ liệu hệ thống thông minh giúp việc tìm kiếm, tra cứu tài sản luôn nhanh chóng và chính xác.
* Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo (Interpersonal & Problem-solving Skills): Có thái độ phục vụ khách hàng nội bộ tốt (Customer-service oriented), luôn kiên nhẫn lắng nghe, hỗ trợ nhân viên các phòng ban giải quyết các vấn đề liên quan đến công cụ làm việc một cách nhanh chóng, mềm mỏng nhưng vẫn đảm bảo đúng nguyên tắc, quy trình của công ty.
* Chịu được áp lực công việc (Stress Resilience): Có khả năng điều phối và giữ bình tĩnh khi xử lý nhiều yêu cầu phát sinh cùng lúc (ví dụ: vừa có sự cố mất điện phòng họp, vừa có nhân sự mới nhận việc cần cấp máy tính gấp, vừa phải làm báo cáo kiểm kê cuối tháng).
* Tinh thần chủ động và trách nhiệm cao: Luôn tự giác kiểm tra, đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình quản lý tài sản nhằm tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh dao động từ [Điền mức lương] - [Điền mức lương] VNĐ/tháng (Thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên), kèm theo tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện quốc tế uy tín và được công ty mua thêm gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) tùy theo thâm niên công tác.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trang thiết bị công nghệ tiên tiến; văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích sự chủ động và tôn trọng sự khác biệt của mỗi cá nhân.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng, quản trị tài sản chuyên nghiệp, nâng cao kỹ năng sử dụng các phần mềm ERP lớn do công ty tài trợ 100% chi phí. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Quản lý tài sản (Asset Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Hưởng chế độ du lịch, nghỉ mát hàng năm cùng công ty (Teambuilding), tham gia các sự kiện nội bộ lớn nhỏ như: Tân niên, Tất niên, Trung thu, Noel, sinh nhật hàng tháng cùng các hoạt động thể thao ngoại khóa sôi nổi.

---

Tags: Nhân viên quản lý tài sản, Quản trị tài sản văn phòng, Quản lý tài sản cố định, Admin quản lý tài sản, Tuyển dụng hành chính tài sản, Kiểm kê tài sản doanh nghiệp, Quản lý thiết bị văn phòng, Nhân viên vận hành tài sản, Quản trị cơ sở vật chất, Asset Management Officer, Công việc quản lý tài sản tại Hà Nội/TP.HCM.

Từ khoá tìm kiếm: Tìm việc quản lý tài sản văn phòng, tuyển dụng nhân viên quản lý thiết bị IT hành chính, mô tả công việc nhân viên hành chính quản lý tài sản, kỹ năng quản trị tài sản cố định doanh nghiệp, tuyển dụng Admin Asset Management, việc làm kiểm kê tài sản văn phòng lương cao, tìm việc quản trị cơ sở vật chất văn phòng.

Share