Mô tả công việc: Nhân viên quản lý kho ảo (Virtual Inventory Specialist)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư dữ liệu chuỗi cung ứng" – vị trí Nhân viên quản lý kho ảo (Virtual Inventory Specialist). Trong kỷ nguyên số hóa và thương mại điện tử đa kênh (Omnichannel), kho hàng không còn giới hạn bởi các bức tường vật lý. Bạn chính là mắt xích cốt lõi chịu trách nhiệm xây dựng, vận hành và đồng bộ hóa "bản sao kỹ thuật số" (Digital Twin) của toàn bộ hệ thống hàng tồn kho doanh nghiệp. Vai trò của bạn là đảm bảo dòng chảy dữ liệu giữa kho vật lý, kho của bên thứ ba (3PL), kho của nhà cung cấp (Dropshipping) và các kênh bán hàng (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website, hệ thống POS) luôn trùng khớp đến từng đơn vị sản phẩm theo thời gian thực. Sự nhạy bén với số liệu, tư duy hệ thống logic, khả năng làm chủ công nghệ quản lý dữ liệu và sự tỉ mỉ tuyệt đối chính là vũ khí giúp bạn ngăn chặn rủi ro đứt gãy hàng hóa (Stockout) hoặc thừa hàng (Overstock). Nếu bạn là một người đam mê công nghệ logistics, yêu thích tối ưu hóa quy trình bằng dữ liệu và muốn thử thách bản thân trong một môi trường thương mại số tốc độ cao, chúng tôi rất mong đợi được hợp tác cùng bạn.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Vận hành & Giám sát Hệ thống Kho ảo:
- Thực hiện theo dõi, kiểm tra và giám sát liên tục trạng thái tồn kho trên hệ thống quản lý tập trung (ERP như SAP, Oracle, NetSuite hoặc hệ thống OMS/WMS của doanh nghiệp) đảm bảo khớp số liệu với các kênh bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến.
- Giám sát các luồng dữ liệu tự động (API, EDI) kết nối giữa kho vật lý của công ty, kho ký gửi, kho của đối tác logistics thứ ba (3PL/4PL) và kho ảo trên các sàn thương mại điện tử.
- Phát hiện kịp thời các lỗi nghẽn dữ liệu, lỗi đồng bộ hóa hệ thống (Sync errors) khiến số lượng tồn kho hiển thị sai lệch trên các kênh bán hàng trực tiếp, từ đó có biện pháp can thiệp ngay lập tức để tránh tình trạng khách hàng đặt mua sản phẩm đã hết hàng (Overselling).
- Quản lý việc phân bổ hạn ngạch tồn kho ảo (Inventory Allocation) cho từng kênh bán hàng cụ thể dựa trên chiến dịch marketing, tốc độ bán hàng của từng kênh hoặc theo chỉ đạo từ bộ phận kinh doanh.

2. Cài đặt & Cấu hình Hệ thống Kho và SKU:
- Thiết lập và cấu hình danh mục sản phẩm (Master Data) trên hệ thống kho ảo. Thực hiện ánh xạ mã sản phẩm (SKU Mapping) đồng nhất giữa mã của nhà cung cấp, mã kho nội bộ và mã sản phẩm hiển thị trên các sàn thương mại điện tử.
- Cấu hình các gói sản phẩm kết hợp (Kitting/Bundling/Composite SKUs) trên hệ thống ảo. Đảm bảo rằng khi một gói combo (gồm nhiều SKU đơn lẻ) được bán ra, hệ thống sẽ tự động trừ lượng tồn kho tương ứng của từng SKU thành phần một cách chính xác theo thời gian thực.
- Thiết lập các quy tắc tự động hóa kho ảo bao gồm: ngưỡng tồn kho an toàn (Safety Stock/Buffer Stock), điểm tái đặt hàng tự động (Auto-reorder points), quy tắc định tuyến đơn hàng tự động đến kho vật lý gần nhất hoặc kho có lượng tồn tối ưu nhất.
- Phối hợp với bộ phận IT hoặc các đối tác cung cấp phần mềm để tích hợp thêm các tính năng mới, nâng cấp cấu hình hệ thống quản lý kho ảo theo sự phát triển quy mô của doanh nghiệp.

3. Sửa chữa sai lệch & Đối soát dữ liệu (Reconciliation):
- Chủ trì hoạt động đối soát số liệu tồn kho định kỳ (hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng) giữa số liệu tồn kho ảo trên hệ thống và số liệu thực tế tại các kho vật lý.
- Tiến hành điều tra nguyên nhân sâu xa (Root Cause Analysis) của các trường hợp sai lệch dữ liệu: do lỗi thao tác của nhân viên kho vật lý, do lỗi cập nhật API, do xử lý đơn trả hàng (RMA) chậm trễ, hay do lỗi hệ thống tự động trừ kho.
- Thực hiện các thao tác điều chỉnh số dư kho ảo (Inventory Adjustments) trên hệ thống sau khi đã xác minh nguyên nhân sai lệch và có sự phê duyệt từ cấp quản lý.
- Xử lý các sự cố khẩn cấp liên quan đến tồn kho ảo như: lỗi hiển thị âm kho, lỗi treo đơn hàng do không tìm thấy kho vật lý tương ứng để xử lý (Fulfillment routing errors), hoặc hủy/hoàn đơn hàng loạt làm rối loạn số liệu hệ thống.

4. Quản lý luồng hàng trung chuyển & Đối tác cung ứng (In-Transit & Vendor Integration):
- Theo dõi và cập nhật trạng thái của các lô hàng đang trên đường vận chuyển (In-transit inventory), hàng đang làm thủ tục hải quan hoặc hàng đang chờ nhập kho để phản ánh chính xác vào "kho ảo dự kiến" (Virtual Pipeline Inventory). Điều này giúp bộ phận kinh doanh có thể mở bán trước (Pre-order) một cách an toàn.
- Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp thuộc mô hình Dropshipping hoặc Cross-docking để tích hợp bảng dữ liệu tồn kho của họ vào hệ thống quản lý của công ty. Giám sát tính chính xác trong việc cập nhật số liệu từ phía đối tác.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thu mua (Procurement) và bộ phận Vận hành kho vật lý để nắm bắt lịch trình nhập xuất hàng, từ đó điều chỉnh các chỉ số tồn kho ảo đón đầu các đợt hàng mới.

5. Báo cáo, Đánh giá hiệu suất & Đào tạo hướng dẫn:
- Lập các báo cáo phân tích định kỳ về sức khỏe của kho ảo: tỷ lệ chính xác tồn kho hệ thống so với thực tế (Inventory Accuracy Rate), tỷ lệ đứt gãy hàng hóa (Stockout Rate), tỷ lệ đơn hàng bị hủy do lỗi tồn kho, số ngày tồn kho trung bình (Days of Inventory Outstanding - DIO).
- Đưa ra các cảnh báo sớm và phân tích xu hướng về nhóm hàng tồn lâu ngày, hàng cận date, hàng khó tiêu thụ (Slow-moving/Dead stock) trên hệ thống ảo để phòng Kinh doanh kịp thời thực hiện các chương trình xả kho.
- Soạn thảo quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) về việc cập nhật, điều chỉnh và quản lý dữ liệu kho ảo.
- Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên bán hàng, bộ phận Chăm sóc khách hàng (CS) và nhân viên kho vật lý hiểu rõ về cách thức hoạt động của kho ảo, cách kiểm tra trạng thái tồn kho và quy trình báo lỗi hệ thống.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management), Logistics, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin, Kinh doanh quốc tế hoặc các ngành kinh tế liên quan khác.
- Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Quản lý kho ảo, Kiểm soát tồn kho (Inventory Control), Vận hành thương mại điện tử đa kênh, Trợ lý chuỗi cung ứng hoặc các vị trí kỹ thuật dữ liệu logistics tương đương.
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp E-commerce quy mô lớn, chuỗi bán lẻ hiện đại (Retail), hoặc các công ty phân phối sử dụng các mô hình Omnichannel, Dropshipping, 3PL.

Kỹ năng chuyên môn:
- Sử dụng thành thạo và có hiểu biết sâu sắc về các hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP (SAP, NetSuite, Oracle, Odoo) và các hệ thống quản lý kho hàng WMS, quản lý đơn hàng OMS.
- Kinh nghiệm thực tế với các nền tảng quản lý bán hàng đa kênh phổ biến (như Haravan, Sapo, KiotViet, Nhanh.vn, ChannelAdvisor, Linnworks, hoặc các cổng quản lý Seller Center của Shopee, Lazada, TikTok Shop).
- Kỹ năng xử lý dữ liệu xuất sắc bằng Excel (thành thạo các hàm VLOOKUP, INDEX/MATCH, Pivot Table, Power Query). Biết sử dụng ngôn ngữ SQL để truy vấn dữ liệu từ database hoặc sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Power BI, Tableau là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
- Có hiểu biết cơ bản về cơ chế hoạt động của API, EDI, các kết nối dữ liệu giữa các phần mềm để hỗ trợ bộ phận IT trong việc khắc phục lỗi hệ thống.
- Nắm vững các nguyên lý quản lý hàng tồn kho cơ bản: FIFO, LIFO, phương pháp phân tích phân loại hàng hóa ABC, tính toán lượng tồn kho an toàn và vòng quay hàng tồn kho.

Phẩm chất cá nhân:
- Tư duy logic, nhạy bén với các con số và có khả năng phân tích dữ liệu sắc bén để phát hiện ra các quy luật hoặc sự bất thường trong hệ thống dữ liệu khổng lồ.
- Sự cẩn trọng, tỉ mỉ và chính xác ở mức độ tuyệt đối. Một sai sót nhỏ trong việc nhập liệu hay cấu hình kho ảo có thể dẫn tới thiệt hại hàng trăm đơn hàng lỗi hoặc làm mất lòng tin của khách hàng.
- Khả năng giải quyết vấn đề (Problem-solving) nhanh chóng, bình tĩnh dưới áp lực cao, đặc biệt là trong các chiến dịch Mega Sale của công ty khi lưu lượng đơn hàng tăng đột biến và hệ thống có nguy cơ quá tải.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban xuất sắc (Cross-functional collaboration). Bạn sẽ đóng vai trò cầu nối giữa bộ phận Kỹ thuật/IT, bộ phận Vận hành kho vật lý, bộ phận Kinh doanh/Marketing và các nhà cung cấp bên thứ ba.
- Tinh thần chủ động học hỏi, liên tục cập nhật các công nghệ, phần mềm và xu hướng logistics/E-commerce mới nhất để tối ưu hóa công việc hàng ngày.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm làm việc (sẽ thỏa thuận chi tiết trong quá trình phỏng vấn), đi kèm tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên tỷ lệ tối ưu hóa tồn kho và giảm thiểu thất thoát.
- Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) và chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
- Được trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ hiện đại phục vụ cho công việc: Máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ hỗ trợ phân tích dữ liệu, các tài khoản phần mềm bản quyền cần thiết.
- Cơ hội tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu trong nước và quốc tế về Quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, phân tích dữ liệu (Data Analytics), quản trị hệ thống ERP chuyên nghiệp do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
- Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm kiểm soát tồn kho (Inventory Control Lead), Giám đốc vận hành chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager) hoặc Chuyên gia tối ưu hóa hệ thống vận hành (Operations Excellence Specialist).
- Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, khuyến khích sự đổi mới sáng tạo, tư duy "data-driven" và tôn trọng sự phát triển cá nhân của từng nhân viên.
- Các chế độ phúc lợi phong phú khác: Thưởng các ngày lễ/Tết, quà tặng sinh nhật, trợ cấp ăn trưa, điện thoại, các hoạt động Teambuilding sôi nổi và chuyến du lịch nghỉ mát thường niên cùng toàn thể công ty.

Tags: Quản lý kho ảo, Kiểm soát tồn kho, Quản trị chuỗi cung ứng, Inventory Control Specialist, Virtual Inventory, Nhân viên đối soát kho, Hệ thống ERP SAP NetSuite, Vận hành thương mại điện tử, Đồng bộ dữ liệu kho, Quản lý SKU, Tối ưu hóa tồn kho, Phân tích dữ liệu logistics, Việc làm chuỗi cung ứng, Quản lý kho đa kênh Omnichannel, Chuyên viên WMS OMS.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên quản lý kho ảo, Việc làm kiểm soát tồn kho ERP, Nhân viên quản trị kho dữ liệu logistics, Tìm việc vận hành kho thương mại điện tử, Chuyên viên đồng bộ tồn kho đa kênh, Việc làm chuỗi cung ứng tại Hồ Chí Minh, Việc làm phân tích số liệu kho, Tuyển dụng Inventory Specialist, Quản lý kho ảo Shopee Lazada TikTok, Tuyển dụng nhân viên đối soát dữ liệu kho hàng.

Share