MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬN HÀNG (INBOUND RECEIVING OFFICER)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Người gác cổng chất lượng" – vị trí Nhân viên Nhận hàng từ nhà cung cấp. Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, bạn không chỉ đơn thuần là người tiếp nhận hàng hóa mà còn là mắt xích đầu tiên và quan trọng nhất đảm bảo tính chính xác, chất lượng và minh bạch của toàn bộ hệ thống kho vận. Bạn chính là người bảo vệ dòng vốn của công ty thông qua việc kiểm soát chặt chẽ số lượng, quy cách và tình trạng vật lý của hàng hóa ngay từ khi chúng rời khỏi xe của nhà cung cấp. Sự trung thực, khả năng quan sát tinh tường và tư duy tổ chức khoa học của bạn chính là nền tảng để bộ phận sản xuất và kinh doanh vận hành ổn định. Nếu bạn là một người tận tâm, coi trọng sự chính xác và muốn khẳng định giá trị bản thân trong một môi trường logistics hiện đại, chúng tôi rất mong chờ sự góp mặt của bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận và Kiểm soát Quy trình Giao nhận:

* Chuẩn bị tiếp nhận: Căn cứ vào kế hoạch đặt hàng (Purchase Order - PO) và lịch giao hàng từ bộ phận Thu mua, nhân viên nhận hàng chủ động sắp xếp không gian kho bãi, nhân lực và trang thiết bị (xe nâng, pallet, máy quét mã vạch) để sẵn sàng đón chuyến xe của nhà cung cấp.
* Điều phối phương tiện: Hướng dẫn tài xế của nhà cung cấp vào đúng vị trí dock nhận hàng, đảm bảo an toàn giao thông nội bộ và tuân thủ các quy định về an ninh của kho bãi.
* Đối soát chứng từ: Tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của các bộ chứng từ đi kèm hàng hóa như: Hóa đơn (Invoice), Phiếu giao hàng (Delivery Note), Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng nhận chất lượng (CQ), và các biên bản kiểm định liên quan.

2. Kiểm đếm và Kiểm tra Chất lượng (QC đầu vào):

* Kiểm tra số lượng: Thực hiện kiểm đếm thực tế (vật lý) từng đơn vị sản phẩm hoặc theo thùng/pallet. Đối chiếu số lượng thực giao với số lượng trên đơn đặt hàng (PO) và phiếu giao hàng của nhà cung cấp.
* Kiểm tra quy cách & tình trạng: Quan sát ngoại quan để phát hiện các dấu hiệu hư hỏng, móp méo, ẩm ướt hoặc tem niêm phong bị rách. Đảm bảo hàng hóa đúng mã hàng (SKU), đúng chủng loại, kích thước và màu sắc như đã thỏa thuận.
* Kiểm tra hạn sử dụng & Số lô: Đối với các mặt hàng có thời hạn (thực phẩm, dược phẩm, hóa chất), nhân viên phải ghi lại chính xác ngày sản xuất, hạn sử dụng (Expiry Date) và số lô (Batch/Lot number) để phục vụ quản lý FIFO/FEFO sau này.
* Lấy mẫu kiểm định: Phối hợp với bộ phận Kiểm soát chất lượng (QC) để lấy mẫu ngẫu nhiên theo quy định đối với những lô hàng đặc thù yêu cầu kiểm tra sâu về kỹ thuật hoặc thành phần.

3. Xử lý Sai lệch và Khiếu nại:

* Lập biên bản sai lệch: Khi phát hiện hàng thiếu, hàng thừa, hàng sai quy cách hoặc hàng bị lỗi, ngay lập tức lập Biên bản ghi nhận sự cố có chữ ký xác nhận của đại diện nhà cung cấp (tài xế/nhân viên giao hàng).
* Từ chối nhận hàng: Thực hiện quyền từ chối tiếp nhận đối với những lô hàng không đạt tiêu chuẩn nghiêm trọng hoặc không có chứng từ hợp lệ, đồng thời báo cáo ngay cho quản lý kho và bộ phận Thu mua để có phương án xử lý kịp thời.
* Theo dõi hàng trả: Quản lý và theo dõi các lô hàng chờ trả lại nhà cung cấp hoặc chờ đổi trả, đảm bảo hàng lỗi được tách biệt hoàn toàn với hàng đạt chuẩn trong kho.

4. Nhập dữ liệu và Lưu trữ Hồ sơ:

* Cập nhật hệ thống (ERP/WMS): Ngay sau khi hoàn tất kiểm đếm, thực hiện nhập liệu thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý (như SAP, Oracle, hoặc phần mềm nội bộ). Đảm bảo số liệu tồn kho ảo khớp 100% với thực tế tại thời điểm nhận.
* Dán nhãn định danh: In và dán nhãn mã vạch (Barcode/QR code), nhãn phụ hoặc tem quản lý nội bộ lên từng đơn vị sản phẩm hoặc pallet để phục vụ việc truy xuất nguồn gốc.
* Lưu trữ hồ sơ: Sắp xếp, lưu trữ các chứng từ giao nhận (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, sẵn sàng cung cấp cho bộ phận Kế toán để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp hoặc phục vụ công tác kiểm toán.

5. Sắp xếp và Quản lý Không gian Kho:

* Điều phối lưu kho: Sau khi nhận hàng, phối hợp với nhân viên kho để di chuyển hàng hóa vào đúng khu vực lưu trữ quy định (bin/location) dựa trên đặc tính hàng hóa (hàng dễ cháy, hàng cần nhiệt độ lạnh, hàng nặng...).
* Duy trì tiêu chuẩn 5S: Giữ gìn khu vực nhận hàng luôn sạch sẽ, gọn gàng. Thu gom các vật liệu đóng gói dư thừa (thùng carton, màng co, dây đai) sau khi dỡ hàng để đảm bảo môi trường làm việc an toàn.
* Quản lý thiết bị: Bảo quản và sử dụng đúng cách các công cụ hỗ trợ như máy quét cầm tay (PDA), xe nâng tay, máy in tem nhãn.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Kế toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kỹ thuật liên quan.
* Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có ít nhất 1-2 năm làm việc tại vị trí nhân viên kho, nhân viên nhận hàng hoặc kiểm soát viên chất lượng đầu vào tại các kho bãi, siêu thị, nhà máy sản xuất.
* Am hiểu về hàng hóa: Có kiến thức về các loại chứng từ xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại và quy trình vận hành kho bãi tiêu chuẩn (GSP, ISO).

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng phần mềm: Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để làm báo cáo). Có khả năng làm việc trên các hệ thống quản lý kho chuyên dụng (WMS) hoặc phần mềm ERP là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng kiểm soát: Khả năng quan sát chi tiết, tỉ mỉ trong việc đối chiếu số liệu và nhận diện sai sót nhỏ trên bao bì hoặc tem nhãn.
* Kỹ năng vận hành: Ưu tiên ứng viên biết sử dụng xe nâng tay hoặc có chứng chỉ vận hành xe nâng điện/dầu.
* Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp khéo léo nhưng kiên quyết với nhà cung cấp để giải quyết các tranh chấp về số lượng và chất lượng hàng hóa.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Liêm chính: Đây là yêu cầu tiên quyết, vì vị trí này trực tiếp tiếp xúc với tài sản của công ty và nhà cung cấp, tuyệt đối không có hành vi gian lận hoặc nhận hối lộ.
* Sức khỏe tốt: Có khả năng làm việc trong môi trường kho bãi (có thể nóng, bụi), có thể đứng lâu và hỗ trợ bốc xếp hàng hóa khi cần thiết.
* Tư duy logic: Sắp xếp công việc khoa học, biết ưu tiên các lô hàng khẩn cấp hoặc hàng có thời hạn sử dụng ngắn.
* Chịu được áp lực: Có khả năng làm việc dưới áp lực thời gian, đặc biệt là vào các đợt cao điểm hàng về nhiều hoặc cuối tháng.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn đi kèm với các khoản phụ cấp độc hại/nặng nhọc (tùy mặt hàng), phụ cấp ăn trưa và tiền tăng ca theo quy định của Luật lao động.
* Chế độ bảo hiểm: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng chính thức. Bảo hiểm tai nạn 24/7.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, hệ thống kho bãi hiện đại, quy trình rõ ràng và công bằng.
* Cơ hội thăng tiến: Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ chuỗi cung ứng, quản lý kho bãi. Có lộ trình thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm nhận hàng, Giám sát kho hoặc Chuyên viên điều phối chuỗi cung ứng.
* Thưởng & Phúc lợi: Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng các dịp lễ tết và tham gia các hoạt động team building, du lịch hàng năm của công ty.
* Công cụ làm việc: Được trang bị đầy đủ đồng phục, bảo hộ lao động (giày mũi sắt, găng tay, áo phản quang) và các thiết bị kỹ thuật hiện đại.

---

Phụ lục: Quy trình làm việc chi tiết (Mở rộng cho 1800 chữ)

Để hoàn thành xuất sắc vai trò này, nhân viên nhận hàng cần tuân thủ một quy trình nghiêm ngặt gồm các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra trước khi dỡ hàng (Pre-unloading)
Khi xe tải cập bến, việc đầu tiên không phải là bốc hàng xuống mà là kiểm tra tình trạng của phương tiện. Nhân viên phải xem xét niêm phong (seal) trên thùng xe có còn nguyên vẹn không. Nếu seal bị đứt, phải lập biên bản ngay. Đồng thời, kiểm tra nhiệt độ thùng xe (đối với hàng lạnh) để đảm bảo hàng hóa không bị biến chất trong quá trình vận chuyển.

Bước 2: Đối soát hồ sơ pháp lý
Mỗi lô hàng là một giao dịch tài chính. Nhân viên nhận hàng phải là một "kế toán kho" thực thụ. Bạn cần so sánh mã PO trên phiếu giao hàng với mã PO hiện có trên hệ thống của công ty. Nếu thông tin không khớp (như sai tên công ty, sai địa chỉ giao hàng), bạn có quyền yêu cầu nhà cung cấp đính chính trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 3: Thực thi kỹ thuật kiểm định
Đây là giai đoạn đòi hỏi sự tập trung cao độ. Không chỉ đếm 1, 2, 3... bạn phải áp dụng các phương pháp lấy mẫu khoa học (như AQL - Acceptance Quality Limit). Với các kiện hàng lớn, bạn cần kiểm tra xem pallet có bị mối mọt không, hàng có bị chất quá cao gây nguy hiểm không. Việc kiểm tra hạn sử dụng phải thực hiện trên ít nhất 30% lô hàng để đảm bảo tính đại diện.

Bước 4: Nhập liệu thời gian thực (Real-time Entry)
Trong kỷ nguyên 4.0, dữ liệu là vàng. Nhân viên nhận hàng phải cập nhật trạng thái "Đã nhận hàng" lên hệ thống ngay lập tức. Điều này giúp bộ phận Bán hàng biết được hàng đã có sẵn để tư vấn khách, bộ phận Sản xuất biết nguyên liệu đã về để lên lịch chạy máy. Sự chậm trễ trong nhập liệu sẽ dẫn đến hiệu ứng domino sai lệch trong toàn hệ thống.

Bước 5: Bàn giao nội bộ
Sau khi hàng đã được "khai sinh" vào hệ thống của công ty, nhân viên nhận hàng thực hiện ký biên bản bàn giao cho bộ phận Lưu kho (Put-away). Lúc này, trách nhiệm bảo quản hàng hóa chuyển giao từ người nhận hàng sang người giữ hàng. Sự rõ ràng trong bước này giúp phân định trách nhiệm nếu xảy ra thất thoát về sau.

---

Tags:

Nhân viên nhận hàng, Tuyển dụng nhân viên kho, Thủ kho nhận hàng, Kiểm soát chất lượng đầu vào, Inbound Officer, Nhân viên kiểm đếm, Quản lý kho vận, Việc làm Logistics, Tiếp nhận hàng hóa, Quy trình nhận hàng nhà cung cấp, Nhân viên điều phối kho, Kiểm soát chứng từ kho.

---

Từ khóa tìm kiếm:

* Nhân viên nhận hàng từ nhà cung cấp là gì?
* Mô tả công việc nhân viên Inbound kho.
* Quy trình tiếp nhận hàng hóa tại kho.
* Kỹ năng cần có của nhân viên nhận hàng.
* Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa.
* Cách kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào.
* Việc làm nhân viên kho .
* Lương nhân viên nhận hàng bao nhiêu?
* Sự khác nhau giữa nhân viên nhận hàng và nhân viên xuất hàng.
* Phần mềm quản lý kho dành cho nhân viên nhận hàng.

Share