MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN MUA SẮM VẬT TƯ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chiến lược gia tối ưu hóa nguồn lực" – vị trí Nhân viên Mua sắm Vật tư (Procurement Officer). Tại doanh nghiệp của chúng tôi, bạn không đơn thuần là người thực hiện các giao dịch mua bán, mà là một mắt xích chiến lược kiểm soát dòng chảy vật chất và tài chính đầu vào. Bạn chính là người bảo vệ biên lợi nhuận của công ty thông qua khả năng đàm phán sắc bén, tư duy nhạy bén với thị trường và khả năng xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững.

Sự am hiểu sâu sắc về chuỗi cung ứng, khả năng phân tích dữ liệu chi phí và sự tỉ mỉ trong việc kiểm soát chất lượng vật tư chính là những giá trị cốt lõi giúp bạn thành công tại vị trí này. Nếu bạn là một chuyên gia mua sắm tự tin vào năng lực thương lượng, luôn hướng tới việc tối ưu hóa chi phí nhưng không thỏa hiệp với chất lượng, và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, minh bạch và đầy thử thách, chúng tôi rất mong muốn được đồng hành cùng bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Lập kế hoạch và Dự báo nhu cầu vật tư (Planning & Forecasting)

* Tiếp nhận và Phân tích: Chủ động tiếp nhận các yêu cầu mua hàng (Purchase Requisitions - PR) từ các phòng ban liên quan như: Bộ phận Sản xuất, Kỹ thuật, Dự án, Hành chính, Kho vận.
* Dự báo và Lập kế hoạch: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế hoạch sản xuất và Quản lý kho để phân tích dữ liệu tồn kho lịch sử, dự báo nhu cầu vật tư định kỳ (tuần/tháng/quý) nhằm xây dựng kế hoạch mua sắm tối ưu, tránh tình trạng đứt gãy nguồn cung hoặc tồn kho quá mức (Overstocking).
* Phân nhóm vật tư: Áp dụng các phương pháp phân loại vật tư khoa học (ví dụ: Phân tích ABC/XYZ) để phân bổ nguồn lực quản lý và ưu tiên mua sắm phù hợp cho từng nhóm hàng hóa từ thiết yếu, giá trị cao đến các vật tư tiêu hao thông thường.

2. Tìm kiếm, Đánh giá và Phát triển mạng lưới Nhà cung cấp (Sourcing & Supplier Management)

* Khảo sát thị trường: Liên tục cập nhật biến động giá cả nguyên vật liệu, xu hướng thị trường công nghệ mới và tìm kiếm các nhà cung cấp (NCC) tiềm năng trong và ngoài nước.
* Quy trình RFx: Chủ trì xây dựng và gửi các Yêu cầu cung cấp thông tin (RFI), Yêu cầu báo giá (RFQ), và Yêu cầu chào hàng (RFP) đến các nhà cung cấp mục tiêu.
* Đánh giá năng lực NCC: Tổ chức quy trình đánh giá nhà cung cấp mới dựa trên các tiêu chí nghiêm ngặt bao gồm: năng lực tài chính, năng lực sản xuất, chứng chỉ chất lượng (ISO, ROHS, CE...), thời gian giao hàng (Lead-time) và uy tín trên thị trường.
* Xây dựng cơ sở dữ liệu: Thiết lập, cập nhật liên tục và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (Supplier Database) dự phòng để giảm thiểu rủi ro độc quyền và đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng.

3. Đàm phán thương mại và Ký kết hợp đồng (Negotiation & Contracting)

* Đàm phán toàn diện: Chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều khoản thương mại cốt lõi bao gồm: Đơn giá, hạn mức chiết khấu thương mại, lộ trình giảm giá dài hạn, điều khoản thanh toán (T/T, L/C, bảo lãnh ngân hàng, công nợ trả chậm 30/60/90 ngày) và điều kiện giao hàng (Incoterms 2020).
* Quản trị rủi ro hợp đồng: Phối hợp với Bộ phận Pháp chế để soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các hợp đồng nguyên tắc (Framework Agreement), hợp đồng mua bán kinh tế, cam kết bảo mật thông tin (NDA) và các thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA).
* Cam kết chất lượng: Đưa các điều khoản ràng buộc chặt chẽ về trách nhiệm bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm hợp đồng khi nhà cung cấp trễ hạn giao hàng hoặc cung cấp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

4. Quản lý, Theo dõi đơn hàng và Điều phối Logistics (Order Execution & Logistics Coordination)

* Phát hành Đơn mua hàng (PO): Khởi tạo và theo dõi tiến trình phê duyệt đơn mua hàng trên hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP/SAP/Oracle) một cách chính xác và đúng hạn.
* Giám sát tiến độ: Theo sát lộ trình sản xuất và vận chuyển của nhà cung cấp, chủ động giải quyết các điểm nghẽn phát sinh trong quá trình vận chuyển để đảm bảo vật tư được giao đúng địa điểm, đúng thời gian yêu cầu.
* Phối hợp thông quan: Đối với vật tư nhập khẩu trực tiếp, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Xuất Nhập khẩu và các đơn vị Forwarder để hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán, chứng từ vận chuyển (B/L, Invoice, Packing List, C/O, C/Q) nhằm phục vụ công tác thông quan hàng hóa nhanh chóng.

5. Kiểm soát chất lượng vật tư nhập kho và Xử lý sự cố (Quality Control & Dispute Resolution)

* Nghiệm thu hàng hóa: Phối hợp với bộ phận Quản lý chất lượng (QA/QC) và bộ phận Thủ kho tiến hành kiểm tra trực quan, kiểm đếm số lượng, quy cách đóng gói và đối chiếu chứng chỉ chất lượng (C/O, C/Q) ngay khi hàng về kho.
* Xử lý sự cố sai lệch: Trường hợp phát hiện hàng hóa bị lỗi, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc không đúng thông số kỹ thuật đã cam kết, lập biên bản bất thường và trực tiếp làm việc với NCC để yêu cầu đổi trả, sửa chữa hoặc áp dụng các biện pháp phạt đền bù theo hợp đồng.
* Đánh giá định kỳ: Định kỳ hàng quý/hàng năm tiến hành chấm điểm hiệu quả hoạt động (KPI) của các nhà cung cấp hiện tại dựa trên các tiêu chí: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hàng lỗi (PPM), mức độ hợp tác và hỗ trợ kỹ thuật để quyết định duy trì, phát triển hay loại bỏ nhà cung cấp.

6. Quản lý tài chính mua sắm, Báo cáo và Lưu trữ dữ liệu (Financial Control, Reporting & Archiving)

* Quản lý hồ sơ thanh toán: Tiếp nhận hóa đơn tài chính từ NCC, đối chiếu chính xác với PO, biên bản giao nhận hàng hóa (GRN) để lập bộ hồ sơ đề nghị thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm tra và giải ngân đúng hạn.
* Quản trị chi phí và Tiết kiệm: Thực hiện phân tích cấu trúc chi phí (Cost Breakdown Analysis), tìm kiếm các giải pháp cải tiến quy trình hoặc thay thế nguyên vật liệu tương đương nhằm đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí mua sắm hàng năm (Cost Saving Target) do Ban Giám đốc giao phó.
* Hệ thống hóa báo cáo: Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình mua hàng, phân tích biến động giá cả thị trường vật tư, đánh giá hiệu quả chi tiêu (Spend Analysis) và dự báo xu hướng giá vật tư cốt lõi trong tương lai.
* Lưu trữ chứng từ: Quản lý và lưu trữ khoa học toàn bộ hồ sơ mua sắm bao gồm: báo giá, biên bản phê duyệt chọn thầu, hợp đồng kinh tế, chứng từ thanh toán nhằm phục vụ công tác kiểm toán nội bộ và kiểm toán thuế khi có yêu cầu.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Chuỗi cung ứng, Logistics, Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại, Thương mại Quốc tế, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành Kỹ thuật liên quan (Cơ khí, Điện - Điện tử nếu mua sắm vật tư kỹ thuật đặc thù).
* Kinh nghiệm: Có tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Mua sắm (Procurement/Purchasing Officer), Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm mua sắm trong các ngành sản xuất quy mô lớn, xây dựng, cơ điện (MEP) hoặc các tập đoàn đa quốc gia.
* Chứng chỉ bổ sung: Ưu tiên các ứng viên sở hữu các chứng chỉ chuyên môn quốc tế về chuỗi cung ứng và mua sắm như: CPSM (Certified Professional in Supply Management), CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) hoặc các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng đàm phán thương mại quốc tế.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Đàm phán & Thương lượng: Khả năng sử dụng linh hoạt các chiến thuật đàm phán từ giai đoạn chuẩn bị thông tin, thiết lập ranh giới đàm phán (BATNA) đến chốt điều khoản chung nhằm đạt được lợi ích tối đa về giá cả và dịch vụ đi kèm.
* Ngoại ngữ thương mại: Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) phục vụ công tác giao dịch trực tiếp, viết email thương mại và đàm phán hợp đồng với các đối tác nước ngoài. Biết thêm ngoại ngữ phụ trợ như tiếng Trung, tiếng Hàn hoặc tiếng Nhật là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Hiểu biết Pháp luật & Thương mại Quốc tế: Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành về Hợp đồng kinh tế, Luật Thương mại Việt Nam, các quy tắc thương mại quốc tế Incoterms 2020, quy trình thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P) và quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
* Kỹ năng Phân tích dữ liệu & Đọc hiểu Bản vẽ/Thông số Kỹ thuật: Khả năng đọc hiểu tốt các bảng thông số kỹ thuật, bản vẽ kỹ thuật cơ bản của vật tư để truyền tải chính xác yêu cầu cho nhà cung cấp. Sử dụng thành thạo Excel nâng cao (Vlookup, Pivot Table, các hàm phân tích thống kê) để xử lý dữ liệu chi phí và lập báo cáo xu hướng.
* Sử dụng Phần mềm Quản trị: Có kinh nghiệm vận hành thực tế các hệ thống phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP lớn như SAP (phân hệ MM - Material Management), Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics hoặc các hệ thống quản lý mua hàng chuyên dụng.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu đối với vị trí Mua sắm vật tư. Cam kết hành xử minh bạch, khách quan, không vụ lợi cá nhân, không nhận hoa hồng bất chính và luôn đặt lợi ích tối cao của doanh nghiệp lên hàng đầu.
* Sự tỉ mỉ và Cẩn trọng: Cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ khi rà soát các điều khoản hợp đồng, bảng báo giá, thông số kỹ thuật vật tư và số liệu tài chính nhằm hạn chế tối đa sai sót gây tổn thất kinh tế cho doanh nghiệp.
* Khả năng chịu áp lực công việc (Stress Tolerance): Khả năng làm việc dưới áp lực cao về mặt thời gian (tiến độ dự án gấp), áp lực chỉ tiêu tối ưu hóa chi phí từ Ban Giám đốc và xử lý linh hoạt các tình huống khẩn cấp từ phía nhà cung cấp.
* Tư duy phản biện và Giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện sớm các rủi ro trong chuỗi cung ứng vật tư, nhạy bén đưa ra các giải pháp thay thế kịp thời khi gặp sự cố đứt gãy nguồn cung hoặc nhà cung cấp bất ngờ tăng giá.
* Kỹ năng Giao tiếp và Xây dựng Mối quan hệ: Kỹ năng ứng xử khéo léo, vừa giữ vững nguyên tắc bảo vệ lợi ích công ty, vừa duy trì mối quan hệ hợp tác tôn trọng, đồng hành cùng phát triển lâu dài với các nhà cung cấp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Mức lương cứng dao động từ [Điền mức lương] VNĐ - [Điền mức lương] VNĐ (thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên), cùng với chế độ nâng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả công việc (KPI).
* Chính sách thưởng hiệu quả: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPI) vượt trội, thưởng sáng kiến tối ưu hóa chi phí mua sắm hàng năm (Cost-saving bonus) trực tiếp trên số tiền tiết kiệm được cho doanh nghiệp.
* Chế độ Phúc lợi Toàn diện: Đóng đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn hóa doanh nghiệp hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch về quy trình đánh giá năng lực, trang thiết bị làm việc hiện đại cùng các công cụ phần mềm quản lý tiên tiến nhất.
* Cơ hội Đào tạo & Thăng tiến: Tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn về kỹ năng đàm phán cao cấp, luật thương mại quốc tế, quản lý chuỗi cung ứng hiện đại do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Mua sắm (Procurement Team Leader), Phó phòng/Trưởng phòng Mua sắm (Procurement Manager), Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).
* Các hoạt động tập thể: Hưởng chế độ nghỉ mát hàng năm cùng công ty (Team building), tham gia các sự kiện nội bộ lớn, tiệc tất niên (Year-End Party), quà tặng nhân dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, kết hôn, thai sản...

---

Tags:

Nhân viên mua sắm vật tư, Chuyên viên mua hàng, Tuyển dụng nhân viên mua sắm, Việc làm Purchasing Officer, Nhân viên Procurement, Tìm việc làm mua sắm vật tư, Quản lý chuỗi cung ứng vật tư, Đàm phán nhà cung cấp, Mua sắm vật tư kỹ thuật, Việc làm xuất nhập khẩu mua hàng, Quản lý vật tư tồn kho, Tối ưu hóa chi phí mua hàng.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên mua sắm vật tư, purchasing officer job description, việc làm procurement chuyên viên mua hàng, nhân viên mua hàng xuất nhập khẩu, tìm việc làm mua sắm nguyên vật liệu sản xuất, mô tả công việc nhân viên mua sắm vật tư thiết bị, kỹ năng đàm phán mua hàng tuyển dụng, chuyên viên mua sắm SAP ERP, procurement specialist vietnam.

Share