MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KINH DOANH (SALES ADMIN)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia điều phối" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Kinh doanh (Sales Admin). Bạn là mắt xích quan trọng, đóng vai trò "hậu phương vững chắc" và là cầu nối thông suốt giữa đội ngũ kinh doanh (Sales), khách hàng, đối tác và các phòng ban nội bộ khác như Kế toán, Kho vận, Marketing. Sự tỉ mỉ trong quản lý dữ liệu, tư duy tổ chức khoa học khi soạn thảo hợp đồng, quản lý đơn hàng và khả năng xử lý nhanh nhạy các yêu cầu từ khách hàng chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại.

Nếu bạn là một người cẩn trọng, nhạy bén với những con số, yêu thích việc hỗ trợ, tối ưu hóa quy trình vận hành kinh doanh và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động và đòi hỏi sự chính xác cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Xử lý Đơn hàng & Theo dõi Quy trình Giao hàng (Order Management)

* Tiếp nhận và xác minh đơn hàng: Tiếp nhận các yêu cầu mua hàng trực tiếp từ nhân viên kinh doanh hoặc trực tiếp từ khách hàng qua các kênh hotline, email, hệ thống chat, website. Tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin đơn hàng về chủng loại sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu và các chương trình khuyến mãi đang áp dụng để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi lên đơn.
* Xử lý đơn hàng trên hệ thống: Nhập và khởi tạo đơn hàng trên các hệ thống quản trị doanh nghiệp nội bộ như ERP (SAP, Oracle, Bravo...) hoặc hệ thống CRM (Salesforce, HubSpot...). Đảm bảo thông tin được cập nhật tức thời và chính xác để các bộ phận liên quan có thể khai thác thông tin ngay lập tức.
* Kiểm tra tồn kho và điều phối hàng hóa: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kho vận (Logistics/Warehouse) để kiểm tra tình trạng tồn kho của sản phẩm. Trường hợp thiếu hàng hoặc hàng hóa không đủ điều kiện xuất kho, chủ động liên hệ với bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng để cập nhật tiến độ, đồng thời thông báo kịp thời cho nhân viên kinh doanh để có phương án xử lý phù hợp với khách hàng.
* Theo dõi tiến độ giao hàng: Giám sát chặt chẽ lộ trình vận chuyển của đơn hàng từ lúc xuất kho cho đến khi giao tận tay khách hàng. Kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển (giao trễ, thất lạc hàng hóa, hàng hóa bị hư hỏng do vận chuyển) và thông báo cho các bên liên quan để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và khách hàng.
* Quản lý quy trình đổi trả hàng: Tiếp nhận các yêu cầu đổi trả sản phẩm, hàng lỗi từ khách hàng. Phối hợp với bộ phận kiểm soát chất lượng (QA/QC) và bộ phận kho để thẩm định, thực hiện thủ tục đổi trả hoặc hoàn tiền theo đúng quy định, chính sách dịch vụ của công ty.

2. Soạn thảo, Quản lý Hợp đồng & Hồ sơ Kinh doanh (Contract & Document Management)

* Soạn thảo văn bản thương mại: Chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản giao dịch thương mại bao gồm: Báo giá (Quotation), Hợp đồng mua bán (Sales Contract), Hợp đồng nguyên tắc, Phụ lục hợp đồng, Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), Đơn đặt hàng (Purchase Order) dựa trên các điều khoản đã được nhân viên kinh doanh và khách hàng thỏa thuận thống nhất.
* Thẩm định pháp lý cơ bản: Phối hợp với bộ phận Pháp chế (Legal) hoặc Ban Giám đốc để rà soát các điều khoản hợp đồng phi chuẩn, nhận diện các rủi ro pháp lý tiềm ẩn về điều khoản thanh toán, phạt vi phạm hợp đồng, điều khoản bất khả kháng để bảo vệ tối đa lợi ích của công ty.
* Theo dõi tiến độ ký kết: Theo dõi sát sao quy trình phê duyệt, trình ký nội bộ và gửi hợp đồng cho đối tác ký kết. Đảm bảo hợp đồng được hoàn thiện, ký kết đúng thẩm quyền và đúng thời hạn yêu cầu để không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
* Lưu trữ và bảo mật tài liệu: Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ kinh doanh một cách khoa học, chuyên nghiệp bằng cả bản cứng (tại văn phòng) và bản mềm (trên hệ thống lưu trữ đám mây Cloud, Google Drive, OneDrive). Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của dữ liệu kinh doanh, thông tin khách hàng, đồng thời giúp việc tra cứu thông tin khi cần thiết được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng.
* Quản lý hồ sơ nghiệm thu và thanh lý: Soạn thảo và thu hồi đầy đủ các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu khối lượng, biên bản thanh lý hợp đồng khi dự án hoặc đơn hàng kết thúc nhằm hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý phục vụ cho công tác thanh toán.

3. Hỗ trợ Đội ngũ Kinh doanh & Điều phối Nội bộ (Sales Support & Operations)

* Hỗ trợ thông tin trực tiếp cho đội ngũ kinh doanh: Là điểm tựa thông tin vững chắc cho nhân viên kinh doanh khi họ đi thị trường hoặc gặp gỡ khách hàng. Cung cấp nhanh chóng các thông tin về bảng giá mới nhất, chính sách chiết khấu, thông số kỹ thuật sản phẩm, hồ sơ năng lực công ty (Company Profile), giấy chứng nhận chất lượng (CO/CQ), catalog và các tài liệu bán hàng (Sales Kit).
* Quản lý và cấp phát tài liệu, hàng mẫu: Quản lý số lượng và cấp phát các tài liệu bán hàng vật lý, quà tặng sự kiện, hàng dùng thử (samples) cho nhân viên kinh doanh theo định mức quy định, đảm bảo sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
* Chuẩn bị hồ sơ thầu: Phối hợp cùng đội ngũ kinh doanh và các bộ phận kỹ thuật để chuẩn bị hồ sơ năng lực, hồ sơ kỹ thuật, báo giá cạnh tranh và các thủ tục hành chính phức tạp khác để tham gia đấu thầu các dự án lớn.
* Sắp xếp lịch trình và hậu cần: Hỗ trợ đặt lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu cho các buổi thuyết trình bán hàng quan trọng. Lên kế hoạch và hỗ trợ hậu cần cho các chuyến công tác của đội ngũ kinh doanh hoặc các cấp quản lý (đặt vé máy bay, phòng khách sạn, tạm ứng chi phí công tác).

4. Kiểm soát Công nợ & Phối hợp Tài chính - Kế toán (Debt & Finance Coordination)

* Phối hợp xuất hóa đơn: Chuyển giao các chứng từ bán hàng hợp lệ (hợp đồng ký kết, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho...) sang bộ phận Kế toán để tiến hành xuất hóa đơn tài chính (hóa đơn VAT) cho khách hàng một cách kịp thời và chính xác.
* Theo dõi và đôn đốc thu hồi công nợ: Thiết lập bảng theo dõi công nợ chi tiết của từng khách hàng, từng nhân viên kinh doanh dựa trên các điều khoản thanh toán quy định trong hợp đồng. Chủ động nhắc nhở nhân viên kinh doanh về các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn để họ liên hệ khách hàng. Trong một số trường hợp được ủy quyền, trực tiếp gửi thư nhắc nợ, email đôn đốc hoặc gọi điện thoại trao đổi với kế toán của đối tác để thu hồi công nợ.
* Đối chiếu số liệu định kỳ: Định kỳ hàng tháng/hàng quý phối hợp với bộ phận Kế toán công nợ tiến hành đối chiếu, chốt số liệu công nợ phải thu với khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký xác nhận của hai bên.
* Tính toán hoa hồng và thưởng doanh số: Thu thập dữ liệu doanh thu thực tế đã thu được tiền (thu thực tế - cash collection), đối chiếu với cơ chế khoán/thưởng của công ty để tính toán chính xác hoa hồng, thưởng doanh số định kỳ cho từng nhân viên kinh doanh, trình Ban Giám đốc phê duyệt.

5. Quản trị Dữ liệu Khách hàng & Hệ thống CRM (Customer Database Management)

* Cập nhật và làm sạch dữ liệu: Chịu trách nhiệm nhập liệu, cập nhật liên tục và quản lý toàn bộ cơ sở dữ liệu khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng trên hệ thống CRM bao gồm: tên công ty, người liên hệ trực tiếp, số điện thoại, email, địa chỉ xuất hóa đơn, lịch sử mua hàng, phản hồi của khách hàng. Định kỳ tiến hành rà soát để lọc trùng, sửa lỗi dữ liệu (làm sạch dữ liệu).
* Phân loại dữ liệu khách hàng: Thực hiện phân loại nhóm khách hàng (khách hàng VIP, khách hàng thường xuyên, khách hàng đại lý, khách hàng mới...) theo các tiêu chí của phòng kinh doanh nhằm giúp bộ phận Marketing thực hiện các chiến dịch tiếp thị cá nhân hóa hoặc hỗ trợ Sales áp dụng các chính sách chăm sóc phù hợp.
* Bảo mật thông tin hệ thống: Đảm bảo tính bảo mật thông tin tối đa cho cơ sở dữ liệu khách hàng. Phân quyền truy cập hợp lý cho các nhân viên kinh doanh, ngăn ngừa rò rỉ thông tin dữ liệu kinh doanh ra bên ngoài.

6. Lập Báo cáo Kinh doanh & Phân tích Chỉ số (Sales Reporting & Analytics)

* Báo cáo doanh số định kỳ: Tổng hợp dữ liệu, xây dựng và gửi các báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) cho Trưởng bộ phận Kinh doanh và Ban Giám đốc. Nội dung báo cáo phản ánh chi tiết về: doanh số đạt được so với chỉ tiêu (target), cơ cấu doanh thu theo dòng sản phẩm, theo khu vực địa lý, theo từng nhân viên kinh doanh.
* Phân tích hiệu quả kinh doanh: Phân tích các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) của đội ngũ kinh doanh như tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, giá trị đơn hàng trung bình, tần suất mua hàng lặp lại. Đưa ra các cảnh báo sớm về sự sụt giảm doanh số ở một số nhóm sản phẩm hoặc khách hàng cụ thể.
* Báo cáo phân tích thị trường cơ bản: Hỗ trợ thu thập số liệu về đối thủ cạnh tranh, xu hướng giá cả thị trường thông qua các báo cáo thực địa của nhân viên kinh doanh để tổng hợp thành các báo cáo tham mưu hữu ích cho việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh của ban lãnh đạo.

7. Chăm sóc Khách hàng & Giải quyết Khiếu nại (Customer Care & Complaint Handling)

* Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng: Là kênh liên lạc chính tại văn phòng để tiếp nhận tất cả các thắc mắc, phản ánh, khiếu nại của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, giá cả hay thái độ phục vụ của nhân viên. Đảm bảo mọi cuộc gọi, email của khách hàng đều được phản hồi nhanh chóng với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, nhã nhặn.
* Phối hợp giải quyết khiếu nại: Đóng vai trò điều phối, chuyển thông tin khiếu nại đến các bộ phận có trách nhiệm xử lý (Kỹ thuật, Kho vận, Bảo hành, QA/QC). Theo dõi sát quá trình giải quyết sự cố, đảm bảo phản hồi câu trả lời thỏa đáng cho khách hàng trong thời gian cam kết (SLA).
* Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng: Định kỳ thực hiện các cuộc khảo sát ý kiến khách hàng (qua điện thoại hoặc Google Form/Email) về mức độ hài lòng đối với sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng của công ty. Tổng hợp kết quả gửi cho Ban Giám đốc để không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ.
* Chăm sóc khách hàng dịp đặc biệt: Lên danh sách khách hàng thân thiết, khách hàng VIP để gửi quà tặng, thiệp chúc mừng nhân dịp sinh nhật, lễ, Tết, ngày kỷ niệm thành lập doanh nghiệp của đối tác, nhằm thắt chặt mối quan hệ bền vững.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Kinh tế thương mại, Tài chính - Kế toán, Ngoại thương, Marketing, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành đào tạo liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Sales Admin, Hỗ trợ kinh doanh, Chăm sóc khách hàng (Customer Service), Trợ lý kinh doanh hoặc Nhân viên hành chính nghiệp vụ.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường kinh doanh phân phối (B2B/FMCG/Bán lẻ) hoặc các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn có sử dụng các quy trình chuẩn hóa.
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý là một lợi thế cạnh tranh lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* Thành thạo tuyệt đối kỹ năng MS Excel (sử dụng nhuần nhuyễn các hàm tìm kiếm, hàm logic như VLOOKUP, HLOOKUP, IF, INDEX, MATCH, Pivot Table để xử lý, đối chiếu và phân tích các tệp dữ liệu lớn; kỹ năng vẽ biểu đồ trực quan hóa dữ liệu).
* Sử dụng tốt MS Word để soạn thảo hợp đồng chuyên nghiệp (định dạng văn bản chuẩn, sử dụng Table, Mail Merge...).
* Sử dụng tốt MS PowerPoint để xây dựng các slide báo cáo kinh doanh sinh động, rõ ràng.
* Hiểu biết về hệ thống quản trị: Khả năng tiếp thu nhanh và sử dụng thành thạo các phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (SAP, Bravo, Fast, Odoo...) và các công cụ quản lý quan hệ khách hàng CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho, Getfly...).
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng: Giao tiếp mạch lạc, khéo léo qua cả hai hình thức nói và viết. Biết cách lắng nghe chủ động để nắm bắt chính xác nhu cầu của khách hàng, giải quyết mâu thuẫn một cách êm đẹp và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp liên phòng ban.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng xử lý đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng, đảm bảo hoàn thành tất cả các báo cáo, hợp đồng đúng tiến độ (deadline) mà không bị sót việc.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Có tư duy nhạy bén khi đối mặt với các tình huống phát sinh đột xuất như đơn hàng lỗi, khách hàng hủy đơn khẩn cấp, sự cố giao hàng, biết cách đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, giảm thiểu thiệt hại tối đa cho công ty.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu thương mại bằng tiếng Anh (soạn thảo email giao dịch, dịch hợp đồng thương mại cơ bản) là một điểm cộng lớn (TOEIC từ 550 hoặc tương đương).

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu của vị trí Sales Admin, bởi một sai sót nhỏ trong soạn thảo hợp đồng, báo giá hoặc nhập số liệu đơn hàng có thể dẫn đến tổn thất lớn về uy tín và tài chính cho doanh nghiệp.
* Nhanh nhẹn, chủ động và linh hoạt: Luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ, chủ động tìm kiếm thông tin và giải quyết công việc mà không cần đợi nhắc nhở chi tiết. Khả năng thích ứng nhanh trước những thay đổi về chính sách giá hoặc quy trình làm việc của công ty.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có tinh thần thép, giữ được sự bình tĩnh và chuyên nghiệp ngay cả trong những thời điểm bận rộn cao điểm (cuối tháng, cuối quý khi doanh số dồn về nhiều) hoặc khi phải xử lý các yêu cầu khắt khe từ những khách hàng khó tính.
* Thái độ tích cực, tinh thần đồng đội cao: Sẵn lòng chia sẻ, hỗ trợ đồng nghiệp trong phòng kinh doanh và phối hợp hòa nhã với các phòng ban khác vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu.
* Trung thực và bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc báo cáo số liệu và tuyệt đối trung thành, bảo mật mọi bí mật kinh doanh, danh sách khách hàng của công ty trước mọi đối tượng bên ngoài.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (dao động từ 8.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý + Thưởng doanh số chung của phòng Kinh doanh.
* Chính sách phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo quy định của Luật lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành cho nhân viên có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm theo kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo, phát triển cá nhân.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại được cung cấp đầy đủ (máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại bàn, văn phòng phẩm...).
* Cơ hội đào tạo và phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ bài bản và các khóa học kỹ năng chuyên sâu bên ngoài do công ty đài thọ kinh phí (đào tạo kỹ năng Excel nâng cao, kỹ năng sử dụng phần mềm CRM/ERP, khóa học kỹ năng giao tiếp, thương lượng, giải quyết khủng hoảng).
* Được hướng dẫn trực tiếp bởi các Trưởng bộ phận, Giám đốc Kinh doanh giàu kinh nghiệm.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng:
* Công ty luôn ưu tiên đề bạt nhân sự nội bộ có năng lực và thái độ làm việc tốt.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp minh bạch: Nhân viên hỗ trợ kinh doanh (Sales Admin) -> Trưởng nhóm Hỗ trợ kinh doanh (Sales Admin Team Leader) -> Trưởng phòng Vận hành kinh doanh (Sales Operations Manager) hoặc có thể luân chuyển sang các vị trí nhân viên kinh doanh trực tiếp nếu định hướng cá nhân thay đổi và có năng lực phù hợp.
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding định kỳ, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ và các sự kiện nội bộ gắn kết nhân viên.

---

Tags: Nhân viên hỗ trợ kinh doanh, Sales Admin, Trợ lý kinh doanh, Sales Coordinator, Hỗ trợ kinh doanh, Việc làm Sales Admin, Quản trị đơn hàng, Chăm sóc khách hàng, Tuyển dụng Sales Admin, Vận hành kinh doanh, Quản lý công nợ, CRM Salesforce, Việc làm văn phòng, Admin phòng kinh doanh.

Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng sales admin, việc làm hỗ trợ kinh doanh, trợ lý kinh doanh tìm việc, tuyển dụng sales coordinator, tuyển sales admin hà nội, tuyển dụng sales admin hồ chí minh, công việc hành chính kinh doanh, nhân viên xử lý đơn hàng, tuyển dụng admin kinh doanh lương cao, mô tả công việc sales admin.

Share