MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ HÀNH CHÍNH

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ vận hành" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Hành chính. Bạn chính là "trái tim" trong mọi hoạt động vận hành thường nhật, là chất keo kết nối các phòng ban và là người xây dựng nên một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi và tràn đầy cảm hứng. Từ việc quản lý cơ sở vật chất, điều phối công văn giấy tờ, cho đến việc tiếp đón khách hàng và hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện nội bộ, sự tỉ mỉ, chủ động và tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc của bạn chính là chìa khóa giúp dòng chảy công việc của toàn công ty luôn thông suốt. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng đa nhiệm (multi-tasking) xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Vận hành và Bảo trì Cơ sở Vật chất Văn phòng

* Giám sát không gian làm việc: Thực hiện kiểm tra định kỳ hàng ngày diện mạo văn phòng (khu vực làm việc chung, phòng họp, phòng pantry, khu vực lễ tân) đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, ngăn nắp, sạch sẽ và thẩm mỹ theo tiêu chuẩn 5S.
* Quản lý tài sản và trang thiết bị: Theo dõi, lập danh mục và dán nhãn quản lý toàn bộ tài sản, công cụ dụng cụ (bàn ghế, máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu, hệ thống điều hòa, thiết bị họp trực tuyến). Phối hợp với bộ phận kỹ thuật hoặc nhà thầu bên ngoài để bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa kịp thời khi có sự cố phát sinh.
* Quản lý nhu yếu phẩm và văn phòng phẩm: Chủ trì việc lập kế hoạch, dự trù ngân sách, tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, thương thảo giá cả và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, các nhu yếu phẩm cho văn phòng hàng tháng. Kiểm soát định mức sử dụng, cấp phát khoa học cho các phòng ban nhằm tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí.
* Môi trường và cảnh quan văn phòng: Phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ cây xanh, dọn dẹp vệ sinh để đảm bảo văn phòng luôn có không gian xanh, sạch, tạo năng lượng tích cực cho nhân viên làm việc.

2. Công tác Lễ tân, Tiếp đón và Chăm sóc Khách hàng

* Đại diện hình ảnh thương hiệu: Trực tiếp đón tiếp đối tác, khách hàng, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và chuẩn mực. Chỉ dẫn khách hàng đến đúng phòng ban hoặc người cần gặp.
* Quản lý tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline của công ty, tiếp nhận thông tin, phân loại và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan một cách nhanh chóng, chính xác. Giải đáp các thắc mắc cơ bản của khách hàng trong phạm vi quyền hạn.
* Chuẩn bị phòng họp: Quản lý lịch đăng ký sử dụng phòng họp thông qua hệ thống nội bộ, tránh tình trạng trùng lịch. Chuẩn bị chu đáo nước uống, tài liệu, kiểm tra các thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng trước mỗi cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc và các phòng ban.

3. Quản lý Công văn, Văn thư, Lưu trữ và Pháp lý Cơ bản

* Xử lý thư tín và chuyển phát nhanh: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép vào sổ theo dõi (hoặc phần mềm quản lý) toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm, hàng hóa gửi đến công ty và chuyển giao đến tận tay người nhận một cách nhanh chóng. Thực hiện gửi thư, hồ sơ, tài liệu ra bên ngoài theo yêu cầu của các phòng ban; đối soát chi phí chuyển phát nhanh hàng tháng với nhà cung cấp.
* Quản lý con dấu và hồ sơ pháp lý: Bảo quản và sử dụng con dấu của công ty đúng quy trình, quy định pháp luật và quy chế nội bộ (nếu được phân công). Đóng dấu các văn bản, hợp đồng đã được phê duyệt hợp lệ.
* Lưu trữ tài liệu khoa học: Xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính, hợp đồng, quyết định, công văn đi/đến một cách khoa học (cả bản cứng trong tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây Cloud/Drive). Đảm bảo tính bảo mật, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.

4. Hỗ trợ Hậu cần, Sự kiện và Điều phối Di chuyển

* Đặt dịch vụ lữ hành: Thực hiện việc book vé máy bay, vé tàu, phòng khách sạn, taxi/xe đưa đón cho Ban Giám đốc, chuyên gia hoặc cán bộ nhân viên đi công tác trong và ngoài nước. Đảm bảo tối ưu hóa chi phí và đúng chính sách công tác phí của công ty.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: Đồng phối hợp với bộ phận Nhân sự (HR) và Công đoàn để lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, mua sắm quà tặng, trang trí và điều phối các sự kiện tập thể như: sinh nhật tháng, tiệc trà chiều (tea-break), ngày hội gia đình, chương trình Teambuilding, tiệc tất niên (Year End Party), các ngày lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Trung thu, Noel...).
* Quản lý xe công vụ (nếu có): Điều phối lịch trình sử dụng xe ô tô của công ty phục vụ nhu cầu công tác của Ban Giám đốc và các phòng ban, theo dõi lịch bảo dưỡng, đăng kiểm xe định kỳ và đối soát chi phí xăng dầu, cầu đường.

5. Hỗ trợ Công tác Tài chính Hành chính và Thủ tục Nhân sự

* Quản lý chi phí hành chính và tạm ứng: Thực hiện lập hồ sơ thanh quyết toán, tạm ứng các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng như: tiền điện, tiền nước, internet, cước điện thoại, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí vệ sinh, taxi, văn phòng phẩm... gửi bộ phận Kế toán thanh toán đúng hạn.
* Quản lý Quỹ tiền mặt nội bộ (Petty Cash): Giữ và chi tiêu quỹ tiền mặt nhỏ của văn phòng cho các hoạt động khẩn cấp, mua sắm nhỏ lẻ. Thực hiện ghi chép sổ sách rõ ràng, lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đối soát định kỳ với kế toán.
* Hỗ trợ thủ tục nhân sự: Hỗ trợ chuẩn bị khu vực làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên và các tài liệu cần thiết để chào đón nhân sự mới (onboarding). Hỗ trợ thu thập hồ sơ nhân sự, chấm công, giám sát việc thực hiện nội quy lao động, giờ giấc làm việc của nhân viên tại văn phòng.

6. Báo cáo định kỳ và Tối ưu hóa Quy trình

* Lập báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo tuần, báo cáo tháng về tình hình sử dụng ngân sách hành chính, hao phí văn phòng phẩm, hiện trạng tài sản thiết bị văn phòng và đề xuất phương án cải tiến.
* Tham gia cải tiến quy trình hành chính: Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp số hóa quy trình hành chính (áp dụng các phần mềm quản lý công việc, phê duyệt online) nhằm giảm thiểu thủ tục giấy tờ rườm rà, nâng cao năng suất làm việc của toàn doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các chuyên ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Hành chính, Lễ tân văn phòng, Trợ lý hành chính hoặc các vai trò hỗ trợ văn phòng tương đương. Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong các công ty có quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Hiểu biết thực tế: Hiểu rõ các quy trình vận hành văn phòng, quản lý trang thiết bị, quy định về văn thư lưu trữ và các thủ tục hành chính, pháp lý cơ bản của doanh nghiệp.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo bộ công cụ MS Office (Word: soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn chuẩn mực; Excel: quản lý số liệu, danh mục tài sản, kiểm soát chi phí bằng các hàm cơ bản đến nâng cao; PowerPoint: thiết kế slide báo cáo, thuyết trình). Biết sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến như Google Workspace, các phần mềm quản lý công việc (Trello, Base, ClickUp...) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Giao tiếp lịch thiệp, khéo léo, phát âm chuẩn (không nói ngọng, nói lắp, không sử dụng từ địa phương khi làm việc). Khả năng lắng nghe tích cực và truyền đạt thông tin rõ ràng, gãy gọn qua cả kênh trực tiếp, điện thoại và email.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá (đọc hiểu tài liệu, trả lời email, tiếp đón và chỉ dẫn khách nước ngoài cơ bản).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng lập kế hoạch làm việc khoa học, sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc một cách hợp lý để hoàn thành đúng hạn trong môi trường có nhiều việc phát sinh cùng lúc (multi-tasking).
* Sử dụng thiết bị văn phòng: Sử dụng thành thạo và biết cách xử lý các lỗi cơ bản của máy in, máy photocopy, máy scan, máy hủy tài liệu, hệ thống điện thoại nội bộ.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, chu đáo và cẩn thận: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn cần là người chú ý đến từng chi tiết nhỏ (từ một chiếc bóng đèn bị hỏng, lỗi chính tả trong văn bản, đến việc chuẩn bị tách trà cho khách đúng khẩu vị).
* Trung thực và bảo mật thông tin: Tuyệt đối trung thực trong việc quản lý tài chính, quỹ tiền mặt và mua sắm tài sản công ty. Có ý thức bảo mật cao đối với các thông tin nội bộ, tài liệu kinh doanh, hồ sơ nhân sự nhạy cảm tiếp cận được trong quá trình làm việc.
* Nhanh nhẹn, chủ động và linh hoạt: Luôn trong tư thế sẵn sàng hỗ trợ, nhạy bén phát hiện các vấn đề phát sinh trong văn phòng và chủ động đề xuất giải pháp xử lý mà không cần đợi nhắc nhở.
* Thái độ tích cực, tinh thần dịch vụ cao: Luôn giữ nụ cười rạng rỡ, thái độ hòa nhã, thân thiện và lịch sự khi tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác. Có tinh thần "vị nhân sinh", xem sự hài lòng của tập thể nhân viên trong công ty là động lực làm việc.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn và tư duy logic ngay cả khi khối lượng công việc tăng cao hoặc khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp, phát sinh ngoài kế hoạch.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Thu nhập cạnh tranh và rõ ràng: Mức lương cứng hấp dẫn (dao động từ 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng, tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, 30/4 - 1/5, 2/9...), thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm theo kết quả chung của toàn công ty.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động. Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy theo cấp bậc và thâm niên).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, tiện nghi, không gian mở sáng tạo. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ, chia sẻ. Sếp tâm lý, tôn trọng sự chủ động và sáng tạo của nhân viên.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc khóa học nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng quản trị hành chính, quản trị nhân sự do công ty tài trợ kinh phí. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR&Admin Manager) hoặc Trợ lý Ban Giám đốc.
* Chăm sóc đời sống tinh thần: Trải nghiệm các hoạt động Teambuilding sôi nổi hàng năm, du lịch nghỉ mát 1-2 lần/năm, tham gia các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật của công ty. Được tổ chức sinh nhật cá nhân và hưởng các chế độ hiếu, hỷ, thai sản chu đáo.

---

Tags:

Nhân viên hành chính, Trợ lý hành chính, Lễ tân văn phòng, Quản trị văn phòng, Hành chính nhân sự, Tuyển dụng hành chính, Việc làm Admin, Nhân viên hỗ trợ văn phòng, Quản lý tài sản văn phòng, Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Admin Officer, Office Assistant.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ hành chính, tìm việc hành chính văn phòng, tuyển dụng lễ tân kiêm hành chính, việc làm admin văn phòng, mô tả công việc nhân viên hành chính, mức lương nhân viên hành chính, tuyển dụng trợ lý hành chính mới nhất, việc làm hành chính nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng hành chính văn phòng cần có, tuyển dụng nhân sự hành chính tổng hợp.

Share