Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng thông tin" – vị trí Nhân viên Hồ sơ Nhân viên (Employee Records Specialist). Bạn chính là mắt xích cốt lõi đảm bảo toàn bộ "bản đồ tài sản nhân sự" của doanh nghiệp được số hóa, hệ thống hóa và bảo mật một cách tuyệt đối. Trong một tổ chức đang trên đà phát triển mạnh mẽ, thông tin nhân sự chính là nguồn tài nguyên vô giá để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược. Sự tỉ mỉ trong từng trang tài liệu, tư duy khoa học khi thiết lập cơ sở dữ liệu số (HRIS), tính tuân thủ pháp lý nghiêm ngặt và sự nhạy bén trong việc bảo mật thông tin chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, đam mê công việc quản trị dữ liệu con người và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Thiết lập và Tiếp nhận Hồ sơ Nhân sự mới (Onboarding Records Management)

* Tiếp nhận và xác minh: Chủ trì quá trình tiếp nhận hồ sơ đầu vào của nhân sự mới. Kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ và tính xác thực của các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân, sơ yếu lý lịch và các tài liệu liên quan khác theo quy định của pháp luật và quy chế công ty.
* Xây dựng bộ hồ sơ gốc: Thiết lập mã số nhân viên (Employee ID), mở thư mục hồ sơ vật lý và tài khoản hồ sơ điện tử trên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) cho từng nhân sự mới ngay trong ngày đầu tiên nhận việc.
* Đôn đốc bổ sung: Theo dõi, đôn đốc và hỗ trợ nhân viên mới hoàn thiện các giấy tờ còn thiếu trong thời gian thử việc. Đảm bảo 100% nhân sự chính thức đều có bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.
* Tích hợp dữ liệu: Nhập liệu chính xác các thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, người phụ thuộc, tài khoản ngân hàng và các thông tin bổ trợ khác vào hệ thống cơ sở dữ liệu chung của phòng Nhân sự.

2. Số hóa, Lưu trữ và Bảo quản Dữ liệu (Document Control & Digitalization)

* Thực hiện số hóa tài liệu: Tiến hành quét (scan) toàn bộ hồ sơ giấy thành file PDF chất lượng cao, đặt tên file theo quy chuẩn thống nhất của công ty để dễ dàng tra cứu.
* Quản lý hệ thống lưu trữ vật lý: Sắp xếp, phân loại hồ sơ giấy theo phòng ban, theo alphabet hoặc theo mã nhân viên tại tủ hồ sơ chuyên dụng. Đảm bảo hồ sơ được lưu giữ trong điều kiện an toàn (tránh ẩm mốc, mối mọt, hỏa hoạn).
* Quản lý hệ thống lưu trữ đám mây: Cấu trúc và phân quyền thư mục lưu trữ hồ sơ trên các nền tảng đám mây (Google Drive, OneDrive, Server nội bộ) một cách khoa học, bảo mật, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận.
* Thanh lý và hủy hồ sơ: Định kỳ rà soát và thực hiện quy trình tiêu hủy hồ sơ đối với những nhân sự đã nghỉ việc quá thời hạn lưu trữ theo đúng quy định của Luật Lao động và chính sách bảo mật của công ty.

3. Cập nhật, Theo dõi Biến động Dữ liệu Nhân sự (Database Maintenance & Employee Lifecycle)

* Cập nhật biến động định kỳ: Theo dõi sát sao và cập nhật kịp thời lên hệ thống mọi thay đổi trong quá trình làm việc của nhân viên, bao gồm: thăng tiến, điều chuyển bộ phận, tăng/giảm lương, khen thưởng, kỷ luật, kết quả đánh giá hiệu suất (KPIs).
* Quản lý Hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn của các loại Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động (xác định thời hạn và không xác định thời hạn), các Phụ lục hợp đồng. Soạn thảo, trình ký và lưu trữ hợp đồng đúng thời hạn quy định, tránh phát sinh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
* Xử lý hồ sơ nghỉ việc (Offboarding): Tiếp nhận quyết định nghỉ việc, phối hợp với các bộ phận liên quan thu hồi tài sản công ty, hoàn thiện thủ tục thanh lý hợp đồng, trả sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có), quyết toán thuế TNCN và chuyển hồ sơ sang trạng thái "Ngừng hoạt động" (Inactive) trên hệ thống.

4. Kiểm soát Tuân thủ Pháp lý & Bảo mật Thông tin (Compliance & Data Privacy)

* Tuân thủ Luật Lao động: Đảm bảo toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ, biểu mẫu, quy chuẩn lưu trữ đều tuân thủ nghiêm ngặt Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành và các nghị định liên quan (đặc biệt là Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt (mã hóa file, cài đặt mật khẩu, phân quyền truy cập đa tầng) để ngăn ngừa rò rỉ thông tin cá nhân của nhân viên ra bên ngoài. Không cung cấp thông tin nhân sự cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự đồng ý của nhân sự đó hoặc sự phê duyệt của Trưởng bộ phận.
* Chuẩn bị tài liệu kiểm toán (Audit Preparation): Là đầu mối chuẩn bị, cung cấp hồ sơ nhân sự phục vụ cho các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thanh tra lao động, thanh tra bảo hiểm xã hội hoặc đánh giá tiêu chuẩn chất lượng (như ISO 9001, ISO 27001).

5. Báo cáo, Tra cứu và Hỗ trợ các Phòng ban (Reporting & Internal Service)

* Kết xuất báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) và báo cáo đột xuất về tình hình biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, cơ cấu nhân sự theo độ tuổi/giới tính/trình độ, danh sách nhân viên đến hạn nâng lương, danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng.
* Hỗ trợ tra cứu nhanh: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu tra cứu thông tin, mượn hồ sơ từ Ban Giám đốc hoặc Trưởng các bộ phận phục vụ cho công tác quy hoạch nhân sự, bổ nhiệm hoặc xử lý kỷ luật.
* Cung cấp giấy xác nhận: Soạn thảo và cấp các loại giấy xác nhận nhân sự, xác nhận mức thu nhập, quyết định cử đi công tác cho nhân viên khi có yêu cầu hợp lệ từ phía người lao động.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Luật, Hành chính học, Công nghệ thông tin hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí Nhân viên Hồ sơ Nhân sự, Nhân viên Admin HR, Nhân viên C&B hoặc các vị trí tương đương có liên quan đến quản lý dữ liệu và thủ tục hành chính nhân sự. Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng công cụ quản lý: Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) phổ biến trên thị trường (như Base, AMIS, BambooHR, SAP, Oracle...).
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Microsoft Excel (thành thạo các hàm xử lý dữ liệu phức tạp như VLOOKUP, INDEX/MATCH, PIVOT TABLE để tổng hợp báo cáo và dọn dẹp dữ liệu sạch).
* Kiến thức pháp luật: Có hiểu biết vững chắc về Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định về lưu trữ văn thư bảo mật của Nhà nước.
* Kỹ năng lưu trữ khoa học: Có tư duy hệ thống hóa, biết cách xây dựng cây thư mục lưu trữ logic, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.

3. Kỹ năng mềm:

* Tỉ mỉ và cẩn trọng cực cao: Đây là yêu cầu tiên quyết. Bạn cần có khả năng phát hiện ra những lỗi sai nhỏ nhất trên giấy tờ (sai lệch ngày tháng sinh, số CCCD, thiếu chữ ký, thiếu dấu giáp lai...).
* Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý cùng lúc nhiều yêu cầu từ các phòng ban mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng hạn (Deadlines).
* Kỹ năng giao tiếp và khéo léo: Có khả năng truyền đạt rõ ràng, hướng dẫn và đôn đốc nhân viên hoàn thiện hồ sơ một cách tinh tế nhưng quyết liệt.
* Khả năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc xử lý các tình huống hồ sơ bị thất lạc, thông tin không nhất quán hoặc các sự cố về dữ liệu số.

4. Phẩm chất cá nhân:

* Tính chính trực và đạo đức nghề nghiệp: Tuyệt đối trung thực, không tự ý thay đổi, làm giả hoặc tiết lộ thông tin hồ sơ cho các mục đích tư lợi cá nhân.
* Tinh thần trách nhiệm cao: Có ý thức tự giác, chủ động trong công việc, coi việc bảo vệ dữ liệu nhân viên là nhiệm vụ sống còn của vị trí này.
* Sự ngăn nắp và sạch sẽ: Thích lối sống và cách làm việc gọn gàng, có tổ chức, có thói quen dọn dẹp không gian làm việc và tối ưu hóa không gian lưu trữ số.
* Bình tĩnh và kiên nhẫn: Giữ được thái độ chuyên nghiệp, hòa nhã ngay cả khi đối mặt với khối lượng hồ sơ lớn hoặc các đợt kiểm tra căng thẳng từ cơ quan chức năng.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn (từ 10,000,000đ - 15,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), cùng với các khoản phụ cấp ăn trưa, gửi xe, điện thoại.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc nhận 100% lương.
* Lương tháng 13 & Thưởng hiệu quả: Hưởng lương tháng thứ 13 cố định và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng các ngày lễ, Tết, sinh nhật, hỷ sự.
* Chương trình chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân viên có thâm niên từ 1 năm trở lên.
* Cơ hội học tập và phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự nâng cao, bảo mật thông tin doanh nghiệp, nâng cấp kỹ năng Excel chuyên nghiệp và chuyển đổi số trong HR do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, trang thiết bị công nghệ cao, đồng nghiệp thân thiện, sếp tâm lý. Tổ chức teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm, các hoạt động văn hóa nội bộ phong phú (Mid-Autumn, Year End Party, Giáng sinh).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Quản lý dữ liệu nhân sự (HR Data Team Leader), Chuyên viên Tổng hợp Nhân sự (HR Generalist) hoặc Chuyên viên C&B sau 2 - 3 năm cống hiến xuất sắc.

---

Tags:

Nhân viên hồ sơ nhân sự, Quản trị hồ sơ nhân viên, Chuyên viên dữ liệu nhân sự, Admin nhân sự, Tuyển dụng nhân sự hồ sơ, Lưu trữ hồ sơ nhân viên, HR Records Specialist, Quản lý dữ liệu HRIS, Việc làm nhân sự hành chính, Kiểm soát tuân thủ nhân sự.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hồ sơ nhân sự, Việc làm admin nhân sự, Quản lý hồ sơ nhân sự, Nhân viên lưu trữ văn thư nhân sự, HR admin tuyển dụng, Chuyên viên quản lý thông tin nhân viên, Tìm việc làm nhân sự tại TP.HCM/Hà Nội, Nhân viên nhập liệu nhân sự, Chuyên viên tuân thủ hồ sơ lao động.

Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"

Related listings

TP.HCM => Tuyển gấp 3 Nhân viên chăm sóc khách hàng (Customer Service Representative) đi làm ngay kh
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI --- Tổng quan vai trò: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn không chỉ đơn thuần là một ng...
TP.HCM => Tuyển gấp 3 Tổng đài viên (Call Center Agent) đi làm ngay không cần kinh nghiệm
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KỸ THUẬT VẬN HÀNH & SỬA CHỮA TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI --- 1. Tổng quan vai trò Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Trong kỷ nguyên số hóa, sự giao...
TP.HCM => Tuyển gấp 3 Nhân viên hỗ trợ khách hàng qua chat/live chat đi làm ngay không cần kinh nghi
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG QUA CHAT/LIVE CHAT Tổng quan vai trò: Chúng tôi đang tìm kiếm những "Sứ giả thương hiệu trên không gian số" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Khách hàng qua Chat/Live Chat. Trong kỷ nguyên số hóa, bạn không chỉ đơ...

Việc làm nhân sự (14847)

Tìm Việc Làm (9600)

Tài xế/Lái xe/Giao nhận (0)

Biên dịch phiên dịch (0)

Tài chính Kế toán Ngân hàng (0)

Việc làm y tế dược (0)

Việc làm it (0)

Việc làm hành chính nhân sự (0)

Bán hàng thu ngân (0)

Việc kinh doanh bán hàng (0)

kỹ sư sản xuất (0)

Công nhân/Lao động (0)

Luật Pháp lý (0)

Việc Làm (22049)

Việc làm thư ký trợ lý (0)

Việc làm Bất động sản (0)

Khách sạn nhà hàng du lịch (0)

Marketing truyền thông quảng cáo (0)

Việc làm thực phẩm đồ uống (0)

việc làm thêm (0)

Việc làm spa làm đẹp (0)

giao hàng kho vận (0)

Việc làm sự kiện (0)

Việc làm thực tập (0)

Việc làm ngành nghề khác (0)

Giáo dục Đào tạo (0)

Việc làm thiết kế (0)

Việc làm bảo vệ (0)

En (3287)

TP.HCM => Tuyển gấp 3 Nhân viên hồ sơ nhân viên đi làm ngay không cần kinh nghiệm Tìm việc nhanh, tuyển dụng việc làm 24h mới nhất