MÔ TẢ CÔNG VỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ nội bộ" và "quản gia tận tâm" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR & Admin Officer). Bạn chính là nhịp cầu kết nối giữa Ban Giám đốc và tập thể người lao động, đồng thời là người giữ lửa cho văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo guồng quay vận hành của văn phòng luôn trơn tru, hiệu quả.

Sự kết hợp hài hòa giữa tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ ấm áp, kỹ năng tổ chức sắp xếp khoa học và sự am hiểu về các thủ tục pháp lý lao động chính là giá trị cốt lõi mà bạn mang lại cho tổ chức. Bạn không chỉ quản lý hồ sơ hay cấp phát văn phòng phẩm; bạn là người kiến tạo nên không gian làm việc hạnh phúc, an toàn và chuyên nghiệp, nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy được tôn trọng, chăm sóc và có động lực cống hiến tốt nhất. Nếu bạn là một người yêu thích làm việc với con người, có tính cẩn trọng cao và mong muốn phát triển sự nghiệp toàn diện trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn vào đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý và Vận hành Hành chính Văn phòng (Administrative Operations)

* Quản lý không gian và cơ sở vật chất: Giám sát và duy trì cảnh quan văn phòng xanh - sạch - đẹp và ngăn nắp theo tiêu chuẩn 5S. Thực hiện kiểm tra định kỳ các trang thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, điều hòa, hệ thống đèn, máy lọc nước...) để đảm bảo tất cả luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất. Chủ trì làm việc với các đơn vị bảo trì, sửa chữa khi có sự cố phát sinh.
* Mua sắm và quản lý nhu yếu phẩm: Tiếp nhận nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nước uống, trà, cà phê, các nhu yếu phẩm hàng tháng cho các phòng ban một cách hợp lý, tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Quản lý kho lưu trữ hành chính một cách khoa học.
* Kiểm soát và lưu trữ công văn, tài liệu: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao các loại công văn đi - đến, bưu phẩm, thư từ một cách nhanh chóng, chính xác. Quản lý con dấu công ty đúng quy trình bảo mật. Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ pháp lý, hợp đồng, tài liệu hành chính cả bản cứng và bản mềm (trên Google Drive/Cloud) một cách khoa học để dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Quản lý đối tác và nhà cung cấp dịch vụ: Làm việc trực tiếp với các đơn vị cung ứng dịch vụ văn phòng như: dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, thuê tòa nhà, taxi/grab doanh nghiệp, khách sạn, phòng vé máy bay... Thực hiện đối chiếu công nợ, kiểm tra hóa đơn và làm thủ tục thanh toán định kỳ hàng tháng cho các nhà cung cấp này đúng thời hạn.
* Hỗ trợ công tác hậu cần du lịch/đi lại: Chịu trách nhiệm đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho Ban Giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác trong và ngoài nước. Hỗ trợ đón tiếp khách hàng, đối tác đến thăm và làm việc tại văn phòng công ty với tác phong chuyên nghiệp, mến khách.

2. Quản trị và Thực thi Công tác Nhân sự (Human Resources Administration)

* Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Phối hợp với các Trưởng bộ phận để đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp. Thực hiện lọc hồ sơ ứng viên (CV screening), liên hệ hẹn lịch phỏng vấn, chuẩn bị phòng họp phỏng vấn và đón tiếp ứng viên. Soạn thảo Thư mời nhận việc (Offer Letter) gửi ứng viên trúng tuyển và phản hồi thư cảm ơn đối với các ứng viên chưa phù hợp.
* Quản lý quy trình hội nhập (Onboarding) và thôi việc (Offboarding):
* *Onboarding:* Chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, tài khoản email/hệ thống cho nhân viên mới trước ngày nhận việc. Hướng dẫn nhân viên mới tìm hiểu về nội quy lao động, văn hóa công ty, sơ đồ tổ chức và dẫn đi giới thiệu với các phòng ban.
* *Offboarding:* Thực hiện thủ tục thu hồi tài sản, công cụ dụng cụ, khóa các tài khoản hệ thống của nhân viên xin nghỉ việc. Hướng dẫn bàn giao công việc và hoàn tất các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật.
* Thực hiện nghiệp vụ Chấm công & tính lương (C&B): Theo dõi, tổng hợp và kết xuất dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tháng của toàn bộ nhân viên thông qua hệ thống vân tay/nhận diện khuôn mặt/ứng dụng chuyên dụng. Tiếp nhận và xử lý các đơn từ xin nghỉ phép, nghỉ ốm, đi muộn về sớm, làm thêm giờ (OT). Đối chiếu số liệu chính xác để phối hợp với bộ phận Kế toán thực hiện bảng tính lương hàng tháng.
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Thu thập, kiểm tra tính đầy đủ và lưu trữ hồ sơ cá nhân của người lao động (bằng cấp, sơ yếu lý lịch, CCCD...). Cập nhật liên tục danh sách nhân sự tổng thể, theo dõi thời hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) để chủ động đề xuất ký kết hợp đồng mới hoặc gia hạn đúng thời gian quy định.
* Thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trên phần mềm kê khai bảo hiểm. Giải quyết nhanh chóng các chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, dưỡng sức cho nhân viên. Liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH quận/huyện để giải quyết các vướng mắc phát sinh (chốt sổ bảo hiểm, gộp sổ, cấp lại thẻ BHYT...).

3. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Là nhân tố chủ chốt lên ý tưởng, lập ngân sách và trực tiếp tổ chức các hoạt động tập thể nhằm gắn kết nhân viên như: sinh nhật hàng tháng, ngày lễ Quốc tế Phụ nữ 8/3, Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết Trung thu, Ngày Quốc tế Thiếu nhi cho con em cán bộ nhân viên, các chương trình Teambuilding, ngày hội gia đình và Tiệc tất niên (Year-End Party).
* Phát triển truyền thông nội bộ: Viết và đăng tải các thông báo nội bộ, tin tức chúc mừng sinh nhật, chào mừng nhân sự mới, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc lên các kênh truyền thông chung của công ty (Email, Slack, Zalo Group, Workplace...). Khơi dậy tinh thần đoàn kết, tương thân tương ái thông qua các hoạt động thiện nguyện, phong trào thi đua nội bộ.

4. Công tác Pháp lý, Tuân thủ và Quan hệ Lao động

* Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật: Soạn thảo, chỉnh sửa và cập nhật các văn bản quy định nội bộ, Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể phù hợp với Bộ luật Lao động hiện hành. Đảm bảo công ty thực hiện đầy đủ các quy định về An toàn vệ sinh lao động và Phòng cháy chữa cháy (PCCC).
* Quản lý quan hệ lao động: Tiếp nhận, lắng nghe ý kiến đóng góp, giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của nhân viên về chế độ chính sách, quyền lợi hoặc các xung đột nội bộ một cách khéo léo, thấu tình đạt lý. Phối hợp với Công đoàn (nếu có) để chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động (thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, thai sản...).
* Làm việc với cơ quan chức năng: Đại diện hoặc hỗ trợ Ban Giám đốc tiếp đón và làm việc với các đoàn thanh tra liên ngành (Lao động - Thương binh & Xã hội, BHXH, Thuế, Công an phường/quận về quản lý tạm trú cho người lao động nước ngoài nếu có).

---

Yêu cầu và điều kiện

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Kinh tế, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên HR Generalist hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 - 150 nhân sự và có kinh nghiệm thực tế về mảng C&B và BHXH.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Hiểu biết pháp luật lao động: Nắm vững các quy định cốt lõi của Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân mới nhất để áp dụng chính xác vào công việc thực tế, tránh các rủi ro pháp lý cho công ty.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý bảng chấm công, tính lương và quản lý dữ liệu nhân sự bằng các hàm tìm kiếm, thống kê phức tạp; Word để soạn thảo văn bản quy chuẩn hành chính; PowerPoint để thiết kế slide thuyết trình/truyền thông). Sử dụng tốt các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm kê khai BHXH điện tử (như phần mềm của TS24, VNPT, Viettel...).
* Kỹ năng giao tiếp và truyền cảm hứng: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc bằng cả văn viết và văn nói. Có năng khiếu làm MC cho các sự kiện nhỏ hoặc thuyết trình trước đám đông trong các buổi đào tạo định hướng nhân viên mới.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và thương lượng: Khả năng linh hoạt ứng phó với các tình huống khẩn cấp tại văn phòng (sự cố hỏng hóc, mất điện, tai nạn...) và kỹ năng đàm phán khéo léo với các nhà cung cấp dịch vụ để có được mức giá và điều khoản tốt nhất cho công ty.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách phân loại thứ tự ưu tiên các đầu việc (việc khẩn cấp, việc quan trọng) để hoàn thành đúng tiến độ (deadline) trong môi trường công việc năng động, nhiều biến động.

3. Phẩm chất cá nhân

* Trung thực và Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất bắt buộc hàng đầu của người làm nghề nhân sự. Bạn phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ nhân sự, chiến lược kinh doanh và các quyết định nhân sự nhạy cảm của Ban Giám đốc.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ trước khi trình ký văn bản, tính toán bảng lương hoặc thực hiện giao dịch mua sắm thiết bị. Có óc quan sát tốt để nhận diện các bất cập trong vận hành văn phòng và chủ động đề xuất giải pháp cải thiện.
* Tinh thần dịch vụ cao (Customer-service Mindset): Coi mỗi đồng nghiệp trong công ty là một "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ niềm nở, chân thành, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ khi họ gặp khó khăn.
* Điềm tĩnh và có khả năng chịu áp lực cao: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi giải quyết các xung đột nội bộ hoặc khi khối lượng công việc tăng cao vào các dịp cuối tháng, cuối năm hoặc mùa lễ hội.
* Tư duy mở và khả năng thích ứng nhanh: Sẵn sàng tiếp thu các công nghệ quản trị mới, không ngại thay đổi quy trình cũ để hướng tới sự tối ưu hóa năng suất lao động chung của toàn công ty.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng từ 10.000.000đ - 15.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm khi phỏng vấn). Thử việc hưởng 85% lương cơ bản (thời gian thử việc tối đa 02 tháng).
* Chế độ thưởng đa dạng: Hưởng lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPI bonus) dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và mức độ hoàn thành công việc của cá nhân. Thưởng nóng cho các sáng kiến cải tiến quy trình hành chính giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Chăm sóc sức khỏe và đời sống tinh thần toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định pháp luật ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (cho nhân sự gắn bó dài lâu).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Quà tặng sinh nhật, quà Tết, quà Trung thu, chế độ hiếu hỉ, thăm bệnh cho bản thân và người thân trong gia đình.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong văn phòng hiện đại, tiện nghi, tràn ngập không gian xanh và ánh sáng tự nhiên. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện và giàu nhiệt huyết, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau hết mình. Sếp tâm lý, luôn lắng nghe và tạo mọi điều kiện để nhân viên thử sức và sáng tạo.
* Cơ hội học tập và phát triển bản thân: Được công ty tài trợ 50% - 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự nâng cao, Luật lao động cập nhật mới nhất, kỹ năng mềm (giao tiếp, đàm phán, quản lý cảm xúc...). Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR & Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) trong vòng 2 - 3 năm dựa trên hiệu suất công việc xuất sắc.
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Tham gia các chuyến du lịch nghỉ mát, Teambuilding hàng năm cùng công ty (tối thiểu 1 lần/năm). Tham gia các buổi tiệc nội bộ, liên hoan hàng tháng, sinh hoạt câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...) do công ty tài trợ kinh phí hoạt động.

---

Tags

Nhân viên hành chính nhân sự, Tuyển dụng hành chính nhân sự, Việc làm HR Admin, Chuyên viên hành chính nhân sự, Quản trị nhân sự, Việc làm C&B, Hành chính văn phòng, Quản lý hồ sơ nhân sự, Pháp luật lao động Việt Nam, Truyền thông nội bộ, Quản lý văn phòng phẩm, Chế độ bảo hiểm xã hội, Chăm sóc khách hàng nội bộ, Việc làm nhân sự tại Hà Nội, Tuyển dụng nhân sự TP.HCM.

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Việc làm HR Admin mới nhất, Tuyển dụng chuyên viên nhân sự tổng hợp, Việc làm hành chính văn phòng lương cao, Tìm việc làm nhân sự C&B, Mô tả công việc nhân viên hành chính nhân sự, Yêu cầu công việc HR Admin, Mức lương nhân viên hành chính nhân sự, Việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm sâu, Khóa học hành chính nhân sự thực tế, Kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự, Quy trình hội nhập nhân viên mới hành chính nhân sự, Hồ sơ ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính nhân sự, Hành chính nhân sự tuyển dụng toàn quốc.

Share