MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN GIÁM SÁT CA VĂN PHÒNG (OFFICE SHIFT SUPERVISOR)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác đền thầm lặng" – vị trí Nhân viên Giám sát Ca văn phòng. Bạn là mắt xích cực kỳ quan trọng đảm bảo toàn bộ không gian làm việc của doanh nghiệp luôn vận hành an toàn, ổn định, chuyên nghiệp và tràn đầy năng lượng tích cực trong suốt ca trực của mình. Sự nhạy bén trong việc phát hiện các rủi ro tiềm ẩn, tư duy giải quyết vấn đề nhanh chóng khi đối mặt với sự cố và khả năng điều phối linh hoạt giữa các bộ phận chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý một khung giờ làm việc, mà là đại diện cho sự chuẩn mực, an tâm và hỗ trợ đắc lực cho toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng. Nếu bạn là một người có tinh thần trách nhiệm cao, yêu thích sự ngăn nắp, kỷ luật và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp chuẩn quốc tế, chúng tôi rất sẵn lòng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Giám sát Vận hành & Đảm bảo An ninh Trật tự (Trọng số: 30%)

* Kiểm soát an ninh vòng ngoài và vòng trong: Thực hiện tuần tra định kỳ và đột xuất các khu vực trong văn phòng (khu làm việc chung, phòng họp, khu vực pantry, sảnh đón khách, các lối thoát hiểm). Đảm bảo hệ thống cửa ra vào, khóa từ, hệ thống kiểm soát an nhập (Access Control) hoạt động đúng chức năng và không có sự xâm nhập trái phép.
* Giám sát qua hệ thống camera (CCTV): Trực tiếp theo dõi màn hình camera an ninh tại phòng điều khiển trung tâm trong ca trực. Phát hiện sớm các hành vi bất thường, các khu vực có nguy cơ mất an toàn để kịp thời cử lực lượng bảo vệ hoặc trực tiếp đến xử lý.
* Quản lý luồng khách và nhà thầu: Kiểm soát việc đăng ký, cấp phát thẻ khách (Visitor Card) và thẻ nhà thầu (Contractor Card). Đảm bảo tất cả khách ra vào văn phòng đều được hướng dẫn đúng quy trình và đi kèm bởi nhân sự có thẩm quyền. Giám sát chặt chẽ các đơn vị nhà thầu thực hiện hoạt động sửa chữa, thi công trong ca trực, đảm bảo họ tuân thủ đúng biện pháp thi công và an toàn lao động (HSE).
* Bảo vệ tài sản doanh nghiệp: Giám sát việc mang tài sản, thiết bị ra/vào văn phòng theo đúng quy trình ký duyệt tài sản (Gate Pass). Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi phá hoại, trộm cắp hoặc sử dụng tài sản công sai mục đích.

2. Quản lý Cơ sở Vật chất & Tiện ích Văn phòng (Trọng số: 25%)

* Kiểm tra hiện trạng hạ tầng kỹ thuật: Đầu ca trực, tiến hành kiểm tra checklist toàn bộ hệ thống cơ điện văn phòng bao gồm: Hệ thống điều hòa không khí (HVAC), hệ thống chiếu sáng, hệ thống điện nguồn, hệ thống cung cấp nước sinh hoạt, và các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy hủy tài liệu).
* Giám sát công tác vệ sinh và cảnh quan: Đôn đốc và kiểm tra chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên vệ sinh (cleaning service) trong ca trực. Đảm bảo sảnh đón khách, phòng làm việc, phòng họp và khu vực vệ sinh luôn sạch sẽ, khô ráo, thơm tho và được bổ sung đầy đủ các vật dụng tiêu hao (giấy vệ sinh, xà phòng rửa tay, nước sát khuẩn).
* Điều phối không gian phòng họp và Pantry: Đảm bảo hệ thống phòng họp được set-up đúng tiêu chuẩn trước khi các cuộc họp diễn ra (về bàn ghế, thiết bị kết nối, nước uống). Giám sát khu vực Pantry luôn ngăn nắp, các thiết bị như máy pha cà phê, tủ lạnh, lò vi sóng hoạt động tốt và đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
* Xử lý yêu cầu kỹ thuật phát sinh: Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa cơ sở vật chất từ nhân viên trong ca trực (hỏng bóng đèn, tắc nghẽn đường nước, ghế hỏng...). Phối hợp với bộ phận kỹ thuật tòa nhà hoặc kỹ thuật nội bộ để khắc phục nhanh chóng, giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.

3. Phòng ngừa, Ứng phó Sự cố & Tình huống Khẩn cấp (Trọng số: 20%)

* Giám sát an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC): Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các lối thoát nạn, hành lang thoát hiểm không bị che khuất hoặc bị chiếm dụng làm nơi để đồ. Kiểm tra tình trạng sẵn sàng của các bình chữa cháy xách tay, hệ thống họng nước chữa cháy vách tường và bảng điều khiển báo cháy trung tâm.
* Làm đầu mối xử lý tình huống khẩn cấp: Khi xảy ra sự cố đột xuất (như mất điện diện rộng, sự cố tràn nước, rò rỉ khí gas, hỏa hoạn, hoặc sự cố y tế khẩn cấp), nhân viên giám sát ca là người kích hoạt quy trình ứng phó khẩn cấp (SOP). Trực tiếp hướng dẫn nhân viên di tản an toàn, sơ cứu ban đầu (nếu có nghiệp vụ) và liên hệ ngay với các lực lượng chức năng (114, 115, Công an sở tại) cũng như Ban Quản lý Tòa nhà.
* Quản lý tủ thuốc sơ cứu: Đảm bảo tủ thuốc y tế của văn phòng luôn đầy đủ các dụng cụ sơ cứu cơ bản và các loại thuốc thông dụng còn hạn sử dụng. Kịp thời hỗ trợ y tế ban đầu cho nhân viên hoặc khách gặp vấn đề về sức khỏe trong ca trực.

4. Giám sát Tuân thủ & Thực thi Nội quy Văn phòng (Trọng số: 15%)

* Thực thi văn hóa công sở và nội quy: Nhắc nhở và chấn chỉnh kịp thời các trường hợp nhân viên hoặc khách vi phạm quy định văn phòng (ví dụ: không đeo thẻ nhân viên, hút thuốc sai nơi quy định, gây mất trật tự trong khu vực làm việc chung, vi phạm quy định về bảo mật thông tin Clean Desk Policy).
* Giám sát việc tiết kiệm năng lượng: Thực hiện kiểm tra tắt các thiết bị điện không cần thiết (đèn, điều hòa, màn hình hiển thị) tại các khu vực không có người sử dụng hoặc sau giờ làm việc hành chính, góp phần tối ưu hóa chi phí vận hành và bảo vệ môi trường theo chính sách "Văn phòng xanh" của công ty.

5. Ghi chép Nhật ký, Bàn giao Ca & Báo cáo (Trọng số: 10%)

* Ghi chép sổ nhật ký vận hành (Shift Log): Cập nhật chi tiết, chính xác tất cả các diễn biến diễn ra trong ca trực bao gồm: số lượng nhân sự trực, danh sách khách thăm, các sự cố phát sinh, biện pháp đã xử lý và các hạng mục còn tồn đọng cần theo dõi tiếp.
* Quy trình bàn giao ca nghiêm ngặt: Thực hiện bàn giao trực tiếp (face-to-face) với nhân sự ca sau. Đi rà soát thực tế các khu vực trọng yếu cùng nhân sự ca sau trước khi ký biên bản bàn giao ca, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin hay sự cố chưa được giải quyết dứt điểm.
* Báo cáo định kỳ và đột xuất: Lập báo cáo tổng kết ca trực gửi cho Trưởng bộ phận Vận hành/Trưởng phòng Hành chính. Trong trường hợp xảy ra sự cố nghiêm trọng, phải lập Báo cáo sự cố (Incident Report) chi tiết gửi Ban Giám đốc trong vòng 2 giờ kể từ khi sự cố được kiểm soát.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản lý tòa nhà, Quản trị văn phòng, Quản trị dịch vụ/khách sạn, Kỹ thuật (Điện, Điện tử, Cơ khí) hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Giám sát ca trực văn phòng, Giám sát an ninh, Nhân viên vận hành tòa nhà, Lễ tân kiêm Giám sát hành chính, hoặc Giám sát dịch vụ khách hàng tại các văn phòng hạng A/B, tòa nhà cao tầng, khách sạn, hoặc các môi trường sản xuất/BPO hoạt động 24/7.
* Ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên).

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Nghiệp vụ giám sát và kiểm soát: Khả năng vận hành và khai thác hiệu quả hệ thống CCTV, hệ thống kiểm soát cửa từ (Access Control), hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (BMS) là một lợi thế lớn.
* Nghiệp vụ an toàn và PCCC: Có kiến thức vững chắc về các quy định an toàn lao động, vệ sinh môi trường (HSE) và phòng cháy chữa cháy. Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ huấn luyện nghiệp vụ PCCC & Cứu nạn cứu hộ (CNCH) còn hiệu lực.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý khủng hoảng: Khả năng giữ bình tĩnh cực tốt dưới áp lực cao. Có tư duy phân tích nhanh để đưa ra quyết định xử lý sự cố một cách quyết đoán, chính xác, giảm thiểu tối đa thiệt hại về người và của.
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Giao tiếp lịch thiệp, rõ ràng, khéo léo nhưng cương quyết khi cần thiết để giải quyết các xung đột phát sinh hoặc khi nhắc nhở việc tuân thủ nội quy.
* Năng lực ngoại ngữ và tin học:
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (MS Word, Excel để làm báo cáo, kiểm tra checklist; Outlook để trao đổi công việc).
* Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng đọc hiểu các tài liệu kỹ thuật, quy trình an toàn bằng tiếng Anh và hướng dẫn được khách nước ngoài khi đến văn phòng).

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tính trung thực và đạo đức nghề nghiệp: Là người đại diện giám sát an ninh và tài sản, sự trung thực, liêm chính là phẩm chất bắt buộc tuyệt đối. Không bao che cho các hành vi sai phạm.
* Sự tỉ mỉ và óc quan sát nhạy bén: Có khả năng chú ý đến từng chi tiết nhỏ (một phích cắm điện bị lỏng, một vết nứt nhỏ trên kính, một mùi hương lạ trong không khí) để ngăn ngừa sự cố từ trong trứng nước.
* Tinh thần trách nhiệm và tính kỷ luật tự giác: Ý thức tự giác cao khi làm việc độc lập trong ca trực (đặc biệt là ca đêm). Luôn tuân thủ nghiêm ngặt giờ giấc trực ca và các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP).
* Tác phong chuyên nghiệp: Diện mạo chỉn chu, tác phong nhanh nhẹn, luôn giữ thái độ lịch sự, hỗ trợ và hướng tới dịch vụ khách hàng nội bộ tốt nhất.
* Sức khỏe tốt và linh hoạt thời gian: Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh mãn tính gây ảnh hưởng đến sự tỉnh táo. Sẵn sàng luân phiên ca trực (bao gồm cả ca đêm, ca cuối tuần hoặc trực vào các ngày Lễ/Tết theo yêu cầu vận hành của doanh nghiệp).

---

Quyền lợi được hưởng:

* Thu nhập cạnh tranh và công bằng: Lương cơ bản hấp dẫn kèm theo phụ cấp ca đêm (nếu có trực đêm), phụ cấp ngoài giờ (Overtime) theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Chính sách phúc lợi toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 và bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (chế độ khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm nhằm đảm bảo nhân sự luôn có thể trạng tốt nhất cho công việc.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hiện đại, chuẩn quốc tế, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ hỗ trợ công việc tối tân. Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, coi trọng con người và tôn trọng sự khác biệt.
* Cơ hội học tập và phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản lý tòa nhà, nghiệp vụ PCCC, sơ cấp cứu y tế khẩn cấp, kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp và xử lý khủng hoảng do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Định hướng lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý cao hơn như: Trưởng nhóm Giám sát ca (Shift Leader), Giám sát Vận hành Văn phòng (Office Operations Supervisor), hoặc Quản lý Cơ sở Vật chất (Facilities Manager).
* Chế độ đãi ngộ khác: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng năm, quà tặng vào các dịp Lễ/Tết, sinh nhật. Tham gia các hoạt động Teambuilding, Year-end Party, nghỉ mát thường niên cùng toàn thể công ty.

---

Tags:

Nhân viên giám sát ca văn phòng, Giám sát vận hành văn phòng, Trực ca văn phòng, Giám sát an ninh tòa nhà, Quản lý ca trực, Vận hành cơ sở vật chất, Tuyển dụng giám sát văn phòng, Nhân viên trực ca đêm văn phòng, Giám sát tuân thủ nội quy, Quản lý hành chính văn phòng, Giám sát dịch vụ tòa nhà, Việc làm vận hành văn phòng 24/7.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên giám sát ca văn phòng, Tìm việc làm giám sát ca trực văn phòng tại [Tên thành phố], Tuyển nhân viên trực ca hành chính văn phòng, Việc làm giám sát an ninh tòa nhà văn phòng, Tuyển dụng nhân viên vận hành cơ sở vật chất văn phòng, Việc làm ca trực văn phòng lương cao, Trưởng ca trực văn phòng tuyển dụng, Nhân viên giám sát an toàn tòa nhà văn phòng.

Share