MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN DỰ ÁN VĂN PHÒNG (OFFICE PROJECT OFFICER)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Dự án Văn phòng (Office Project Officer). Bạn chính là mắt xích trung tâm, người giữ vai trò huyết mạch trong việc kết nối các phòng ban, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo các dự án nội bộ cũng như đối ngoại của công ty được vận hành một cách trơn tru, đúng tiến độ và tối ưu hóa ngân sách.

Sự nhạy bén trong quản lý thời gian, tư duy logic khi lập kế hoạch, sự tỉ mỉ trong quản lý hồ sơ và khả năng giao tiếp khéo léo chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho doanh nghiệp. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các công việc hành chính dự án, mà còn là người trực tiếp theo sát từng bước đi của dự án từ giai đoạn khởi tạo, triển khai cho đến khi nghiệm thu và bàn giao. Nếu bạn là một người yêu thích môi trường làm việc năng động, đam mê việc tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học và mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị dự án chuyên nghiệp, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Lập kế hoạch, Thiết lập và Khởi động Dự án (Project Initiation & Planning)

* Xây dựng tài liệu dự án: Chủ trì và phối hợp với các Quản trị viên Dự án (Project Manager - PM) để soạn thảo các tài liệu ban đầu của dự án bao gồm: Điều lệ dự án (Project Charter), Kế hoạch triển khai chi tiết (Project Plan), và Bảng phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS).
* Xác định nguồn lực và cột mốc: Hỗ trợ xác định các nguồn lực cần thiết (nhân sự, trang thiết bị, tài chính) và thiết lập các mốc thời gian quan trọng (Milestones) cho từng giai đoạn của dự án.
* Tổ chức cuộc họp khởi động (Kick-off meeting): Lên chương trình, chuẩn bị tài liệu, gửi thư mời và điều phối các cuộc họp khởi động dự án với sự tham gia của các bên liên quan (Stakeholders) nội bộ và ngoại bộ.
* Khởi tạo hệ thống quản lý: Thiết lập dự án trên các công cụ phần mềm quản lý công việc chung của công ty (như Jira, Trello, Asana, Monday.com) để các thành viên dễ dàng theo dõi và cập nhật trạng thái công việc.

2. Điều phối, Giám sát Tiến độ và Quản lý Quy trình (Project Coordination & Monitoring)

* Theo dõi tiến độ hàng ngày: Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc của từng thành viên, từng bộ phận tham gia dự án để đảm bảo mọi đầu việc được hoàn thành đúng thời hạn (Deadlines) đã cam kết.
* Phát hiện và xử lý điểm nghẽn: Chủ động nhận diện các rủi ro chậm trễ, các "điểm nghẽn" trong quy trình làm việc giữa các phòng ban (như giữa bộ phận Kỹ thuật, Marketing, Kinh doanh, Pháp chế) và đề xuất giải pháp tháo gỡ kịp thời.
* Cập nhật tiến trình công việc: Định kỳ cập nhật biểu đồ tiến độ dự án (Gantt Chart) và các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) của dự án để báo cáo cho Ban quản lý.
* Điều chỉnh kế hoạch linh hoạt: Phối hợp với PM để điều chỉnh kế hoạch, phân bổ lại nguồn lực hoặc thay đổi thứ tự ưu tiên các đầu việc khi có những thay đổi đột xuất từ phía Ban giám đốc hoặc đối tác khách hàng.

3. Quản lý Tài liệu, Hồ sơ và Lưu trữ Dự án (Documentation & Archive Management)

* Lưu trữ thông tin khoa học: Thiết lập và quản trị hệ thống thư mục lưu trữ tài liệu dự án một cách khoa học, logic (trên Google Drive, OneDrive hoặc hệ sinh thái lưu trữ riêng của công ty), đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần.
* Quản lý công văn và hợp đồng: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và theo dõi trạng thái của tất cả các văn bản đi/đến, tờ trình, quyết định, hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu liên quan đến dự án.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Chịu trách nhiệm soạn thảo các công văn, thông báo gửi đối tác, biên bản cuộc họp (Minutes of Meeting - MoM) chi tiết, chính xác và gửi đến các bên liên quan trong vòng 24 giờ sau khi cuộc họp kết thúc.
* Kiểm soát phiên bản tài liệu: Đảm bảo toàn bộ đội ngũ dự án luôn tiếp cận và sử dụng phiên bản tài liệu, bản vẽ hoặc quy trình mới nhất (Version Control), tránh nhầm lẫn thông tin cũ - mới.

4. Quản lý Ngân sách, Chi phí và Tài chính Dự án (Budget & Cost Control)

* Theo dõi dòng tiền dự án: Ghi nhận và giám sát chi tiết các khoản chi phí thực tế phát sinh của dự án so với ngân sách kế hoạch ban đầu (Budget Baseline).
* Thực hiện thủ tục thanh toán: Tiếp nhận các đề nghị thanh toán, hóa đơn, chứng từ từ các nhà thầu, nhà cung cấp hoặc thành viên dự án; kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và phối hợp với phòng Kế toán để thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán, quyết toán đúng hạn.
* Dự báo chi phí: Hỗ trợ PM thực hiện các dự báo về dòng tiền và chi phí phát sinh trong các giai đoạn tiếp theo của dự án để có kế hoạch chuẩn bị tài chính phù hợp.
* Báo cáo tài chính dự án: Tổng hợp số liệu và lập báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng ngân sách dự án, cảnh báo sớm các nguy cơ vượt ngân sách (Over-budget).

5. Truyền thông, Kết nối Đối tác và Các bên Liên quan (Communication & Stakeholder Management)

* Đầu mối liên lạc chính: Đóng vai trò là cầu nối thông tin thông suốt giữa Ban giám đốc, các phòng ban chuyên môn nội bộ và các đối tác, nhà thầu phụ, khách hàng bên ngoài.
* Truyền thông nội bộ dự án: Đảm bảo mọi thành viên trong dự án đều nắm rõ mục tiêu, vai trò, trách nhiệm của mình cũng như các thay đổi mới nhất về chính sách hay kế hoạch dự án.
* Chăm sóc và tương tác đối tác: Giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp với đối tác; tiếp nhận các phản hồi, yêu cầu hỗ trợ từ đối tác và chuyển giao đến đúng bộ phận chuyên môn giải quyết.
* Tổ chức các sự kiện dự án: Lên kế hoạch và tổ chức các buổi hội thảo, chương trình đào tạo nội bộ, hoặc các buổi lễ khánh thành, bàn giao sản phẩm thuộc khuôn khổ dự án.

6. Quản trị Rủi ro và Giải quyết Vấn đề Phát sinh (Risk Management & Problem Solving)

* Lập bảng theo dõi rủi ro (Risk Register): Phối hợp với đội ngũ xây dựng danh mục các rủi ro tiềm ẩn của dự án (về nhân sự, tiến độ, chất lượng, pháp lý) và các phương án ứng phó đi kèm.
* Giải quyết xung đột nội bộ: Hỗ trợ hòa giải và giải quyết các mâu thuẫn, xung đột về mặt lợi ích, nguồn lực hoặc quan điểm làm việc giữa các thành viên hoặc các phòng ban trong quá trình thực hiện dự án.
* Xử lý sự cố khẩn cấp: Khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn, nhanh chóng thu thập thông tin toàn diện, đánh giá mức độ ảnh hưởng và báo cáo ngay cho PM cùng Ban giám đốc kèm theo các phương án giải quyết đề xuất.

7. Nghiệm thu, Báo cáo Tổng kết và Đóng Dự án (Project Closure & Reporting)

* Phối hợp nghiệm thu: Tổ chức và tham gia vào quá trình kiểm tra chất lượng, nghiệm thu các hạng mục công việc hoàn thành với khách hàng hoặc các phòng ban tiếp nhận.
* Chuẩn bị hồ sơ hoàn công: Thu thập đầy đủ chữ ký, chứng từ biên bản nghiệm thu, bàn giao để hoàn thiện hồ sơ đóng dự án (Project Closure Dossier).
* Viết báo cáo tổng kết: Lập báo cáo tổng kết dự án toàn diện, phân tích chi tiết các chỉ số đạt được (KPIs), các bài học kinh nghiệm rút ra (Lessons Learned) để áp dụng cho các dự án tương lai.
* Giải phóng nguồn lực: Phối hợp hoàn trả các tài sản, thiết bị đã mượn phục vụ dự án và hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc tái phân bổ nhân sự dự án sau khi dự án kết thúc.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Kinh tế ngoại thương, Ngoại ngữ, Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành liên quan có tính ứng dụng cao trong quản lý văn phòng và dự án.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Dự án, Trợ lý Dự án (Project Assistant), Điều phối viên Dự án (Project Coordinator) hoặc Trợ lý Ban Giám đốc tại các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
* Chứng chỉ bổ trợ (Ưu tiên): Ưu tiên các ứng viên có các chứng chỉ về quản trị dự án như PMP (Project Management Professional), CAPM (Certified Associate in Project Management), hoặc các chứng chỉ về Agile/Scrum.

2. Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills):

* Sử dụng công cụ quản lý dự án: Thành thạo các phần mềm quản lý dự án phổ biến hiện nay như MS Project, Jira, Trello, Asana, Monday.com, Notion để lập kế hoạch và theo dõi công việc.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (sử dụng tốt các hàm thống kê, vlookup, pivot table để phân tích dữ liệu, vẽ biểu đồ) và PowerPoint (thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp, mạch lạc).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương IELTS 6.0 hoặc TOEIC 750 trở lên), có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, soạn thảo email, hợp đồng và trực tiếp trao đổi công việc với các đối tác nước ngoài.
* Hiểu biết về quy trình dự án: Có kiến thức vững chắc về vòng đời của một dự án (Khởi tạo - Hoạch định - Thực thi - Giám sát - Đóng dự án) và hiểu biết căn bản về các phương pháp quản trị dự án (Waterfall, Agile/Scrum).

3. Phẩm chất cá nhân và Kỹ năng mềm (Soft Skills & Attributes):

* Khả năng tổ chức và quản lý thời gian cực tốt: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng/khẩn cấp, có khả năng xử lý đa nhiệm (Multitasking) hiệu quả mà không bị quá tải hay bỏ sót đầu việc.
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và chi tiết: Có thói quen kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, số liệu, văn bản trước khi gửi đi để tránh tối đa các sai sót về mặt hành chính hay số liệu tài chính.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích, biết cách lắng nghe tích cực và thuyết phục người khác để thúc đẩy công việc chung diễn ra nhanh chóng.
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving mindset): Không ngại đối mặt với khó khăn, luôn hướng tới việc tìm kiếm giải pháp tối ưu thay vì chỉ chỉ ra lỗi sai hay phàn nàn về vấn đề.
* Khả năng chịu áp lực công việc cao: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ chuyên nghiệp ngay cả khi dự án bước vào giai đoạn nước rút hoặc phát sinh các sự cố ngoài tầm kiểm soát.
* Tinh thần trách nhiệm và tính chủ động: Luôn tự giác hoàn thành công việc được giao, chủ động đề xuất các cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất làm việc của cả đội ngũ.

---

Quyền lợi:

* Mức lương cạnh tranh và hấp dẫn: Thu nhập xứng đáng với năng lực, dao động từ 15.000.000đ - 22.000.000đ/tháng (Sẽ thỏa thuận cụ thể dựa trên năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc trong buổi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng đa dạng:
* Thưởng tháng lương thứ 13 cố định hàng năm.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc cá nhân.
* Thưởng nóng khi dự án hoàn thành vượt tiến độ, đạt chất lượng cao hoặc tối ưu hóa được ngân sách lớn cho công ty.
* Chế độ đãi ngộ và bảo hiểm đầy đủ:
* Đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp:
* Được công ty tài trợ 50% - 100% học phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn (Khóa học luyện thi chứng chỉ PMP, Agile/Scrum, kỹ năng lãnh đạo, đàm phán chuyên sâu).
* Được làm việc trực tiếp và học hỏi kinh nghiệm từ các Chuyên gia Quản trị dự án giàu kinh nghiệm, các Giám đốc dự án cấp cao trong và ngoài nước.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Nhân viên Dự án -> Chuyên viên Dự án cấp cao (Senior Project Officer) -> Trưởng nhóm Dự án (Project Team Leader) -> Quản trị viên Dự án (Project Manager).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, khang trang với không gian mở sáng tạo, đầy đủ tiện ích (khu vực pantry tự phục vụ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí).
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và luôn lắng nghe ý kiến đóng góp của từng cá nhân.
* Các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty, ngày hội thể thao, tiệc sinh nhật tháng, tiệc tất niên (Year End Party) hoành tráng.

---

Tags:

Nhân viên dự án văn phòng, Quản lý dự án văn phòng, Điều phối viên dự án, Trợ lý dự án, Tuyển dụng nhân viên dự án, Project Coordinator, Project Assistant, Việc làm quản lý dự án, Nhân viên vận hành dự án, Hành chính dự án, Quản trị dự án chuyên nghiệp, Việc làm hành chính văn phòng, Kỹ năng quản lý dự án, Nhân viên điều phối dự án Hà Nội, Việc làm dự án TP.HCM.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng nhân viên dự án văn phòng mới nhất
* Tìm việc làm trợ lý dự án lương cao
* Yêu cầu công việc của điều phối viên dự án (Project Coordinator)
* Mô tả công việc nhân viên hành chính dự án văn phòng
* Mức lương của nhân viên quản lý dự án văn phòng hiện nay
* Kỹ năng cần có của nhân viên điều phối dự án
* Tuyển dụng trợ lý dự án tiếng Anh giao tiếp tốt
* Tìm việc làm quản trị dự án văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM
* Cơ hội thăng tiến của nhân viên dự án văn phòng
* Phần mềm quản lý công việc cho nhân viên dự án văn phòng phổ biến nhất

Share