MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư hồ sơ" – vị trí Nhân viên Chứng từ Xuất khẩu (Export Documentation Specialist). Bạn chính là mắt xích quan trọng đảm bảo toàn bộ dòng chảy hàng hóa của doanh nghiệp vượt qua mọi ranh giới quốc gia một cách hợp pháp, nhanh chóng và tối ưu hóa chi phí. Sự tỉ mỉ trong từng con số trên Hóa đơn Thương mại (Commercial Invoice), tư duy sắc bén khi phân loại mã HS (HS Code), sự am hiểu sâu sắc về luật thương mại quốc tế (Incoterms 2020) và khả năng đàm phán linh hoạt với các hãng tàu, cơ quan Hải quan chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại.

Nếu bạn là một chuyên gia chứng từ đam mê lĩnh vực Logistics, chuỗi cung ứng toàn cầu, sở hữu sự cẩn trọng cao độ và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, nơi năng lực cá nhân được định hình bằng sự thông suốt của các chuyến hàng vươn ra thế giới, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Soạn thảo và Phát hành Bộ chứng từ Xuất khẩu

* Tiếp nhận và Kiểm tra Thông tin: Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh (Sales/Export Sales) và bộ phận Sản xuất/Kế hoạch. Kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các điều khoản trong Hợp đồng Ngoại thương (Sales Contract/Purchase Order) và Thư tín dụng (L/C) nếu có.
* Xây dựng bộ chứng từ hoàn chỉnh: Trực tiếp soạn thảo, phát hành và chuẩn hóa các chứng từ xuất khẩu bắt buộc bao gồm:
* Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện chính xác giá trị, số lượng, điều kiện thanh toán và điều kiện giao hàng.
* Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List): Mô tả quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng cả bì (Gross weight), thể tích (CBM) của lô hàng.
* Bản kê chi tiết hàng hóa (Specification): Đối với các mặt hàng đặc thù yêu cầu thông số kỹ thuật chi tiết.
* Tờ khai nguồn gốc xuất xứ gỗ, lâm sản, khoáng sản (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt).
* Đối chiếu thông tin: Đảm bảo tính thống nhất tuyệt đối về mặt số liệu (tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, thông tin cảng đi/cảng đến, thông tin người bán/người mua) giữa tất cả các chứng từ trong bộ hồ sơ để tránh việc bị bác bỏ hoặc chậm trễ tại đầu nhập khẩu.

2. Làm việc với Hãng tàu, Đại lý Vận chuyển (Forwarder) và Đặt chỗ (Booking)

* Liên hệ và lấy Booking: Căn cứ vào kế hoạch xuất hàng, chủ động liên hệ với các hãng tàu (Shipping Lines) hoặc đại lý vận chuyển (Forwarders) để check giá cước (Freight rate), lịch tàu chạy (Schedule) và tiến hành đặt chỗ (Booking Note) cho lô hàng (FCL hoặc LCL).
* Theo dõi thiết bị và lịch trình: Phối hợp với bộ phận kho để theo dõi việc lấy container rỗng, cấp vỏ container, hạ container đầy về cảng bãi (CY) đúng thời gian quy định (Closing time/Cut-off time).
* Lập và gửi Chi tiết làm Bill (Shipping Instruction - SI): Soạn thảo và gửi hướng dẫn lập vận đơn (SI) cho hãng tàu đúng hạn định nhằm tránh phát sinh phí phạt nộp muộn.
* Kiểm tra và Xác nhận Vận đơn: Nhận và đối chiếu kỹ lưỡng Bản nháp Vận đơn (Draft Bill of Lading) từ hãng tàu để sửa đổi kịp thời các lỗi chính tả, thông tin người nhận hàng (Consignee), người thông báo (Notify Party), mô tả hàng hóa (Description of goods).
* Phát hành Vận đơn chính thức: Theo dõi việc nhận Vận đơn gốc (Original B/L), yêu cầu phát hành Vận đơn giao hàng bằng điện chuyển giao (Telex Release/Surrendered B/L) hoặc Vận đơn đường biển (Waybill) phù hợp với phương thức thanh toán của khách hàng.
* Khai báo thông tin an ninh: Thực hiện khai báo thông tin an ninh hàng hải (AMS, ISF đối với hàng đi Mỹ; AFR đối với hàng đi Nhật; ENS đối với hàng đi châu Âu...) đúng hạn và chính xác.

3. Thực hiện Thủ tục Hải quan Xuất khẩu và Xin Giấy phép Chuyên ngành

* Truyền tờ khai Hải quan: Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng (ECUS5/VNACCS) để tiến hành khai báo hải quan xuất khẩu. Áp mã HS (HS Code) chính xác cho từng loại mặt hàng, tính toán thuế xuất khẩu (nếu có).
* Chuẩn bị hồ sơ thông quan: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy phục vụ cho việc thông quan hàng hóa (đối với luồng Vàng và luồng Đỏ) bao gồm tờ khai, hóa đơn, packing list, giấy phép xuất khẩu, kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và phối hợp với nhân viên hiện trường (Opsterminal) để xử lý thông quan tại cửa khẩu.
* Xin Chứng nhận Xuất xứ (Certificate of Origin - C/O):
* Xác định tiêu chí xuất xứ phù hợp (WO, CTC, RVC...) cho sản phẩm.
* Chuẩn bị hồ sơ chứng minh xuất xứ bao gồm: bảng kê nguyên liệu đầu vào, định mức sản xuất, hóa đơn mua vào nguyên vật liệu...
* Khai báo trên hệ thống quản lý của Bộ Công Thương (Ecosys) hoặc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) để xin cấp C/O các form ưu đãi thuế quan (Form A, D, E, AK, AJ, EUR.1, CPTPP, KV...) nhằm hỗ trợ khách hàng nước ngoài được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
* Kiểm tra chuyên ngành và Kiểm dịch: Tiến hành các thủ tục đăng ký và làm việc với các cơ quan chức năng để xin Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate), Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate), Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate), Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) cho các lô hàng thuộc diện bắt buộc.

4. Quản lý Quy trình Thanh toán Quốc tế và Kiểm tra L/C

* Kiểm tra Thư tín dụng (L/C): Phân tích kỹ lưỡng các điều khoản của L/C ngay khi nhận được bản nháp từ ngân hàng của người mua. Phát hiện kịp thời các "điều khoản bẫy" (soft clauses) hoặc các yêu cầu chứng từ phi thực tế để yêu cầu khách hàng tu chỉnh L/C (L/C Amendment).
* Lập bộ chứng từ thanh toán L/C: Soạn thảo và thu thập đầy đủ, chính xác tất cả các chứng từ được yêu cầu trong L/C (Hóa đơn, B/L, C/O, Chứng thư bảo hiểm, Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng...).
* Xuất trình chứng từ lên Ngân hàng: Đảm bảo bộ chứng từ xuất trình lên ngân hàng chiết khấu (Negotiating Bank) tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc UCP 600 và ISBP mới nhất, cam kết không xảy ra bất đồng chứng từ (discrepancy) để nhận thanh toán từ ngân hàng phát hành (Issuing Bank) đúng hạn.
* Theo dõi các phương thức thanh toán khác: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để theo dõi, đốc thúc thanh toán đối với các phương thức T/T (Telegraphic Transfer), D/P (Documents against Payment), D/A (Documents against Acceptance), CAD (Cash Against Documents). Chỉ tiến hành thả hàng (release cargo) khi đã nhận đủ tiền hoặc bảo lãnh thanh toán hợp lệ từ ngân hàng theo đúng quy chế tài chính của công ty.

5. Điều phối Vận chuyển, Theo dõi Đơn hàng và Hỗ trợ Khách hàng

* Giám sát tiến độ: Theo dõi sát sao lịch trình di chuyển của lô hàng từ lúc rời kho xếp hàng tại Việt Nam cho đến khi cập cảng đích một cách an toàn và bàn giao cho khách hàng nước ngoài.
* Thông tin cho đối tác: Cung cấp thông tin cập nhật liên tục về tình trạng lô hàng (Shipping Advice), gửi trước bản scan bộ chứng từ xuất khẩu cho khách hàng nước ngoài kiểm tra và chuẩn bị thủ tục nhập khẩu tại nước họ.
* Bàn giao chứng từ gốc: Gửi bộ chứng từ gốc (Original Documents) cho khách hàng thông qua các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, FedEx, UPS) và theo dõi lộ trình chuyển phát cho đến khi khách hàng nhận được chứng từ để nhận hàng.

6. Giải quyết Sự cố, Khiếu nại và Mua Bảo hiểm Hàng hóa

* Mua bảo hiểm: Thực hiện mua bảo hiểm vận chuyển hàng hóa quốc tế (Marine Cargo Insurance) cho các lô hàng xuất khẩu đi theo điều kiện nhóm C (CIF, CIP...) hoặc theo yêu cầu riêng biệt của khách hàng. Làm việc với công ty bảo hiểm để lấy Chứng thư bảo hiểm (Insurance Certificate).
* Xử lý phát sinh: Chủ động phối hợp với các bên liên quan (Hãng tàu, Cảng bãi, Forwarder, Bảo hiểm, Hải quan và Khách hàng) giải quyết nhanh chóng các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển như: rớt tàu (roll tàu), tắc nghẽn cảng, thất lạc chứng từ, hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất dọc đường hoặc bị giữ lại tại cơ quan hải quan nước nhập khẩu.
* Xử lý chi phí lưu kho bãi: Quản lý và kiểm soát chặt chẽ các khoản phí phát sinh như phí lưu container tại cảng (DEM), phí lưu bãi (DET), phí cắm điện container lạnh (Power charge) để tìm phương án xử lý tối ưu, giảm thiểu tổn thất tài chính cho công ty.

7. Lưu trữ Hồ sơ, Thống kê và Báo cáo Định kỳ

* Lưu trữ khoa học: Thực hiện lưu trữ có hệ thống toàn bộ hồ sơ xuất khẩu bao gồm cả bản cứng (bản gốc) và bản mềm (file scan) theo từng mã số đơn hàng, mã số lô hàng. Đảm bảo hồ sơ luôn sẵn sàng, dễ dàng tra cứu phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan của Hải quan, quyết toán Thuế và kiểm toán nội bộ của công ty.
* Cập nhật dữ liệu: Nhập dữ liệu chi tiết của từng lô hàng xuất khẩu (chi phí vận chuyển, phụ phí local charges, ngày xuất, ngày cập cảng, doanh thu...) vào phần mềm quản lý hệ thống (ERP/SAP) hoặc hệ thống file theo dõi nội bộ của phòng Logistics.
* Thực hiện báo cáo: Lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, chi phí logistics, hiệu quả của các nhà vận chuyển và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình chứng từ, giảm thiểu chi phí phát sinh.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Thương mại quốc tế, Hải quan hoặc các ngành kinh tế có liên quan của các trường uy tín (Đại học Ngoại thương, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Kinh tế TP.HCM, Đại học Hàng hải Việt Nam...).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Chứng từ Xuất khẩu, Nhân viên Xuất Nhập khẩu (Import-Export Documentation Staff) tại các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu trực tiếp, các công ty thương mại quốc tế hoặc các công ty Forwarder/Logistics quy mô vừa và lớn.
* Đã từng trực tiếp thực hiện khai báo hải quan trên phần mềm ECUS/VNACCS và có kinh nghiệm xin các loại Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại Bộ Công Thương hoặc VCCI.
* Am hiểu kiến thức chuyên ngành:
* Nắm vững các quy định pháp luật của Việt Nam về xuất nhập khẩu, thông tư hướng dẫn về phân loại hàng hóa, áp mã HS và thủ tục hải quan hiện hành.
* Am hiểu sâu sắc về luật thương mại quốc tế, các quy tắc Incoterms (đặc biệt là Incoterms 2010 và 2020).
* Thấu hiểu sâu về các phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P, D/A, CAD) và các quy định của ICC về L/C (UCP 600, ISBP).

2. Kỹ năng chuyên môn và Công cụ làm việc:

* Năng lực Ngoại ngữ:
* Tiếng Anh lưu loát (yêu cầu tối thiểu tương đương TOEIC 750 hoặc IELTS 6.0 trở lên). Có khả năng đọc hiểu chuyên sâu các tài liệu thương mại bằng tiếng Anh, viết email giao dịch thương mại chuyên nghiệp và đàm phán trực tiếp với các hãng tàu, khách hàng nước ngoài.
* Biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn) là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo các ứng dụng văn phòng (Word, Excel, PowerPoint). Đặc biệt là kỹ năng xử lý dữ liệu, lập bảng tính trên Excel (sử dụng thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Pivot Table, IF...) để quản lý thông tin lô hàng và chi phí hiệu quả. Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP, SAP, Oracle) là ưu thế.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng tư duy logic cao, nhạy bén phát hiện ra các điểm bất thường, rủi ro tiềm ẩn trên bộ chứng từ trước khi phát hành. Có năng lực xử lý khủng hoảng nhanh và hiệu quả khi xảy ra sự cố nghẽn cảng, trễ tàu hoặc vướng mắc thủ tục hải quan tại cửa khẩu.
* Kỹ năng đàm phán và Giao tiếp: Kỹ năng thuyết phục và thương lượng tốt khi làm việc về giá cước, các điều khoản phụ phí vận chuyển (local charges) với hãng tàu hoặc đơn vị bảo hiểm. Kỹ năng giao tiếp lịch thiệp, khéo léo nhưng cứng rắn khi đại diện cho công ty làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước (Hải quan, Kiểm dịch, Bộ Công Thương).
* Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết ưu tiên xử lý các tác vụ quan trọng và khẩn cấp, đảm bảo hoàn thành tiến độ của nhiều lô hàng đồng thời dưới áp lực thời gian ngặt nghèo (Closing time).

3. Phẩm chất cá nhân và Thái độ làm việc:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác tuyệt đối: Đây là phẩm chất hàng đầu bắt buộc phải có đối với nhân viên chứng từ xuất khẩu. Ý thức được rằng "sai một ly đi một dặm" – một lỗi chính tả nhỏ trên B/L hoặc một con số lệch trên C/O có thể dẫn đến việc lô hàng bị giữ tại cảng nước ngoài, phát sinh hàng ngàn USD chi phí phạt và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của công ty với đối tác quốc tế.
* Tinh thần trách nhiệm và Tính chủ động cao: Sẵn sàng theo sát tiến độ công việc, chủ động phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết triệt để các vấn đề của lô hàng, không ngại làm việc ngoài giờ khi có sự cố phát sinh hoặc lịch tàu thay đổi đột xuất.
* Khả năng chịu áp lực công việc cực tốt: Có bản lĩnh duy trì sự bình tĩnh, sáng suốt và hiệu suất làm việc cao trong môi trường logistics biến động liên tục, tiến độ gấp rút và thường xuyên đối mặt với các tình huống phát sinh ngoài tầm kiểm soát.
* Tính trung thực và Đạo đức nghề nghiệp: Cam kết tính minh bạch tuyệt đối trong việc báo cáo chi phí, khai báo thuế quan, bảo mật tuyệt đối các thông tin thương mại, danh sách khách hàng và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.
* Tinh thần hợp tác và Làm việc nhóm: Luôn cởi mở, sẵn sàng chia sẻ thông tin, hỗ trợ đồng nghiệp trong bộ phận Xuất nhập khẩu nói riêng và các phòng ban khác (Kế toán, Kinh doanh, Kho vận, Sản xuất) nói chung vì mục tiêu hoàn thành xuất sắc kế hoạch kinh doanh của công ty.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và Hấp dẫn:
* Mức lương cứng dao động từ 12,000,000đ đến 20,000,000đ/tháng (thỏa thuận tương xứng theo năng lực và số năm kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Hưởng lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm theo kết quả kinh doanh chung của toàn công ty và đóng góp cá nhân.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục và hỗ trợ chi phí đi lại làm việc bên ngoài (nếu có phát sinh công tác hiện trường).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật lao động Việt Nam.
* Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội trú/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành riêng cho nhân sự đạt thâm niên hoặc có thành tích xuất sắc.
* Hưởng đầy đủ các chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm), nghỉ lễ tết theo quy định Nhà nước, quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản, quốc tế phụ nữ... từ Quỹ công đoàn công ty.
* Cơ hội học tập và Phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên sâu về cập nhật luật Hải quan mới, quy trình thanh toán quốc tế nâng cao, kỹ năng kiểm soát rủi ro trong soạn thảo hợp đồng thương mại do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Cơ hội tiếp xúc trực tiếp với các đối tác thương mại, hãng tàu, đại lý logistics toàn cầu giúp mở rộng mạng lưới quan hệ xã hội chuyên nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Nhân viên chứng từ xuất khẩu -> Trưởng nhóm chứng từ (Documentation Team Leader) -> Phó phòng/Trưởng phòng Xuất Nhập khẩu (Import-Export Manager) hoặc Giám đốc Logistics & Supply Chain toàn cầu.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, trang bị đầy đủ thiết bị và các phần mềm bản quyền hỗ trợ công việc tối đa.
* Môi trường văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, cởi mở, coi trọng sự đóng góp của từng cá nhân và đề cao hiệu quả công việc thực chất.
* Tham gia các hoạt động teambuilding định kỳ, ngày hội văn hóa, tiệc tất niên (Year End Party) hoành tráng và các chuyến du lịch nghỉ dưỡng hàng năm do công ty tổ chức trong và ngoài nước.

---

Tags: Nhân viên chứng từ xuất khẩu, Nhân viên Xuất nhập khẩu, Chuyên viên chứng từ Logistics, Khai báo hải quan, Thủ tục thông quan, Xin C/O xuất khẩu, Booking hãng tàu, Thanh toán quốc tế L/C, Việc làm Xuất nhập khẩu, Quản lý chứng từ vận tải quốc tế.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất khẩu, Việc làm chứng từ xuất nhập khẩu, Nhân viên nhập liệu chứng từ logistics, Chuyên viên thủ tục hải quan xuất khẩu, Tìm việc làm xuất nhập khẩu lương cao, Tuyển dụng nhân viên chứng từ Forwarder, Chuyên viên chứng từ thanh toán quốc tế, Việc làm Logistics tại Hà Nội, Tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất khẩu TP.HCM.

Share