MÔ TẢ CÔNG VIỆC: GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG (ADMINISTRATIVE DIRECTOR)

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư vận hành hệ thống" xuất sắc cho vị trí Giám đốc Hành chính Văn phòng (Administrative Director). Ở vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý các công việc hậu cần, mà chính là hạt nhân điều phối, tối ưu hóa toàn bộ guồng quay vận hành của doanh nghiệp. Bạn sẽ là người định hình không gian làm việc chuyên nghiệp, xây dựng các quy chuẩn vận hành chuẩn mực, quản lý nguồn lực tài chính hành chính hiệu quả và kiến tạo một môi trường làm việc lý tưởng nơi nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực.

Với tư cách là Giám đốc Hành chính, bạn là cầu nối chiến lược giữa Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên, đảm bảo mọi nguồn lực vật chất, trang thiết bị, dịch vụ nội bộ và quy trình pháp lý luôn trong trạng thái sẵn sàng, an toàn và đạt hiệu suất cao nhất. Sự nhạy bén trong quản trị ngân sách, tư duy hệ thống sắc bén, khả năng đàm phán thương lượng tầm cỡ cùng kỹ năng quản trị nhân sự xuất sắc chính là những giá trị cốt lõi bạn sẽ mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo bản lĩnh, giàu năng lượng, luôn hướng tới sự hoàn hảo trong từng chi tiết vận hành và mong muốn đồng hành cùng sự phát triển bền vững của tập đoàn, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Hoạch định Chiến lược & Quản lý Ngân sách Hành chính

* Xây dựng chiến lược hành chính dài hạn: Nghiên cứu, hoạch định và thiết lập hệ thống mục tiêu, kế hoạch hành chính ngắn – trung – dài hạn đồng bộ với chiến lược phát triển chung của Tập đoàn.
* Lập và kiểm soát ngân sách (OpEx & CapEx): Chủ trì xây dựng dự toán ngân sách hành chính hàng năm (bao gồm chi phí vận hành văn phòng, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, cải tạo, thuê mặt bằng, tổ chức sự kiện nội bộ, phương tiện di chuyển, và các chi phí phát sinh khác). Thiết lập cơ chế kiểm soát chi phí nghiêm ngặt, phân tích biến động chi phí định kỳ nhằm đảm bảo tối ưu hóa dòng tiền và hiệu quả sử dụng ngân sách mà vẫn duy trì chất lượng dịch vụ ở mức cao nhất.
* Cải tiến quy trình và chính sách hành chính: Nghiên cứu, xây dựng, chuẩn hóa và ban hành hệ thống quy chế, quy định, quy trình vận hành hành chính (SOPs) toàn diện (bao gồm quy trình mua sắm, quản lý tài sản, an ninh văn phòng, bảo mật thông tin, quản lý đội xe...). Thường xuyên rà soát và cải tiến các quy trình này để thích ứng với sự thay đổi quy mô và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Quản lý Cơ sở Vật chất & Vận hành Văn phòng (Facility Management)

* Quản trị hạ tầng văn phòng: Giám sát trực tiếp công tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà/văn phòng (điện, nước, điều hòa, PCCC, thang máy, mạng internet...) phối hợp cùng các đơn vị kỹ thuật chuyên trách. Đảm bảo mọi không gian làm việc từ phòng làm việc chung, phòng họp đến khu vực pantry luôn trong trạng thái sạch sẽ, văn minh, tiện nghi và tràn đầy cảm hứng sáng tạo.
* Quản lý tài sản và trang thiết bị: Thiết lập hệ thống quản lý, kiểm kê, gắn mã tài sản cố định và công cụ dụng cụ toàn công ty thông qua các phần mềm quản trị hiện đại. Giám sát vòng đời tài sản từ khâu mua sắm, cấp phát, bảo dưỡng, sửa chữa đến thanh lý, hạn chế tối đa thất thoát và lãng phí.
* Quản lý văn phòng đại diện và chi nhánh: Điều phối, hỗ trợ và kiểm soát hoạt động hành chính của các văn phòng đại diện, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc và quốc tế (nếu có), đảm bảo tính nhất quán về hình ảnh thương hiệu và quy chuẩn dịch vụ hành chính của Tập đoàn.

3. Quản lý Mua sắm & Quan hệ Đối tác, Nhà cung cấp (Procurement & Vendor Management)

* Chủ trì công tác đấu thầu và mua sắm tập trung: Thiết lập và thực thi quy trình đấu thầu, mua sắm minh bạch, khách quan đối với các gói dịch vụ, trang thiết bị lớn của công ty. Trực tiếp phê duyệt các yêu cầu mua sắm thuộc thẩm quyền phân cấp.
* Đàm phán thương mại: Đại diện doanh nghiệp đàm phán các hợp đồng cung cấp dịch vụ có giá trị lớn (thuê văn phòng, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh công nghiệp, bảo hiểm, nhà xe, dịch vụ viễn thông...). Thiết lập các điều khoản hợp đồng chặt chẽ, tối ưu về giá và đảm bảo quyền lợi pháp lý tối đa cho doanh nghiệp.
* Đánh giá nhà cung cấp định kỳ: Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực nhà cung cấp (KPIs) định kỳ để sàng lọc, duy trì mạng lưới đối tác cung ứng uy tín, chất lượng cao và có chính sách hậu mãi tốt nhất.

4. Quản trị Nhân sự Khối Hành chính & Phát triển Đội ngũ

* Cơ cấu và phát triển tổ chức bộ phận: Thiết kế sơ đồ tổ chức bộ phận Hành chính tinh gọn, hiệu quả. Định biên nhân sự và xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí thuộc phòng Hành chính (như Trưởng phòng Hành chính, Giám sát vận hành, Chuyên viên mua sắm, Lễ tân, Đội ngũ lái xe, Nhân viên tạp vụ, An ninh...).
* Đào tạo và dẫn dắt đội ngũ: Trực tiếp phỏng vấn tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho bộ phận. Thiết lập chương trình đào tạo nội bộ bài bản về kỹ năng dịch vụ, kỹ năng đàm phán, quản trị rủi ro và tư duy "dịch vụ khách hàng nội bộ" cho nhân sự hành chính dưới quyền. Tổ chức đánh giá hiệu quả công việc (KPIs/OKRs) định kỳ để khích lệ, khen thưởng và có lộ trình thăng tiến rõ ràng cho nhân sự xuất sắc.
* Truyền cảm hứng và xây dựng văn hóa làm việc: Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, kỷ luật, lấy sự tận tâm và tính chuyên nghiệp làm thước đo giá trị cốt lõi của bộ phận Hành chính.

5. Quản trị Pháp lý Hành chính, An toàn Lao động & Phòng ngừa Rủi ro

* Đảm bảo tính tuân thủ pháp lý: Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương trong các vấn đề liên quan đến đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, kiểm tra an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC), vệ sinh an toàn thực phẩm, môi trường, an ninh trật tự... Đảm bảo mọi hoạt động vận hành của doanh nghiệp hoàn toàn tuân thủ pháp luật hiện hành.
* Quản trị rủi ro & Kế hoạch ứng phó khẩn cấp (BCP): Xây dựng và diễn tập các kịch bản ứng phó sự cố khẩn cấp như hỏa hoạn, thiên tai, mất điện diện rộng, sự cố an ninh mạng, dịch bệnh... Đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh (Business Continuity Plan) trong mọi tình huống biến động vật lý.
* Giám sát an ninh, an toàn lao động (HSE): Triển khai và giám sát nghiêm ngặt việc thực thi các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, bảo hộ lao động cho toàn thể cán bộ nhân viên và khách hàng đến giao dịch tại văn phòng.

6. Quản lý Văn thư, Lưu trữ, CNTT & Bảo mật Thông tin Hành chính

* Số hóa công tác hành chính: Đi đầu trong việc chuyển đổi số các hoạt động hành chính. Triển khai, vận hành và tối ưu hóa hệ thống văn phòng điện tử (E-office), phần mềm quản lý công văn đi/đến, quản lý phòng họp, đặt xe, ký duyệt điện tử giúp tăng tốc độ xử lý công việc và giảm thiểu sử dụng giấy in (hướng tới văn phòng xanh - Green Office).
* Quản trị hệ thống lưu trữ tài liệu: Tổ chức, phân loại, lưu trữ một cách khoa học, hệ thống và bảo mật tuyệt đối các hồ sơ pháp lý quan trọng của công ty (giấy phép, con dấu, hợp đồng gốc, hồ sơ sở hữu trí tuệ...). Thiết lập phân quyền tiếp cận chặt chẽ nhằm tránh rò rỉ thông tin mật ra bên ngoài.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Luật, Hành chính công, Quản lý Công nghiệp, Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan khác. Ưu tiên ứng viên có bằng Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh (MBA) hoặc các chứng chỉ chuyên môn quốc tế về Quản trị cơ sở vật chất (Facility Management Professional - FMP).
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 08 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Quản trị hành chính/Vận hành văn phòng tại các tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp có quy mô từ 500 nhân sự trở lên. Trong đó có ít nhất 03 - 05 năm đảm nhiệm vị trí tương đương (Giám đốc Hành chính, Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp cấp cao, hoặc Trưởng bộ phận Vận hành).
* Thành tích chứng minh: Có bề dày thành tích được chứng minh thông qua các dự án tối ưu hóa chi phí vận hành (tiết kiệm ngân sách tối thiểu 10-15% hàng năm mà không ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ), dự án chuyển đổi số hành chính thành công, hoặc kinh nghiệm set-up vận hành các văn phòng phức hợp quy mô lớn từ giai đoạn xây dựng/thuê mới.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng hoạch định và tư duy chiến lược: Khả năng nhìn nhận bức tranh tổng thể của doanh nghiệp để đưa ra các quyết định hành chính hỗ trợ tối đa cho mục tiêu kinh doanh. Tư duy logic, có khả năng phân tích dữ liệu chi phí và lập báo cáo tài chính hành chính phức tạp.
* Kỹ năng đàm phán và thương lượng xuất sắc: Khả năng làm việc và gây ảnh hưởng với các đối tác lớn, nhà cung cấp dịch vụ, chủ tòa nhà để giành được các điều khoản hợp đồng có lợi nhất về cả tài chính và pháp lý.
* Kỹ năng lãnh đạo và phát triển con người: Khả năng tập hợp lực lượng, truyền cảm hứng, giải quyết mâu thuẫn nội bộ hiệu quả và phát triển năng lực cho đội ngũ nhân sự đa dạng từ nhân viên văn phòng đến lao động phổ thông.
* Sử dụng công nghệ thành thạo: Am hiểu sâu sắc về các công cụ quản trị hành chính hiện đại, hệ thống ERP (SAP, Oracle), các phần mềm quản lý văn phòng trực tuyến (Microsoft 365, Google Workspace, Base, Lark Suite...).
* Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) đáp ứng yêu cầu làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài, ban lãnh đạo là người nước ngoài và đọc hiểu các hợp đồng thương mại quốc tế (TOEIC từ 850 trở lên hoặc IELTS từ 7.0 trở lên là một lợi thế lớn).

Phẩm chất cá nhân

* Chính trực và bảo mật: Là người có đạo đức nghề nghiệp cao, trung thực tuyệt đối trong công tác quản lý tài chính, mua sắm và có ý thức bảo mật thông tin kinh doanh tối mật của doanh nghiệp.
* Tận tâm và hướng tới dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng, tiện nghi và an toàn của cán bộ nhân viên lên hàng đầu. Sẵn sàng lắng nghe ý kiến phản hồi mang tính xây dựng để cải tiến dịch vụ liên tục.
* Bản lĩnh và khả năng chịu áp lực cao: Khả năng giữ bình tĩnh, đưa ra quyết định sáng suốt và xử lý khủng hoảng nhanh chóng, quyết liệt trong các tình huống khẩn cấp (sự cố kỹ thuật tòa nhà, thanh tra pháp lý đột xuất, tai nạn lao động...).
* Tỉ mỉ, chu đáo và tinh tế: Khả năng quan sát nhạy bén, chú trọng đến từng chi tiết nhỏ nhất trong việc bài trí văn phòng, đón tiếp khách quý của Tập đoàn, thể hiện sự chuyên nghiệp và vị thế của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi

* Chế độ đãi ngộ đẳng cấp: Mức lương cơ bản cạnh tranh vượt trội (thỏa thuận trực tiếp theo năng lực thực tế trong quá trình phỏng vấn), cùng với gói phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, xăng xe xứng tầm vị trí quản lý cấp cao.
* Thưởng hiệu quả công việc vượt trội: Thưởng cuối năm (Tháng lương thứ 13, 14...) dựa trên hiệu quả công việc cá nhân (KPIs) và kết quả kinh doanh chung của Tập đoàn. Thưởng nóng cho các sáng kiến cải tiến quy trình giúp tiết kiệm chi phí vận hành lớn cho doanh nghiệp.
* Phương tiện di chuyển: Được trang bị xe ô tô đưa đón phục vụ công tác hoặc hỗ trợ chi phí di chuyển phục vụ công việc hàng ngày theo quy định của Tập đoàn.
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của pháp luật trên mức lương thực tế. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành riêng cho nhân sự cấp cao và người thân (Bảo Việt/PVI Premium) bảo lãnh viện phí tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trực tiếp cùng Ban Tổng Giám đốc là những chuyên gia tầm cỡ, trong một không gian văn phòng hạng A hiện đại, năng động, khuyến khích sự đổi mới sáng tạo và tự chủ cao trong công việc.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp: Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị điều hành, quản trị tài chính, các hội thảo chuyên ngành trong và ngoài nước để nâng cao năng lực lãnh đạo lên tầm cao mới.
* Chính sách phúc lợi phong phú: Các chế độ quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau; các chương trình team building, du lịch nghỉ dưỡng chuẩn 5 sao định kỳ hàng năm cùng Tập đoàn.

---

Tags & Từ khoá tìm kiếm

Tags: Giám đốc Hành chính, Tuyển dụng Giám đốc Hành chính, Administrative Director, Head of Admin, Quản trị văn phòng, Quản lý cơ sở vật chất, Facility Management, Mua sắm doanh nghiệp, Quản trị ngân sách hành chính, Lãnh đạo hành chính cấp cao, Chuyển đổi số hành chính, Quản lý tài sản doanh nghiệp, Việc làm hành chính nhân sự, Giám đốc vận hành văn phòng, Tuyển dụng nhân sự cấp cao.

Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng giám đốc hành chính văn phòng, administrative director job description, jd trưởng phòng hành chính tổng hợp, quản lý vận hành văn phòng chuyên nghiệp, việc làm administrative director tại hà nội, việc làm giám đốc hành chính tp hcm, quản trị cơ sở vật chất tòa nhà, giám đốc mua sắm và hành chính, administrative operations director, head of administration services.

Share