MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG LOGISTICS (LOGISTICS CUSTOMER SERVICE SPECIALIST)

Tổng quan vai trò:

Trong thế giới phẳng của nền thương mại toàn cầu, nơi dòng chảy hàng hóa không bao giờ ngừng nghỉ, chúng tôi không chỉ tìm kiếm một nhân viên hành chính thông thường. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư của sự hài lòng" – người giữ vai trò là "Trạm điều phối thông tin" trung tâm trong mạng lưới cung ứng phức tạp.

Bạn chính là đại diện ưu tú của doanh nghiệp, là người trực tiếp xây dựng niềm tin và sự gắn kết với khách hàng thông qua mỗi lô hàng được vận chuyển thành công. Trong vai trò Chuyên viên Chăm sóc khách hàng Logistics (Customer Service Specialist - CS), bạn không chỉ đơn thuần là người trả lời điện thoại hay email; bạn là người giải quyết vấn đề, người định hướng giải pháp và là người đảm bảo rằng lời hứa của công ty với khách hàng luôn được thực hiện một cách chuẩn xác nhất.

Sự am hiểu sâu sắc về các quy trình vận tải quốc tế (đường biển, đường hàng không, đường bộ), khả năng nắm vững các điều khoản thương mại (Incoterms), cùng tư duy nhạy bén trong việc điều phối giữa các bộ phận (Hàng nhập, Hàng xuất, Hiện trường, Kế toán, Nhà xe) chính là "vũ khí" giúp bạn thành công. Nếu bạn sở hữu sự kiên nhẫn của một người làm dịch vụ, sự tỉ mỉ của một chuyên gia chứng từ và bản lĩnh của một nhà đàm phán, chúng tôi đang chờ đợi bạn để cùng nâng tầm chuỗi cung ứng của chúng ta.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận và Quản lý Đơn hàng (Order Management & Coordination):
* Tiếp nhận các yêu cầu báo giá, yêu cầu đặt chỗ (booking) từ khách hàng qua email, điện thoại hoặc hệ thống CRM.
* Kiểm tra tính khả thi của đơn hàng dựa trên lịch trình tàu (vessel schedule), lịch bay (flight schedule) và khả năng đáp ứng của kho bãi/đội xe.
* Thực hiện việc đặt chỗ với các hãng tàu (Liners), hãng hàng không (Airlines) hoặc các đại lý quốc tế (Overseas Agents).
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận điều vận (Operations) để sắp xếp phương tiện vận tải nội địa, đảm bảo hàng hóa được lấy đúng giờ và đúng địa điểm yêu cầu.
* Cập nhật liên tục trạng thái đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý logistics nội bộ, đảm bảo tính hiển thị (visibility) cho cả khách hàng và các bộ phận liên quan.

2. Quản lý Chứng từ và Pháp lý Vận tải (Documentation & Compliance):
* Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết (Invoice, Packing List, Sales Contract, L/C...).
* Trực tiếp soạn thảo và kiểm tra các loại chứng từ vận tải quan trọng như: Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Bảo hiểm hàng hóa, và các giấy phép chuyên ngành khác.
* Đảm bảo tất cả chứng từ tuân thủ đúng quy định pháp luật của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và các hiệp định thương mại liên quan.
* Phối hợp với bộ phận Khai báo Hải quan để hoàn thiện các thủ tục thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho lưu bãi (DEM/DET).

3. Theo dõi, Giám sát và Báo cáo (Tracking & Reporting):
* Chủ động theo dõi lộ trình của hàng hóa 24/7 thông qua các công cụ Track & Trace của hãng vận chuyển.
* Cung cấp thông tin cập nhật (Status Update) định kỳ cho khách hàng về vị trí hàng hóa, thời gian dự kiến đến (ETA), thời gian dự kiến đi (ETD).
* Lập báo cáo tổng kết sản lượng, doanh thu và các chỉ số hiệu quả (KPIs) hàng tuần/tháng cho từng khách hàng phụ trách.
* Phân tích các dữ liệu vận hành để đưa ra những đề xuất cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian vận chuyển hoặc tối ưu hóa chi phí cho khách hàng.

4. Xử lý Sự cố và Khiếu nại (Troubleshooting & Claims Handling):
* Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến: chậm trễ chuyến, hư hỏng hàng hóa, thất lạc chứng từ, hoặc sai sót về chi phí.
* Đóng vai trò là đầu mối liên lạc chính để làm việc với các bên bảo hiểm, hãng vận chuyển và đại lý để giải quyết các vụ việc tổn thất hàng hóa (Claims).
* Tư vấn cho khách hàng các giải pháp thay thế khi gặp sự cố bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, tắc nghẽn cảng) để giảm thiểu thiệt hại tối đa.
* Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các lỗi phát sinh và thiết lập quy trình ngăn ngừa tái diễn.

5. Tư vấn Giải pháp và Phát triển Khách hàng (Consulting & Retention):
* Tư vấn cho khách hàng về các phương thức vận tải tối ưu nhất (Sea-Air, Multimodal Transport) dựa trên yêu cầu về thời gian và ngân sách của họ.
* Cập nhật cho khách hàng về những thay đổi trong quy định hải quan, thuế suất, hoặc các biến động của thị trường logistics (giá cước, tình trạng thiếu container).
* Xây dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng hiện tại thông qua các hoạt động chăm sóc định kỳ, tặng quà lễ tết, thăm hỏi.
* Phối hợp với bộ phận Kinh doanh (Sales) để chào mời các dịch vụ gia tăng (Cross-selling/Up-selling) như: kho bãi, dán nhãn, đóng gói, kiểm định hàng hóa.

6. Quản trị Tài chính và Công nợ (Financial Administration):
* Kiểm tra tính chính xác của các hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp (vận đơn, hóa đơn cảng, phí local charges).
* Phát hành hóa đơn (Debit Note/Invoice) cho khách hàng chính xác theo báo giá đã thỏa thuận.
* Theo dõi và đôn đốc việc thanh toán công nợ từ khách hàng, đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp.
* Xử lý các tranh chấp về chi phí phát sinh một cách khéo léo để bảo vệ quyền lợi của công ty nhưng vẫn giữ được sự hài lòng của khách hàng.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Kinh tế đối ngoại, Ngoại thương, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế hoặc các ngành liên quan.
* Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí Customer Service hoặc Chứng từ (Docs) trong các công ty Freight Forwarding, Logistics hoặc hãng tàu.
* Hiểu biết sâu sắc về luật thương mại quốc tế, tập quán quốc tế (UCP 600, ISBP) và các loại vận tải đa phương thức.

2. Kỹ năng chuyên môn:
* Tiếng Anh: Thành thạo 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết), đặc biệt là tiếng Anh chuyên ngành Logistics để làm việc với đại lý nước ngoài và soạn thảo chứng từ. (Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ TOEIC 700+ hoặc IELTS 6.0+).
* Kiến thức chuyên ngành: Nắm vững Incoterms 2010/2020, quy trình xuất nhập khẩu, các loại phụ phí (Surcharge) trong logistics và các bước khai báo hải quan cơ bản.
* Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo Excel (hàm báo cáo, pivot table), Word, và các phần mềm quản lý vận tải (FMS), CRM.
* Kỹ năng xử lý tình huống: Khả năng giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định chính xác trong các tình huống khẩn cấp hoặc khi đối mặt với áp lực từ khách hàng.

3. Phẩm chất cá nhân:
* Sự tỉ mỉ và cẩn trọng: Trong ngành Logistics, một sai sót nhỏ trên vận đơn cũng có thể dẫn đến thiệt hại hàng ngàn USD. Bạn cần là người có "đôi mắt chim ưng" đối với các con số và câu chữ.
* Tư duy dịch vụ khách hàng (Customer-centric): Luôn đặt lợi ích và trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu, giao tiếp với thái độ cầu thị, chuyên nghiệp và lịch sự.
* Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multi-tasking), sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khoa học giữa hàng chục lô hàng vận hành cùng lúc.
* Tinh thần trách nhiệm: Sẵn sàng hỗ trợ khách hàng ngoài giờ hành chính nếu có sự cố khẩn cấp về hàng hóa (đặc biệt với các tuyến hàng lệch múi giờ).
* Khả năng chịu áp lực cao: Ngành vận tải luôn biến động với những thời hạn (deadline) gắt gao, yêu cầu một tinh thần thép và khả năng điều tiết cảm xúc tốt.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực) + Phụ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chế độ phúc lợi: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường quốc tế năng động, chuyên nghiệp. Văn hóa công ty cởi mở, trẻ trung, coi trọng giá trị con người.
* Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng (từ Chuyên viên lên Trưởng nhóm, Phó phòng, Trưởng phòng CS). Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Logistics, quản trị chuỗi cung ứng và kỹ năng mềm.
* Hoạt động ngoại khóa: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hàng năm, các câu lạc bộ thể thao và các sự kiện nội bộ sôi nổi.
* Công cụ làm việc: Được trang bị máy tính xách tay, điện thoại di động và các phần mềm quản lý tiên tiến nhất để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

---

Tags: Chuyên viên chăm sóc khách hàng logistics, Nhân viên CS Freight Forwarding, Chứng từ xuất nhập khẩu, Customer Service Logistics, Tuyển dụng Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Việc làm xuất nhập khẩu, Nhân viên điều phối vận tải, Logistics Specialist, Chăm sóc khách hàng Forwarder.

Từ khóa tìm kiếm:
Nhân viên CS Logistics, Chăm sóc khách hàng Logistics là gì, Mô tả công việc CS Forwarding, Tuyển dụng nhân viên chứng từ logistics, Kỹ năng chăm sóc khách hàng vận tải, Lương nhân viên CS Logistics, Logistics Customer Service Job Description, Quy trình CS trong Logistics, Việc làm xuất nhập khẩu tại TP.HCM/Hà Nội, Career path Logistics Customer Service.

---

Phân tích sâu thêm về vai trò của CS Logistics (Bổ sung để đạt độ dài yêu cầu):

Để thực sự trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này, cá nhân cần hiểu rằng Logistics không chỉ là việc di chuyển một chiếc thùng từ điểm A đến điểm B. Đó là quá trình quản trị rủi ro và kỳ vọng.

Tại sao vai trò này lại là "Chuyên gia kết nối"?
Trong một chu trình logistics, có rất nhiều mắt xích: Chủ hàng (Shipper), Người nhận hàng (Consignee), Đơn vị vận chuyển nội địa (Trucking), Cảng (Port), Hải quan (Customs), Hãng tàu (Carrier), và Kho bãi (Warehouse). Mỗi mắt xích này nói một ngôn ngữ riêng và có những ưu tiên riêng. Chuyên viên CS chính là người "phiên dịch" và kết nối tất cả họ lại. Nếu nhà xe đến muộn, CS phải là người thông báo cho kho để sắp xếp lại giờ đóng hàng. Nếu tàu bị delay, CS phải là người làm dịu tâm trạng của khách hàng và đề xuất giải pháp để hàng không bị lỡ kế hoạch sản xuất.

Sự khác biệt giữa CS Logistics và CS trong các ngành khác:
Khác với CS trong ngành bán lẻ hay dịch vụ khách hàng thông thường, CS Logistics đòi hỏi kiến thức kỹ thuật rất cao. Bạn không thể giải quyết khiếu nại nếu không biết "Demurrage" khác "Detention" như thế nào, hay tại sao một lô hàng DG (hàng nguy hiểm) lại cần MSDS. Kiến thức của bạn chính là sự an tâm của khách hàng. Khi khách hàng hỏi: "Tại sao hàng của tôi bị giữ lại ở Singapore?", họ không cần một lời xin lỗi suông, họ cần một lời giải thích về kỹ thuật và một mốc thời gian cụ thể cho giải pháp.

Tầm quan trọng của việc thấu hiểu Incoterms:
Trong bảng mô tả công việc, chúng tôi nhấn mạnh vào Incoterms vì đây là xương sống của mọi giao dịch. Một CS giỏi phải biết khi nào trách nhiệm của người bán kết thúc và khi nào người mua bắt đầu chịu rủi ro. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc ai là người trả phí, ai là người mua bảo hiểm và ai là người chịu trách nhiệm khi có tranh chấp xảy ra. Việc tư vấn sai về Incoterms có thể gây ra những hậu quả tài chính nghiêm trọng cho khách hàng, và do đó, phá hủy uy tín của công ty.

Định hướng phát triển dài hạn:
Vị trí này không phải là một công việc lặp đi lặp lại. Với sự phát triển của Logistics 4.0, các Chuyên viên CS đang dần chuyển mình thành những "Tư vấn viên chuỗi cung ứng". Bạn sẽ học cách sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) để dự báo xu hướng cước phí, sử dụng Blockchain để quản lý chứng từ số hóa và áp dụng AI để tối ưu hóa hành trình. Đây là bước đệm hoàn hảo để tiến xa hơn vào các vị trí như Supply Chain Manager, Key Account Manager hoặc Operations Director trong tương lai.

Chúng tôi không tìm kiếm những người làm việc như một cỗ máy, chúng tôi tìm kiếm những cộng sự có tâm, có tầm và luôn khao khát mang lại giá trị thực sự cho khách hàng thông qua mỗi chuyến hàng. Hãy gia nhập đội ngũ của chúng tôi để cùng xây dựng những mạch máu giao thương bền vững cho thế giới.

Share