MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TRỢ LÝ VĂN PHÒNG (OFFICE ASSISTANT)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng hậu cần" – vị trí Trợ lý Văn phòng. Bạn chính là chất keo kết dính, là mắt xích vận hành quan trọng đảm bảo toàn bộ không gian làm việc luôn tràn đầy năng lượng, ngăn nắp và chuyên nghiệp. Không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ, bạn là đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty đối với khách hàng, đối tác, đồng thời là chỗ dựa vững chắc cho ban lãnh đạo và tập thể nhân viên trong mọi hoạt động hằng ngày. Sự chủ động, tư duy dịch vụ chu đáo, khả năng sắp xếp công việc khoa học và sự linh hoạt trong xử lý tình huống chính là những giá trị cốt lõi giúp bạn tỏa sáng tại vị trí này. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có kỹ năng giao tiếp tốt và mong muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường quản trị văn phòng chuyên nghiệp, chúng tôi rất sẵn lòng đồng hành cùng bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Vận hành & Duy trì Cơ sở Vật chất Văn phòng

* Quản lý tài sản và trang thiết bị: Theo dõi, kiểm kê định kỳ danh mục tài sản văn phòng (máy tính, máy in, máy photo, bàn ghế, thiết bị phòng họp). Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và điều phối kỹ thuật viên sửa chữa kịp thời khi có sự cố phát sinh để không làm gián đoạn công việc chung.
* Mua sắm và quản lý nhu yếu phẩm: Chủ động lập kế hoạch, dự trù ngân sách và mua sắm văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nước uống, trà, cà phê và các nhu yếu phẩm cho khu vực pantry. Thiết lập định mức sử dụng hợp lý nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
* Giám sát không gian làm việc: Đảm bảo toàn bộ không gian văn phòng (khu vực làm việc chung, phòng họp, phòng khách, khu vực pantry) luôn sạch sẽ, gọn gàng, thẩm mỹ và đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.
* Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ: Trực tiếp liên hệ, đàm phán hợp đồng và giám sát chất lượng dịch vụ của các đối tác bên thứ ba như: đơn vị vệ sinh, bảo vệ, chuyển phát nhanh, đơn vị cung cấp cây xanh cảnh quan, nhà mạng internet.

2. Công tác Tiếp tân, Đón tiếp Khách hàng & Đối tác

* Đại diện hình ảnh: Đón tiếp khách hàng, đối tác và ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và lịch sự. Hướng dẫn khách đến đúng phòng ban hoặc vị trí làm việc của người cần gặp.
* Quản lý tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline của công ty, sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản và chuyển kết nối cuộc gọi chính xác đến các phòng ban, cá nhân liên quan.
* Chuẩn bị hậu cần đón khách: Chuẩn bị phòng họp chu đáo (nước uống, tài liệu, máy chiếu, bảng viết) trước các buổi gặp gỡ đối tác hoặc khách hàng quan trọng của Ban Giám đốc.

3. Quản lý Công văn, Giấy tờ, Hồ sơ & Lưu trữ Tài liệu

* Xử lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại, ghi chép sổ theo dõi và chuyển giao kịp thời thư từ, bưu phẩm, công văn gửi đến công ty. Đầu mối liên hệ với các đơn vị vận chuyển để gửi tài liệu, hàng hóa ra ngoài một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
* Số hóa và lưu trữ hệ thống tài liệu: Thiết lập, phân loại và lưu trữ một cách khoa học hệ thống hồ sơ, giấy tờ pháp lý của công ty, hợp đồng kinh tế, các quyết định, thông báo nội bộ (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống lưu trữ đám mây). Đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi có yêu cầu.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Hỗ trợ soạn thảo các văn bản hành chính thông thường như: thông báo nội bộ, quyết định, biên bản cuộc họp, công văn gửi các cơ quan chức năng theo hướng dẫn của quản lý trực tiếp.

4. Hỗ trợ Công tác Nhân sự, Truyền thông Nội bộ & Sự kiện

* Hỗ trợ onboarding nhân sự mới: Phối hợp cùng bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị vị trí làm việc, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, thẻ nhân viên, tài khoản email và các tài liệu hướng dẫn hội nhập cho nhân sự mới trong ngày đầu nhận việc.
* Tổ chức hoạt động phong trào: Tham gia lên ý tưởng và trực tiếp triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng cho cán bộ nhân viên, ngày lễ kỷ niệm (8/3, 20/10, Trung thu, Noel), các buổi teambuilding, liên hoan tất niên (Year-End Party).
* Truyền thông nội bộ: Truyền đạt các thông báo, chính sách, quy định mới từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên thông qua các kênh truyền thông nội bộ (email, bảng tin, nhóm chat chung) một cách rõ ràng và kịp thời.

5. Quản lý Chi phí Hành chính & Hỗ trợ Tài chính Cơ bản

* Quản lý quỹ tiền mặt nội bộ (quỹ mét): Tiếp nhận đề xuất, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, thực hiện chi và quyết toán quỹ tiền mặt nhỏ phục vụ cho các hoạt động hành chính hằng ngày của văn phòng.
* Tổng hợp hóa đơn và đề nghị thanh toán: Thu thập, kiểm tra đối chiếu và lập hồ sơ đề nghị thanh toán định kỳ cho các chi phí vận hành văn phòng (tiền điện, nước, internet, điện thoại, thuê văn phòng, chi phí taxi/grab của công ty). Chuyển giao chứng từ đầy đủ cho bộ phận Kế toán kiểm tra và giải ngân.

6. Hỗ trợ Hậu cần Ban Giám đốc & Điều phối Lịch trình công tác

* Đặt dịch vụ di chuyển và lưu trú: Thực hiện đặt vé máy bay, vé tàu, phòng khách sạn, taxi và chuẩn bị hồ sơ công tác (giấy đi đường, tạm ứng chi phí) cho Ban Giám đốc và nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Hỗ trợ lịch trình làm việc: Hỗ trợ ghi nhận lịch họp, sắp xếp lịch hẹn cho Ban Giám đốc khi có yêu cầu, đảm bảo các cuộc hẹn không bị chồng chéo và được chuẩn bị chu đáo về mặt tài liệu đi kèm.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn & Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Du lịch - Khách sạn hoặc các ngành khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý văn phòng, Nhân viên hành chính lễ tân, Thư ký hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng. Chấp nhận hồ sơ của các bạn sinh viên mới tốt nghiệp có năng lực xuất sắc, thái độ cầu thị và tư duy dịch vụ tốt.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Thành thạo tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word soạn thảo văn bản chuẩn chỉnh; Excel xử lý số liệu, bộ lọc, hàm cơ bản; PowerPoint thiết kế slide báo cáo/giới thiệu đẹp mắt) và Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Slides, Forms).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách phân loại công việc theo mức độ ưu tiên (quan trọng/khẩn cấp), quản lý nhiều đầu việc cùng lúc mà không bị sót việc hoặc trễ hạn (deadline).
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Giao tiếp lịch thiệp, khéo léo qua cả hai hình thức trực tiếp và gián tiếp (điện thoại, email, tin nhắn). Giọng nói chuẩn, dễ nghe, không nói ngọng, không nói giọng địa phương.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Nắm vững thể thức văn bản hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam; có tư duy viết lách mạch lạc, rõ ràng, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (nghe, nói, viết email công việc) là một lợi thế lớn để hỗ trợ đón tiếp khách nước ngoài hoặc làm việc trong môi trường đa quốc gia.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Bạn cần có sự chú ý đến từng chi tiết nhỏ khi kiểm tra hồ sơ, chứng từ thanh toán, rà soát lỗi văn bản hay khi chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp quan trọng.
* Trung thực và bảo mật: Tuyệt đối trung thực trong quản lý tài chính, quỹ tiền mặt và tài sản công ty. Có ý thức bảo mật thông tin cao đối với các tài liệu nội bộ, thông tin nhân sự và các quyết định chiến lược của Ban Giám đốc.
* Thái độ tích cực và tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn giữ thái độ vui vẻ, cởi mở, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp và khách hàng. Có năng lượng tích cực, chịu được áp lực công việc khi phát sinh các sự cố hành chính dồn dập.
* Ngoại hình sáng và chuyên nghiệp: Tác phong nhanh nhẹn, trang phục công sở gọn gàng, lịch sự, chỉn chu khi đến văn phòng làm việc.
* Chủ động và linh hoạt: Không thụ động đợi giao việc, biết quan sát để phát hiện các vấn đề cần cải thiện trong văn phòng và chủ động đề xuất giải pháp tối ưu lên cấp trên.

---

Quyền lợi và chế độ đãi ngộ:

* Mức lương cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 8.000.000 VNĐ – 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo phụ cấp ăn trưa, điện thoại và phụ cấp trang phục hằng năm.
* Chính sách thưởng hấp dẫn: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9), thưởng Tết Nguyên Đán theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Đầy đủ chế độ bảo hiểm: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hằng năm tại các bệnh viện uy tín và được hưởng gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp (sau thâm niên 1 năm làm việc).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi, không gian mở sáng tạo; đồng nghiệp trẻ trung, hòa đồng, thân thiện; văn hóa doanh nghiệp tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đóng góp ý kiến cá nhân.
* Cơ hội học tập và đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm (giao tiếp, thuyết trình, giải quyết vấn đề) và kiến thức chuyên môn sâu về Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị nhân sự do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng, công bằng. Từ vị trí Trợ lý Văn phòng, bạn có cơ hội thăng tiến lên Chuyên viên Hành chính Nhân sự, Trưởng nhóm Hành chính (Admin Supervisor) hoặc Trợ lý Ban Giám đốc (Executive Assistant) sau 1.5 - 3 năm cống hiến xuất sắc.
* Chính sách đãi ngộ khác: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát, du lịch hè hằng năm cùng công ty; tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ; các phúc lợi đặc biệt nhân dịp hiếu, hỷ, sinh nhật, ốm đau của cá nhân và gia đình.

---

Tags:

Trợ lý văn phòng, Nhân viên hành chính, Thư ký văn phòng, Tuyển dụng hành chính lễ tân, Việc làm hành chính văn phòng, Trợ lý hành chính, Nhân viên văn phòng, Quản trị văn phòng, Lễ tân văn phòng, Thư ký trợ lý, Việc làm IT văn phòng, Quản lý tài sản văn phòng, Hỗ trợ hành chính, Hành chính nhân sự, Việc làm văn phòng chuyên nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng trợ lý văn phòng, việc làm hành chính văn phòng mới nhất, tìm việc thư ký văn phòng, tuyển nhân viên lễ tân hành chính, mô tả công việc trợ lý văn phòng, mức lương trợ lý văn phòng, hành chính văn phòng không yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng quản trị văn phòng chuyên nghiệp, tuyển dụng trợ lý giám đốc hành chính, việc làm văn phòng lương cao, tuyển dụng admin office, thư ký hành chính nhân sự.

Share