MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ VĂN PHÒNG (OFFICE SECRETARY)

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Điều phối & Giữ lửa Văn phòng" – vị trí Thư ký Văn phòng tài năng. Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các công việc hành chính giấy tờ, mà chính là "trung tâm năng lượng", mắt xích kết nối quan trọng đảm bảo toàn bộ guồng quay vận hành của văn phòng luôn trơn tru, hiệu quả và chuyên nghiệp.

Với vai trò là trợ thủ đắc lực của Ban Giám đốc và là cầu nối thân thiện giữa các phòng ban, sự tỉ mỉ trong quản lý tài liệu, tư duy tổ chức khoa học khi sắp xếp lịch trình và tác phong giao tiếp thanh lịch của bạn chính là bộ mặt thương hiệu của công ty. Nếu bạn là một người sở hữu kỹ năng quản trị thời gian xuất sắc, đam mê dịch vụ khách hàng nội bộ và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và coi trọng giá trị con người, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn đồng hành.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản trị Hành chính & Lưu trữ Tài liệu Khoa học

* Quản lý công văn đi/đến: Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao thư tín, bưu phẩm, công văn đi và đến cho các phòng ban liên quan một cách nhanh chóng, bảo mật và chính xác.
* Số hóa và lưu trữ hệ thống: Thiết lập, phân loại và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu (cả bản cứng và bản mềm trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, Dropbox) theo quy chuẩn khoa học, dễ tra cứu nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của doanh nghiệp.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Trực tiếp soạn thảo các văn bản, thông báo, quyết định, thư mời, tờ trình hoặc biên bản cuộc họp theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận, đảm bảo đúng thể thức và ngôn từ chuẩn mực.
* Quản lý con dấu: Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của công ty (nếu được ủy quyền) đúng quy trình pháp luật và quy định nội bộ.

2. Tiếp đón Khách hàng & Đại diện Thương hiệu (Front Office)

* Đón tiếp khách hàng/đối tác: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên đến văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và lịch sự. Hướng dẫn khách đến khu vực phòng họp hoặc phòng làm việc của các bộ phận liên quan.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline công ty, sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản hoặc chuyển kết nối đến đúng cá nhân/phòng ban có thẩm quyền xử lý.
* Chuẩn bị trà nước/hậu cần đón tiếp: Đảm bảo khu vực sảnh chờ, phòng khách luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Chuẩn bị nước uống, trà, cà phê chu đáo cho khách hàng và đối tác trong suốt thời gian làm việc tại công ty.

3. Điều phối Lịch trình & Tổ chức Cuộc họp

* Quản lý lịch làm việc: Hỗ trợ theo dõi, cập nhật và sắp xếp lịch làm việc, lịch hẹn, lịch công tác cho Ban Giám đốc và các phòng ban, tránh tình trạng chồng chéo hoặc trùng lặp thời gian.
* Tổ chức cuộc họp nội bộ và đối ngoại: Đăng ký phòng họp, chuẩn bị trang thiết bị kỹ thuật (máy chiếu, micro, hệ thống họp trực tuyến Zoom/Teams), chuẩn bị tài liệu họp, văn phòng phẩm cho người tham gia.
* Ghi nhận biên bản (Meeting Minutes): Tham gia các cuộc họp quan trọng để ghi chép biên bản chi tiết, tổng hợp các kết luận, phân công công việc từ chủ tọa và gửi báo cáo cho các thành viên liên quan sau cuộc họp. Theo dõi tiến độ thực hiện các đầu việc đã được thống nhất trong cuộc họp.

4. Quản lý Hậu cần, Mua sắm & Cơ sở Vật chất

* Quản lý văn phòng phẩm: Định kỳ kiểm kê, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm (giấy in, bút, sổ tay, mực in...), nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước suối, bánh ngọt) phục vụ nhu cầu làm việc hàng ngày của nhân viên.
* Giám sát cơ sở vật chất: Phối hợp với bộ phận kỹ thuật/tòa nhà kiểm tra định kỳ trạng thái hoạt động của các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy lạnh, hệ thống đèn, mạng Internet). Kịp thời liên hệ nhà cung cấp bảo trì, sửa chữa khi có sự cố phát sinh.
* Hỗ trợ công tác (Travel Logistics): Đặt vé máy bay, vé tàu xe, đặt phòng khách sạn, làm thủ tục visa/hộ chiếu và chuẩn bị tạm ứng chi phí công tác cho Ban Giám đốc hoặc nhân viên đi công tác trong và ngoài nước.
* Thanh toán chi phí hành chính: Tập hợp hóa đơn, chứng từ chi phí hành chính văn phòng (tiền điện, nước, internet, điện thoại, chuyển phát nhanh, taxi...) gửi bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh quyết toán định kỳ hàng tháng.

5. Truyền thông Nội bộ & Gắn kết Tập thể

* Truyền đạt thông tin: Đăng tải và phổ biến các thông báo, nội quy, chính sách mới từ Ban Giám đốc đến toàn thể cán bộ nhân viên qua các kênh truyền thông nội bộ (Email, Zalo, Slack, bảng tin văn phòng).
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Đồng hành cùng phòng Nhân sự (HR) trong việc lên ý tưởng và tổ chức các sự kiện nội bộ như: sinh nhật tháng, chúc mừng các ngày lễ (8/3, 20/10, Giáng sinh), tiệc tất niên (Year End Party), team building và các hoạt động thiện nguyện của công ty.
* Xây dựng không gian làm việc xanh: Chăm sóc và bài trí cây xanh văn phòng, điều phối công tác vệ sinh văn phòng (phối hợp với tạp vụ) để đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp - truyền cảm hứng sáng tạo.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/pháp lý, Lưu trữ học, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Kinh doanh, Khách sạn - Du lịch hoặc các ngành Khoa học Xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thư ký văn phòng, Nhân viên Hành chính Lễ tân, Trợ lý dự án hoặc các vị trí tương đương.
* Chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp có tố chất xuất sắc, ham học hỏi và có định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực Quản trị văn phòng.

2. Kỹ năng Chuyên môn

* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng:
* MS Word: Soạn thảo văn bản chuẩn mẫu, căn chỉnh lề, tạo mục lục tự động, trộn thư (Mail Merge).
* MS Excel: Sử dụng tốt các hàm tính toán cơ bản (Vlookup, Sumif, Countif, IF...), quản lý dữ liệu, lập bảng biểu báo cáo chi phí, theo dõi cấp phát văn phòng phẩm.
* MS PowerPoint: Thiết kế slide thuyết trình cơ bản, bố cục rõ ràng, chuyên nghiệp cho các cuộc họp.
* Sử dụng tốt các công cụ làm việc trực tuyến: Google Workspace (Sheets, Docs, Forms, Slides, Calendar), các phần mềm quản lý công việc (Trello, Asana, Notion).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên). Khả năng đọc hiểu tài liệu, soạn thảo email giao dịch bằng tiếng Anh là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng hành chính: Khả năng sắp xếp, phân loại hồ sơ khoa học; kỹ năng soạn thảo công văn, văn bản hành chính đúng chuẩn mực quy phạm pháp luật và văn phong doanh nghiệp.
* Kỹ năng vận hành thiết bị: Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng thông dụng như máy in, máy scan, máy photocopy, tổng đài điện thoại.
* Tốc độ đánh máy: Đạt tối thiểu 55 - 60 từ/phút, đảm bảo tốc độ ghi chép biên bản cuộc họp nhanh chóng, chính xác.

3. Kỹ năng Mềm & Phẩm chất Cá nhân

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Giao tiếp lịch thiệp, khéo léo, tự tin trực tiếp và qua điện thoại. Giọng nói rõ ràng, dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp hoặc nói giọng địa phương quá nặng.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp và quan trọng, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn cam kết (deadline).
* Sự tỉ mỉ, cẩn trọng: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong công việc sắp xếp hồ sơ, rà soát lỗi chính tả trong văn bản, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi trình ký.
* Bảo mật thông tin tối tuyệt đối: Ý thức rõ ràng về tầm quan trọng của việc bảo mật các thông tin nội bộ, bí mật kinh doanh, thông tin nhân sự và các tài liệu mật của Ban Giám đốc.
* Tác phong chuyên nghiệp & Ngoại hình sáng: Tác phong làm việc nhanh nhẹn, linh hoạt, thái độ tích cực, hòa đồng. Trang phục công sở gọn gàng, lịch sự, chỉn chu khi đi làm.
* Khả năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc nhận diện và giải quyết các tình huống phát sinh tại văn phòng một cách êm đẹp, hiệu quả. Khả năng chịu được áp lực công việc cao khi văn phòng bước vào giai đoạn bận rộn.

---

QUYỀN LỢI & CHẾ ĐỘ PHÚC LỢI

1. Thu nhập & Đãi ngộ

* Lương cơ bản cạnh tranh: Mức lương dao động từ 8.000.000 VNĐ – 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp đầy đủ: Hỗ trợ phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (hoặc cấp đồng phục định kỳ hàng năm) và chi phí gửi xe.
* Thưởng hấp dẫn:
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý dựa trên hiệu quả vận hành văn phòng.
* Thưởng lương tháng 13, 14 (tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp).
* Thưởng vào các dịp lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Tết Trung thu).

2. Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi Sức khỏe

* Bảo hiểm xã hội: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc (02 tháng).
* Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám đa khoa quốc tế uy tín.
* Bảo hiểm sức khỏe đặc biệt: Đối với nhân sự gắn bó lâu năm, công ty cung cấp gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe toàn diện (PVI Care, Bao Viet Tokiomarine...) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội trú và ngoại trú hạn mức cao.

3. Môi trường Làm việc & Cơ hội Phát triển

* Không gian làm việc hiện đại: Văn phòng hạng A tiện nghi, rộng rãi, trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, pantry ngập tràn trà, cà phê, bánh ngọt miễn phí cho nhân viên.
* Văn hóa doanh nghiệp văn minh: Môi trường làm việc trẻ trung, hòa đồng, tôn trọng sự khác biệt, đề cao tinh thần hỗ trợ đồng đội và phát huy tối đa thế mạnh cá nhân.
* Đào tạo nâng cao:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng hành chính thư ký chuyên nghiệp, kỹ năng giao tiếp nâng cao, kỹ năng quản trị thời gian, quản lý dự án.
* Được tài trợ chi phí học tập các chứng chỉ ngoại ngữ hoặc kỹ năng tin học văn phòng nâng cao phục vụ cho công việc.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager), Trợ lý Giám đốc (Executive Assistant) hoặc chuyển ngang sang các bộ phận chuyên môn khác như Nhân sự, Truyền thông nội bộ, Chăm sóc khách hàng nếu chứng minh được năng lực phù hợp.

4. Hoạt động Gắn kết Tập thể

* Du lịch hàng năm (Company Trip): Tham gia các chuyến du lịch nghỉ dưỡng, team building đẳng cấp 4 - 5 sao trong hoặc ngoài nước do công ty tổ chức hàng năm.
* Chế độ hiếu hỷ, sinh nhật: Quà tặng và tiền mặt vào ngày sinh nhật, đám cưới, sinh con; hỗ trợ thăm hỏi khi ốm đau, hiếu hỷ tứ thân phụ mẫu theo quy chế công đoàn công ty.

---

THÔNG TIN KHÁC

* Thời gian làm việc: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 AM – 5:30 PM), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật (hoặc làm việc sáng Thứ Bảy tùy theo đặc thù sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp).
* Địa điểm làm việc: [Điền địa chỉ văn phòng công ty cụ thể].

---

Tags: Thư ký văn phòng, Nhân viên hành chính văn phòng, Trợ lý hành chính, Lễ tân văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự, Thư ký ban giám đốc, Tuyển dụng thư ký, Nhân viên văn thư lưu trữ, Office Secretary, Administrative Assistant, Admin Clerk, Việc làm văn phòng tại [Tên thành phố].

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng thư ký văn phòng, tìm việc làm hành chính văn phòng, thư ký hành chính, nhân viên văn phòng, trợ lý văn phòng, thư ký tổng hợp, việc làm thư ký không yêu cầu kinh nghiệm, thư ký văn phòng lương cao, kỹ năng thư ký văn phòng chuyên nghiệp.

Share