MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN VĂN THƯ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Người gác cổng thông tin và Lưu trữ tri thức" – vị trí Nhân viên Văn thư chuyên nghiệp. Trong cấu trúc vận hành của doanh nghiệp, bạn không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ, mà là "mắt xích vàng" đảm bảo dòng chảy thông tin nội bộ và đối ngoại luôn thông suốt, chính xác, an toàn và bảo mật.

Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ vòng đời của văn bản – từ khâu tiếp nhận, xử lý, phân loại, lưu trữ vật lý cho đến số hóa trên các hệ thống điện tử. Sự tỉ mỉ, cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ, tư duy logic khoa học trong việc phân loại tài liệu cùng khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối chính là giá trị cốt lõi mà bạn mang lại cho tổ chức. Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có kỹ năng tổ chức quản lý xuất sắc và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường hành chính chuyên nghiệp, đòi hỏi tiêu chuẩn chính xác cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý và xử lý Luồng Công văn Đi và Đến

* Tiếp nhận công văn đến: Thực hiện tiếp nhận toàn bộ công văn, thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến doanh nghiệp từ các cơ quan hành chính nhà nước, đối tác, khách hàng và các đơn vị thành viên.
* Phân loại và đăng ký văn bản: Phân loại nhanh chóng và chính xác các loại công văn (khẩn, mật, thông thường). Tiến hành đăng ký thông tin văn bản vào Sổ quản lý công văn đến (hoặc hệ thống phần mềm quản lý văn bản tập trung - DMS) với đầy đủ các trường thông tin: số công văn, ngày ban hành, nơi gửi, trích yếu nội dung, người nhận.
* Trình duyệt và chuyển giao: Trình văn bản đến cho Ban Giám đốc hoặc các Trưởng bộ phận có thẩm quyền phê duyệt ý kiến chỉ đạo. Sau đó, chuyển giao văn bản đến đúng phòng ban/cá nhân chịu trách nhiệm xử lý theo đúng thời gian quy định, đảm bảo không xảy ra tình trạng thất lạc hoặc chậm trễ thông tin.
* Quản lý công văn đi: Kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký và các tài liệu đính kèm trước khi phát hành công văn đi. Thực hiện đóng dấu, lấy số văn bản, ghi sổ quản lý công văn đi. Đóng gói, liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh để gửi văn bản đến đúng địa chỉ của đối tác/khách hàng. Theo dõi lộ trình chuyển phát và xác nhận người nhận đã nhận được tài liệu an toàn.

2. Công tác Lưu trữ và Số hóa Tài liệu

* Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học: Xây dựng, hoàn thiện và duy trì hệ thống danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu của doanh nghiệp. Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu vật lý trong kho lưu trữ một cách khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy dựa trên các nguyên tắc phân loại theo chủ đề, thời gian hoặc bộ phận.
* Số hóa tài liệu (Digital Archiving): Thực hiện quét (scan), chuyển đổi các tài liệu giấy quan trọng thành định dạng kỹ thuật số (PDF, Word, Excel...). Tiến hành đặt tên file theo quy chuẩn thống nhất, tải lên hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud) hoặc máy chủ nội bộ để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng.
* Quản lý mượn/trả hồ sơ: Thiết lập quy trình và kiểm soát chặt chẽ việc mượn, trả hồ sơ, tài liệu gốc của các cá nhân/phòng ban trong công ty. Đảm bảo mọi lượt mượn/trả đều được ghi nhận vào sổ theo dõi và hoàn trả đúng thời hạn, giữ nguyên trạng hồ sơ.
* Bảo quản và dọn dẹp kho lưu trữ: Định kỳ kiểm tra tình trạng vật lý của kho lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy). Đề xuất thanh lý, tiêu hủy các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.

3. Quản lý và Sử dụng Con dấu Doanh nghiệp

* Bảo mật con dấu: Trực tiếp quản lý và bảo quản an toàn tuyệt đối các con dấu pháp lý của công ty (dấu tròn công ty, dấu chức danh, dấu chữ ký, dấu thu/chi...) theo đúng quy định của pháp luật và quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp.
* Thực hiện đóng dấu đúng thẩm quyền: Chỉ thực hiện đóng dấu vào các văn bản, hợp đồng, quyết định đã có chữ ký trực tiếp của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ (đóng dấu trên giấy trắng không có nội dung) hoặc đóng dấu vào văn bản sai thể thức.
* Ghi chép sổ theo dõi con dấu: Cập nhật đầy đủ, chính xác mọi thông tin đóng dấu vào Sổ quản lý sử dụng con dấu, bao gồm: ngày đóng dấu, nội dung văn bản, người ký, người yêu cầu đóng dấu, số lượng bản đóng dấu.

4. Soạn thảo và Kiểm soát Thể thức Văn bản Hành chính

* Soạn thảo văn bản: Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính thông thường theo yêu cầu của cấp trên (thông báo nội bộ, quyết định bổ nhiệm/điều động nhân sự, biên bản họp, thư mời, công văn gửi các cơ quan chức năng...).
* Kiểm soát chất lượng văn bản: Kiểm tra, rà soát lại toàn bộ văn bản do các phòng ban khác soạn thảo trước khi trình Ban Giám đốc ký duyệt. Đảm bảo văn bản tuân thủ đúng quy chuẩn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo quy định pháp luật hiện hành (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) về phông chữ, cỡ chữ, căn lề, tiêu đề, quốc hiệu, tiêu ngữ và cấu trúc nội dung.
* Sửa lỗi văn bản: Phát hiện và chỉnh sửa các lỗi chính tả, ngữ pháp, diễn đạt chưa rõ nghĩa hoặc mâu thuẫn trong văn bản hành chính trước khi phát hành.

5. Hỗ trợ các Hoạt động Hành chính Văn phòng khác

* Tiếp đón khách và Trực điện thoại: Hỗ trợ tiếp đón khách khứa, đối tác đến làm việc tại văn phòng trong trường hợp bộ phận lễ tân vắng mặt. Trực điện thoại văn thư, tiếp nhận thông tin và chuyển cuộc gọi đến đúng người có thẩm quyền xử lý.
* Quản lý văn phòng phẩm: Phối hợp theo dõi, tổng hợp nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban. Thực hiện cấp phát văn phòng phẩm định kỳ và kiểm soát hạn mức sử dụng nhằm tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
* Chuẩn bị hậu cần phòng họp: Hỗ trợ công tác chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc (chuẩn bị tài liệu, nước uống, thiết bị trình chiếu, ghi biên bản họp khi có yêu cầu).

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Bằng cấp: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Hành chính học, Luật hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Yêu cầu tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Văn thư, Nhân viên Hành chính, hoặc Thư ký văn phòng.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, hoặc các đơn vị có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
* Chào đón các bạn sinh viên mới tốt nghiệp thuộc chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ có thành tích học tập xuất sắc và thái độ cầu tiến.

2. Kỹ năng Chuyên môn và Công nghệ

* Am hiểu quy định pháp luật: Nắm vững các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt là Luật Lưu trữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và các thông tư hướng dẫn liên quan).
* Thành thạo Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word - soạn thảo chuẩn văn bản; Excel - quản lý danh mục và lọc dữ liệu; PowerPoint - chuẩn bị báo cáo). Tốc độ gõ phím nhanh (từ 60 từ/phút trở lên) và chính xác.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm hỗ trợ: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (e-Office, DMS, Bravo, OneDrive, Google Workspace...). Biết sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại như máy scan tốc độ cao, máy photocopy công nghiệp, máy hủy tài liệu.
* Kỹ năng tổ chức và phân loại: Có tư duy hệ thống tốt, khả năng sắp xếp công việc khoa học, phân loại và quản lý hàng ngàn đầu tài liệu một cách ngăn nắp, dễ dàng truy xuất thông tin chỉ trong vòng 3 đến 5 phút khi có yêu cầu đột xuất.
* Kỹ năng giao tiếp và soạn thảo: Khả năng giao tiếp nhã nhặn, lịch sự qua điện thoại và trực tiếp. Khả năng hành văn lưu loát, mạch lạc, không mắc lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp căn bản.

3. Phẩm chất Cá nhân

* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn cần có sự chăm chút, kỹ lưỡng trong từng trang giấy, từng dấu chấm, dấu phẩy, không chấp nhận sự cẩu thả hay hời hợt trong xử lý tài liệu pháp lý.
* Bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin, tài liệu, quyết định kinh doanh hoặc bí mật công nghệ của doanh nghiệp. Tuyệt đối không tự ý chia sẻ thông tin cho các cá nhân không có thẩm quyền.
* Trung thực và Trách nhiệm: Thực hiện công việc một cách trung thực, ghi chép nhật ký công văn và sử dụng con dấu một cách minh bạch, sẵn sàng chịu trách nhiệm trước pháp luật và Ban Giám đốc về tính chính xác của tài liệu mình quản lý.
* Chịu được áp lực công việc: Khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng một lúc (multitasking) trong môi trường văn phòng bận rộn mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng tiến độ thời gian.
* Tinh thần hỗ trợ: Luôn sẵn lòng giúp đỡ đồng nghiệp từ các phòng ban khác trong việc tìm kiếm hồ sơ, hướng dẫn các quy trình thủ tục hành chính liên quan đến công tác văn thư.

---

QUYỀN LỢI ĐƯỢC HƯỞNG

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục và các khoản thưởng hiệu quả công việc định kỳ.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Được hưởng chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Thưởng lễ tết phong phú: Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch), thưởng lương tháng 13 và thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm theo kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
* Cơ hội học tập và đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư - lưu trữ chuyên sâu, các lớp học kỹ năng mềm (quản lý thời gian, bảo mật thông tin, ứng dụng công nghệ số hóa trong hành chính) do công ty chi trả 100% học phí.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ (máy tính cấu hình cao, máy scan chuyên dụng, văn phòng phẩm cao cấp). Đồng nghiệp thân thiện, gắn kết, sẵn sàng hỗ trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như Trưởng nhóm Hành chính, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự hoặc Giám đốc Hành chính tùy theo năng lực đóng góp và sự phát triển của công ty.
* Hoạt động ngoại khóa đa dạng: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) và các sự kiện nội bộ thường niên đầy sắc màu.

---

TAGS

Nhân viên văn thư, Tuyển dụng văn thư lưu trữ, Việc làm hành chính văn phòng, Quản lý công văn, Nhân viên lưu trữ, Số hóa tài liệu, Hành chính nhân sự, Quản lý con dấu, Soạn thảo văn bản, Việc làm văn phòng, Chuyên viên văn thư, Lưu trữ hồ sơ, Tuyển dụng hành chính.

---

TỪ KHÓA TÌM KIẾM

Tuyển dụng nhân viên văn thư, tìm việc làm văn thư lưu trữ, nhân viên hành chính văn thư, tuyển dụng văn thư lưu trữ Hà Nội, tuyển dụng văn thư TP.HCM, mô tả công việc nhân viên văn thư, mức lương nhân viên văn thư lưu trữ, kỹ năng văn thư lưu trữ, học ngành văn thư lưu trữ làm gì, phần mềm quản lý công văn đi đến, cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học.

Share