MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TIẾP TÂN (RECEPTIONIST)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ thương hiệu" xuất sắc – vị trí Nhân viên Tiếp tân (Receptionist) chuyên nghiệp. Bạn chính là điểm chạm đầu tiên, là "gương mặt đại diện" phản ánh trực quan nhất hệ giá trị, văn hóa và đẳng cấp của doanh nghiệp chúng tôi trong mắt khách hàng, đối tác cũng như ứng viên. Không đơn thuần là người ngồi tại bàn lễ tân, bạn là một "chuyên gia kết nối" điều phối nhịp nhàng luồng thông tin, kết nối khách hàng với các bộ phận nội bộ và kiến tạo những ấn tượng ban đầu hoàn hảo nhất. Sự chỉn chu trong tác phong, sự ấm áp trong giọng nói, tư duy nhạy bén trong xử lý tình huống và khả năng quản trị không gian tiền sảnh chính là những giá trị cốt lõi mà bạn sẽ đóng góp cho tổ chức. Nếu bạn là người yêu thích giao tiếp, tự tin với kỹ năng chăm sóc khách hàng và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp & Hướng dẫn Khách hàng (Đại sứ thương hiệu)

* Chào đón nồng hậu: Tiếp đón toàn bộ khách hàng, đối tác, ứng viên và các nhà cung cấp đến làm việc tại văn phòng công ty với thái độ niềm nở, lịch sự, chuyên nghiệp theo đúng bộ tiêu chuẩn dịch vụ của doanh nghiệp.
* Xác minh & Điều phối: Chủ động hỏi thăm nhu cầu của khách, xác minh thông tin cuộc hẹn, liên hệ với các phòng ban hoặc nhân sự liên quan để thông báo và sắp xếp đón khách vào phòng họp hoặc khu vực làm việc tương ứng.
* Chăm sóc khách chờ: Hướng dẫn khách hàng đến khu vực ghế chờ (Lounge/Waiting Area), phục vụ nước uống (trà, cà phê, nước lọc) và cung cấp các tài liệu đọc (brochure, tạp chí doanh nghiệp) trong thời gian chờ đợi để đảm bảo khách luôn cảm thấy được quan tâm chu đáo.
* Đón tiếp VIP: Phối hợp chặt chẽ với Ban Thư ký và Ban Giám đốc để thực hiện quy trình đón tiếp đặc biệt dành cho các khách hàng VIP, cơ quan chính phủ hoặc đối tác chiến lược cấp cao.

2. Quản lý & Xử lý Cuộc gọi (Trung tâm thông tin)

* Vận hành tổng đài: Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đi và gọi đến thông qua hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ của công ty một cách nhanh chóng (không để chuông reo quá 3 tiếng).
* Sàng lọc & Chuyển tiếp: Lắng nghe nhu cầu của người gọi, sàng lọc thông tin và chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm. Đảm bảo quy trình chuyển cuộc gọi mượt mà, không bị ngắt kết nối đột ngột.
* Ghi nhận lời nhắn: Trong trường hợp nhân sự liên quan vắng mặt hoặc đang bận, thực hiện ghi chép đầy đủ, chính xác thông tin người gọi, nội dung yêu cầu và chuyển tiếp lời nhắn qua Email/Slack/Zalo ngay lập tức.
* Giải đáp thông tin cơ bản: Cung cấp trực tiếp các thông tin cơ bản về công ty cho người gọi bên ngoài (như địa chỉ văn phòng, giờ làm việc, email liên hệ chung, các kênh thông tin chính thức) một cách chính xác và lịch sự.

3. Quản lý Thư tín, Bưu phẩm & Giao nhận (Logistics Tiền sảnh)

* Tiếp nhận bưu phẩm: Tiếp nhận toàn bộ thư từ, công văn, bưu phẩm, hàng hóa ký gửi từ các đơn vị vận chuyển (Bưu điện, Grab, DHL, FedEx...) gửi đến công ty.
* Phân loại & Chuyển giao: Phân loại thư tín theo mức độ khẩn cấp và theo từng phòng ban/cá nhân cụ thể. Thực hiện ghi chép vào sổ theo dõi bưu phẩm nhận và bàn giao ký nhận tận tay cho người nhận trong ngày.
* Quản lý thư đi: Hỗ trợ các phòng ban trong việc chuẩn bị, đóng gói và thực hiện thủ tục gửi thư từ, tài liệu, hàng hóa ra bên ngoài. Liên hệ với các đơn vị chuyển phát nhanh, theo dõi hành trình đơn hàng và kiểm soát chi phí chuyển phát hàng tháng của công ty.

4. Quản lý Mỹ quan & An ninh Khu vực Tiền sảnh

* Giám sát mỹ quan sảnh: Đảm bảo khu vực quầy lễ tân, sảnh chờ, phòng họp chung luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp và có tính thẩm mỹ cao. Phối hợp với bộ phận tạp vụ để xử lý ngay các vấn đề vệ sinh phát sinh tại khu vực này.
* Kiểm soát an ninh vòng ngoài: Giám sát luồng người ra vào khu vực văn phòng thông qua bàn lễ tân. Yêu cầu khách hàng/nhà cung cấp thực hiện quy trình đăng ký thông tin (ghi sổ hoặc quét mã QR), phát thẻ khách (Visitor Badge) và thu hồi thẻ khi khách ra về.
* Phát hiện bất thường: Nhạy bén phát hiện các đối tượng lạ mặt hoặc các hành vi nghi vấn tại khu vực sảnh tiền sảnh, kịp thời thông báo cho bộ phận bảo vệ tòa nhà hoặc hành chính để có biện pháp can thiệp, đảm bảo an ninh an toàn tuyệt đối cho văn phòng.

5. Hỗ trợ Hành chính & Quản trị Tiện ích Văn phòng

* Quản lý phòng họp: Tiếp nhận lịch đăng ký sử dụng các phòng họp chung của các bộ phận qua hệ thống phần mềm (Google Calendar, Microsoft Outlook...). Đảm bảo các phòng họp luôn sẵn sàng về trang thiết bị (máy chiếu, micro, bảng viết, bút viết, nước uống) trước mỗi cuộc họp.
* Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Phối hợp với bộ phận Nhân sự để đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn, hướng dẫn ứng viên điền thông tin/form ứng tuyển, phát bài test và dẫn ứng viên vào phòng phỏng vấn theo đúng lịch hẹn.
* Quản lý văn phòng phẩm & Nhu yếu phẩm: Hỗ trợ kiểm kê, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, nước uống đóng chai, trà, cà phê, khăn giấy... cho khu vực sảnh và khối văn phòng khi có yêu cầu từ bộ phận Hành chính.
* Hỗ trợ hậu cần sự kiện: Tham gia hỗ trợ công tác chuẩn bị hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty như: sinh nhật tháng, liên hoan, hội thảo, họp báo, tiệc tất niên (đặt hoa tươi, chuẩn bị quà tặng, hỗ trợ check-in khách mời...).

6. Xử lý Tình huống phát sinh & Báo cáo tổng hợp

* Giải quyết khiếu nại bước đầu: Tiếp nhận và xử lý khéo léo các phản ánh, khiếu nại trực tiếp từ khách hàng tại quầy lễ tân hoặc qua điện thoại với thái độ bình tĩnh, lắng nghe. Chuyển thông tin cho các cấp quản lý có thẩm quyền giải quyết nếu vượt quá tầm xử lý.
* Ứng phó sự cố khẩn cấp: Nắm rõ và thực hiện đúng quy trình ứng phó với các tình huống khẩn cấp tại tòa nhà văn phòng như: báo cháy, cúp điện đột ngột, có tai nạn y tế xảy ra tại sảnh (sơ cứu ban đầu, liên hệ y tế/cấp cứu).
* Báo cáo công việc: Thực hiện lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng) về lưu lượng khách ghé thăm, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí văn phòng phẩm khu vực sảnh và đề xuất các giải pháp cải tiến dịch vụ tiền sảnh ngày một tốt hơn.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Du lịch & Khách sạn, Ngoại ngữ (Anh, Trung, Hàn, Nhật), Quan hệ công chúng (PR), Quản trị kinh doanh, Luật hoặc các ngành Khoa học xã hội liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Tiếp tân (Receptionist), Chăm sóc khách hàng (Customer Service), Đại diện dịch vụ (Guest Relation Officer) tại các tòa nhà văn phòng hạng A/B, các tập đoàn đa quốc gia, hoặc các khách sạn/resort tiêu chuẩn từ 3 đến 5 sao.
* Ưu tiên những ứng viên đã có kinh nghiệm vận hành hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ (PABX/IP-PBX) và sử dụng các phần mềm quản lý văn phòng hiện đại.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Giao tiếp đỉnh cao: Khả năng giao tiếp trực tiếp và qua điện thoại cực tốt. Giọng nói chuẩn, truyền cảm, dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp, không sử dụng từ địa phương hay biệt ngữ. Có khả năng lắng nghe chủ động và truyền đạt thông tin một cách mạch lạc, súc tích.
* Kỹ năng Ngoại ngữ xuất sắc: Sử dụng tiếng Anh giao tiếp thành thạo (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đón tiếp khách nước ngoài, trả lời email và chuyển điện thoại bằng tiếng Anh lưu loát. Biết thêm ngoại ngữ thứ hai (tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và các ứng dụng làm việc văn phòng phổ biến (Google Workspace, Slack, Trello, Zoom, MS Teams) để soạn thảo văn bản, lập báo cáo và quản lý lịch trình làm việc.
* Kỹ năng Đa nhiệm & Quản lý thời gian: Khả năng làm việc dưới áp lực cao, có thể xử lý đồng thời nhiều đầu việc tại quầy lễ tân (ví dụ: vừa trả lời điện thoại, vừa tiếp nhận bưu phẩm, vừa chào khách đến) một cách khoa học, bình tĩnh và không để xảy ra sai sót.
* Kỹ năng Giải quyết vấn đề: Nhạy bén, linh hoạt trong việc nhận diện và xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra tại khu vực tiền sảnh (khách hàng nóng giận, shipper gây rối, sự cố thiết bị...) một cách êm thấm, bảo vệ hình ảnh thương hiệu của công ty.

3. Phẩm chất cá nhân & Ngoại hình:

* Ngoại hình sáng & Tác phong chỉn chu: Ngoại hình ưa nhìn, cân đối, gương mặt khả ái, thân thiện. Luôn chú trọng trang phục công sở gọn gàng, trang điểm nhẹ nhàng, lịch sự khi làm việc (theo đúng quy chuẩn đồng phục tiếp tân của công ty).
* Thái độ tích cực & Tinh thần dịch vụ: Luôn giữ thái độ niềm nở, nụ cười rạng rỡ và tinh thần hiếu khách (Hospitality Mindset). Kiên nhẫn, lịch sự và tôn trọng khách hàng trong mọi hoàn cảnh, ngay cả khi đối mặt với những yêu cầu khắt khe nhất.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có ý thức kỷ luật cao và tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bảo mật thông tin của doanh nghiệp. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin của khách hàng, đối tác, lịch trình làm việc của Ban Giám đốc hay các tài liệu mật của công ty cho bên thứ ba.
* Tỉ mỉ, Trung thực & Đúng giờ: Làm việc cẩn thận, chi tiết trong việc ghi chép thông tin bưu phẩm, cuộc gọi. Trung thực trong việc quản lý các chi phí nhỏ tại quầy lễ tân. Luôn đi làm đúng giờ (đến trước giờ làm việc 15 phút để chuẩn bị diện mạo và kiểm tra khu vực sảnh).

---

Quyền lợi được hưởng:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (dao động từ 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và ngoại ngữ) + Phụ cấp trang điểm/trang phục + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động. Được tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe chất lượng cao hàng năm.
* Thưởng lễ tết & Lương tháng 13: Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Giỗ tổ Hùng Vương...), quà sinh nhật, hiếu hỷ. Lương tháng thứ 13 và thưởng cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc đẳng cấp: Được làm việc tại văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, khang trang tại trung tâm thành phố. Môi trường trẻ trung, năng động, đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng lẫn nhau.
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển chuyên sâu:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng chăm sóc khách hàng chuẩn quốc tế, kỹ năng quản trị cảm xúc, nghệ thuật trang điểm (grooming) và tác phong ngoại giao.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Tiếp tân có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Lễ tân (Reception Lead), Giám sát Tiền sảnh (Front Office Supervisor), Chuyên viên Hành chính (Admin Specialist) hoặc Chuyên viên Nhân sự (HR Specialist) sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ và các sự kiện nội bộ thường niên đầy màu sắc.

---

Tags:

Nhân viên tiếp tân, Tuyển dụng lễ tân văn phòng, Receptionist tuyển dụng, Nhân viên lễ tân tòa nhà, Việc làm hành chính lễ tân, Lễ tân khách sạn, Chăm sóc khách hàng tiền sảnh, Tuyển dụng lễ tân chuyên nghiệp, Nhân viên tiếp tân tiếng Anh, Việc làm lễ tân quận 1, Lễ tân hành chính, Đại sứ thương hiệu văn phòng, Việc làm hành chính nhân sự, Front Desk Agent.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng nhân viên tiếp tân văn phòng mới nhất
* Tìm việc làm lễ tân hành chính chuyên nghiệp
* Việc làm Receptionist lương cao tại TPHCM/Hà Nội
* Tuyển dụng lễ tân tiếng Anh giao tiếp thành thạo
* Mô tả công việc nhân viên tiếp tân tòa nhà hạng A
* Yêu cầu tuyển dụng lễ tân tập đoàn đa quốc gia
* Cơ hội thăng tiến của nhân viên tiếp tân văn phòng
* Tìm việc làm hành chính lễ tân đi làm ngay

Share