Mô tả công việc: Nhân viên cảnh báo hết hàng (Stock Warning & Inventory Analyst)

Tổng quan :

Tổng quan :

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên Cảnh báo Hết hàng (Stock Warning & Inventory Analyst) xuất sắc để gia nhập đội ngũ vận hành và tối ưu hóa chuỗi cung ứng - bán hàng của chúng tôi. Trong bối cảnh thị trường bán lẻ và thương mại điện tử phát triển với tốc độ chóng mặt, việc đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng trên kệ và các kênh trực tuyến là yếu tố sống còn quyết định doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

Vị trí này không chỉ đơn thuần là người kiểm đếm số lượng hàng tồn kho vật lý, mà đóng vai trò như "hệ thống radar" của doanh nghiệp. Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm phân tích dữ liệu bán hàng thời gian thực, dự báo nhu cầu tiêu dùng, phát hiện sớm các nguy cơ đứt gãy nguồn cung (Out-of-Stock - OOS), và đưa ra các cảnh báo kịp thời cho bộ phận Mua hàng (Procurement), Kho vận (Logistics) và Bán hàng (Sales). Mục tiêu tối thượng của bạn là tối thiểu hóa tỷ lệ đứt hàng, tối ưu hóa vòng quay tồn kho (Inventory Turnover) và trực tiếp góp phần tối đa hóa doanh số bán hàng của toàn công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Giám sát và Phân tích Tồn kho Thời gian thực (Real-time Inventory Monitoring)

* Theo dõi liên tục số lượng tồn kho của hàng nghìn mã hàng (SKU) trên toàn hệ thống cửa hàng vật lý, kho tổng, và các gian hàng thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website).
* Sử dụng các công cụ quản lý kho chuyên nghiệp (ERP, WMS, POS) để kiểm soát dòng chảy hàng hóa, phát hiện các sai lệch dữ liệu giữa hệ thống và thực tế.
* Phân loại hàng hóa theo mô hình ABC (nhóm sản phẩm mang lại doanh thu cao nhất, trung bình và thấp nhất) và XYZ (nhóm có nhu cầu ổn định, biến động và khó dự báo) để áp dụng các tần suất và phương thức giám sát phù hợp.
* Theo dõi sát sao hạn sử dụng (Expiry Date) đối với các nhóm hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thực phẩm hoặc mỹ phẩm để cảnh báo kịp thời, tránh tình trạng hàng hết hạn gây thất thoát vốn.

2. Dự báo Nhu cầu và Thiết lập Điểm tái đặt hàng (Demand Forecasting & Reorder Point Setup)

* Phân tích lịch sử bán hàng (Sales Velocity) theo ngày, tuần, tháng và năm để nhận diện xu hướng mua sắm của khách hàng.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Marketing và Sales để nắm bắt kế hoạch chương trình khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo, sự kiện đặc biệt hoặc các yếu tố mùa vụ (Seasonality) nhằm điều chỉnh dự báo nhu cầu một cách chính xác.
* Tính toán và liên tục cập nhật lượng Tồn kho an toàn (Safety Stock) và Điểm tái đặt hàng (Reorder Point - ROP) cho từng SKU dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp (Lead Time) và mức độ biến động của nhu cầu thị trường.

3. Phát hành Cảnh báo Hết hàng và Đề xuất Nhập hàng Chủ động (Proactive Stockout Alerts)

* Thiết lập và vận hành hệ thống cảnh báo tự động hoặc bán tự động khi lượng tồn kho của một SKU chạm mức tối thiểu (Min Level) hoặc Điểm tái đặt hàng.
* Gửi báo cáo cảnh báo hàng ngày/hàng tuần đến bộ phận Mua hàng (Purchasing/Procurement) kèm theo số lượng đề xuất nhập hàng (Purchase Requisition - PR) chi tiết và thời hạn cần hàng về kho để tránh đứt hàng.
* Đối với các sản phẩm bán chạy nhất (Hot-selling items/Hero products), thực hiện chế độ giám sát đặc biệt và đưa ra cảnh báo khẩn cấp ngay khi tốc độ bán tăng đột biến vượt ngoài dự kiến.

4. Điều phối và Phối hợp Liên phòng ban (Cross-functional Coordination)

* Làm việc với bộ phận Mua hàng để theo dõi tiến độ giao hàng của các đơn hàng đã đặt (Purchase Orders - PO). Cảnh báo kịp thời nếu nhà cung cấp chậm trễ giao hàng ảnh hưởng đến tiến độ bán hàng.
* Phối hợp với bộ phận Kho vận (Logistics/Warehouse) để sắp xếp không gian lưu trữ cho các lô hàng sắp về, đặc biệt là trong các mùa cao điểm mua sắm (Lễ, Tết, Mega Sale).
* Phản hồi thông tin cho bộ phận Bán hàng và Vận hành cửa hàng (Store Operations) về tình trạng các mặt hàng sắp hết hoặc đang đứt hàng tạm thời, giúp họ điều chỉnh chiến thuật tư vấn khách hàng hoặc chuyển hướng tập trung sang các sản phẩm thay thế có sẵn.

5. Xử lý Khủng hoảng Đứt hàng và Tối ưu hóa Điều chuyển nội bộ

* Trong trường hợp xảy ra đứt hàng ngoài ý muốn, nhanh chóng tìm kiếm các giải pháp khắc phục tạm thời: đề xuất điều chuyển hàng hóa nội bộ giữa các cửa hàng có lượng tồn cao sang cửa hàng đang cháy hàng.
* Phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) của các sự cố đứt hàng (do nhà cung cấp giao trễ, do dự báo sai, do lỗi hệ thống hay do vận chuyển) và đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình để không lặp lại sai lầm.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Quản lý Tồn kho (Inventory Manager) / Trưởng bộ phận Kế hoạch Chuỗi cung ứng (Supply Chain Planning Team Leader) hoặc Trưởng phòng Vận hành Bán hàng (Sales Operations Manager) tùy theo cấu trúc tổ chức.
* Phối hợp báo cáo định kỳ hoặc đột xuất với: Giám đốc Bán hàng (Sales Director), Trưởng bộ phận Mua hàng (Procurement Manager).

2. Các Loại Báo cáo Phải Thực hiện

* Báo cáo hàng ngày (Daily Out-of-Stock Report): Danh sách các SKU đã hết hàng hoặc có nguy cơ hết hàng trong vòng 48 - 72 giờ tới tại từng kênh bán.
* Báo cáo hàng tuần (Weekly Inventory Health & DOS Report): Đánh giá số ngày bán hàng còn lại (Days of Supply - DOS) của toàn bộ danh mục sản phẩm; danh sách hàng tồn kho chậm luân chuyển (Slow-moving inventory) và hàng tồn kho chết (Deadstock).
* Báo cáo hàng tháng (Monthly Inventory Performance Report): Phân tích hiệu suất tồn kho, tỷ lệ đáp ứng đơn hàng (Fill Rate), tỷ lệ đứt hàng (OOS Rate), giá trị doanh thu bị mất do đứt hàng (Lost Sales Value) và độ chính xác của dự báo nhu cầu (Forecast Accuracy).

3. Quy trình và Hướng dẫn Vận hành Tiêu chuẩn (SOPs)

* SOP Cảnh báo Hết hàng: Tuân thủ quy trình 5 bước: (1) Quét dữ liệu tồn kho -> (2) Đối chiếu Điểm tái đặt hàng -> (3) Đánh giá tốc độ bán hiện tại -> (4) Gửi cảnh báo định dạng chuẩn -> (5) Theo dõi phản hồi từ bộ phận Mua hàng.
* SOP Điều chuyển Hàng hóa: Hướng dẫn ra quyết định điều chuyển dựa trên chi phí vận chuyển chéo so với biên lợi nhuận của sản phẩm được điều chuyển.
* Bộ Chỉ số Đánh giá Hiệu quả Công việc (KPIs):
* Tỷ lệ đứt hàng (OOS Rate): < 2% đối với các sản phẩm chủ lực (Class A) và < 5% đối với toàn ngành hàng.
* Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng (Fill Rate): Đạt trên 95% - 98%.
* Độ chính xác của dự báo nhu cầu (Forecast Accuracy): Đạt từ 80% trở lên.
* Thời gian phản hồi cảnh báo (Alert Response Time): Phát hành cảnh báo trong vòng tối đa 4 giờ kể từ khi hệ thống chạm mức cảnh báo.
* Tỷ lệ giải quyết tồn kho chậm luân chuyển (Slow-moving Reduction Rate): Giảm tỷ lệ hàng tồn kho trên 90 ngày theo mục tiêu của từng quý.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ phức tạp và có tính áp lực cao của vị trí này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về cả năng lực chuyên môn, tư duy phân tích và kỹ năng mềm.

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain Management), Logistics, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Thống kê/Phân tích dữ liệu (Data Analytics), Kinh tế thương mại, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý tồn kho (Inventory Planner), Nhân viên Dự báo nhu cầu (Demand Planner), Chuyên viên Vận hành Chuỗi cung ứng, hoặc Điều phối viên Bán hàng tại các công ty Bán lẻ (Retail), Thương mại điện tử (E-commerce), hoặc các tập đoàn FMCG quy mô trung bình đến lớn.
* Có kinh nghiệm thực tế làm việc với dữ liệu hàng tồn kho lớn (hàng nghìn SKU) và chuỗi nhiều cửa hàng/kho bãi.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu (Trọng tâm):
* Thành thạo tối đa công cụ Microsoft Excel (sử dụng nhuần nhuyễn các hàm tìm kiếm, tham chiếu phức tạp, Pivot Table, Power Query; biết viết macro/VBA hoặc sử dụng Power BI là một lợi thế cực kỳ lớn).
* Có khả năng đọc hiểu, trực quan hóa dữ liệu và chuyển hóa các con số khô khan thành thông tin dự báo có giá trị hành động cao.
* Sử dụng Hệ thống Phần mềm:
* Kinh nghiệm vận hành và khai thác dữ liệu từ các hệ thống ERP lớn như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo hoặc các phần mềm quản lý kho chuyên dụng (WMS), phần mềm bán hàng (KiotViet, Haravan, Sapo...).
* Kiến thức chuyên ngành Chuỗi cung ứng:
* Nắm vững các mô hình quản trị tồn kho kinh điển (EOQ, ABC/XYZ Analysis, JIT, FIFO/LIFO).
* Hiểu rõ các khái niệm và công thức tính toán: Safety Stock, Reorder Point, Lead Time, Days of Supply, Inventory Turnover Ratio.
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu chuyên ngành tốt (để làm việc với các hệ thống ERP quốc tế hoặc đối tác cung ứng nước ngoài nếu có).

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy nhạy bén và chủ động (Proactive & Alertness): Luôn đi trước một bước, có khả năng phát hiện sớm các bất thường trong dữ liệu trước khi sự cố thực sự xảy ra. Không đợi đến khi hết hàng mới báo cáo mà phải cảnh báo từ khi lượng hàng bắt đầu suy giảm.
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác (Attention to Details): Làm việc với các con số đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối, một sai sót nhỏ trong việc đặt dấu phẩy hay nhập số lượng có thể dẫn đến việc nhập thừa hàng gây đọng vốn hoặc thiếu hàng gây thất thoát doanh thu hàng tỷ đồng.
* Tinh thần trách nhiệm và chịu áp lực cao (High Accountability & Stress Tolerance): Sẵn sàng xử lý các tình huống khẩn cấp, có tinh thần "ownership" cao đối với các mã hàng mình phụ trách. Khả năng giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định sáng suốt trong các giai đoạn cao điểm (Mega Sale, mùa Lễ Tết).
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục xuất sắc (Excellent Communication Skills): Vị trí này là cầu nối giữa nhiều phòng ban có lợi ích đôi khi xung đột (Sales muốn tồn kho thật nhiều để dễ bán, Tài chính muốn tối thiểu hóa tồn kho để dòng tiền khỏe). Bạn cần có sự khéo léo, khả năng thuyết phục dựa trên dữ liệu thực tế để dung hòa các bên.

---

Quyền lợi:

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh và hấp dẫn: Lương cơ bản dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 12.000.000đ - 18.000.000đ] + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên các chỉ số tối ưu hóa tồn kho và giảm thiểu tỷ lệ đứt hàng (Thưởng tháng/quý/năm).
* Chính sách đãi ngộ toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động. Có gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy thuộc theo thâm niên).
* Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường bán lẻ/e-commerce tốc độ cao, quy trình chuẩn chỉnh, văn hóa cởi mở, khuyến khích sáng tạo và thử nghiệm các ý tưởng tối ưu hóa mới.
* Cơ hội học tập và thăng tiến vượt trội:
* Được đào tạo bài bản về tư duy quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, các công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Cảnh báo Hết hàng -> Chuyên viên Dự báo Nhu cầu (Demand Planner) -> Trưởng nhóm Quản lý Tồn kho (Inventory Team Leader) -> Trưởng phòng Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager).
* Các phúc lợi khác: Thưởng các ngày Lễ, Tết, lương tháng 13++, tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch hàng năm của công ty, mua sản phẩm của công ty với mức giá ưu đãi đặc biệt dành cho nhân viên.

---

Tags:

Tags:

#tuyendung #nhanviencanhbaohethang #inventoryplanner #demandplanning #quantritonkho #chuoicungung #salesoperations #retailoperations #phantichdulieu #datainventory #jobdescription #tuyendungtphcm #tuyendunghanoi

---

Từ khoá tìm kiếm:

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên cảnh báo hết hàng, Nhân viên quản lý tồn kho, Chuyên viên dự báo nhu cầu, Demand Planner, Inventory Analyst, Tuyển dụng quản lý kho bán lẻ, Tuyển dụng kế hoạch vật tư, Tìm việc làm chuỗi cung ứng, Job description Nhân viên kiểm soát tồn kho.

Share