Mô tả công việc: Nhân viên thu chi văn phòng

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "người giữ lửa ngân quỹ" – vị trí Nhân viên thu chi văn phòng (Thủ quỹ kiêm Kế toán thanh toán nội bộ). Bạn chính là mắt xích cốt lõi kiểm soát và vận hành dòng chảy tiền tệ hằng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo mọi giao dịch tài chính nội bộ diễn ra chính xác, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt quy chế tài chính. Không chỉ đơn thuần là người thực hiện các nghiệp vụ đếm tiền và ghi sổ, bạn là người bảo đảm tính toàn vẹn của quỹ tiền mặt, tối ưu hóa quy trình thanh toán và mang lại sự an tâm tuyệt đối cho Ban Giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên. Với sự tỉ mỉ trong từng con số, tính bảo mật cao, tư duy kiểm soát chặt chẽ cùng thái độ phục vụ chuyên nghiệp, bạn sẽ giúp hệ thống vận hành văn phòng luôn hoạt động trơn tru. Nếu bạn là một người trung thực, yêu thích sự chính xác và mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Tài chính - Kế toán tại một môi trường chuyên nghiệp, chúng tôi rất sẵn lòng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ thu tiền (Receipt Management):
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ yêu cầu thu tiền (hóa đơn bán hàng, phiếu thu, đề nghị thu tiền từ các phòng ban, báo cáo doanh thu từ bộ phận kinh doanh).
- Thực hiện thu tiền mặt trực tiếp tại văn phòng hoặc kiểm tra, đối chiếu các khoản thu qua tài khoản ngân hàng (chuyển khoản, quẹt thẻ POS, ví điện tử) đảm bảo đúng, đủ số tiền ghi trên chứng từ.
- Lập và ký phát hành Phiếu thu đầy đủ, chính xác thông tin người nộp, lý do nộp, số tiền bằng số và bằng chữ theo đúng quy chuẩn kế toán.
- Kiểm tra tính xác thực của tiền mặt thu vào, phát hiện kịp thời các trường hợp tiền giả, tiền rách, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu hành để xử lý theo quy định.
- Cập nhật tức thời các khoản thu vào hệ thống phần mềm kế toán của công ty (MISA, FAST, SAP...) và sổ quỹ tiền mặt/sổ tiền gửi ngân hàng.

2. Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chi tiền (Payment Management):
- Tiếp nhận các bộ hồ sơ đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đề nghị hoàn ứng từ các cá nhân, bộ phận trong công ty.
- Kiểm tra chi tiết tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ thanh toán: Đầy đủ chữ ký phê duyệt của các cấp quản lý có thẩm quyền; có hóa đơn tài chính hợp lệ (hóa đơn VAT, hóa đơn điện tử) đi kèm; có biên bàn bàn giao, nghiệm thu, hợp đồng kinh tế liên quan hay không.
- Thực hiện chi tiền mặt cho các khoản chi nhỏ dưới định mức cho phép (quỹ tạp phí/petty cash) như: tiền văn phòng phẩm, tiền điện nước, Internet, tiếp khách, chuyển phát nhanh, công tác phí văn phòng.
- Thực hiện các thủ tục lập lệnh chi, ủy nhiệm chi qua cổng ngân hàng điện tử (e-banking) cho các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp, đối tác, hoặc thanh toán lương, thưởng, bảo hiểm cho nhân sự.
- Kiểm soát chặt chẽ thời hạn thanh toán công nợ nhà cung cấp để thực hiện chi tiền đúng hạn, tránh phát sinh phạt chậm trả hoặc ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
- Lập Phiếu chi, ký nhận và yêu cầu người nhận tiền ký nhận đầy đủ trước khi thực hiện xuất quỹ tiền mặt.

3. Kiểm kê, quản lý an toàn Quỹ tiền mặt & Số dư tài khoản ngân hàng:
- Trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản két sắt của công ty. Giữ gìn chìa khóa, mật mã két sắt tuyệt đối an toàn và bảo mật, không chia sẻ cho bất kỳ cá nhân không có thẩm quyền nào.
- Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt vật lý thực tế tại két sắt vào cuối mỗi ngày làm việc.
- Đối chiếu số liệu tồn quỹ thực tế với số dư trên sổ quỹ tiền mặt (phần mềm kế toán). Đảm bảo số liệu trùng khớp 100%. Nếu có chênh lệch thừa hoặc thiếu, phải lập tức tìm nguyên nhân, lập biên bản và báo cáo Kế toán trưởng/Ban Giám đốc để xử lý.
- Lấy sổ phụ ngân hàng, đối chiếu chi tiết số dư và lịch sử giao dịch trên các tài khoản ngân hàng của công ty hằng ngày/hằng tuần để phát hiện sớm các giao dịch bất thường hoặc sai sót từ phía ngân hàng.
- Sắp xếp tiền mặt trong két ngăn nắp theo từng mệnh giá, tạo thuận lợi cho việc kiểm đếm và tránh nhầm lẫn khi giao dịch.

4. Lưu trữ, quản lý chứng từ và cập nhật sổ sách kế toán:
- Sắp xếp, lưu trữ toàn bộ chứng từ thu - chi (Phiếu thu, Phiếu chi, hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm chi, tờ trình phê duyệt...) một cách khoa học, ngăn nắp theo thứ tự thời gian và theo từng tài khoản.
- Đóng tập chứng từ hằng tháng, dán nhãn rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi có yêu cầu kiểm tra nội bộ, kiểm toán hoặc quyết toán thuế.
- Nhập liệu đầy đủ, chính xác các định khoản kế toán liên quan đến thu - chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng vào phần mềm kế toán.
- Quản lý và theo dõi việc tạm ứng của nhân viên trong công ty: Nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện hoàn ứng (quyết toán hóa đơn hoặc hoàn trả tiền thừa) đúng thời hạn quy định trong Quy chế tài chính của doanh nghiệp.

5. Báo cáo tài chính định kỳ và phối hợp nội bộ:
- Lập và gửi báo cáo quỹ tiền mặt hằng ngày (Báo cáo dòng tiền vào - ra - tồn quỹ) cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc trước giờ tan ca.
- Lập báo cáo dự kiến thu - chi tuần/tháng tiếp theo dựa trên kế hoạch thanh toán công nợ và kế hoạch doanh thu để giúp Ban Giám đốc chủ động cân đối dòng tiền, đảm bảo tính thanh khoản của doanh nghiệp.
- Phối hợp chặt chẽ với Kế toán công nợ, Kế toán tổng hợp để đối chiếu số liệu chi tiết về các khoản phải thu, phải trả và các khoản nội bộ.
- Làm việc trực tiếp với các giao dịch viên ngân hàng để xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến lệnh chuyển khoản, tra soát giao dịch, rút tiền mặt, nộp tiền mặt vào tài khoản, hoặc làm hồ sơ vay vốn, bảo lãnh (khi được yêu cầu).
- Hỗ trợ cung cấp số liệu, chứng từ cho bộ phận Thuế, Kiểm toán độc lập trong các kỳ quyết toán.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính - Ngân hàng hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
- Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thủ quỹ, Nhân viên Thu chi, Kế toán thanh toán hoặc Kế toán nội bộ tại các doanh nghiệp.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc với hệ thống ngân hàng lớn, am hiểu sâu sắc quy trình thanh toán không dùng tiền mặt và các quy định pháp luật về hóa đơn chứng từ hiện hành.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo các phần mềm kế toán thông dụng như MISA, FAST, Bravo hoặc các hệ thống ERP (SAP, Oracle) là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng sử dụng MS Excel ở mức độ khá - tốt (thành thạo các hàm tính toán, lọc dữ liệu, thiết lập bảng biểu báo cáo dòng tiền rõ ràng, trực quan).
- Kỹ năng kiểm đếm tiền mặt nhanh chóng, chính xác; có khả năng nhận biết, phân biệt tiền giả, tiền kém chất lượng bằng mắt thường và thiết bị hỗ trợ.
- Hiểu rõ các nguyên tắc kế toán cơ bản, quy định về chứng từ thu chi hợp pháp (Hóa đơn GTGT, tính hợp lệ của chữ ký, thẩm quyền phê duyệt chi).
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, lập biên bản bàn giao, biên bản kiểm kê chuẩn chỉnh, rõ ràng.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, liêm chính: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì vị trí này trực tiếp tiếp xúc và quản lý tiền mặt của doanh nghiệp. Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với tài sản được giao.
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác đến từng chi tiết nhỏ nhất: Đảm bảo không xảy ra sai sót trong việc nhập số liệu, đếm tiền, lập phiếu hay ký tá chứng từ.
- Khả năng bảo mật thông tin cực tốt: Tuyệt đối không tiết lộ thông tin về dòng tiền, số dư tài khoản ngân hàng, kế hoạch tài chính hay quỹ lương của công ty ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
- Kỹ năng giao tiếp ứng xử khéo léo, lịch sự: Luôn giữ thái độ nhã nhặn, hòa đồng khi giải quyết các yêu cầu thu chi, tạm ứng cho đồng nghiệp và đối tác, tạo môi trường làm việc tích cực nhưng vẫn giữ vững nguyên tắc quy định.
- Khả năng chịu áp lực công việc tốt, đặc biệt vào các đợt cao điểm như kỳ thanh toán lương, thanh toán công nợ cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm.
- Có tinh thần tự giác, quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học để hoàn thành đúng tiến độ các báo cáo hằng ngày.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh, xứng đáng với năng lực (Mức lương cứng từ 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế).
- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hằng quý, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm theo chính sách của công ty.
- Được tham gia đầy đủ các chế độ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
- Được trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc hiện đại: Máy tính cấu hình cao, máy đếm tiền thông minh tích hợp phát hiện tiền giả, két sắt an toàn đạt chuẩn, văn phòng phẩm đầy đủ.
- Gói phúc lợi chăm sóc sức khỏe toàn diện (Khám sức khỏe định kỳ hằng năm tại các bệnh viện uy tín) và chế độ bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (PVI/Bảo Việt) cho nhân sự gắn bó lâu năm.
- Môi trường làm việc văn phòng năng động, chuyên nghiệp, đồng nghiệp thân thiện, hỗ trợ tối đa trong công việc.
- Cơ hội được đào tạo nâng cao nghiệp vụ kế toán chuyên sâu, cập nhật các kiến thức mới về Luật thuế, Luật kế toán thông qua các khóa học do công ty tài trợ.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như Kế toán tổng hợp, Kiểm toán nội bộ, Kế toán trưởng nếu chứng minh được năng lực xuất sắc và sự cam kết gắn bó dài lâu.
- Tham gia các hoạt động tập thể, teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hằng năm cùng toàn thể công ty.

Tags: Nhân viên thu chi văn phòng, Thủ quỹ văn phòng, Kế toán thanh toán, Tuyển dụng thủ quỹ, Việc làm kế toán nội bộ, Quản lý quỹ tiền mặt, Kế toán thu chi, Nhân viên ngân quỹ, Đối chiếu sổ phụ ngân hàng, Việc làm hành chính kế toán.

Từ khoá tìm kiếm: Nhân viên thu chi văn phòng, tuyển dụng thủ quỹ Hà Nội/TP.HCM, kế toán thanh toán nội bộ, nhân viên quản lý quỹ tiền mặt, việc làm kế toán thu chi văn phòng, tuyển dụng nhân viên ngân quỹ, kế toán viên thanh toán, tìm việc thủ quỹ văn phòng lương cao, tuyển dụng thủ quỹ kiêm kế toán nội bộ, việc làm kiểm soát dòng tiền văn phòng.

Share