-
Việc Làm (22049)
-
Tìm Việc Làm (9600)
-
Việc làm nhân sự (15453)
-
Nhân viên bán hàng (20298)
-
Việc làm it (0)
-
kỹ sư sản xuất (0)
-
Luật Pháp lý (0)
-
việc làm thêm (0)
-
Việc làm sự kiện (0)
-
Giáo dục Đào tạo (0)
-
Việc làm bảo vệ (0)
-
En (3287)
- Accounting (28)
- Marketing / Communications (89)
- IT / Information Technology (561)
- Security Guard (57)
- Housekeeper / Cleaner / General Helper (128)
- Sales (140)
- Administration / Office Staff (144)
- Sales Staff / Business Development Executive (4)
- Service Staff / Waiter / Waitress (10)
- Warehouse Staff / Logistics Staff (25)
- Customer Service (28)
- Technical Staff / Technician (7)
- General Labor / Unskilled Labor (155)
- Driver / Delivery (40)
- Service Industry (F&B, Hotel, Restaurant) (14)
- Manufacturing / Industrial Zone (10)
- Delivery Staff / Shipper (11)
- Factory Worker (117)
- Advertising - Public Relations (17)
- Arts - Entertainment - Publishing (174)
- Clerical - Administrative (191)
- Education - Training (340)
- Engineering - Architecture (98)
- Accounting - Finance (21)
- Technology (7)
- Retail (84)
- Restaurant - Food Service (108)
- Real Estate (33)
- Non-profit - Volunteer (150)
- Marketing (118)
- Manufacturing - Operations (0)
- Human Resource (91)
- Healthcare (21)
- Manual Labor (160)
- Internet (14)
- Legal (84)
- Other Jobs (8)
Check with seller Việc làm TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên sắp xếp hồ sơ tài liệu 18 - 45 tuổi
Published date: 2026/07/02
- Location: Khánh Hòa, vietnam
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN SẮP XẾP HỒ SƠ TÀI LIỆU
Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "kiến trúc sư của sự ngăn nắp" – vị trí Nhân viên Sắp xếp Hồ sơ Tài liệu (Document Control & Archiving Specialist). Bạn chính là người nắm giữ chìa khóa tối ưu hóa luồng thông tin, đảm bảo mọi dữ liệu, chứng từ và hồ sơ của doanh nghiệp được phân loại khoa học, lưu trữ an toàn và truy xuất nhanh chóng chỉ trong vài giây. Trong thời đại chuyển đổi số, vai trò của bạn không chỉ dừng lại ở việc quản lý các thùng tài liệu giấy truyền thống, mà còn là cầu nối quan trọng trong việc số hóa, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử thông minh và bảo mật tuyệt đối tài sản trí tuệ của công ty.
Sự tỉ mỉ, kiên nhẫn, tư duy hệ thống mạch lạc và tinh thần bảo mật thông tin tuyệt đối chính là những giá trị cốt lõi giúp bạn thành công ở vị trí này. Nếu bạn là người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng tập trung cao độ vào chi tiết và mong muốn đóng góp vào sự vận hành trơn tru của một tổ chức chuyên nghiệp, chúng tôi rất sẵn lòng chào đón bạn gia nhập đội ngũ.
---
Nhiệm vụ công việc chính:
1. Tiếp nhận, Phân loại và Kiểm đếm Hồ sơ Đầu vào
* Thu thập và tiếp nhận: Đầu mối tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật, chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự và các tài liệu hành chính khác từ các phòng ban trong công ty hoặc từ đối tác gửi đến.
* Kiểm tra tính pháp lý và đầy đủ: Thực hiện kiểm tra sơ bộ về số lượng, chữ ký, con dấu, tính nguyên vẹn của văn bản trước khi đưa vào quy trình lưu trữ. Lập biên bản bàn giao cụ thể cho từng loại tài liệu.
* Phân loại khoa học: Áp dụng các tiêu chuẩn phân loại tài liệu của công ty (theo dự án, theo phòng ban, theo niên độ kế toán, theo tính chất mật...) để phân chia hồ sơ vào các nhóm xử lý phù hợp.
2. Thiết lập và Quản lý Hệ thống Lưu trữ Vật lý (Kho hồ sơ)
* Bố trí không gian lưu trữ: Thiết kế sơ đồ kho lưu trữ vật lý (kho hồ sơ giấy) một cách khoa học, tận dụng tối đa diện tích nhưng vẫn đảm bảo sự thông thoáng, dễ tiếp cận.
* Đóng gói và Nhãn mác: Thực hiện đóng tập, đóng ghim, đóng gáy, cho vào bìa còng, hộp lưu trữ chuyên dụng. Dán nhãn (labeling) ghi rõ mã số tài liệu, tên hồ sơ, ngày lưu trữ, người chịu trách nhiệm và thời hạn lưu trữ ngoài vỏ hộp/kệ.
* Sắp xếp lên kệ: Định vị và đặt tài liệu lên các kệ, giá đỡ theo đúng sơ đồ mã hóa đã thiết lập (ví dụ: Kệ A - Tầng 2 - Hộp số 05), đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.
3. Số hóa Tài liệu và Quản lý Cơ sở Dữ liệu Điện tử (EDMS)
* Thực hiện quét (Scan) tài liệu: Sử dụng các thiết bị scan chuyên dụng để chuyển đổi toàn bộ tài liệu giấy quan trọng thành định dạng kỹ thuật số (PDF, JPEG, TIFF...).
* Xử lý hậu kỳ hình ảnh: Chỉnh sửa độ sáng, độ tương phản, xoay trang, cắt lề và thực hiện nhận diện ký tự quang học (OCR) để đảm bảo file scan rõ nét, có thể tìm kiếm nội dung bằng chữ (searchable).
* Đặt tên file và Metadata: Đặt tên file điện tử theo quy chuẩn thống nhất của công ty. Nhập liệu các thông tin mô tả (Metadata) như: Số hiệu văn bản, ngày ban hành, trích yếu nội dung, người ký lên hệ thống Quản lý tài liệu điện tử (DMS/EDMS).
* Sao lưu dữ liệu: Phối hợp với bộ phận IT để thực hiện sao lưu (backup) cơ sở dữ liệu hồ sơ định kỳ lên điện toán đám mây hoặc máy chủ dự phòng, phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu do sự cố phần cứng.
4. Phục vụ Khai thác, Tra cứu và Kiểm soát Quyền Truy cập
* Xử lý yêu cầu mượn/trích lục: Tiếp nhận các yêu cầu mượn hồ sơ gốc hoặc xin cấp bản sao từ các phòng ban. Thực hiện tìm kiếm và cung cấp tài liệu chính xác trong thời gian ngắn nhất (cam kết KPI thời gian tìm kiếm).
* Kiểm soát luồng di chuyển của hồ sơ: Ghi chép đầy đủ vào "Sổ theo dõi mượn - trả tài liệu" hoặc cập nhật trên phần mềm quản lý (ai mượn, mượn file nào, ngày mượn, ngày hẹn trả). Đôn đốc việc hoàn trả hồ sơ gốc đúng hạn.
* Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ phân quyền tiếp cận thông tin. Chỉ cung cấp tài liệu mật, tài liệu có tính chất nhạy cảm (như lương, bí mật công nghệ, chiến lược kinh doanh) khi có sự phê duyệt bằng văn bản từ cấp quản lý có thẩm quyền.
5. Bảo trì, Kiểm kê và Thanh lý Tài liệu Định kỳ
* Kiểm tra tình trạng vật lý: Định kỳ tuần/tháng kiểm tra tình trạng vệ sinh kho lưu trữ, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, ẩm mốc, côn trùng phá hoại hoặc nguy cơ cháy nổ gây tổn hại đến tài liệu giấy.
* Kiểm kê định kỳ: Thực hiện đối chiếu thực tế giữa số lượng hồ sơ hiện có trên kệ với danh mục quản lý trên sổ sách/phần mềm để phát hiện kịp thời các trường hợp thất lạc.
* Lập hội đồng thanh lý tài liệu: Định kỳ rà soát các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật và của doanh nghiệp. Lập danh mục tài liệu đề xuất tiêu hủy, trình ban giám đốc phê duyệt và thực hiện quy trình hủy tài liệu an toàn (cắt nhỏ, nghiền bột) nhằm bảo mật thông tin tuyệt đối ngay cả khi hủy bỏ.
---
Yêu cầu và điều kiện:
1. Học vấn và Kinh nghiệm:
* Bằng cấp: Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Thư viện thông tin, Công nghệ thông tin hoặc các ngành Khoa học xã hội, Hành chính pháp lý liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 – 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên lưu trữ, Nhân viên Văn thư, Document Controller (Kiểm soát tài liệu), hoặc Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ quản lý hồ sơ.
* Chấp nhận đào tạo sinh viên mới tốt nghiệp thuộc chuyên ngành Văn thư lưu trữ có thái độ tốt, tư duy nhanh nhẹn và định hướng nghề nghiệp rõ ràng.
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các quy định của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu (đặc biệt là hồ sơ kế toán, hồ sơ dự án xây dựng, hồ sơ nhân sự).
2. Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng phân loại và lập danh mục (Indexing): Khả năng tư duy logic cao để phân tích nội dung tài liệu, từ đó thiết lập cây thư mục (folder structure) và hệ thống mã hóa hồ sơ một cách khoa học, dễ hiểu cho người sử dụng sau.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc:
* Sử dụng thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý danh mục, sử dụng các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu nâng cao).
* Sử dụng tốt các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng (DMS, SharePoint, Google Drive, OneDrive) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng vận hành thiết bị văn phòng: Thành thạo thao tác sử dụng các loại máy in công suất lớn, máy quét hai mặt (scanner), máy hủy tài liệu, máy dán nhãn. Biết cách xử lý các sự cố cơ bản như kẹt giấy, thay mực, cài đặt driver máy quét.
* Kỹ năng tìm kiếm và tra cứu: Có phương pháp tìm kiếm thông tin nhanh chóng dựa trên từ khóa, mã số, ngày tháng hoặc các thuộc tính liên quan khác.
3. Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Đây là phẩm chất hàng đầu. Một sai sót nhỏ trong việc đặt tên file hoặc đặt sai vị trí một bộ hồ sơ gốc có thể dẫn đến việc thất lạc vĩnh viễn hoặc mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại.
* Tính trung thực và bảo mật tuyệt đối: Thường xuyên tiếp xúc với các tài liệu nội bộ, thông tin mật về tài chính, nhân sự, dự án của công ty. Yêu cầu ứng viên có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết không tiết lộ thông tin ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Óc tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học để không bị quá tải trước khối lượng hồ sơ lớn cần xử lý hàng ngày. Biết cách ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp.
* Sức khỏe tốt và không ngại việc chân tay: Công việc đòi hỏi việc di chuyển trong kho, bê vác các thùng hồ sơ (nặng khoảng 5-10kg), sắp xếp tài liệu lên kệ cao, đứng hoặc cúi người trong thời gian dài. Không bị dị ứng với bụi giấy hoặc không khí trong kho lưu trữ kín.
* Khả năng làm việc độc lập và chịu áp lực cao: Có khả năng tự giác làm việc tập trung cao độ trong không gian yên tĩnh của kho lưu trữ mà không cần sự giám sát liên tục, đồng thời giữ được sự bình tĩnh khi nhận được nhiều yêu cầu trích lục hồ sơ khẩn cấp cùng một lúc.
---
Quyền lợi:
* Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), cùng các khoản phụ cấp độc hại (do tiếp xúc bụi giấy), phụ cấp trang phục và ăn trưa.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ theo Luật Lao động: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc. Hưởng chế độ phép năm (12 ngày/năm), nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi: Làm việc tại văn phòng hiện đại, kho lưu trữ được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ tiêu chuẩn, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động hiện đại và các thiết bị hỗ trợ công việc tiên tiến nhất.
* Cơ hội học tập và đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Công nghệ thông tin ứng dụng trong lưu trữ, các khóa học về tiêu chuẩn ISO 9001 (Quản lý chất lượng), ISO 27001 (An toàn thông tin) do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Lưu trữ, Giám sát Hồ sơ dự án (Document Control Lead), hoặc Chuyên viên Quản lý Quy trình & Hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp.
* Chế độ phúc lợi phong phú: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, quà tặng các dịp lễ Tết, sinh nhật, hiếu hỷ. Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng thường niên cùng Tổng công ty.
* Bảo hiểm sức khỏe cao cấp: Được công ty trang bị thêm gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành cho nhân sự có thâm niên và đạt hiệu quả công việc xuất sắc.
---
Tags:
Nhân viên lưu trữ hồ sơ, Nhân viên văn thư lưu trữ, Sắp xếp hồ sơ tài liệu, Document Controller, Quản lý tài liệu dự án, Số hóa hồ sơ văn phòng, Nhân viên hành chính lưu trữ, Việc làm lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Nhân viên nhập liệu và lưu trữ, Lưu trữ hồ sơ kế toán, Kỹ thuật viên số hóa tài liệu, Chuyên viên quản lý thông tin nội bộ.
---
Từ khoá tìm kiếm:
* Tuyển dụng nhân viên sắp xếp hồ sơ tài liệu tphcm
* Tìm việc làm văn thư lưu trữ hà nội
* Tuyển dụng Document Controller không yêu cầu kinh nghiệm
* Việc làm quản lý hồ sơ dự án xây dựng
* Nhân viên số hóa tài liệu hành chính
* Mô tả công việc nhân viên lưu trữ dữ liệu
* Mức lương nhân viên văn thư lưu trữ mới nhất
* Tuyển dụng nhân viên lưu trữ kho hồ sơ giấy và điện tử
Useful information
- Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
- Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
- Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
- This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"
Related listings
-
Việc làm TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên tổng đài văn phòng 18 - 45 tuổiViệc Làm - - 2026/07/02 Check with sellerMÔ TẢ CÔNG VIỆC TỔNG QUAN VAI TRÒ Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối" – vị trí Nhân viên Kỹ thuật Vận hành & Sửa chữa Tổng đài điện thoại. Bạn là mắt xích quan trọng đảm bảo hệ thống liên lạc của doanh nghiệp luôn thông suốt, ổn định và ...
-
Việc làm TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên tiếp tân (Receptionist) 18 - 45 tuổiViệc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TIẾP TÂN (RECEPTIONIST) Tổng quan vai trò: Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ thương hiệu" xuất sắc – vị trí Nhân viên Tiếp tân (Receptionist) chuyên nghiệp. Bạn chính là điểm chạm đầu tiên, là "gương mặt đại diện" phản án...
-
Việc làm TP Nha Trang => Tuyển gấp Thư ký văn phòng (Office Secretary) 18 - 45 tuổiViệc Làm - - 2026/07/02 Check with seller
MÔ TẢ CÔNG VIỆC: THƯ KÝ VĂN PHÒNG (OFFICE SECRETARY) --- TỔNG QUAN VAI TRÒ Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Điều phối & Giữ lửa Văn phòng" – vị trí Thư ký Văn phòng tài năng. Bạn không chỉ đơn thuần là người thực hiện các công việc hành chính giấy...