MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN LỄ TÂN VĂN PHÒNG

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Đại sứ Thương hiệu" xuất sắc – vị trí Nhân viên Lễ tân Văn phòng. Tại doanh nghiệp của chúng tôi, vị trí Lễ tân không đơn thuần chỉ là người ngồi tại bàn trực, mà bạn chính là "điểm chạm đầu tiên" (First Touchpoint) cực kỳ quan trọng, quyết định ấn tượng ban đầu của khách hàng, đối tác, ứng viên và toàn bộ nhân viên đối với sự chuyên nghiệp của công ty.

Bạn là người sở hữu nụ cười rạng rỡ, giọng nói truyền cảm, phong thái tự tin và khả năng điều phối công việc hành chính một cách nhịp nhàng. Bằng sự chu đáo, tinh tế trong giao tiếp và tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội (Customer-centric), bạn sẽ giúp không gian sảnh đón tiếp luôn tràn ngập năng lượng tích cực, ấm áp và chuyên nghiệp. Nếu bạn tự hào về khả năng kết nối con người, có đầu óc tổ chức sắp xếp khoa học và mong muốn phát triển sự nghiệp trong một môi trường làm việc năng động, tôn trọng cá nhân, chúng tôi rất mong muốn được đồng hành cùng bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Đón tiếp Khách hàng & Điều phối sảnh chờ (Hospitality & Guest Experience)

* Tiêu chuẩn đón tiếp: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên và các nhà cung cấp dịch vụ đến văn phòng với thái độ niềm nở, lịch sự, chuyên nghiệp theo đúng bộ nhận diện thương hiệu của công ty.
* Quy trình tiếp đón: Chủ động tiếp cận, hỏi thăm nhu cầu của khách, hướng dẫn khách đăng ký thông tin vào sổ hoặc hệ thống quản lý khách ra vào (Visitor Management System).
* Chăm sóc khách hàng: Chuẩn bị và phục vụ trà, nước, cà phê hoặc các thức uống theo yêu cầu cho khách trong thời gian chờ đợi tại sảnh hoặc trong phòng họp.
* Thông báo nội bộ: Liên hệ ngay lập tức với các cá nhân hoặc phòng ban liên quan để thông báo về sự hiện diện của khách, đảm bảo khách không phải chờ đợi quá lâu mà không có thông tin phản hồi.
* Hướng dẫn di chuyển: Chỉ dẫn khách hàng di chuyển đến các khu vực chức năng trong văn phòng (phòng họp, phòng làm việc, khu vực pantry, nhà vệ sinh) một cách lịch sự, chu đáo.

2. Quản lý Tổng đài & Kênh thông tin liên lạc (Switchboard & Communication Management)

* Tiếp nhận cuộc gọi: Trực điện thoại hotline/tổng đài chính của công ty. Tiếp nhận toàn bộ cuộc gọi đến với giọng nói rõ ràng, nhẹ nhàng, truyền cảm và sử dụng đúng câu chào quy chuẩn của doanh nghiệp.
* Sàng lọc & Chuyển cuộc gọi: Lắng nghe nhu cầu của người gọi, sàng lọc thông tin (phân biệt cuộc gọi rác, quảng cáo với cuộc gọi công việc thực tế) và chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban, cá nhân chịu trách nhiệm.
* Ghi nhận thông tin: Trong trường hợp nhân sự liên quan vắng mặt hoặc bận, lễ tân có nhiệm vụ ghi lại lời nhắn một cách chính xác (tên người gọi, số điện thoại, công ty, nội dung nhắn gửi, thời gian gọi) và chuyển tiếp qua Email/Slack/Zalo cho nhân sự đó ngay lập tức.
* Cung cấp thông tin cơ bản: Giải đáp các thắc mắc chung của khách hàng gọi đến về địa chỉ công ty, giờ làm việc, các dịch vụ/sản phẩm cơ bản theo tài liệu hướng dẫn được phê duyệt.

3. Quản lý Thư tín, Bưu phẩm & Giao nhận (Mailroom & Logistics Management)

* Tiếp nhận thư tín: Tiếp nhận toàn bộ thư từ, tài liệu, bưu phẩm, hàng hóa ký gửi từ các đơn vị vận chuyển (EMS, DHL, Grab, Shopee...) gửi đến công ty.
* Kiểm tra & Ghi nhận: Kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của bưu phẩm, ký nhận và cập nhật thông tin vào "Sổ theo dõi thư từ/bưu phẩm đến" (bao gồm: Ngày giờ nhận, Người gửi, Người nhận, Đơn vị vận chuyển, Tình trạng gói hàng).
* Phân phối nhanh chóng: Chụp ảnh bưu phẩm và gửi thông báo cho nhân sự nhận hàng thông qua các kênh chat nội bộ hoặc mang đến bàn làm việc trực tiếp đối với các tài liệu khẩn, bảo mật hoặc thư từ của Ban Giám đốc.
* Quản lý thư gửi đi: Hỗ trợ các phòng ban đóng gói, dán nhãn, liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh để gửi thư từ, hợp đồng, hàng mẫu đi. Theo dõi vận đơn, cập nhật chi phí chuyển phát nhanh hàng tháng và đối chiếu với kế toán để thanh toán.

4. Quản lý Phòng họp & Khu vực sảnh đón tiếp (Meeting Rooms & Lobby Management)

* Điều phối phòng họp: Quản lý lịch đặt phòng họp trên hệ thống chung (Google Calendar/Outlook). Giải quyết các xung đột về lịch họp giữa các phòng ban một cách khéo léo, linh hoạt.
* Chuẩn bị phòng họp: Đảm bảo các phòng họp luôn trong trạng thái sẵn sàng trước giờ họp ít nhất 15 phút: vệ sinh sạch sẽ, xếp lại ghế gọn gàng, kiểm tra hoạt động của các thiết bị kỹ thuật (tivi, máy chiếu, micro, kết nối HDMI/Wifi), bảng viết có sẵn bút và giẻ lau, nước uống được setup đầy đủ.
* Giữ gìn mỹ quan sảnh: Giám sát và giữ gìn vệ sinh, tính thẩm mỹ, gọn gàng tại khu vực sảnh lễ tân, bàn tiếp khách, khu vực trưng bày cúp/bằng khen/sản phẩm mẫu của công ty. Đảm bảo tinh dầu thơm, hoa tươi (nếu có) luôn được duy trì ở trạng thái tốt nhất.

5. Hỗ trợ Công tác Hành chính & Hậu cần (Administrative & Operational Support)

* Quản lý Văn phòng phẩm: Định kỳ hàng tháng kiểm kê, tổng hợp nhu cầu và lập danh sách mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy vệ sinh, nước rửa tay...) cho toàn văn phòng. Thực hiện cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban và quản lý định mức sử dụng hợp lý.
* Hỗ trợ công tác Nhân sự:
* Hỗ trợ bộ phận Tuyển dụng đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn, phát bài test, hướng dẫn ứng viên điền thông tin và đưa ứng viên vào phòng phỏng vấn.
* Tham gia hỗ trợ công tác chuẩn bị quà tặng, trang trí văn phòng vào các dịp lễ tết, sinh nhật thành viên, liên hoan công ty, các sự kiện nội bộ (Teambuilding, Year End Party, Trung thu, 8/3, 20/10...).
* Đặt dịch vụ hậu cần: Hỗ trợ đặt vé máy bay, phòng khách sạn, taxi/xe đưa đón cho Ban Giám đốc, chuyên gia hoặc nhân viên đi công tác theo đúng quy trình và định mức của công ty.
* Quản lý Thẻ ra vào/Chìa khóa: Cấp phát và quản lý thẻ ra vào cho nhân viên mới, thẻ dành cho khách (Visitor Card). Quản lý chìa khóa các phòng chức năng trong văn phòng.

6. Kiểm soát An ninh khu vực sảnh (Security & Safety Control)

* Giám sát ra vào: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận an ninh/bảo vệ tòa nhà để kiểm soát dòng người ra vào văn phòng, ngăn chặn các đối tượng lạ, người bán hàng rong, tiếp thị không được phép vào khu vực làm việc của nhân viên.
* Xử lý tình huống khẩn cấp: Nắm rõ sơ đồ thoát hiểm của văn phòng và tòa nhà, quy trình phòng cháy chữa cháy (PCCC). Phối hợp hướng dẫn nhân viên và khách hàng di tản an toàn khi có sự cố khẩn cấp (hỏa hoạn, động đất, mất điện...).

---

Yêu cầu và điều kiện

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị nhà hàng - khách sạn, Quan hệ công chúng, Ngôn ngữ học, Quản trị kinh doanh, Ngoại giao hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Lễ tân văn phòng, Lễ tân khách sạn (từ 3 sao trở lên), CSKH, hoặc Thư ký hành chính tại các doanh nghiệp có quy mô trung bình trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường đa quốc gia, các công ty công nghệ, hoặc các tập đoàn lớn có quy chuẩn dịch vụ khách hàng cao.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Ngoại hình & Tác phong:
* Ngoại hình sáng, cân đối, gương mặt thiện cảm, nụ cười tươi tắn.
* Tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp; trang phục công sở gọn gàng, lịch sự theo quy chuẩn lễ tân.
* Khả năng giao tiếp & Ngôn ngữ:
* Giọng nói chuẩn, ấm áp, dễ nghe, không nói ngọng, nói lắp, không sử dụng khẩu ngữ địa phương quá nặng.
* Kỹ năng giao tiếp trực tiếp và qua điện thoại xuất sắc: biết lắng nghe chủ động, sử dụng từ ngữ lịch sự, khéo léo, diễn đạt mạch lạc, dễ hiểu.
* Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng đón tiếp khách nước ngoài, nghe/chuyển cuộc gọi bằng tiếng Anh trôi chảy. Biết thêm ngoại ngữ thứ 2 (Trung, Nhật, Hàn) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng Tin học văn phòng:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail, Google Calendar) để soạn thảo văn bản, quản lý số liệu văn phòng phẩm, đặt phòng họp.
* Có khả năng nhanh chóng làm quen và sử dụng các phần mềm quản lý nội bộ, phần mềm quản lý khách ra vào, ứng dụng liên lạc nội bộ (Slack, Microsoft Teams, Skype).
* Kỹ năng Tổ chức & Giải quyết vấn đề:
* Kỹ năng đa nhiệm (Multitasking): Có khả năng xử lý nhiều đầu việc cùng lúc (ví dụ: vừa nghe điện thoại, vừa tiếp nhận bưu phẩm, vừa chào khách đến) một cách bình tĩnh, không bị rối.
* Kỹ năng giải quyết tình huống phát sinh nhạy bén (ví dụ: khách hàng phàn nàn, ứng viên đến sai giờ, xung đột phòng họp).

3. Phẩm chất cá nhân

* Thái độ dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng và đồng nghiệp lên hàng đầu; có tinh thần hiếu khách, sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ người khác với thái độ vui vẻ, tích cực.
* Sự tỉ mỉ & Cẩn thận: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong việc sắp xếp không gian làm việc, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận thông tin bưu phẩm, đảm bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
* Độ tin cậy & Tính bảo mật: Tuyệt đối bảo mật các thông tin nội bộ của công ty, thông tin của khách hàng, đối tác hoặc tài liệu mật vô tình tiếp cận được tại bàn lễ tân.
* Tinh thần trách nhiệm & Tính kỷ luật: Tuân thủ nghiêm ngặt giờ giấc làm việc (đảm bảo luôn có mặt tại bàn lễ tân đúng giờ quy định, không tự ý rời vị trí trực khi chưa có người thay thế). trung thực, thẳng thắn trong công việc.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, thân thiện và lịch sự ngay cả khi đối mặt với khách hàng khó tính hoặc trong những thời điểm văn phòng bận rộn nhất.

---

Quyền lợi được hưởng

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn:
* Lương cơ bản cạnh tranh (dao động từ 8.000.000 VNĐ – 12.000.000 VNĐ/tháng, tùy thuộc vào năng lực và trình độ ngoại ngữ thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp trang điểm/trang phục (makeup allowance) hàng tháng.
* Hỗ trợ chi phí gửi xe, ăn trưa tại văn phòng.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả đánh giá năng lực.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam sau khi hoàn thành thời gian thử việc 02 tháng.
* Được trang bị đồng phục công sở thiết kế riêng, thanh lịch, chuyên nghiệp.
* Chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi khác của công ty: Quà sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, chế độ dành cho con em nhân viên, quà các dịp lễ tết lớn trong năm.
* Môi trường làm việc & Cơ hội phát triển:
* Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, tiện nghi, không gian làm việc mở, trẻ trung và sáng tạo.
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm chuyên sâu: Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, Kỹ năng chăm sóc khách hàng chuẩn quốc tế, Kỹ năng quản trị thời gian, Kỹ năng tiếng Anh thương mại.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc, có cơ hội chuyển đổi và thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Lễ tân (Reception Leader), Chuyên viên Hành chính (Admin Executive), Thư ký Giám đốc (Executive Assistant), Chuyên viên Nhân sự (HR Executive).
* Hoạt động gắn kết tập thể:
* Tham gia các chương trình Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ, hoạt động thiện nguyện do công đoàn công ty tổ chức.
* Thưởng thức trà chiều (Happy Hour) miễn phí hàng tuần tại pantry văn phòng.

---

Tags

Nhân viên lễ tân văn phòng, Tuyển dụng lễ tân, Lễ tân hành chính, Front Desk Officer, Office Receptionist, Việc làm hành chính lễ tân, Lễ tân tiếng Anh, Nhân viên tiếp tân, Thư ký lễ tân, Chăm sóc khách hàng văn phòng, Việc làm hành chính văn phòng, Lễ tân tòa nhà, Lễ tân công ty, Tuyển dụng lễ tân Hà Nội/TP.HCM, Đại sứ thương hiệu văn phòng.

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng nhân viên lễ tân văn phòng, việc làm lễ tân hành chính, tuyển dụng lễ tân tiếng Anh tốt, tuyển lễ tân văn phòng lương cao, mô tả công việc nhân viên lễ tân, tìm việc làm receptionist, tuyển gấp lễ tân văn phòng, vị trí front desk officer, tuyển dụng hành chính lễ tân mới nhất, lễ tân văn phòng chuyên nghiệp.

Share