MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỐI CHIẾU SỔ SÁCH (RECONCILIATION SPECIALIST)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng sự chính xác tài chính" – vị trí Nhân viên Đối chiếu Sổ sách (Reconciliation Specialist). Bạn là mắt xích cực kỳ quan trọng trong bộ máy tài chính - kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm đảm bảo mọi giao dịch tiền tệ, dòng tiền vào - ra, công nợ đối tác và dữ liệu hệ thống luôn khớp khớp hoàn hảo đến từng chữ số thập phân. Sự tỉ mỉ vượt trội trong kiểm tra số liệu, tư duy logic nhạy bén khi truy vết sai lệch và khả năng làm việc bền bỉ với các bảng tính dữ liệu lớn (Big Data) chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức.

Trong bối cảnh doanh nghiệp vận hành với khối lượng giao dịch khổng lồ từ nhiều kênh khác nhau (thương mại điện tử, cửa hàng bán lẻ, cổng thanh toán trực tuyến, đối tác vận chuyển COD), bạn sẽ đóng vai trò là người làm sạch và xác thực dữ liệu. Nếu bạn là một chuyên gia số liệu, đam mê sự chính xác tuyệt đối, thích giải quyết các bài toán logic từ những con số và mong muốn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, minh bạch, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thu thập, Phân loại và Kiểm tra Dữ liệu Đầu vào (Data Collection & Verification)

* Tổng hợp dữ liệu đa kênh: Chủ động thu thập báo cáo giao dịch hàng ngày từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm: Hệ thống ERP của công ty, sổ phụ ngân hàng (Bank Statements), báo cáo từ các cổng thanh toán điện tử (Momo, VNPay, Payoo, ShopeePay...), báo cáo thu hộ (COD) của các đơn vị vận chuyển (GHTK, GHN, Viettel Post...) và dữ liệu bán hàng từ các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop).
* Xác thực tính hợp lệ: Kiểm tra tính đầy đủ và hợp pháp của các chứng từ, hóa đơn, biên nhận đi kèm giao dịch. Đảm bảo tất cả dữ liệu thu thập được định dạng chuẩn hóa, không bị trùng lặp hoặc thiếu sót trước khi đưa vào hệ thống đối chiếu.
* Quản lý tệp dữ liệu nguồn: Tổ chức, sắp xếp và lưu trữ các tệp dữ liệu nguồn một cách khoa học trên hệ thống máy chủ chung của phòng tài chính, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết phục vụ công tác kiểm toán.

2. Thực hiện Đối chiếu Sổ sách Định kỳ (Periodic Reconciliation Operations)

* Đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng (Bank Reconciliation): Tiến hành đối chiếu hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng giữa số dư tiền mặt trên sổ cái kế toán (General Ledger) với số dư thực tế trên sổ phụ của tất cả các tài khoản ngân hàng thuộc quyền quản lý của công ty.
* Đối chiếu doanh thu và dòng tiền: So khớp doanh thu ghi nhận trên hệ thống phần mềm bán hàng (POS/CRM) với dòng tiền thực tế đổ về tài khoản doanh nghiệp. Xác định rõ các khoản tiền đang trên đường chuyển (Deposit in transit) hoặc các khoản phí dịch vụ ngân hàng, phí sàn thương mại điện tử bị khấu trừ trực tiếp.
* Đối chiếu công nợ phải thu/phải trả (AR/AP Reconciliation): Thực hiện đối chiếu chi tiết công nợ với từng khách hàng, nhà cung cấp và đối tác định kỳ. Phát hành biên bản đối chiếu công nợ, gửi và đôn đốc các bên xác nhận số dư đúng thời hạn quy định của công ty.
* Đối chiếu tồn kho vật lý và sổ sách: Phối hợp với bộ phận kho vận để đối chiếu số lượng hàng hóa tồn kho thực tế thông qua các kỳ kiểm kê với số liệu tồn kho trên phần mềm kế toán, xác định các khoản chênh lệch thừa/thiếu.

3. Phát hiện, Điều tra và Xử lý Chênh lệch (Discrepancy Investigation & Resolution)

* Truy vết lỗi hệ thống và con người: Khi phát hiện có sự chênh lệch (mismatch) giữa các nguồn dữ liệu, chủ động thực hiện việc tra soát ngược (back-tracking) từng giao dịch đơn lẻ để tìm ra nguyên nhân gốc rễ (do lỗi nhập liệu thủ công, lỗi hệ thống đồng bộ hóa chậm, giao dịch bị double-charge, hay do gian lận phát sinh).
* Phối hợp liên phòng ban giải quyết sự cố: Làm việc trực tiếp với các bộ phận liên quan như Bộ phận Chăm sóc khách hàng (đối với giao dịch hoàn tiền/khiếu nại của khách), Bộ phận Kho vận (đối với lệch hàng hóa), Bộ phận IT (đối với lỗi truyền dữ liệu hệ thống) hoặc liên hệ trực tiếp với ngân hàng, đối tác thanh toán để làm rõ các giao dịch nghi ngờ.
* Thực hiện bút toán điều chỉnh: Đề xuất và thực hiện các bút toán điều chỉnh kế toán (Adjusting Journal Entries) sau khi đã xác định rõ nguyên nhân chênh lệch và nhận được sự phê duyệt của Kế toán trưởng, nhằm đưa số liệu sổ sách về đúng thực tế khách quan.

4. Lập Báo cáo Đối soát và Lưu trữ Hồ sơ (Reporting & Archiving)

* Xây dựng báo cáo đối soát định kỳ: Lập các báo cáo đối chiếu định kỳ (Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng) chi tiết về tình trạng đối soát dòng tiền, công nợ, kho bãi. Nêu rõ các khoản chênh lệch chưa thể xử lý (Aging Reconciling Items), đánh giá mức độ rủi ro tài chính của các khoản này và đề xuất phương án xử lý dứt điểm.
* Báo cáo chỉ số vận hành (KPIs Report): Theo dõi và báo cáo các chỉ số đo lường hiệu quả công việc như: Tỷ lệ giao dịch khớp lệnh tự động, thời gian trung bình xử lý một ca chênh lệch, số lượng giao dịch lỗi phát sinh trong tháng.
* Lưu trữ hồ sơ kiểm toán: Lưu trữ toàn bộ biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký đóng dấu của đối tác, các bảng tính đối chiếu tài khoản ngân hàng kèm sổ phụ chứng từ liên quan một cách hệ thống (cả bản cứng và bản mềm), phục vụ đắc lực cho các đợt kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập cuối năm.

5. Tham gia Cải tiến Quy trình và Hệ thống (Process & System Improvement)

* Tối ưu hóa quy trình đối soát: Chủ động nghiên cứu, đề xuất các giải pháp tự động hóa quy trình đối chiếu (RPA - Robotic Process Automation, Power Query, Macro Excel) nhằm giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế tối đa sai sót do con người và rút ngắn thời gian đóng sổ tháng (Month-end closing).
* Tham gia kiểm thử hệ thống (UAT): Phối hợp với phòng công nghệ thông tin (IT) tham gia vào quá trình nâng cấp, chạy thử nghiệm hệ thống ERP mới, phần mềm đối soát tự động hoặc các cổng thanh toán mới tích hợp để đảm bảo dữ liệu đầu ra đạt chuẩn yêu cầu đối soát tài chính.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Ngân hàng hoặc các ngành liên quan đến phân tích dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý (MIS).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Đối chiếu Sổ sách (Reconciliation Clerk), Nhân viên Kế toán Thanh toán, Kế toán Công nợ, Kiểm toán viên nội bộ hoặc Nhân viên Đối soát dữ liệu (Data Reconciliation).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn như: Công ty Thương mại điện tử (E-commerce), Ví điện tử, Fintech, Chuỗi bán lẻ quy mô lớn (Retail Chain), hoặc các đơn vị Logistics/Chuyển phát nhanh.

Kỹ năng chuyên môn:

* Thành thạo công cụ phân tích dữ liệu:
* Kỹ năng Excel nâng cao là bắt buộc (thành thạo các hàm dò tìm phức tạp VLOOKUP, INDEX & MATCH, hàm điều kiện, Pivot Table, Power Query, vẽ biểu đồ phân tích dữ liệu). Biết viết các câu lệnh VBA/Macro cơ bản hoặc SQL là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ lớn.
* Khả năng làm việc mượt mà với lượng dòng dữ liệu lớn (lên tới hàng trăm ngàn dòng) mà không bị nhầm lẫn.
* Sử dụng phần mềm chuyên ngành: Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP phổ biến hiện nay như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, MISA, Fast...
* Kiến thức chuyên môn vững chắc:
* Hiểu rõ các nguyên tắc kế toán cơ bản (VAS - Chuẩn mực kế toán Việt Nam, khuyến khích biết thêm IFRS).
* Nắm vững bản chất dòng tiền, cơ chế hạch toán tài khoản kế toán liên quan đến tiền, công nợ và doanh thu.
* Hiểu rõ quy trình vận hành của các phương thức thanh toán trực tuyến và luồng đi của tiền từ khách hàng qua trung gian thanh toán đến tài khoản doanh nghiệp.

Phẩm chất cá nhân (Soft Skills & Attributes):

* Tỉ mỉ và cẩn trọng tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn phải là người có khả năng phát hiện ra một lỗi lệch 1 đồng hoặc 1 ký tự sai trong một bảng tính khổng lồ. Không chấp nhận tư duy "làm tròn" hay "xuê xoa" trong số liệu tài chính.
* Tư duy logic và phân tích sắc bén: Khả năng liên kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, nhạy bén với các con số để nhanh chóng nhận ra các điểm bất thường và tìm ra quy luật của các lỗi phát sinh.
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Là người trực tiếp kiểm tra dòng tiền và tài sản doanh nghiệp, bạn phải tuyệt đối trung thực, tuân thủ các nguyên tắc kiểm soát nội bộ và bảo mật thông tin tài chính nhạy cảm của công ty.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và giao tiếp khéo léo: Khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc bằng văn bản lẫn lời nói khi trao đổi với các phòng ban khác hoặc đối tác bên ngoài để giải quyết các tranh chấp về mặt số liệu một cách thấu đáo, xây dựng dựa trên tinh thần hợp tác.
* Khả năng chịu áp lực công việc: Có khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian tốt để hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ, đặc biệt là vào các giai đoạn cao điểm khóa sổ cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tài chính.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực từ trung cấp đến chuyên gia), đi kèm tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) dựa trên mức độ hoàn thành chỉ số KPI đối soát hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đầy đủ theo quy định của Luật Lao động hiện hành ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (tùy theo cấp bậc).
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến quy trình. Đồng nghiệp thân thiện, hỗ trợ nhiệt tình, ban lãnh đạo có tư duy mở và chú trọng yếu tố công nghệ.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích dữ liệu (SQL, Power BI, Python trong phân tích tài chính) do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý: Trưởng nhóm Đối soát (Reconciliation Team Leader), Trưởng bộ phận Kiểm soát nội bộ (Internal Control Manager), hoặc Kế toán trưởng (Chief Accountant).
* Các hoạt động tập thể đa dạng: Tham gia các hoạt động teambuilding hàng quý, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ và các chương trình chăm sóc đời sống tinh thần nhân viên định kỳ.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cung cấp máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ chuyên dụng cho công việc phân tích dữ liệu lớn và các công cụ bản quyền phục vụ công việc.

---

Tags:

Nhân viên đối chiếu sổ sách, Kế toán đối soát, Chuyên viên đối chiếu dữ liệu, Việc làm đối soát công nợ, Đối soát dòng tiền, Nhân viên reconciliation, Kiểm soát nội bộ tài chính, Kế toán thanh toán đối soát, Việc làm kế toán Hà Nội/TP.HCM, Chuyên viên xử lý dữ liệu tài chính, Kế toán thương mại điện tử, Đối soát COD logistics.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên đối soát, tuyển dụng nhân viên đối chiếu sổ sách, tuyển dụng kế toán đối soát công nợ, tìm việc làm đối chiếu dữ liệu tài chính, tuyển dụng chuyên viên reconciliation, việc làm đối soát ngân hàng, tuyển dụng kế toán kiểm soát nội bộ, việc làm xử lý dữ liệu excel nâng cao, tuyển dụng kế toán COD thương mại điện tử.

Share