MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ISO & TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư hệ thống quản trị" – vị trí Nhân viên ISO & Tiêu chuẩn Chất lượng. Bạn chính là mắt xích chiến lược, người giữ vai trò thiết lập, vận hành và bảo vệ tính toàn vẹn của "hệ xương sống" quản lý trong doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là người kiểm soát giấy tờ hay các điều khoản khô khan, bạn là người kết nối các phòng ban, chuyển hóa các tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,...) thành những quy trình vận hành thực tế, tinh gọn và hiệu quả.

Sự tỉ mỉ trong từng chi tiết quy trình, tư duy logic sắc bén khi phân tích dữ liệu, sự kiên định trong việc duy trì kỷ luật hệ thống và khả năng ngoại giao khéo léo để thúc đẩy sự cải tiến chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một chuyên gia đam mê sự chuẩn mực, yêu thích việc tối ưu hóa hiệu suất và mong muốn xây dựng một nền tảng vận hành bền vững cho doanh nghiệp, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn vào đội ngũ.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Thiết lập, Xây dựng và Chuẩn hóa Hệ thống Tài liệu Quy trình

* Nghiên cứu & Định hình khung tiêu chuẩn: Chủ trì việc nghiên cứu, cập nhật các phiên bản tiêu chuẩn ISO mới nhất (như ISO 9001 về Quản lý chất lượng, ISO 14001 về Quản lý môi trường, ISO 45001 về An toàn sức khỏe nghề nghiệp, hoặc các tiêu chuẩn đặc thù của ngành như ISO 22000, ISO 27001) để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp.
* Soạn thảo & Chuẩn hóa quy trình (SOPs): Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận để chuẩn hóa, viết mới hoặc sửa đổi các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs), hướng dẫn công việc (WI), biểu mẫu ghi chép, đảm bảo tính đồng bộ, dễ hiểu và dễ thực thi.
* Quản lý vòng đời tài liệu: Vận hành hệ thống kiểm soát tài liệu thông tin dạng văn bản (Document Control). Cấp mã số tài liệu, phê duyệt, ban hành, phân phối, thu hồi và hủy bỏ các tài liệu lỗi thời để tránh việc sử dụng sai lệch thông tin trong toàn hệ thống.
* Số hóa hệ thống quản trị: Tham gia vào quá trình chuyển đổi số hệ thống tài liệu ISO từ bản cứng sang các phần mềm quản lý vận hành tập trung (E-office, ERP, CRM).

2. Tổ chức Đánh giá Nội bộ & Giám sát Sự tuân thủ

* Lập kế hoạch đánh giá định kỳ: Thiết lập chương trình và kế hoạch đánh giá nội bộ (Internal Audit) hàng năm hoặc đột xuất cho tất cả các phòng ban, nhà xưởng, chi nhánh của công ty.
* Trực tiếp thực hiện đánh giá: Đóng vai trò là Đánh giá viên nội bộ chủ chốt, trực tiếp xuống hiện trường, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn nhân sự để xác định mức độ phù hợp và hiệu quả của hệ thống quản lý hiện hành so với các điều khoản ISO và quy định của pháp luật.
* Lập báo cáo đánh giá: Tổng hợp các phát hiện đánh giá, xác định các điểm không phù hợp (NC - Non-conformity), các điểm cần cải tiến (OFI - Opportunity for Improvement) và lập báo cáo chi tiết gửi Ban Giám đốc và các bên liên quan.

3. Quản lý Sự không phù hợp (NC) & Thúc đẩy Hành động Khắc phục (CAPA)

* Tiếp nhận và Phân loại sự cố: Ghi nhận các sự không phù hợp phát sinh từ kết quả đánh giá nội bộ, phản hồi của khách hàng, lỗi sản phẩm, hoặc từ các khiếu nại của các bên liên quan.
* Chủ trì phân tích nguyên nhân gốc rễ: Sử dụng các công cụ quản lý chất lượng chuyên sâu (như 5 Whys, Biểu đồ xương cá Ishikawa, Biểu đồ Pareto) phối hợp với bộ phận liên quan để tìm ra nguyên nhân cốt lõi gây ra lỗi, tránh việc giải quyết phần ngọn.
* Theo dõi & Nghiệm thu CAPA (Corrective Action / Preventive Action): Hướng dẫn các bộ phận đưa ra giải pháp khắc phục và phòng ngừa hiệu quả. Thiết lập thời hạn hoàn thành, giám sát tiến độ thực hiện và tiến hành đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục trước khi đóng hồ sơ lỗi.

4. Đào tạo, Huấn luyện và Truyền thông Nhận thức ISO

* Đào tạo hội nhập cho nhân sự mới: Biên soạn tài liệu và trực tiếp đứng lớp đào tạo nhận thức chung về ISO, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của công ty cho toàn bộ nhân sự mới gia nhập.
* Đào tạo chuyên sâu định kỳ: Tổ chức các buổi workshop, khóa đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ đánh giá viên nội bộ và hướng dẫn các phòng ban cách thức viết quy trình, kiểm soát biểu mẫu, tự đánh giá rủi ro.
* Xây dựng văn hóa chất lượng: Triển khai các chương trình truyền thông nội bộ, bản tin chất lượng nhằm nâng cao ý thức tự giác tuân thủ quy trình của cán bộ công nhân viên, biến ISO thành thói quen làm việc hàng ngày thay vì là một gánh nặng thủ tục.

5. Đầu mối Làm việc với các Tổ chức Chứng nhận Bên ngoài

* Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận: Là đầu mối chính chuẩn bị hồ sơ, số liệu, sắp xếp lịch trình làm việc khi có các đoàn đánh giá từ bên thứ ba (các tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, TÜV, Bureau Veritas, BSI,...) hoặc các đợt thanh kiểm tra của khách hàng lớn, đối tác chiến lược.
* Đồng hành cùng đoàn đánh giá: Trực tiếp tiếp đoàn đánh giá, hỗ trợ cung cấp bằng chứng hệ thống một cách chuyên nghiệp và tự tin.
* Giải quyết các kiến nghị sau đánh giá: Tiếp nhận các khuyến nghị từ tổ chức chứng nhận, phối hợp với các phòng ban khắc phục triệt để các điểm chưa hoàn thiện để đảm bảo doanh nghiệp duy trì/đạt được chứng nhận ISO đúng hạn.

6. Tham mưu Cải tiến Liên tục (Kaizen/Lean) & Đo lường Hiệu suất (KPIs)

* Áp dụng chu trình PDCA: Liên tục rà soát hệ thống để loại bỏ các quy trình rườm rà, chồng chéo (lãng phí thời gian và nguồn lực), thúc đẩy triết lý cải tiến liên tục (Kaizen).
* Đồng hành thiết lập KPIs: Hỗ trợ các phòng ban thiết lập, đo lường và theo dõi các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) gắn liền với mục tiêu chất lượng hàng năm của công ty.
* Chuẩn bị dữ liệu cho họp Xem xét của Lãnh đạo: Tổng hợp số liệu về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý, hiệu suất quy trình, xu hướng lỗi, sự hài lòng của khách hàng để làm báo cáo đầu vào cho cuộc họp "Xem xét của Lãnh đạo" (Management Review) định kỳ của Ban Tổng Giám Đốc.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Công nghiệp, Kỹ thuật Hệ thống, Công nghệ Thông tin, Quản trị Kinh doanh, hoặc các ngành kỹ thuật/hóa thực phẩm/môi trường liên quan trực tiếp đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
* Chứng chỉ chuyên môn: Có chứng chỉ đào tạo về Đánh giá viên nội bộ (Internal Auditor) hoặc Đánh giá viên trưởng (Lead Auditor) các tiêu chuẩn ISO 9001 (bắt buộc). Ưu tiên ứng viên sở hữu thêm các chứng chỉ về ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, HACCP hoặc các chứng chỉ về Lean Six Sigma (Yellow/Green Belt).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên ISO, Chuyên viên QA Hệ thống, Nhân viên Kiểm soát Quy trình) tại các doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ hoặc các công ty tư vấn ISO.
* Có kinh nghiệm thực chiến trong việc setup (thiết lập mới) hệ thống ISO từ đầu hoặc đã từng dẫn dắt thành công tối thiểu 2 đợt đánh giá cấp chứng nhận mới/tái chứng nhận từ các tổ chức chứng nhận bên thứ ba.

2. Kỹ năng Chuyên môn

* Sử dụng thành thạo các Công cụ Chất lượng: Khả năng ứng dụng tốt các công cụ cốt lõi như 7 QC Tools, 5S, Kaizen, tư duy dựa trên rủi ro (Risk-based thinking), FMEA (Phân tích phương thức sai lỗi và ảnh hưởng).
* Kỹ năng Đánh giá (Auditing Skills): Kỹ năng đặt câu hỏi thông minh, kỹ năng quan sát hiện trường, kỹ năng thu thập bằng chứng khách quan và ghi chép nhật ký đánh giá một cách khoa học, khách quan, không định kiến.
* Kỹ năng Viết & Trình bày văn bản tốt: Khả năng diễn đạt ngôn từ logic, mạch lạc, dễ hiểu; biết cách sử dụng các sơ đồ dòng chảy (Flowchart), sơ đồ mạng lưới quy trình để trực quan hóa các thủ tục phức tạp.
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu: Thành thạo Excel (hoặc các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Power BI, Minitab) để phân tích xu hướng lỗi, đo lường các chỉ số chất lượng một cách trực quan, khoa học.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu thành thạo các tài liệu tiêu chuẩn quốc tế, viết quy trình song ngữ, làm việc trực tiếp với các chuyên gia đánh giá người nước ngoài).

3. Phẩm chất Cá nhân (Soft Skills & Attributes)

* Sự tỉ mỉ và Chính xác tuyệt đối: Là người làm việc với hệ thống tiêu chuẩn, bạn cần có sự cẩn trọng cao độ trong từng câu chữ, con số, biểu mẫu. Sai lệch nhỏ trong quy trình có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc lỗi hệ thống lớn.
* Tư duy logic và Hệ thống: Khả năng nhìn nhận một vấn đề trong bức tranh tổng thể, hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa các bước trong một chuỗi cung ứng/vận hành, không nhìn nhận phiến diện.
* Sự Kiên định nhưng Khéo léo (Diplomacy & Assertiveness):
* *Kiên định:* Giữ vững các nguyên tắc cốt lõi về chất lượng và an toàn, không thỏa hiệp với các hành vi làm sai quy trình gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
* *Khéo léo:* Khi chỉ ra lỗi sai của phòng ban khác, cần có thái độ xây dựng, biết lắng nghe khó khăn thực tế của họ để cùng tìm giải pháp, tránh gây xung đột hoặc tạo cảm giác "vạch lá tìm sâu".
* Khả năng thích ứng nhanh và Tự học tốt: Có tinh thần sẵn sàng học hỏi các tiêu chuẩn mới, công nghệ mới để tích hợp vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp khi có yêu cầu thay đổi từ thị trường.

---

QUYỀN LỢI & CHẾ ĐỘ ĐÃI NGỘ

* Thu nhập cạnh tranh & Xứng đáng: Mức lương cứng hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực chiến của ứng viên), kèm theo tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng dự án cải tiến hệ thống.
* Phát triển chuyên môn không giới hạn:
* Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về ISO, các chứng chỉ Lead Auditor quốc tế được cấp bởi các tổ chức uy tín hàng đầu.
* Cơ hội làm việc trực tiếp với các chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hàng đầu thế giới, giúp nâng tầm tư duy quản trị hệ thống.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh: Làm việc trong môi trường coi trọng sự minh bạch, tôn trọng quy trình, khuyến khích các sáng kiến cải tiến cải cách vận hành từ cấp cơ sở.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi kết thúc thử việc theo Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành riêng cho nhân sự hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
* Du lịch hàng năm, teambuilding, các câu lạc bộ thể thao, chế độ quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, Hiếu hỷ,...
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển nghề nghiệp rộng mở: Nhân viên ISO $
ightarrow$ Trưởng nhóm ISO/Hệ thống $
ightarrow$ Trưởng phòng Đảm bảo Chất lượng (QA Manager) $
ightarrow$ Giám đốc Quản lý Hệ thống/Trợ lý Ban Giám đốc về Vận hành (COO/Director of QMS).

---

CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC (KPIs THAM KHẢO)

Để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong vai trò này, nhân sự sẽ được đánh giá dựa trên các chỉ số cốt lõi sau:
1. Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch Đánh giá Nội bộ đúng hạn: Đạt 100% mục tiêu đề ra đầu năm.
2. Tỷ lệ khắc phục lỗi (CAPA) đúng hạn: Phần trăm các lỗi (NC) được các phòng ban khắc phục triệt để và nghiệm thu đúng tiến độ cam kết.
3. Tỷ lệ lỗi lặp lại (Repeat NCs): Đo lường hiệu quả của hành động phòng ngừa (mục tiêu là triệt tiêu các lỗi lặp lại cùng một nguyên nhân).
4. Kết quả Đánh giá Bên ngoài: Doanh nghiệp đạt/duy trì chứng nhận ISO mà không gặp phải bất kỳ lỗi nghiêm trọng (Major NC) nào từ tổ chức chứng nhận quốc tế.
5. Tỷ lệ cập nhật & số hóa quy trình: Đảm bảo hệ thống tài liệu luôn được cập nhật tương thích với sự thay đổi của sơ đồ tổ chức và thực tế vận hành trong vòng tối đa 15 ngày kể từ khi có yêu cầu thay đổi được phê duyệt.

---

TAGS & TỪ KHÓA TÌM KIẾM

Tags: Nhân viên ISO, Chuyên viên quản lý chất lượng, Kiểm soát quy trình, Đánh giá viên nội bộ, Hệ thống quản lý chất lượng QMS, Tuyển dụng QA hệ thống, ISO 9001, Khắc phục phòng ngừa CAPA, Viết quy trình SOP, Chuyên viên ISO sản xuất.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên ISO, Việc làm quản lý chất lượng ISO, Chuyên viên đánh giá nội bộ, QA System Specialist, Document Controller, Kỹ sư hệ thống chất lượng, Chuyên viên Kaizen, Việc làm ISO 14001, Chuyên viên HSE hệ thống, Quản lý quy trình nội bộ.

Share