MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia kết nối và điều phối" – vị trí Nhân viên Văn phòng Hành chính. Bạn chính là "trái tim" trong mọi hoạt động vận hành hằng ngày, là mắt xích quan trọng đảm bảo không gian làm việc luôn chuyên nghiệp, tài sản doanh nghiệp được quản lý tối ưu và luồng thông tin nội bộ luôn thông suốt. Sự tỉ mỉ trong quản lý hồ sơ, tư duy nhạy bén khi tối ưu hóa chi phí vận hành và sự khéo léo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại cho tổ chức.

Nếu bạn là một người yêu thích sự ngăn nắp, có khả năng đa nhiệm xuất sắc, nhạy bén trong việc giải quyết vấn đề và mong muốn kiến tạo một môi trường làm việc hạnh phúc, hiệu quả cho tập thể, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và công tác văn thư bảo mật

* Tiếp nhận và xử lý công văn: Tiếp nhận, phân loại, đăng ký và chuyển giao kịp thời công văn, thư từ, bưu phẩm đi và đến cho các phòng ban liên quan. Đảm bảo không xảy ra tình trạng thất lạc hoặc chậm trễ thông tin.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính thông thường dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc (thông báo nội bộ, quyết định, công văn gửi đối tác, biên bản họp, thư cảm ơn...).
* Số hóa và lưu trữ khoa học: Thiết lập, phân loại và quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, chứng từ pháp lý của công ty cả bản cứng (trong tủ hồ sơ) và bản mềm (trên hệ thống lưu trữ đám mây Cloud/Drive) theo tiêu chuẩn bảo mật và dễ truy xuất khi cần.
* Quản lý con dấu: Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ; đảm bảo tính chính xác, bảo mật trong việc đóng dấu các văn bản, hợp đồng đã được phê duyệt.

2. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và dịch vụ văn phòng

* Kiểm kê và quản lý tài sản: Lập danh mục, dán nhãn mã tài sản, theo dõi định kỳ tình trạng sử dụng của toàn bộ trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, bàn ghế, tủ hồ sơ, máy chiếu...).
* Bảo trì và sửa chữa: Làm đầu mối liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để thực hiện bảo dưỡng định kỳ các thiết bị (hệ thống điều hòa, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, điện nước). Kịp thời xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh tại văn phòng để không làm gián đoạn công việc của nhân sự.
* Mua sắm văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm: Khảo sát nhu cầu của các phòng ban, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, công cụ dụng cụ vệ sinh hàng tháng. Thực hiện đàm phán với nhà cung cấp để có mức giá và chất lượng dịch vụ tốt nhất.
* Quản lý không gian và vệ sinh (Tiêu chuẩn 5S): Giám sát đội ngũ lao công/vệ sinh đảm bảo không gian làm việc, phòng họp, khu vực pantry luôn sạch sẽ, ngăn nắp, thoáng mát và đáp ứng tiêu chuẩn thẩm mỹ doanh nghiệp.

3. Công tác lễ tân, đón tiếp khách hàng và điều phối hậu cần

* Đón tiếp khách hàng: Trực tiếp đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và lịch sự. Hướng dẫn khách đến đúng khu vực chức năng hoặc gặp đúng nhân sự phụ trách.
* Quản lý tổng đài và hotline: Tiếp nhận các cuộc gọi đến tổng đài hành chính của công ty, cung cấp thông tin cơ bản hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn một cách chính xác, nhanh chóng.
* Chuẩn bị phòng họp: Đăng ký, sắp xếp và chuẩn bị hậu cần cho các phòng họp (nước uống, tài liệu, setup máy chiếu, micro) trước các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc hoặc các phòng ban.
* Điều phối phương tiện và công tác phí: Tiếp nhận yêu cầu và thực hiện đặt vé máy bay, phòng khách sạn, thuê xe đưa đón cho Ban Giám đốc và cán bộ nhân viên đi công tác. Thực hiện thủ tục tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác theo đúng quy định.

4. Kiểm soát chi phí hành chính và thủ tục thanh quyết toán

* Theo dõi ngân sách hành chính: Lập kế hoạch chi tiêu hành chính tháng/quý/năm trình Trưởng bộ phận phê duyệt. Theo dõi sát sao các khoản chi phí phát sinh để đảm bảo nằm trong hạn mức ngân sách cho phép.
* Đối soát và lập đề nghị thanh toán: Định kỳ hàng tháng thu thập hóa đơn, đối soát khối lượng công việc/dịch vụ với các nhà cung cấp (tiền điện, nước, internet, thuê văn phòng, chuyển phát nhanh, taxi doanh nghiệp, văn phòng phẩm...).
* Hoàn thiện chứng từ: Lập tờ trình, đề nghị thanh toán, hoàn thiện bộ chứng từ tài chính chuẩn chỉnh gửi bộ phận Kế toán thực hiện chi trả đúng hạn, tránh phát sinh nợ xấu hoặc gián đoạn dịch vụ.

5. Hỗ trợ truyền thông nội bộ, nhân sự và tổ chức sự kiện

* Hỗ trợ Onboarding cho nhân sự mới: Chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, dấu vân tay chấm công cho nhân sự mới trước ngày nhận việc. Hướng dẫn họ các nội quy, quy định hành chính của văn phòng.
* Tổ chức các sự kiện nội bộ: Phối hợp cùng công đoàn, phòng Nhân sự (HR) lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần, mua sắm quà tặng và tổ chức các hoạt động tập thể (sinh nhật tháng, ngày Quốc tế Phụ nữ, Tết Trung thu, Halloween, tiệc tất niên, teambuilding, các chương trình thiện nguyện).
* Truyền thông thông báo: Phát hành các thông báo nội bộ từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên thông qua email, bảng tin hoặc các kênh chat nội bộ (Slack, Zalo, Teams).

6. Báo cáo định kỳ và cải tiến quy trình hành chính

* Thực hiện báo cáo: Lập báo cáo chi phí hành chính hàng tháng; báo cáo tình hình sử dụng tài sản, trang thiết bị văn phòng; báo cáo công tác văn thư lưu trữ gửi Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc.
* Đề xuất cải tiến: Chủ động nghiên cứu, đề xuất các phương án tối ưu hóa quy trình làm việc (ví dụ: chuyển đổi số trong quản lý văn thư, thay thế nhà cung cấp dịch vụ để tiết kiệm chi phí, tái cấu trúc không gian làm việc để tăng hiệu suất).

---

Yêu cầu và điều kiện

1. Học vấn và Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Luật, Hành chính công hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Lễ tân văn phòng, Trợ lý hành chính hoặc các vị trí tương đương. Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 50 - 200 nhân sự.
* Cơ hội cho nhân sự trẻ: Chấp nhận các ứng viên mới tốt nghiệp có thành tích học tập xuất sắc, năng nổ tham gia các hoạt động ngoại khóa, có tư duy dịch vụ tốt và tinh thần cầu tiến cao.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Thành thạo Tin học văn phòng (MS Office):
* *Word:* Kỹ năng soạn thảo văn bản quy chuẩn, căn chỉnh lề, định dạng văn bản hành chính theo đúng thông tư quy định của Nhà nước.
* *Excel:* Sử dụng thành thạo các hàm tính toán, bộ lọc dữ liệu (Vlookup, Sumif, Countif, Pivot Table) để lập bảng theo dõi tài sản, đối soát chi phí hành chính chính xác.
* *PowerPoint:* Khả năng thiết kế slide báo cáo, thông báo nội bộ trực quan, sinh động.
* Kỹ năng quản trị văn phòng hiện đại: Hiểu biết và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng (máy photocopy đa chức năng, máy scan, máy ép plastic, hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ). Biết ứng dụng các công cụ quản lý công việc số (Trello, Base, Jira, Google Workspace) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (nghe, nói, viết email trao đổi công việc với đối tác nước ngoài hoặc khách hàng đến văn phòng). Có chứng chỉ TOEIC từ 550 trở lên hoặc tương đương là điểm cộng.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc từ khẩn cấp đến quan trọng, đảm bảo hoàn thành tiến độ công việc trong môi trường bận rộn.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng: Giao tiếp mạch lạc, khéo léo và lịch sự qua cả kênh trực tiếp, điện thoại lẫn văn bản. Có khả năng thương lượng giá cả, điều khoản hợp đồng dịch vụ tốt với các nhà cung cấp.

3. Phẩm chất cá nhân

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Đây là yêu cầu bắt buộc vì công việc hành chính gắn liền với các số liệu thanh toán, văn bản pháp lý và quản lý tài sản quý giá của công ty.
* Trung thực và bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, tuyệt đối trung thực trong quản lý quỹ tiền mặt hành chính nhỏ (petty cash) và bảo mật tuyệt đối các thông tin nội bộ, hồ sơ nhân sự, tài liệu kinh doanh của doanh nghiệp.
* Tư duy dịch vụ khách hàng (Customer Service Mindset): Luôn coi đồng nghiệp trong công ty là khách hàng nội bộ, tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ với thái độ thân thiện, cởi mở, tích cực và mong muốn mang lại giải pháp tốt nhất cho họ.
* Năng động, linh hoạt và chủ động: Khả năng ứng biến nhanh nhạy trước các tình huống khẩn cấp (mất điện, hỏng hóc thiết bị đột xuất, khách ghé thăm không hẹn trước) và luôn có tinh thần làm việc chủ động không đợi nhắc nhở.
* Tác phong chuyên nghiệp: Ngoại hình chỉn chu, gọn gàng, trang phục lịch sự phù hợp với môi trường văn phòng công sở.

---

Quyền lợi được hưởng

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (từ 8,000,000đ - 12,000,000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường công sở hiện đại, trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và coi trọng giá trị con người. Đồng nghiệp hòa đồng, thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ nhau.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn (quản trị hành chính, kỹ năng giao tiếp, quản lý chi phí, kỹ năng giải quyết vấn đề) do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Hành chính -> Chuyên viên Hành chính Cao cấp -> Trưởng nhóm Hành chính (Admin Supervisor) -> Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR&Admin Manager).
* Chế độ phúc lợi phong phú: Chế độ nghỉ phép 12 ngày/năm (tăng thêm theo thâm niên); tham gia teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty; quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau; các hoạt động chăm sóc đời sống tinh thần nhân viên phong phú.

---

Tags và Từ khóa tìm kiếm

Tags: Nhân viên hành chính, Hành chính văn phòng, Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính nhân sự, Quản trị văn phòng, Việc làm hành chính, Chuyên viên hành chính, Tuyển dụng hành chính văn phòng, Admin Officer, Office Administrator.

Từ khóa tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng, Tìm việc làm hành chính nhân sự, Hành chính tổng hợp, Lễ tân hành chính, Quản lý tài sản văn phòng, Soạn thảo văn bản hành chính, Việc làm văn phòng lương cao, Công việc hành chính, Lưu trữ hồ sơ văn thư, Trợ lý hành chính.

Share