MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ CA LÀM VIỆC

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "nhạc trưởng điều phối" – vị trí Nhân viên Quản lý Ca làm việc (Shift Leader/Shift Supervisor). Bạn chính là mắt xích vận hành quan trọng nhất, chịu trách nhiệm trực tiếp giữ cho guồng quay công việc tại khu vực sản xuất/kinh doanh luôn diễn ra liên tục, hiệu quả và đạt hiệu suất tối đa trong suốt thời gian ca trực. Sự nhạy bén trong việc phân bổ nhân sự, tư duy xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng và khả năng truyền cảm hứng, thúc đẩy đội ngũ làm việc dưới áp lực cao chính là những giá trị cốt lõi bạn mang lại cho doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhà quản lý thực chiến, sở hữu tư duy logic, kỹ năng tổ chức xuất sắc và không ngại thử thách trong môi trường làm việc năng động, xoay ca, chúng tôi rất mong muốn được đồng hành cùng bạn trên con đường chinh phục những cột mốc phát triển mới.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Chuẩn bị và Tiếp nhận Ca làm việc (Pre-shift Planning & Handover)
- Thực hiện quy trình bàn giao ca nghiêm ngặt với quản lý ca trước: Tiếp nhận báo cáo tình hình nhân sự, trạng thái máy móc thiết bị, tiến độ hoàn thành chỉ tiêu, các sự cố kỹ thuật chưa xử lý triệt để và những lưu ý đặc biệt từ ca trước.
- Kiểm tra toàn bộ hạ tầng, máy móc, trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại khu vực làm việc trước giờ bắt đầu ca để đảm bảo tất cả đều trong trạng thái vận hành an toàn và sẵn sàng hoạt động.
- Điểm danh, kiểm tra quân số, tác phong, đồng phục và trang bị bảo hộ lao động (PPE) của toàn bộ nhân viên trong ca làm việc trực thuộc.
- Tổ chức cuộc họp nhanh đầu ca (Briefing/Stand-up meeting) từ 5-10 phút để cập nhật thông tin kinh doanh, phổ biến mục tiêu ca, phân chia vị trí công việc cụ thể cho từng nhân sự và truyền lửa, tạo động lực làm việc cho đội ngũ trước khi bước vào ca làm việc chính thức.

2. Điều phối, Giám sát Vận hành và Tối ưu hóa Hiệu suất trong Ca (In-shift Coordination & Operations)
- Trực tiếp điều phối dòng công việc (workflow), phân bổ nguồn lực con người và vật tư một cách hợp lý nhằm tối ưu hóa năng suất lao động, tránh tình trạng quá tải cục bộ hoặc lãng phí nhân lực ở các vị trí.
- Giám sát chặt chẽ tiến độ làm việc của từng bộ phận, cá nhân trong ca, đảm bảo tiến trình công việc bám sát kế hoạch ngày/tuần và đạt được các chỉ tiêu KPI về số lượng, chất lượng đề ra.
- Theo dõi và kiểm soát chất lượng sản phẩm/dịch vụ trong ca làm việc, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn chất lượng (SOPs), quy trình công nghệ và các quy định an toàn vệ sinh thực phẩm/an toàn lao động của công ty.
- Áp dụng các phương pháp quản lý trực quan (Visual Management), tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) tại khu vực làm việc để duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, gọn gàng và khoa học.

3. Quản lý Nhân sự, Đào tạo và Phát triển Đội ngũ (Personnel Management & Coaching)
- Quản lý lịch làm việc, ngày nghỉ phép, chấm công và quản lý thời gian làm việc thực tế (giờ vào, giờ ra, tăng ca) của nhân viên dưới quyền một cách minh bạch, chính xác.
- Đánh giá hiệu quả công việc hàng ngày của từng nhân viên, ghi nhận những cá nhân có thành tích xuất sắc và nhắc nhở, uốn nắn kịp thời những cá nhân có thái độ làm việc chưa tốt hoặc không tuân thủ nội quy.
- Trực tiếp hướng dẫn, đào tạo thực hành (On-the-job training) cho nhân viên mới về kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, quy trình vận hành tiêu chuẩn và các quy tắc an toàn lao động.
- Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trong ca; giải quyết các xung đột nội bộ một cách công bằng, khách quan, xây dựng một tập thể đoàn kết, gắn bó và có tinh thần đồng đội cao.

4. Xử lý Sự cố, Quản trị Rủi ro và Giải quyết Khiếu nại (Incident & Risk Management)
- Là đầu mối tiếp nhận và trực tiếp xử lý các sự cố phát sinh ngoài ý muốn trong ca: Lỗi hệ thống, máy móc hỏng hóc đột xuất, thiếu hụt nguyên vật liệu, hoặc sự cố về nhân sự (ốm đau đột xuất, tai nạn lao động).
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kỹ thuật/Bảo trì để tiến hành sửa chữa nhanh chóng các thiết bị lỗi, giảm thiểu tối đa thời gian dừng máy (downtime) gây ảnh hưởng đến tiến độ chung.
- Tiếp nhận và trực tiếp giải quyết các khiếu nại, phản hồi của khách hàng (đối với lĩnh vực dịch vụ/bán lẻ) hoặc đối tác nội bộ một cách khéo léo, chuyên nghiệp theo đúng thẩm quyền được giao, bảo vệ uy tín thương hiệu của công ty.
- Thực hiện các biện pháp khẩn cấp bảo vệ an toàn cho con người và tài sản của công ty khi xảy ra các tình huống bất khả kháng như hỏa hoạn, mất điện diện rộng, thiên tai hay các sự cố an ninh trật tự.

5. Báo cáo, Đánh giá và Bàn giao Cuối Ca (Reporting & End-of-shift Handover)
- Thực hiện công tác tổng kết số liệu kinh doanh/sản xuất trong ca, thống kê các chỉ số hiệu suất đạt được, lượng phế phẩm/lỗi phát sinh, hao hụt nguyên vật liệu.
- Hoàn thành báo cáo ca làm việc chi tiết (Shift Report) thông qua phần mềm quản lý hoặc biểu mẫu quy định gửi lên cấp trên (Trưởng phòng Vận hành/Giám đốc chi nhánh).
- Tổ chức dọn dẹp vệ sinh khu vực làm việc, kiểm kê lại công cụ dụng cụ, hàng hóa tồn kho vật lý và niêm phong bảo quản tài sản trước khi bàn giao.
- Thực hiện bàn giao ca chi tiết, rõ ràng cho quản lý ca kế tiếp về trạng thái vận hành hiện tại, các đầu việc chưa hoàn thành cần theo dõi tiếp và các lưu ý đặc biệt khác để bảo đảm tính liên tục của chuỗi vận hành.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Công nghiệp, Quản trị Khách sạn - Nhà hàng, Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp hoặc các ngành học liên quan trực tiếp đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
- Có ít nhất 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như Quản lý ca (Shift Leader), Tổ trưởng (Team Leader), Giám sát viên (Supervisor) hoặc Trưởng nhóm vận hành tại các doanh nghiệp thuộc ngành Bán lẻ, F&B, Chuỗi cung ứng/Logistics, Sản xuất hoặc Dịch vụ Khách hàng.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường đa quốc gia, các đơn vị có quy trình vận hành chuẩn hóa cao (Standardized Operating Procedures) hoặc các nhà máy áp dụng Lean/Six Sigma.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng Quản lý và Điều phối Nhân sự: Có năng lực phân chia công việc một cách khoa học dựa trên điểm mạnh/điểm yếu của từng nhân viên; có khả năng bao quát toàn bộ diện tích khu vực ca trực để điều phối kịp thời.
- Kỹ năng Giải quyết Vấn đề và Ra Quyết định nhanh: Khả năng giữ được sự bình tĩnh dưới áp lực cao, phân tích nhanh các nguyên nhân gốc rễ của sự cố phát sinh và đưa ra phương án xử lý tối ưu, quyết đoán trong các tình huống khẩn cấp.
- Kỹ năng Giao tiếp và Truyền thông tin: Có khả năng truyền đạt rõ ràng, mạch lạc các mệnh lệnh hành chính, mục tiêu công việc cho cấp dưới và có khả năng báo cáo súc tích, đầy đủ thông tin kỹ thuật/vận hành lên cấp quản lý cao hơn.
- Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) để lập báo cáo, quản lý dữ liệu ca. Biết sử dụng các phần mềm quản trị chuyên dụng (ERP, SAP, Phần mềm quản lý nhân sự, Phần mềm quản lý bán hàng POS) là một lợi thế lớn.
- Am hiểu về Luật Lao động cơ bản, các quy định về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy và quy chuẩn 5S tại nơi làm việc.

Phẩm chất cá nhân:
- Tinh thần trách nhiệm cực kỳ cao: Luôn là người đi tiên phong trong việc tuân thủ giờ giấc làm việc, kỷ luật lao động và sẵn sàng chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi hoạt động diễn ra trong ca trực của mình.
- Khả năng làm việc linh hoạt dưới áp lực thời gian lớn và chấp nhận làm việc theo ca kíp (xoay ca linh hoạt: ca sáng, ca chiều, ca đêm), làm việc vào các ngày cuối tuần, ngày lễ, Tết theo yêu cầu vận hành đặc thù của doanh nghiệp.
- Sự điềm tĩnh, kiên nhẫn và kỹ năng ứng xử khôn khéo, có trí tuệ cảm xúc (EQ) cao để xử lý các xung đột phát sinh một cách hòa bình và công bằng nhất.
- Tư duy hướng đến khách hàng và cải tiến liên tục: Luôn tìm kiếm giải pháp để cải thiện hiệu suất công việc, tiết giảm chi phí, hao hụt và nâng cao trải nghiệm của khách hàng/đối tác.

Quyền lợi:
- Thu nhập hấp dẫn, cạnh tranh tương xứng với năng lực, bao gồm: Lương cơ bản + Phụ cấp ca đêm/Phụ cấp ăn ca + Phụ cấp trách nhiệm + Thưởng doanh thu/Thưởng hiệu suất (KPIs) hàng tháng.
- Lương tháng 13 và các khoản thưởng cuối năm dựa trên hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và đánh giá xếp loại cá nhân xuất sắc.
- Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi ký hợp đồng chính thức; gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành riêng cho cấp quản lý.
- Có lộ trình thăng tiến công việc rõ ràng, được tạo mọi điều kiện để phát triển lên các vị trí quản lý cấp cao hơn như: Trưởng phòng Vận hành ca (Shift Manager), Trưởng bộ phận (Department Manager), Giám đốc vận hành chi nhánh (Operations Manager) hoặc Giám đốc nhà máy (Factory Manager) sau 1 - 2 năm gắn bó và đạt thành tích tốt.
- Được tham gia thường xuyên các chương trình đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn: Kỹ năng quản lý lãnh đạo (Leadership skills), Kỹ năng giải quyết xung đột, Khóa học quản trị chuỗi cung ứng, Quản lý sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), và các kỹ năng bổ trợ mềm khác do công ty đài thọ 100% kinh phí.
- Được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, quy mô lớn, trang thiết bị hiện đại, đồng nghiệp thân thiện và ban lãnh đạo luôn quan tâm, tạo điều kiện phát triển tối đa tiềm năng cá nhân.
- Hưởng các chế độ phúc lợi nội bộ phong phú khác: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các sự kiện gắn kết nội bộ (Teambuilding), khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.

Tags: Quản lý ca làm việc, Giám sát ca trực, Shift Leader, Shift Supervisor, Tổ trưởng vận hành, Quản lý sản xuất ca, Giám sát chuỗi bán lẻ, Điều phối nhân sự ca trực, Quản lý ca trực nhà hàng, Việc làm giám sát vận hành, Quản trị ca làm việc chuyên nghiệp, Tuyển dụng quản lý ca, Trưởng nhóm ca trực.

Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng quản lý ca làm việc, việc làm shift leader, mô tả công việc giám sát ca, tìm việc làm quản lý ca xoay, tổ trưởng ca trực là gì, mức lương quản lý ca, tuyển giám sát ca làm việc, kỹ năng quản lý ca hiệu quả, việc làm giám sát sản xuất ca trực, tuyển dụng shift supervisor tại hà nội, việc làm quản lý ca hcm, quản trị vận hành ca làm việc.

Share