MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN IT HỖ TRỢ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE SUPPORT SPECIALIST)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư quy trình số" – vị trí Nhân viên IT Hỗ trợ Phần mềm Quản lý Dự án. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các lỗi kỹ thuật phần mềm, mà là mắt xích chiến lược kết nối giữa công nghệ tối tân và hiệu suất vận hành của toàn doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên số hóa, sự trôi chảy của một dự án phụ thuộc rất lớn vào cách thức vận hành của các công cụ quản lý như Jira, ClickUp, Asana, Monday.com hay MS Project. Bạn chính là người thiết lập "luật chơi" kỹ thuật, tối ưu hóa các dòng chảy công việc (workflows), tích hợp các hệ thống và khai phá tối đa sức mạnh của phần mềm để giúp các đội ngũ (từ R&D, Tech, Product cho đến Marketing, Sales) phối hợp nhịp nhàng, không rào cản. Sự thấu hiểu sâu sắc về quy trình quản lý dự án (Agile/Scrum/Waterfall), tư duy hệ thống mạch lạc cùng tinh thần hỗ trợ khách hàng nội bộ tận tâm chính là chìa khóa thành công của bạn tại vị trí này. Nếu bạn muốn trở thành người định hình và nâng tầm hiệu suất làm việc của hàng trăm nhân sự, chúng tôi rất vinh hạnh được chào đón bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị, Thiết lập & Cấu hình Hệ thống (System Administration & Configuration)

* Khởi tạo và Cấu hình không gian làm việc: Chịu trách nhiệm thiết lập toàn diện các Workspace, Space, Project, và Board trên các nền tảng phần mềm quản lý dự án được doanh nghiệp lựa chọn (như Jira, ClickUp, Monday.com, Asana, Trello...).
* Thiết kế Quy trình làm việc (Workflow Design): Trực tiếp thiết kế, xây dựng và tối ưu hóa các quy trình làm việc (Workflows) từ đơn giản đến phức tạp, đảm bảo phản ánh chính xác quy trình vận hành thực tế của từng phòng ban (ví dụ: quy trình phát triển phần mềm Agile/Scrum, quy trình duyệt thiết kế Marketing, quy trình tuyển dụng Nhân sự).
* Tùy biến Trường dữ liệu (Custom Fields) và Mẫu biểu (Templates): Cấu hình các trường thông tin tùy chỉnh, biểu mẫu nhập liệu (Forms), trạng thái công việc (Statuses) và các bộ lọc tìm kiếm nâng cao (Filters) phù hợp với nhu cầu báo cáo đặc thù của từng dự án.
* Quản trị phân quyền tài khoản (Permission Schemes): Thiết lập và kiểm soát chặt chẽ cơ chế phân quyền truy cập, quyền thao tác (Xem, Sửa, Xóa, Phê duyệt) cho từng vai trò trong dự án (Project Owner, Scrum Master, Developer, Client, v.v.), bảo đảm tính bảo mật tối đa cho dữ liệu doanh nghiệp.

2. Vận hành, Bảo trì & Tối ưu hóa Tự động hóa (Automation & Integration)

* Thiết lập Tự động hóa quy trình (Automation Rules): Nghiên cứu và xây dựng các kịch bản tự động hóa trong phần mềm (ví dụ: Tự động chuyển trạng thái công việc khi các tác vụ con hoàn thành; Tự động gán người thực hiện dựa trên loại công việc; Tự động gửi cảnh báo khi công việc bị trễ hạn).
* Tích hợp hệ thống (System Integration): Thực hiện kết nối phần mềm quản lý dự án với các công cụ làm việc khác trong hệ sinh thái của công ty như: Công cụ giao tiếp (Slack, Microsoft Teams), Hệ thống quản lý mã nguồn (GitHub, GitLab, Bitbucket), Kho lưu trữ tài liệu (Google Drive, OneDrive, Confluence), hoặc các công cụ CRM, ERP thông qua API hoặc các nền tảng trung gian (Zapier, Make/Integromat).
* Giám sát hiệu năng hệ thống: Theo dõi dung lượng lưu trữ, tốc độ tải trang, trạng thái đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống, phối hợp với nhà cung cấp phần mềm (SaaS) hoặc đội ngũ IT Infrastructure để xử lý các vấn đề về băng thông, gián đoạn kết nối.

3. Hỗ trợ kỹ thuật & Giải quyết Sự cố (Technical Support & Troubleshooting)

* Hỗ trợ kỹ thuật cấp 1 & 2 (Helpdesk L1/L2 Support): Tiếp nhận, phân loại và xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ người dùng nội bộ liên quan đến lỗi phần mềm, lỗi đăng nhập (SSO/MFA), mất quyền truy cập, lỗi hiển thị Dashboard, hoặc mất dữ liệu công việc.
* Điều tra nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis): Đối với các lỗi hệ thống nghiêm trọng hoặc lỗi logic quy trình, tiến hành điều tra sâu, giả lập lỗi và tìm kiếm giải pháp khắc phục tạm thời (Workaround) trước khi đưa ra bản sửa lỗi chính thức.
* Phối hợp với Nhà cung cấp (Vendor Coordination): Làm đầu mối liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm nước ngoài để báo cáo các lỗi thuộc về hệ thống cốt lõi (Core bugs), theo dõi tiến độ vá lỗi và cập nhật cho người dùng trong doanh nghiệp.

4. Đào tạo, Hướng dẫn & Xây dựng Tài liệu quy trình (Training & Documentation)

* Xây dựng bộ tài liệu chuẩn (Knowledge Base): Soạn thảo, cập nhật và quản lý kho tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Guide), bộ quy tắc ứng xử trên phần mềm (Playbook), các câu hỏi thường gặp (FAQs) dưới dạng văn bản, hình ảnh trực quan hoặc video ngắn.
* Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ (Training Sessions): Trực tiếp đứng lớp tổ chức các buổi đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân viên mới (Onboarding) và các buổi cập nhật tính năng mới nâng cao cho các quản lý dự án (Project Managers/Product Owners).
* Tư vấn giải pháp quy trình (Internal Consulting): Đóng vai trò là chuyên gia tư vấn nội bộ, lắng nghe bài toán vận hành của các phòng ban và đề xuất cách thức triển khai, số hóa quy trình đó lên phần mềm quản lý dự án một cách tối ưu nhất.

5. Khai thác dữ liệu, Báo cáo & Đánh giá Hiệu năng (Reporting & Analytics)

* Thiết lập Dashboard báo cáo: Xây dựng các bảng điều khiển trực quan (Dashboards), biểu đồ tiến độ (Burndown charts, Cumulative Flow Diagrams, Gantt charts) để giúp các cấp quản lý và Ban giám đốc dễ dàng theo dõi sức khỏe dự án, hiệu suất của đội ngũ và tiến độ bàn giao công việc.
* Phân tích và xuất dữ liệu định kỳ: Hỗ trợ trích xuất dữ liệu thô (raw data) từ phần mềm, sử dụng các công cụ phân tích (Excel, Power BI, Tableau) hoặc viết các câu lệnh truy vấn (SQL, JQL - Jira Query Language) để phục vụ cho các báo cáo kiểm toán quy trình hoặc đánh giá KPI nhân sự định kỳ.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn & Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Khoa học máy tính, Công nghệ phần mềm hoặc các ngành kỹ thuật liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí IT Support, System Admin, Project Coordinator hoặc Business Analyst (BA) có liên quan trực tiếp đến việc quản trị và cấu hình các công cụ quản lý dự án.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai và vận hành hệ thống phần mềm quản lý dự án ở quy mô doanh nghiệp từ 100 nhân sự trở lên.
* *Điểm cộng lớn:* Sở hữu các chứng chỉ quản trị hệ thống của các hãng phần mềm lớn (ví dụ: *Atlassian Certified Jira Administrator*, *ClickUp Certified Admin*, *Monday.com Product Partner*...) hoặc chứng chỉ về quản lý dự án (PMP, PMI-ACP, Certified Scrum Master - CSM).

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Làm chủ các công cụ Quản lý Dự án: Hiểu rõ cấu trúc dữ liệu, tư duy logic thiết lập hệ thống của ít nhất hai trong số các phần mềm sau: Jira Software, Confluence, ClickUp, Monday.com, Asana, Wrike, Trello.
* Hiểu biết sâu sắc về Phương pháp luận Quản lý Dự án: Nắm vững các khái niệm và quy trình của phương pháp quản lý dự án Agile, Scrum, Kanban (như Sprints, Backlogs, Story Points, Epics) cũng như phương pháp truyền thống Waterfall (Gantt chart, Critical Path).
* Kỹ năng truy vấn và lập trình cơ bản:
* Sử dụng thành thạo ngôn ngữ truy vấn nâng cao để lọc dữ liệu (ví dụ: JQL trong Jira).
* Có khả năng viết các câu lệnh tự động hóa, hiểu biết về cấu trúc dữ liệu JSON, XML.
* Có kiến thức về API (REST API), Webhooks để phục vụ cho việc kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng.
* Kỹ năng thiết kế quy trình (Process Mapping): Sử dụng tốt các công cụ vẽ sơ đồ quy trình như Draw.io, Lucidchart, Visio, Miro để trực quan hóa quy trình trước khi cấu hình lên phần mềm.

3. Phẩm chất cá nhân & Kỹ năng mềm:

* Tư duy giải quyết vấn đề (Analytical & Problem-Solving): Có khả năng phân tích một yêu cầu quy trình phức tạp từ người dùng, bóc tách các vấn đề kỹ thuật và chuyển hóa chúng thành giải pháp hệ thống đơn giản, dễ sử dụng nhất.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt (Communication & Pedagogical Skills): Có khả năng giải thích các khái niệm kỹ thuật phức tạp bằng ngôn ngữ bình dân, dễ hiểu cho những người dùng không chuyên về IT. Kiên nhẫn trong việc lắng nghe và giải đáp thắc mắc.
* Sự tỉ mỉ và cẩn trọng (Attention to Detail): Vì một sai sót nhỏ trong cấu hình phân quyền hoặc tự động hóa có thể ảnh hưởng đến dữ liệu của hàng trăm người dùng và tính bảo mật của dự án, sự cẩn thận trong từng bước thiết lập là cực kỳ quan trọng.
* Khả năng tự học và thích ứng nhanh (Agility & Continuous Learning): Các phần mềm dạng SaaS (Cloud-based) liên tục cập nhật tính năng mới hàng tuần, hàng tháng. Bạn cần là người có đam mê công nghệ, chủ động tìm tòi, cập nhật các tính năng mới để áp dụng cho doanh nghiệp.
* Khả năng làm việc dưới áp lực tốt (Stress Tolerance): Giữ được sự bình tĩnh và thái độ chuyên nghiệp, lịch sự ngay cả khi tiếp nhận nhiều yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp cùng một lúc từ nhiều phòng ban khác nhau.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn), lương tháng 13 cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng dự án cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN) đầy đủ ngay sau khi kết thúc thử việc theo Luật Lao động hiện hành; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Health Care) được công ty tài trợ riêng hàng năm.
* Môi trường làm việc năng động: Làm việc trong môi trường công nghệ hiện đại, khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo, đề cao văn hóa "Làm việc thông minh hơn - không phải chăm chỉ hơn" (Work Smarter, Not Harder).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được công ty tài trợ 100% kinh phí thi các chứng chỉ quốc tế về Quản lý dự án (PMP, CSM) và Quản trị phần mềm (Atlassian/ClickUp Admin).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: IT System Manager, Solutions Architect, IT Business Analyst (BA) Lead, hoặc Project Management Office (PMO) Manager.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cấp phát laptop cấu hình cao (Macbook/Dell XPS), màn hình phụ chuyên dụng cùng các công cụ làm việc bản quyền cao cấp phục vụ tối đa cho công việc.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, du lịch nghỉ mát thường niên của công ty; các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, chạy bộ, cầu lông); tiệc sinh nhật tháng, trà chiều (Tea break) mỗi thứ Sáu hàng tuần.

---

Tags:

Nhân viên IT hỗ trợ phần mềm, Quản trị viên Jira, Cấu hình ClickUp, Admin Monday.com, Hỗ trợ phần mềm quản lý dự án, IT Business Analyst, Quản lý quy trình dự án, Chuyên viên hỗ trợ hệ thống, Hệ thống quản lý công việc, Quản trị viên Asana, Tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp, IT Application Support, Kỹ sư tích hợp hệ thống, Hỗ trợ kỹ thuật phần mềm doanh nghiệp, Quản lý dự án Agile Scrum.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng IT Support phần mềm quản lý dự án
* Việc làm Jira Administrator Hà Nội
* Tuyển dụng chuyên viên cấu hình ClickUp
* Việc làm quản trị hệ thống Monday com
* Tìm việc IT hỗ trợ kỹ thuật Asana
* IT Application Support Project Management Tool
* Chuyên viên tối ưu hóa quy trình số IT
* Tuyển dụng Business Analyst hỗ trợ PMO
* Tuyển IT cấu hình workflow dự án
* Việc làm hỗ trợ kỹ thuật phần mềm SaaS doanh nghiệp

Share