MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ SỰ KIỆN VĂN PHÒNG

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ gắn kết" và "nhà kiến tạo trải nghiệm" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Sự kiện Văn phòng. Bạn chính là chất xúc tác quan trọng giúp biến không gian văn phòng công sở thông thường trở thành một môi trường làm việc tràn đầy năng lượng, sáng tạo và gắn kết. Từ những buổi tiệc sinh nhật tháng ấm cúng, các hoạt động Teambuilding bùng nổ, ngày hội gia đình ý nghĩa, đến các sự kiện hội thảo, lễ ký kết đối tác mang tính chiến lược của doanh nghiệp – sự hiện diện và bàn tay sắp đặt của bạn chính là chìa khóa tạo nên sự thành công.

Sự năng động, óc thẩm mỹ nhạy bén, khả năng đa nhiệm (multitasking) xuất sắc và một trái tim luôn hướng về con người là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi tìm kiếm ở bạn. Nếu bạn là một người yêu thích việc mang lại niềm vui cho người khác, có kỹ năng tổ chức hậu cần chu đáo và mong muốn phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản trị trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) và truyền thông nội bộ, chúng tôi luôn sẵn sàng chào đón bạn gia nhập đại gia đình của chúng tôi.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Khảo sát, Lập kế hoạch & Sáng tạo Ý tưởng Sự kiện (25%)

* Thu thập và phân tích nhu cầu: Chủ động lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên thông qua các bảng khảo sát, hộp thư góp ý hoặc trò chuyện trực tiếp để thấu hiểu mong muốn của tập thể về các hoạt động giải trí, học tập và gắn kết.
* Xây dựng kế hoạch sự kiện định kỳ: Tham gia xây dựng và quản lý "Lịch trình sự kiện năm/quý/tháng" của công ty, bao gồm các ngày lễ lớn (Tết Nguyên Đán, Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 cho con em nhân sự, Trung Thu, Giáng Sinh, Year End Party) và các sự kiện nội bộ thường niên (Sinh nhật công ty, sinh nhật nhân viên, Kick-off dự án, Teambuilding).
* Sáng tạo concept và chủ đề: Đóng góp các ý tưởng độc đáo, mới mẻ cho từng sự kiện. Thiết kế khung chương trình (agenda), viết kịch bản chi tiết (MC script) và đề xuất các trò chơi, hoạt động tương tác nhằm tăng tính kết nối giữa các phòng ban.
* Lập dự toán ngân sách: Xây dựng bảng dự toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục sự kiện (thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, ăn uống, quà tặng, trang trí). Đảm bảo kế hoạch chi tiêu tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn mang lại trải nghiệm tối đa cho người tham gia.

2. Quản lý Hậu cần, Chuẩn bị & Mua sắm (25%)

* Tìm kiếm và làm việc với nhà cung cấp (Vendors): Liên hệ, khảo sát giá, thương lượng hợp đồng với các đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài như: địa điểm tổ chức (khách sạn, resort, trung tâm hội nghị), đơn vị catering (tiệc ngọt, tiệc mặn), đơn vị cho thuê thiết bị âm thanh - ánh sáng, in ấn backdrop, standee, sản xuất quà tặng doanh nghiệp.
* Mua sắm và quản lý trang thiết bị sự kiện: Trực tiếp mua sắm các nhu yếu phẩm, đồ trang trí, quà tặng, cúp vinh danh, văn phòng phẩm cần thiết cho sự kiện. Quản lý kho đồ dùng sự kiện của công ty, đảm bảo tái sử dụng hiệu quả các vật dụng cũ để tiết kiệm ngân sách.
* Chuẩn bị học liệu và tài liệu: Đối với các sự kiện hội thảo, đào tạo nội bộ hoặc họp cổ đông, chịu trách nhiệm in ấn tài liệu, chuẩn bị thẻ đeo ban tổ chức/khách mời, chuẩn bị quà tặng lưu niệm (merchandise) và sắp xếp khu vực đón tiếp chu đáo.
* Điều phối phương tiện di chuyển: Sắp xếp xe đưa đón, đặt phòng khách sạn, phân bổ sơ đồ phòng nghỉ cho nhân viên và ban lãnh đạo trong các chuyến đi Teambuilding hoặc du lịch hè của công ty.

3. Setup, Vận hành & Điều phối Trực tiếp Sự kiện (25%)

* Thiết lập không gian sự kiện (Setup): Trực tiếp giám sát và hỗ trợ thi công trang trí khu vực sân khấu, photobooth, bàn đón tiếp khách, bàn tiệc teabreak. Đảm bảo mọi yếu tố hình ảnh và nhận diện thương hiệu được thể hiện chính xác, thẩm mỹ.
* Vận hành kỹ thuật cơ bản: Phối hợp với bộ phận IT kiểm tra, test thử hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, mic không dây, kết nối internet tốc độ cao và các thiết bị trình chiếu trước giờ G để tránh phát sinh sự cố kỹ thuật.
* Điều phối chương trình (Show Running): Đóng vai trò là người điều phối hậu trường hoặc trực tiếp dẫn chương trình (MC) cho các sự kiện quy mô vừa và nhỏ tại văn phòng. Kiểm soát dòng chảy thời gian của sự kiện (timeline), nhắc nhở các diễn giả, khách mời hoặc nhân sự biểu diễn chuẩn bị đến lượt.
* Giải quyết sự cố phát sinh (Crisis Management): Nhanh nhạy xử lý các tình huống ngoài dự kiến như: thời tiết xấu (đối với sự kiện ngoài trời), thiết bị hỏng hóc đột xuất, thiếu hụt thức ăn/nước uống, khách mời đến trễ hoặc các vấn đề an toàn, sơ cứu y tế cơ bản cho người tham gia.

4. Truyền thông Nội bộ trước và sau Sự kiện (15%)

* Truyền thông tiền sự kiện: Phối hợp với bộ phận Thiết kế (Designer) và Content Writer để xây dựng các ấn phẩm truyền thông (poster, banner, video teaser, email thư mời) nhằm khơi dậy sự hào hứng, tò mò và thúc đẩy tỷ lệ đăng ký tham gia của cán bộ nhân viên.
* Truyền thông trong sự kiện: Chụp ảnh, quay phim các khoảnh khắc đáng giá, cập nhật trạng thái/hình ảnh trực tiếp (live-update) lên các kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp (Zalo group, Slack, Workplace, Facebook Group nội bộ, bảng tin văn phòng).
* Truyền thông hậu sự kiện: Viết bài tổng kết sự kiện, gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, các phòng ban phối hợp và toàn thể nhân viên. Biên tập và chia sẻ album ảnh, video recap sự kiện để lưu giữ những kỷ niệm đẹp của tập thể.

5. Nghiệm thu, Đánh giá & Thủ tục Hành chính (10%)

* Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán: Thu thập đầy đủ hóa đơn tài chính (hóa đơn VAT), biên bản bàn giao, hợp đồng từ các nhà cung cấp. Lập hồ sơ thanh toán gửi bộ phận Kế toán kiểm duyệt và giải ngân đúng hạn.
* Thu thập phản hồi (Feedback): Thiết kế các biểu mẫu khảo sát trực tuyến (Google Forms, Microsoft Forms) để lấy ý kiến đánh giá của nhân viên về mức độ hài lòng đối với món ăn, địa điểm, nội dung chương trình và công tác tổ chức.
* Báo cáo tổng kết (Post-event Report): Thực hiện báo cáo phân tích hiệu quả sự kiện (số lượng người tham gia, ngân sách thực tế so với ngân sách dự kiến, các điểm thành công và các bài học kinh nghiệm cần cải thiện cho lần sau). Cập nhật danh sách các nhà cung cấp uy tín vào cơ sở dữ liệu chung của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Sự kiện, Quan hệ Công chúng (PR), Truyền thông, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Du lịch & Khách sạn, Ngôn ngữ học hoặc các ngành thuộc khối Khoa học Xã hội & Nhân văn.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên tổ chức sự kiện, Nhân viên Hành chính - Sự kiện, Chuyên viên Truyền thông nội bộ, Nhân viên Trải nghiệm nhân viên hoặc Điều phối viên sự kiện tại các Agency.
* Ưu tiên những ứng viên từng có kinh nghiệm hoạt động năng nổ trong các Câu lạc bộ sinh viên, Đoàn - Hội trường Đại học, hoặc từng làm MC, Quản trò, Hoạt náo viên.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian: Khả năng lên kế hoạch chi tiết từ nhiều tuần trước sự kiện, phân chia công việc khoa học, quản lý danh sách đầu việc (to-do list) hiệu quả và luôn đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn (deadline) cam kết.
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Khả năng trình bày ý tưởng mạch lạc, thuyết phục ban lãnh đạo duyệt ngân sách; kỹ năng lắng nghe và kết nối tốt với các phòng ban khác nhau trong công ty; kỹ năng thương lượng, đàm phán giá cả với các đối tác dịch vụ.
* Kỹ năng làm chủ sân khấu và hoạt náo: Tự tin nói trước đám đông, có khả năng dẫn chương trình (MC) lưu loát, duyên dáng, biết cách tạo bầu không khí vui vẻ, kết nối mọi người xích lại gần nhau thông qua các trò chơi tương tác (ice-breaking).
* Kỹ năng công nghệ và sử dụng công cụ bổ trợ:
* Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel để quản lý ngân sách, PowerPoint để làm slide pitching ý tưởng).
* Sử dụng cơ bản các công cụ thiết kế hình ảnh/video nhanh như Canva, CapCut, Photoshop hoặc Premiere là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Hiểu biết cơ bản về cách vận hành các thiết bị âm thanh, ánh sáng, micro, máy chiếu văn phòng.
* Kỹ năng viết lách: Viết lách tốt, hành văn tự nhiên, hóm hỉnh để soạn thảo các thông điệp truyền thông nội bộ, lời mời sự kiện hoặc bài viết tổng kết thu hút người đọc.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Năng lượng tích cực và hướng ngoại: Có tính cách vui vẻ, cởi mở, thân thiện, dễ gần, luôn mang lại năng lượng tích cực cho những người xung quanh.
* Tỉ mỉ, chu đáo và cẩn thận: Quan tâm đến từng chi tiết nhỏ nhặt nhất (từ việc chuẩn bị đủ nước uống cho khách, sắp xếp vị trí ghế ngồi hợp lý, kiểm tra lỗi chính tả trên backdrop đến việc chuẩn bị sẵn túi sơ cứu y tế).
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving): Bình tĩnh, nhạy bén và linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh đột ngột dưới áp lực thời gian lớn của sự kiện trực tiếp.
* Tinh thần trách nhiệm và chịu khó: Sẵn sàng làm việc ngoài giờ (OT), di chuyển sớm hoặc ở lại muộn để setup/thu dọn sự kiện khi có yêu cầu. Không ngại các công việc tay chân mang tính chất hậu cần như mang vác đồ đạc, trang trí sân khấu.
* Khả năng làm việc độc lập & Đội nhóm: Vừa có khả năng tự chủ động hoàn thành phần việc được giao, vừa có tinh thần đồng đội cao khi phối hợp với các thành viên khác trong Ban tổ chức.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (dao động từ 10.000.000 - 15.000.000 VNĐ/tháng tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc/Thưởng dự án sự kiện thành công xuất sắc.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (tùy theo thâm niên làm việc).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong môi trường công sở trẻ trung, năng động, cởi mở, tôn trọng sự sáng tạo và khác biệt của cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi với khu vực pantry ngập tràn trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí.
* Cơ hội học tập và thăng tiến vượt trội:
* Được cử tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Sự kiện chuyên nghiệp, Kỹ năng MC/Thuyết trình trước đám đông, Truyền thông nội bộ và Trải nghiệm nhân sự do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Hành chính - Sự kiện (Admin & Event Team Lead), Chuyên viên chính về Truyền thông Nội bộ & Trải nghiệm nhân viên (Internal Communication & Employee Experience Specialist) hoặc Giám đốc Trải nghiệm Khách hàng/Nhân sự (Chief Happiness Officer) trong tương lai.
* Đặc quyền trải nghiệm: Là người đầu tiên trải nghiệm và dẫn dắt các xu hướng giải trí, văn hóa mới nhất của công ty; thường xuyên được tham gia các chuyến đi khảo sát dịch vụ, nghỉ dưỡng, Teambuilding tại các resort, khách sạn 4 - 5 sao đẳng cấp cùng doanh nghiệp.

---

Tags:

Nhân viên hỗ trợ sự kiện văn phòng, Nhân viên tổ chức sự kiện, Điều phối viên sự kiện nội bộ, Việc làm hành chính sự kiện, Chuyên viên truyền thông nội bộ, Tuyển dụng nhân viên sự kiện, Admin & Event Officer, Tổ chức sự kiện doanh nghiệp, Quản lý hậu cần sự kiện, Nhân sự gắn kết văn hóa doanh nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên sự kiện văn phòng, Việc làm tổ chức sự kiện nội bộ, Chuyên viên trải nghiệm nhân sự, Tuyển dụng Admin Event Executive, Tìm việc làm hành chính sự kiện tại TP.HCM/Hà Nội, Nhân viên hoạt náo văn phòng, Tuyển dụng MC nội bộ, Nhân viên Event Marketing văn phòng.

Share