MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG CÔNG TY XÂY DỰNG

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Người giữ nhịp vận hành" – vị trí Nhân viên Văn phòng Công ty Xây dựng. Bạn chính là mắt xích kết nối quan trọng, đóng vai trò "hậu phương vững chắc" để đảm bảo dòng chảy thông tin, hồ sơ và các nguồn lực giữa văn phòng tổng và các ban chỉ huy công trình luôn thông suốt, không bị gián đoạn. Sự tỉ mỉ trong việc quản lý hồ sơ pháp lý, tư duy logic khi điều phối hậu cần công trường và khả năng xử lý linh hoạt các thủ tục hành chính chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người làm hành chính có sự am hiểu hoặc đam mê với lĩnh vực xây dựng, mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường năng động, tốc độ và đòi hỏi tính chính xác cao, chúng tôi rất chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Lưu trữ và Kiểm soát Tài liệu Dự án (Document Control)

* Tiếp nhận và Phân loại: Tiếp nhận, phân loại, đóng dấu và lưu trữ toàn bộ công văn đi/đến, tờ trình, quyết định, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế (Shopdrawing, As-built), hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao từ chủ đầu tư, tư vấn giám sát và các nhà thầu phụ.
* Hệ thống hóa cơ sở dữ liệu: Thiết lập, cập nhật và duy trì hệ thống quản lý hồ sơ khoa học (cả file cứng tại văn phòng và file mềm trên các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive hoặc phần mềm chuyên dụng của công ty), đảm bảo truy xuất dữ liệu nhanh chóng khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc hoặc các kỹ sư công trường.
* Kiểm soát quy trình ký duyệt: Theo dõi luồng ký duyệt các hồ sơ, chứng từ, hồ sơ thanh quyết toán dự án. Đảm bảo các tài liệu được trình ký đúng thẩm quyền, đúng quy trình và đúng tiến độ cam kết.
* Bảo mật thông tin: Quản lý việc tiếp cận tài liệu dự án theo đúng phân quyền bảo mật của công ty, ngăn ngừa việc rò rỉ thông tin đấu thầu, bản vẽ kỹ thuật hoặc thông tin tài chính ra bên ngoài.

2. Hỗ trợ Công tác Đấu thầu và Pháp lý Dự án

* Chuẩn bị hồ sơ năng lực: Phối hợp với phòng Kỹ thuật - Đấu thầu để chuẩn bị, sắp xếp và cập nhật hồ sơ năng lực công ty (profile), danh sách dự án đã thực hiện, bằng cấp chứng chỉ của nhân sự, giấy phép đăng ký kinh doanh và các tài liệu pháp lý liên quan.
* Hỗ trợ làm hồ sơ dự thầu: Soạn thảo các biểu mẫu hành chính trong hồ sơ thầu, dịch thuật tài liệu (nếu có), hỗ trợ in ấn, đóng quyển, niêm phong hồ sơ dự thầu đúng quy định của chủ đầu tư.
* Theo dõi tính pháp lý: Hỗ trợ theo dõi thời hạn của các loại giấy phép xây dựng, chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức, chứng chỉ hành nghề của cá nhân, bảo hiểm công trình để kịp thời thực hiện thủ tục gia hạn hoặc cấp mới.

3. Điều phối Hậu cần và Hỗ trợ Ban Chỉ huy Công trình (Site Support)

* Hỗ trợ hậu cần công trường: Đầu mối tiếp nhận các đề xuất mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động (mũ, quần áo, giày, dây an toàn), và các công cụ dụng cụ phục vụ sinh hoạt tại ban điều hành công trường.
* Quản lý lưu trú và di chuyển: Thực hiện đặt vé máy bay, xe đưa đón, khách sạn hoặc hỗ trợ tìm kiếm, thuê nhà lưu trú cho cán bộ nhân viên, kỹ sư khi đi công tác hoặc biệt phái tại các dự án tỉnh.
* Đăng ký thủ tục hành chính tại công trường: Hỗ trợ Ban chỉ huy công trình thực hiện các thủ tục khai báo tạm trú, tạm vắng cho công nhân và cán bộ kỹ thuật; đăng ký danh sách người và phương tiện ra vào công trường với chủ đầu tư hoặc ban quản lý khu công nghiệp/dự án.

4. Quản lý Hợp đồng và Hỗ trợ Công tác Thanh Quyết toán

* Theo dõi danh mục hợp đồng: Lập bảng theo dõi danh sách các hợp đồng kinh tế (hợp đồng với chủ đầu tư, nhà thầu phụ, nhà cung cấp vật tư, hợp đồng thuê máy móc thiết bị). Theo dõi các điều khoản về tạm ứng, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, thời hạn thanh toán và bảo hành.
* Hỗ trợ làm hồ sơ thanh toán: Phối hợp với bộ phận Kế toán và Kỹ sư QS (Quantity Surveyor) để kiểm tra, tập hợp đầy đủ các chứng từ đi kèm hồ sơ đề nghị thanh toán (biên bản nghiệm thu khối lượng, biên bản nghiệm thu chất lượng, hóa đơn, chứng chỉ xuất xứ vật liệu CO/CQ) trước khi gửi chủ đầu tư hoặc trình Ban Giám đốc phê duyệt chi trả cho nhà thầu phụ.
* Theo dõi công nợ hành chính: Quản lý và thực hiện thanh toán đúng hạn các chi phí vận hành thường xuyên của văn phòng và công trường (tiền điện, nước, internet, chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, thuê xe).

5. Công tác Hành chính - Nhân sự Nội bộ tại Văn phòng

* Lễ tân và tiếp khách: Đón tiếp khách hàng, đối tác, chủ đầu tư đến làm việc tại văn phòng công ty với thái độ chuyên nghiệp; chuẩn bị phòng họp, nước uống và các tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
* Quản lý tài sản văn phòng: Quản lý, kiểm kê định kỳ và bảo trì các thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, máy tính, hệ thống điện nước, camera). Mua sắm văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm hàng tháng.
* Hỗ trợ nhân sự: Thực hiện công tác chấm công, tổng hợp bảng công hàng tháng cho nhân viên văn phòng và phối hợp với thủ kho/chấm công công trường để kiểm tra công của công nhân. Hỗ trợ truyền thông nội bộ, tổ chức các sự kiện của công ty như sinh nhật, liên hoan dự án, tổng kết cuối năm, teambuilding.

6. Soạn thảo Văn bản và Báo cáo định kỳ

* Soạn thảo văn bản hành chính: Soạn thảo các tờ trình, công văn, thông báo, quyết định nội bộ, biên bản cuộc họp giao ban tuần/tháng theo đúng thể thức văn bản hành chính và quy chuẩn của công ty.
* Báo cáo công việc: Lập báo cáo tuần, báo cáo tháng về tình hình thực hiện công tác hành chính, chi phí vận hành, tiến độ xử lý hồ sơ trình Ban Giám đốc và Trưởng phòng Hành chính.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn và Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Luật, Kế toán, Quản lý xây dựng, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên văn phòng, Trợ lý dự án, Document Control (DC) hoặc Hành chính nhân sự tại các công ty trong lĩnh vực Xây dựng, Bất động sản, Thiết kế kiến trúc hoặc Cơ điện (M&E).
* Ưu tiên: Ứng viên có hiểu biết cơ bản về quy trình triển khai một dự án xây dựng, các bước nghiệm thu thanh toán và các thuật ngữ chuyên ngành xây dựng.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu, Word để soạn thảo văn bản chuẩn mẫu, PowerPoint để hỗ trợ làm slide báo cáo). Có khả năng sử dụng các công cụ lưu trữ đám mây tốt. Biết sử dụng phần mềm vẽ kỹ thuật (AutoCAD) ở mức độ cơ bản (đọc bản vẽ, in ấn bản vẽ) là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản, không sai lỗi chính tả, câu từ rõ ràng, khúc chiết, chuyên nghiệp.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Có khả năng đa nhiệm (multi-tasking), quản lý cùng lúc nhiều đầu việc từ văn phòng đến các công trường khác nhau mà không bị chồng chéo hay sót việc.
* Kỹ năng giao tiếp và điều phối: Giao tiếp tự tin, khéo léo nhưng quyết đoán khi làm việc với các phòng ban chuyên môn, các kỹ sư tại công trường vốn có cá tính mạnh mẽ, cũng như khi làm việc với đối tác bên ngoài.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu, hợp đồng bằng Tiếng Anh cơ bản là một lợi thế (đặc biệt đối với các công ty có yếu tố nước ngoài hoặc làm việc với chủ đầu tư nước ngoài).

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Đây là yêu cầu tiên quyết vì sai sót trong hồ sơ xây dựng, hồ sơ thầu hay thanh toán có thể dẫn đến những thiệt hại tài chính lớn và chậm trễ tiến độ dự án.
* Chịu được áp lực công việc cao: Ngành xây dựng có đặc thù tiến độ gấp rút (chạy thầu, chạy hồ sơ thanh quyết toán cuối tháng). Ứng viên cần có tinh thần thép, giữ được sự bình tĩnh và tập trung dưới áp lực cao.
* Nhanh nhẹn, chủ động và linh hoạt: Có khả năng tự giải quyết vấn đề phát sinh một cách độc lập và nhạy bén trước các tình huống thay đổi liên tục của công trường.
* Trung thực và bảo mật: Tuyệt đối trung thực trong quản lý chi phí, bảo mật nghiêm ngặt thông tin dự án và bí mật kinh doanh của công ty.
* Tinh thần đồng đội: Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, không ngại việc, có tinh thần cầu tiến và thái độ tích cực trong công việc.

---

Quyền lợi được hưởng:

* Mức lương cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn từ [Mức lương] - [Mức lương] VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng dự án: Được hưởng phụ cấp thu nhập hoặc thưởng nóng theo tiến độ hoàn thành và hiệu quả của các dự án xây dựng mà công ty triển khai.
* Phụ cấp và hỗ trợ: Hỗ trợ chi phí điện thoại, phụ cấp ăn trưa tại văn phòng; cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc (máy tính xách tay/để bàn, văn phòng phẩm). Hỗ trợ toàn bộ chi phí công tác (đi lại, lưu trú) khi đi xuống công trường.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Phúc lợi xã hội phong phú: Lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch), quà sinh nhật, chế độ hiếu hỷ, ốm đau. Tham gia teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường năng động, trẻ trung, thân thiện nhưng đầy tính thử thách, tạo điều kiện tối đa để phát huy năng lực cá nhân.
* Cơ hội thăng tiến: Được đào tạo bài bản về kỹ năng quản trị dự án, quản lý tài liệu chuyên sâu. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính, Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự hoặc Chuyên viên Kiểm soát Tài liệu Dự án (Lead Document Controller) của tập đoàn.

---

Tags: Nhân viên văn phòng xây dựng, Hành chính công ty xây dựng, Trợ lý dự án xây dựng, Document Control xây dựng, Quản lý hồ sơ công trình, Tuyển dụng hành chính xây dựng, Việc làm văn phòng xây dựng, Nhân viên hành chính dự án, Hành chính công trường, Kiểm soát tài liệu công trình.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên văn phòng xây dựng, việc làm hành chính xây dựng tại [Tên thành phố], tuyển trợ lý dự án công trình, tuyển dụng Document Control ngành xây dựng, tìm việc làm hành chính nhân sự công ty xây dựng, mô tả công việc hành chính văn phòng xây dựng, mức lương nhân viên văn phòng xây dựng.

Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"

Related listings

Hà Nội => Tuyển dụng Nhân viên lái xe công ty không yêu cầu độ tuổi
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN LÁI XE VĂN PHÒNG & BAN GIÁM ĐỐC Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "đại sứ di động" – vị trí Nhân viên Lái xe Công ty chuyên nghiệp, người không chỉ điều khiển vô lăng mà còn là người bảo hộ sự an toàn và đại diện cho h...
Hà Nội => Tuyển dụng Nhân viên kho vật tư công trường không yêu cầu độ tuổi
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KHO VẬT TƯ CÔNG TRƯỜNG Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "người gác cổng tài nguyên" – vị trí Nhân viên Kho vật tư công trường. Bạn là mắt xích cực kỳ quan trọng trực tiếp quản lý, bảo quản và điều phối toàn bộ nguồn n...
Hà Nội => Tuyển dụng Nhân viên HSSE (An toàn - Sức khỏe - Môi trường) không yêu cầu độ tuổi
Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HSSE (AN TOÀN - SỨC KHỎE - MÔI TRƯỜNG - AN NINH) Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bảo hộ và kết nối" – vị trí Nhân viên HSSE (Health, Safety, Security, and Environment). Bạn không chỉ đơn thuần là người gi...

Tìm Việc Làm (0)

Tài xế/Lái xe/Giao nhận (0)

Biên dịch phiên dịch (0)

Tài chính Kế toán Ngân hàng (0)

Việc làm y tế dược (0)

Việc làm it (0)

Việc làm hành chính nhân sự (0)

Bán hàng thu ngân (0)

Việc kinh doanh bán hàng (0)

kỹ sư sản xuất (0)

Công nhân/Lao động (0)

Luật Pháp lý (0)

Việc Làm (22049)

Việc làm thư ký trợ lý (0)

Việc làm Bất động sản (0)

Khách sạn nhà hàng du lịch (0)

Marketing truyền thông quảng cáo (0)

Việc làm thực phẩm đồ uống (0)

việc làm thêm (0)

Việc làm spa làm đẹp (0)

giao hàng kho vận (0)

Việc làm sự kiện (0)

Việc làm thực tập (0)

Việc làm ngành nghề khác (0)

Giáo dục Đào tạo (0)

Việc làm thiết kế (0)

Việc làm bảo vệ (0)

En (3287)

Hà Nội => Tuyển dụng Nhân viên văn phòng công ty xây dựng không yêu cầu độ tuổi Tìm việc nhanh, tuyển dụng việc làm 24h mới nhất