MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TENDER / ĐẤU THẦU

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Kiến trúc sư cơ hội" – vị trí Nhân viên Tender / Đấu thầu chuyên nghiệp. Bạn sẽ là nhân tố chiến lược, cầu nối quan trọng chuyển hóa năng lực của doanh nghiệp thành những hợp đồng thương mại giá trị cao. Không chỉ đơn thuần là người xử lý thủ tục giấy tờ, bạn chính là người nắm giữ "bản đồ chiến thắng" của mỗi dự án thông qua việc phân tích sâu sắc hồ sơ mời thầu, điều phối nhịp nhàng giữa các phòng ban Kỹ thuật – Tài chính – Pháp lý, và kiến tạo nên những bộ Hồ sơ dự thầu (HSDT) có tính thuyết phục tuyệt đối. Sự nhạy bén với các con số, tư duy luật pháp chặt chẽ, khả năng quản trị tiến độ nghiêm ngặt và sự tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ nhất chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp chinh phục các chủ đầu tư lớn trong và ngoài nước. Nếu bạn sở hữu tinh thần thép trước áp lực deadline và khao khát khẳng định bản thân qua các dự án triệu đô, chúng tôi sẵn sàng mở ra lộ trình thăng tiến không giới hạn dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Nghiên cứu, Phân tích và Đánh giá Hồ sơ Mời thầu (HSMT)

* Tiếp nhận và sàng lọc thông tin: Chủ động tìm kiếm, cập nhật và tiếp nhận thông tin đấu thầu từ các nguồn uy tín (Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, website chủ đầu tư, các trang tin thương mại, mạng lưới đối tác).
* Phân tích kỹ thuật và thương mại: Nghiên cứu sâu sắc toàn bộ nội dung của HSMT (bao gồm Điều khoản tham chiếu, Yêu cầu kỹ thuật, Điều kiện thương mại, Điều khoản hợp đồng, Bản vẽ thiết kế, Tiên lượng mời thầu - BOQ).
* Đánh giá tính khả thi (Feasibility Assessment): Tổ chức họp khởi động dự án (Kick-off meeting), phối hợp với Ban Giám đốc và các Trưởng bộ phận để đánh giá năng lực đáp ứng của công ty (về tài chính, nhân sự, máy móc thiết bị, chứng chỉ năng lực, kinh nghiệm thực hiện dự án tương tự) nhằm đưa ra quyết định "Go/No-Go" (Tham gia hay Không tham gia đấu thầu).
* Nhận diện rủi ro: Phát hiện sớm các điểm bất lợi, các bẫy pháp lý, kỹ thuật hoặc tài chính tiềm ẩn trong HSMT để đề xuất phương án xử lý hoặc chuẩn bị nội dung làm rõ (Clarification) gửi tới Chủ đầu tư.

2. Thiết lập Kế hoạch và Điều phối Chuẩn bị Hồ sơ Dự thầu (HSDT)

* Xây dựng tiến độ chi tiết (Bid Plan): Lập kế hoạch phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân/phòng ban liên quan (Kỹ thuật, Dự toán, Kế toán, Pháp chế) kèm theo mốc thời gian (Deadline) hoàn thành nghiêm ngặt.
* Đóng vai trò điều phối trung tâm: Theo dõi sát sao tiến độ chuẩn bị của các bộ phận; đôn đốc, tháo gỡ khó khăn phát sinh để đảm bảo tính đồng bộ và đúng hạn của toàn bộ hệ thống tài liệu.
* Gửi văn bản làm rõ (Clarification): Tổng hợp các câu hỏi, vướng mắc từ các bộ phận, soạn thảo và gửi văn bản yêu cầu Chủ đầu tư làm rõ HSMT theo đúng thời gian và quy trình luật định.

3. Biên soạn và Hoàn thiện Hồ sơ Dự thầu (Hợp phần Pháp lý, Hành chính & Thương mại)

* Chuẩn bị hồ sơ pháp lý: Thu thập, công chứng, dịch thuật (nếu có) và sắp xếp các tài liệu pháp lý của công ty bao gồm: Đăng ký kinh doanh, Chứng chỉ năng lực hoạt động, Báo cáo tài chính đã kiểm toán, Tờ khai quyết toán thuế, các tài liệu chứng minh kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự.
* Xây dựng đề xuất nhân sự và thiết bị: Lập danh sách, chuẩn bị hồ sơ năng lực (CV, Bằng cấp, Chứng chỉ hành nghề, Hợp đồng lao động) của đội ngũ nhân sự chủ chốt; chuẩn bị hồ sơ chứng minh năng lực thiết bị, máy móc thi công đáp ứng yêu cầu của HSMT.
* Phối hợp xây dựng Phương án Kỹ thuật & Giá dự thầu:
* Làm việc chặt chẽ với bộ phận Kỹ thuật/Thiết kế để hoàn thiện Biện pháp thi công, Biện pháp tổ chức sản xuất, Tiến độ thực hiện dự án.
* Phối hợp với bộ phận Dự toán/QS để tính toán giá thành, xây dựng bảng phân tích đơn giá chi tiết, bảng tổng hợp giá dự thầu đảm bảo tính cạnh tranh tối đa và biên lợi nhuận mục tiêu của doanh nghiệp.
* Thực hiện bảo lãnh dự thầu: Liên hệ, làm việc với các ngân hàng thương mại để phát hành Thư bảo lãnh dự thầu (Bid Bond) đúng mẫu, đúng số tiền và thời hạn hiệu lực yêu cầu.

4. Kiểm soát Chất lượng và Thẩm định Hồ sơ trước khi nộp (Red Team Review)

* Kiểm tra tính tuân thủ (Compliance Check): Rà soát toàn bộ HSDT dựa trên "Bảng danh mục kiểm tra" (Compliance Checklist) để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ biểu mẫu, chữ ký, con dấu, tài liệu chứng minh hay yêu cầu kỹ thuật/pháp lý nào của HSMT.
* Format và đóng gói chuyên nghiệp: Chịu trách nhiệm về mặt thẩm mỹ của bộ hồ sơ: định dạng văn bản chuẩn xác, thiết kế trang bìa, mục lục rõ ràng, đánh số trang hệ thống, in ấn, đóng quyển (bản gốc/bản chụp), niêm phong thùng hồ sơ theo đúng quy định bảo mật thông tin đấu thầu.
* Quản lý đấu thầu qua mạng: Đối với các gói thầu đấu thầu qua mạng (e-GP), thực hiện việc số hóa hồ sơ, khai báo thông tin trên hệ thống, đính kèm file và ký số một cách chính xác, tránh các lỗi kỹ thuật hệ thống có thể dẫn đến việc hồ sơ bị loại loại từ "vòng gửi xe".

5. Tổ chức Nộp thầu, Tham gia Mở thầu và Làm rõ Hồ sơ Sau nộp

* Nộp hồ sơ trực tiếp/Trực tuyến: Tổ chức vận chuyển, nộp HSDT đến địa điểm yêu cầu của Chủ đầu tư trước thời điểm đóng thầu (Bid Closing). Đối với thầu mạng, thực hiện nộp thầu thành công trên hệ thống và lưu trữ biên nhận.
* Tham dự lễ mở thầu: Đại diện cho công ty tham dự lễ mở thầu công khai (đối với thầu trực tiếp), ghi nhận biên bản mở thầu, cập nhật thông tin đối thủ cạnh tranh (giá dự thầu, thời gian thực hiện, bảo lãnh dự thầu của các nhà thầu khác) để báo cáo Ban Giám đốc.
* Giải trình và làm rõ HSDT (Bid Clarification): Tiếp nhận yêu cầu làm rõ từ Tổ chuyên gia đấu thầu/Chủ đầu tư; phối hợp với các bộ phận liên quan để soạn thảo văn bản giải trình, bổ sung tài liệu minh chứng trong thời hạn quy định.

6. Hỗ trợ Thương thảo Hợp đồng và Chuyển giao Dự án thành công

* Thương thảo hợp đồng: Tham gia hỗ trợ Ban Giám đốc trong quá trình thương thảo, hoàn thiện các điều khoản hợp đồng sau khi có thông báo trúng thầu.
* Bàn giao thông tin (Handover): Sau khi trúng thầu, thực hiện bàn giao đầy đủ HSDT, các cam kết, dữ liệu tính toán và lưu ý đặc biệt cho Bộ phận Quản lý Dự án (PMO) hoặc Ban Chỉ huy Công trình để triển khai thực hiện.
* Đúc rút kinh nghiệm (Lessons Learned): Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau mỗi gói thầu (kể cả gói thầu trúng và trượt) để phân tích nguyên nhân, cập nhật dữ liệu đối thủ cạnh tranh và cải tiến quy trình đấu thầu cho các dự án tiếp theo.

7. Quản trị Cơ sở Dữ liệu và Báo cáo Đấu thầu

* Lưu trữ khoa học: Quản lý, lưu trữ có hệ thống (bản cứng và bản mềm trên hệ thống Cloud của công ty) toàn bộ hồ sơ năng lực công ty, danh sách nhân sự, hồ sơ dự án tương tự, các bộ HSMT và HSDT đã thực hiện.
* Cập nhật dữ liệu liên tục: Định kỳ cập nhật các thay đổi về mặt pháp lý của doanh nghiệp, bằng cấp/chứng chỉ mới của nhân sự, các dự án hoàn thành mới để luôn sẵn sàng nguồn dữ liệu "nóng" cho các gói thầu khẩn cấp.
* Báo cáo hiệu suất: Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) về tỷ lệ trúng thầu, phân tích xu hướng thị trường, hiệu quả làm việc của đội nhóm đấu thầu gửi lên Ban Giám đốc.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

1. Học vấn / Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Kinh tế xây dựng, Quản lý xây dựng, Quản trị Kinh doanh, Tài chính, Luật, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành Kỹ thuật liên quan trực tiếp đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp (Xây dựng, Cơ điện - MEP, Công nghệ thông tin, Viễn thông).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 - 05 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí Nhân viên Đấu thầu/Tender Specialist hoặc Kỹ sư QS/Ước lượng ngân sách đấu thầu.
* Đã từng tham gia và trực tiếp chủ trì chuẩn bị thành công các bộ HSDT cho các dự án vốn Ngân sách Nhà nước, Vốn tư nhân (Tập đoàn lớn) hoặc các dự án có vốn đầu tư nước ngoài (ODA, World Bank, ADB, v.v.).
* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Luật Đấu thầu hiện hành của Việt Nam, các Nghị định hướng dẫn thi hành và các thông tư liên quan. Có hiểu biết về các mẫu hợp đồng chuẩn hóa quốc tế (như FIDIC) là một lợi thế cực kỳ lớn.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Đọc hiểu và Phân tích tài liệu chuyên sâu: Khả năng đọc nhanh, hiểu sâu, cô đọng thông tin từ hàng ngàn trang tài liệu kỹ thuật/pháp lý phức tạp bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh; phát hiện ra các điểm mấu chốt quyết định sự thành bại của gói thầu.
* Kỹ năng Viết và Trình bày Hồ sơ (Proposal Writing): Khả năng hành văn chuyên nghiệp, lập luận sắc bén, thuyết phục. Biết cách trình bày cấu trúc hồ sơ khoa học, trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ, sơ đồ để thu hút Tổ chuyên gia chấm thầu.
* Kỹ năng Điều phối & Quản trị Dự án: Khả năng điều phối công việc đa nhiệm (Multi-tasking), quản lý tiến độ phối hợp giữa nhiều phòng ban khác nhau dưới áp lực thời gian dồn dập mà không làm suy giảm chất lượng công việc.
* Sử dụng thành thạo các Công cụ Công nghệ:
* Sử dụng thành thạo Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia mới (e-GP).
* Sử dụng cực kỳ thành thạo Microsoft Office (đặc biệt là Excel để tính toán bảng giá, Word để định dạng hồ sơ phức tạp, PowerPoint để làm bài thuyết trình bảo vệ phương án).
* Biết sử dụng MS Project để lập tiến độ thi công là lợi thế lớn.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh đạt trình độ tối thiểu IELTS 6.0 hoặc tương đương (đọc hiểu tài liệu chuyên ngành thương mại/kỹ thuật lưu loát, viết văn bản làm rõ bằng tiếng Anh chuẩn xác).

3. Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, Cẩn trọng tuyệt đối (Meticulousness): Đây là phẩm chất sống còn. Một lỗi chính tả trong thư bảo lãnh, một con số nhầm lẫn trong bảng giá, hay thiếu một chữ ký nháy có thể khiến công sức của hàng chục con người đổ sông đổ bể. Bạn phải là người có tính tự kiểm tra (Double-check) cực kỳ cao.
* Khả năng chịu áp lực và quản lý stress cực tốt: Công việc đấu thầu gắn liền với những thời điểm "chạy đua với thời gian" sát ngày nộp thầu. Bạn cần duy trì được sự bình tĩnh, sáng suốt và hiệu quả làm việc cao nhất ngay cả khi phải tăng ca (OT) ngoài giờ để kịp tiến độ đóng thầu.
* Tính chính trực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Tuyệt đối bảo mật thông tin giá dự thầu, phương án kỹ thuật và các thông tin chiến lược của công ty. Không có hành vi tiêu cực, móc ngoặc gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving): Linh hoạt, chủ động tìm kiếm các giải pháp thay thế khi gặp khó khăn về mặt hồ sơ pháp lý hoặc nhân sự để đảm bảo HSDT luôn đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư một cách thông minh nhất.
* Tinh thần làm việc nhóm (Team player): Biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến chuyên môn của bộ phận kỹ thuật/tài chính nhưng cũng đủ kiên quyết để bảo vệ các mốc tiến độ chung của dự án đấu thầu.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh:
* Lương cứng thỏa thuận theo năng lực thực tế (Dao động từ 15.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ/tháng đối với cấp nhân viên cứng).
* Cơ chế Thưởng trúng thầu (Winner Bonus) cực kỳ hấp dẫn: Thưởng theo tỷ lệ % giá trị gói thầu trúng thực tế hoặc theo hiệu quả dự án mang lại. Đây là nguồn thu nhập đột phá cho các chuyên viên đấu thầu giỏi.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của Tập đoàn.
* Gói chăm sóc sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ nghỉ mát, teambuilding hàng năm, các hoạt động văn hóa nội bộ phong phú.
* Cơ hội Phát triển Sự nghiệp:
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Đấu thầu (Tender Lead), Trưởng phòng Đấu thầu (Tender Manager), Giám đốc Đấu thầu & Thương mại (Tender & Commercial Director).
* Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Đấu thầu cập nhật, kỹ năng đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế, quản lý dự án theo tiêu chuẩn PMI.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ công cụ làm việc cấu hình cao.
* Văn hóa làm việc dựa trên kết quả (Result-oriented), tôn trọng sự chủ động và sáng tạo cá nhân.
* Đội ngũ đồng nghiệp trẻ trung, năng động, hỗ trợ lẫn nhau tối đa trong công việc.

---

Tags: Nhân viên đấu thầu, Chuyên viên Tender, Việc làm Tender, Kỹ sư đấu thầu, Tuyển dụng nhân viên đấu thầu, Bidding Specialist, Hồ sơ dự thầu, Đấu thầu xây dựng, Đấu thầu qua mạng, Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, Việc làm mua sắm đấu thầu, Commercial Specialist, Proposal Writer.

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên đấu thầu, tuyển dụng chuyên viên tender hà nội, tìm việc làm đấu thầu tphcm, kỹ sư QS đấu thầu, tender specialist job description, nhân viên hồ sơ thầu, chuyên viên đấu thầu mua sắm, luật đấu thầu 2023, việc làm đấu thầu tiếng anh, bidding coordinator tuyển dụng.

Share