Mô tả công việc: Nhân viên soạn thảo nội quy lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên soạn thảo nội quy và quy chế nhân sự cấp cao. Đây là vai trò hạt nhân trong việc định hình, chuẩn hóa và bảo vệ hệ thống hành lang pháp lý nội bộ của doanh nghiệp. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần là một người viết văn bản, mà là một kiến trúc sư xây dựng cấu trúc vận hành, đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của người lao động và mục tiêu chiến lược của người sử dụng lao động.

Trong bối cảnh nền kinh tế biến động và luật pháp lao động Việt Nam liên tục cập nhật, vai trò của bạn là người gác cổng pháp lý, người truyền tải văn hóa doanh nghiệp và người thiết lập các tiêu chuẩn ứng xử chuyên nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm chuyển hóa các tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty và các quy định của pháp luật thành những quy chế, quy trình, nội quy cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu và có tính thực thi cao.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Nghiên cứu, cập nhật và phân tích hệ thống pháp luật lao động

* Chủ động theo dõi, cập nhật liên tục các thay đổi của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Công đoàn, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành và các văn bản pháp luật liên quan khác tại Việt Nam.
* Phân tích tác động của các thay đổi pháp lý đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp; kịp thời đưa ra các đề xuất điều chỉnh, sửa đổi các quy định nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật tối đa, hạn chế rủi ro pháp lý và các tranh chấp lao động không đáng có.
* Xây dựng báo cáo đánh giá tác động pháp lý định kỳ (hàng quý/hàng năm) gửi đến Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc.

2. Khảo sát, đánh giá nhu cầu thực tế và thiết lập hệ thống quy chế, nội quy

* Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban/đơn vị thành viên để khảo sát thực tế, tìm hiểu đặc thù vận hành, văn hóa làm việc và những bất cập phát sinh trong quá trình quản lý nhân sự tại từng bộ phận.
* Chủ trì thiết kế cấu trúc và soạn thảo chi tiết các văn bản mang tính chiến lược và vận hành bao gồm:
* Nội quy lao động (Internal Labor Regulations): Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự trong doanh nghiệp, an toàn - vệ sinh lao động, phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh/bí mật công nghệ, các hành vi vi phạm và hình thức xử lý kỷ luật lao động.
* Thỏa ước lao động tập thể (Collective Labor Agreement): Các thỏa thuận có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật (phúc lợi, lương thưởng, điều kiện làm việc).
* Các quy chế quản trị nhân sự: Quy chế lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp; Quy chế đánh giá hiệu suất làm việc (KPIs/OKRs); Quy chế đào tạo và phát triển; Quy chế tuyển dụng; Quy chế bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân sự.
* Các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs): Quy trình tiếp nhận nhân sự mới, quy trình xin nghỉ phép, quy trình giải quyết chế độ nghỉ việc, quy trình xử lý kỷ luật lao động.
* Quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp (Code of Conduct): Các chuẩn mực hành vi, giao tiếp đối nội và đối ngoại của cán bộ nhân viên.

3. Tổ chức lấy ý kiến, tham vấn và thương lượng tập thể

* Xây dựng kế hoạch và tổ chức các buổi hội thảo, cuộc họp lấy ý kiến từ Ban Giám đốc, các Quản lý bộ phận và Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở về các dự thảo nội quy, quy chế.
* Đại diện bộ phận Nhân sự tham gia vào quá trình đối thoại định kỳ tại nơi làm việc, thương lượng tập thể nhằm giải quyết các ý kiến trái chiều, dung hòa lợi ích giữa các bên trên cơ sở thượng tôn pháp luật và bảo đảm hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
* Tổng hợp ý kiến đóng góp, giải trình các điểm chưa thống nhất và hoàn thiện bản dự thảo cuối cùng một cách thuyết phục.

4. Thực hiện thủ tục đăng ký pháp lý với cơ quan nhà nước

* Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, biểu mẫu theo quy định của pháp luật để thực hiện thủ tục đăng ký Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể và các văn bản bắt buộc khác tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban quản lý các Khu công nghiệp.
* Trực tiếp làm việc, giải trình và phối hợp với các cơ quan chức năng (Thanh tra lao động, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội...) để hoàn tất thủ tục đăng ký đúng hạn, nhận kết quả phê duyệt hợp pháp.

5. Truyền thông, phổ biến và hướng dẫn thực thi

* Chủ trì thiết kế các chương trình, tài liệu truyền thông (Sổ tay nhân viên - Employee Handbook, Infographic, Video ngắn, Slide thuyết trình) để chuyển tải nội dung của nội quy, quy chế một cách trực quan, sinh động và dễ hiểu nhất đến toàn thể người lao động.
* Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn trực tiếp hoặc trực tuyến (E-learning) cho nhân sự mới và đào tạo cập nhật định kỳ cho toàn thể cán bộ nhân viên về các quy định mới ban hành.
* Tập huấn riêng biệt cho đội ngũ Quản lý cấp trung (Line Managers) về kỹ năng áp dụng quy chế, quy trình nhân sự, đặc biệt là quy trình đánh giá hiệu suất và quy trình xử lý vi phạm kỷ luật.

6. Giám sát, đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục

* Thiết lập hệ thống giám sát việc tuân thủ nội quy lao động và các quy chế nhân sự trên toàn hệ thống doanh nghiệp.
* Thực hiện đánh giá định kỳ về tính thực tiễn, tính hiệu quả và những điểm nghẽn của các quy chế hiện hành trong quá trình áp dụng thực tế.
* Đề xuất các phương án sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy định không còn phù hợp với xu thế phát triển của doanh nghiệp hoặc sự thay đổi của môi trường kinh doanh.

7. Hỗ trợ giải quyết tranh chấp lao động và kỷ luật lao động

* Tham gia hỗ trợ Hội đồng kỷ luật của công ty trong việc thẩm định hồ sơ vi phạm, đảm bảo quy trình xử lý kỷ luật lao động tuân thủ nghiêm ngặt các bước theo quy định của pháp luật (về thời hạn báo trước, thành phần tham dự, biên bản họp...).
* Tư vấn pháp lý nội bộ cho Ban Giám đốc và các Quản lý bộ phận khi phát sinh các vụ việc tranh chấp lao động cá nhân hoặc tập thể, hướng tới việc giải quyết hòa giải, bảo vệ uy tín và tài chính cho doanh nghiệp.

8. Quản lý, lưu trữ hệ thống tài liệu nhân sự chuyên nghiệp

* Thiết lập và quản lý hệ thống lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống Cloud/ERP của công ty) đối với toàn bộ các văn bản quy định, nội quy, quy chế, thỏa ước, biên bản họp, quyết định ban hành.
* Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của tài liệu theo chính sách bảo mật thông tin của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director). Trong một số dự án trọng điểm hoặc tái cấu trúc quy mô lớn, vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Pháp chế (Legal Director) hoặc Ban Tổng Giám đốc (CEO/COO).
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo tuần/tháng:* Tiến độ soạn thảo, lấy ý kiến các dự thảo quy chế; danh mục các văn bản pháp luật mới ban hành ảnh hưởng đến doanh nghiệp; tiến độ thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước.
* *Báo cáo quý/năm:* Đánh giá tình hình tuân thủ nội quy lao động trong doanh nghiệp; báo cáo các điểm nóng, tranh chấp phát sinh và đề xuất phương án cải tiến hệ thống văn bản.
* Hướng dẫn và Phối hợp:
* *Hướng dẫn:* Đào tạo và hướng dẫn trực tiếp cho đội ngũ Nhân viên nhân sự cấp dưới (HR Executives/HR Assistants), Nhân viên Truyền thông nội bộ và đội ngũ Quản lý các phòng ban về cách thức thực thi, giải thích các điều khoản trong nội quy.
* *Phối hợp:* Cộng tác chặt chẽ với Bộ phận Pháp chế (để rà soát tính pháp lý cấp cao), Bộ phận Công đoàn (để lấy ý kiến người lao động), Bộ phận An toàn - Sức khỏe - Môi trường (HSE) (để soạn thảo các quy định về an toàn lao động) và Bộ phận Truyền thông nội bộ (để lan tỏa nội dung quy chế).

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành Luật (Luật Kinh tế, Luật Lao động, Luật Hành chính), Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Lao động tiền lương hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* *Đối với trình độ Trung cấp/Cao đẳng:* Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc trong bộ phận Nhân sự hoặc Pháp chế của các doanh nghiệp, trong đó có ít nhất 02 năm kinh nghiệm trực tiếp tham gia vào việc soạn thảo quy trình, quy chế nội bộ hoặc xử lý quan hệ lao động.
* *Đối với trình độ Đại học trở lên:* Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
* Đã từng có kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện thủ tục nộp và đăng ký thành công Nội quy lao động tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội là một lợi thế cạnh tranh rất lớn.
* Hiểu biết sâu sắc về cấu trúc tổ chức và phương thức vận hành của các loại hình doanh nghiệp (đặc biệt là mô hình sản xuất, bán lẻ hoặc chuỗi hệ thống).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và pháp lý xuất sắc: Khả năng sử dụng ngôn từ chính xác, rõ ràng, mạch lạc, mang tính quy phạm cao. Văn phong lập luận chặt chẽ, không mơ hồ, dễ hiểu đối với đại chúng nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ về mặt pháp lý để không bị bẻ cong hay hiểu sai nghĩa.
* Kỹ năng nghiên cứu và phân tích luật pháp: Khả năng tra cứu, đọc hiểu, phân tích và áp dụng các văn bản pháp quy (Luật, Nghị định, Thông tư) vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp một cách linh hoạt nhưng không vi phạm pháp luật.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán thuyết phục: Khả năng truyền đạt thông tin phức tạp một cách đơn giản. Kỹ năng lắng nghe tích cực, điều phối các cuộc thảo luận nhóm, thuyết phục các bên có lợi ích khác nhau (Người lao động - Ban Chấp hành Công đoàn - Ban Giám đốc) đi đến thống nhất chung.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phản biện: Khả năng dự báo trước các tình huống tranh chấp, kẽ hở có thể phát sinh từ các điều khoản quy định để chủ động thiết lập phương án phòng ngừa.
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Đặc biệt là MS Word (kỹ năng định dạng văn bản nâng cao, tạo mục lục tự động, track changes để sửa đổi tài liệu), MS Excel (phân tích dữ liệu khảo sát), MS PowerPoint (thiết kế slide bài giảng đào tạo quy chế) và các công cụ làm việc trực tuyến (Microsoft Teams, Zoom, các phần mềm quản trị nhân sự HRIS).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu chuyên ngành là một lợi thế lớn (đặc biệt đối với các doanh nghiệp FDI, tập đoàn đa quốc gia có yêu cầu dịch thuật nội quy sang song ngữ).

Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực, trung thực và khách quan: Đây là phẩm chất tối quan trọng. Người soạn thảo nội quy phải luôn đứng trên góc độ khách quan, công tâm, bảo vệ sự công bằng và lợi ích chính đáng của cả doanh nghiệp lẫn người lao động, không thiên vị hay định kiến cá nhân.
* Cẩn trọng, tỉ mỉ và chi tiết: Từng dấu câu, từ ngữ trong văn bản pháp lý đều có thể thay đổi bản chất của một quy định. Do đó, ứng viên cần có sự tập trung cao độ, kỹ lưỡng trong từng chi tiết nhỏ của văn bản.
* Tinh thần bảo mật thông tin tuyệt đối: Cam kết bảo mật mọi thông tin liên quan đến chiến lược nhân sự, kế hoạch tái cấu trúc, dữ liệu lương thưởng và các thông tin nhạy cảm khác của doanh nghiệp mà mình tiếp cận trong quá trình làm việc.
* Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao và khả năng chịu áp lực tốt: Khả năng giữ bình tĩnh, kiên nhẫn khi đối mặt với các tranh luận trái chiều hoặc khi giải quyết các ca kỷ luật lao động căng thẳng. Khả năng thích ứng nhanh với môi trường làm việc thay đổi liên tục.
* Chủ động và tự giác: Có tư duy tự thân vận động, chủ động tìm kiếm giải pháp cải tiến quy trình mà không cần đợi sự nhắc nhở liên tục từ cấp trên.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 12.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế, bằng cấp và số năm kinh nghiệm làm việc).
* Chế độ đãi ngộ, thưởng cuối năm phong phú:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cá nhân (KPIs) và thưởng theo kết quả kinh doanh của tập đoàn (tổng thu nhập năm lên tới 14 - 16 tháng lương).
* Xét tăng lương định kỳ 01 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá năng lực công bằng và minh bạch.
* Chế độ Bảo hiểm và Phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân sự cấp cao và chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc và Văn hóa doanh nghiệp:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, hiện đại, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích tư duy sáng tạo, phản biện đổi mới.
* Được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị làm việc hiện đại: Máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại di động phục vụ công việc, phòng làm việc tiện nghi.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động cập nhật, kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuyên nghiệp, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động do các chuyên gia, luật sư đầu ngành trực tiếp giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Quan hệ lao động (Labor Relations Team Leader), Phó phòng Nhân sự (Deputy HR Manager), Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Chuyên gia Tư vấn Pháp chế Nhân sự Cấp cao trong vòng 2 - 3 năm làm việc.
* Các hoạt động tập thể đa dạng:
* Tham gia các chương trình Team Building, nghỉ mát hàng năm do công ty tổ chức (trong và ngoài nước).
* Hưởng các chế độ quà tặng, thăm hỏi nhân các dịp lễ, tết, sinh nhật, hiếu hỷ, đau ốm, thai sản... theo Quy chế Phúc lợi của Công ty.

---

Tags

#NhanVienSoanThaoNoiQuy #ChuyenGiaNhanSu #QuanHeLaoDong #PhapCheNhanSu #TuyenDungNhanSu #XayDungQuyChe #NoiQuyLaoDong #LaborRelations #HRSpecialist #ComplianceOfficer

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên soạn thảo nội quy lao động, chuyên viên quan hệ lao động, nhân viên pháp chế nhân sự, soạn thảo quy chế nhân sự, nhân viên xây dựng quy trình nhân sự, chuyên viên tuân thủ nhân sự, tuyển dụng nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tìm việc làm quan hệ lao động, soạn thảo văn bản nhân sự, chuyên viên quản trị rủi ro nhân sự, nhân viên soạn thảo Sổ tay nhân viên, tuyển dụng HR Compliance Specialist.

Share