MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATOR)

---

Tổng quan vai trò

Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự cạnh tranh nguồn nhân lực ngày càng gay gắt, bộ phận Nhân sự đóng vai trò là "trái tim" vận hành và duy trì sức sống cho mọi tổ chức. Để đảm bảo bộ máy này hoạt động trơn tru, hiệu quả và tuân thủ pháp luật, chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Administrator).

HR Administrator không chỉ đơn thuần là người thực hiện các thủ tục giấy tờ hành chính mang tính sự vụ, mà họ chính là nhịp cầu kết nối giữa Ban Giám đốc và tập thể người lao động. Đây là vị trí bảo trợ thông tin, chuẩn hóa quy trình, lưu trữ dữ liệu nguồn nhân lực và xây dựng trải nghiệm nhân viên tích cực ngay từ ngày đầu tiên họ bước chân vào công ty.

Đối với tổ chức chúng tôi, HR Administrator là người kiến tạo sự ngăn nắp, kỷ luật và chuyên nghiệp trong mọi hoạt động quản trị văn phòng và nhân sự. Sự tỉ mỉ, thấu hiểu và tinh thần trách nhiệm cao của bạn trong vai trò này sẽ trực tiếp giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của toàn thể nhân viên, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo dựng một môi trường làm việc hạnh phúc, bền vững.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Để hoàn thành xuất sắc vai trò này, HR Administrator sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và điều phối các mảng công việc cốt lõi sau:

1. Quản lý Hồ sơ và Cơ sở Dữ liệu Nhân sự (HR Database & Records Management)

* Thiết lập và cập nhật hồ sơ: Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ nhân sự mới nhận việc. Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo mật cả phiên bản giấy (hard copy) tại tủ tài liệu và phiên bản số (soft copy) trên hệ thống/phần mềm quản trị nhân sự (HRIS).
* Quản lý biến động nhân sự: Cập nhật kịp thời và chính xác mọi thay đổi liên quan đến trạng thái của nhân viên bao gồm: thăng tiến, thuyên chuyển bộ phận, tăng lương, kỷ luật, thai sản, nghỉ ốm dài hạn hoặc nghỉ việc.
* Theo dõi hợp đồng lao động: Quản lý danh sách, thời hạn Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động (xác định thời hạn và không xác định thời hạn). Chủ động lập kế hoạch, thông báo cho quản lý trực tiếp và nhân viên trước 30 ngày để tiến hành đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật.

2. Thực hiện các quy trình Onboarding (Hội nhập) và Offboarding (Nghỉ việc)

* Quy trình tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding):
* Phối hợp với bộ phận tuyển dụng để chuẩn bị thư mời nhận việc (Offer Letter).
* Thông báo cho các bộ phận liên quan (IT, Hành chính, Quản lý trực tiếp) chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email doanh nghiệp, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, chỗ ngồi).
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện các thủ tục cam kết bảo mật thông tin (NDA), nội quy lao động và giới thiệu tổng quan về văn hóa, lịch sử phát triển của công ty trong ngày đầu nhận việc.
* Quy trình chấm dứt hợp đồng (Offboarding):
* Hướng dẫn nhân viên thực hiện thủ tục xin nghỉ việc, bàn giao công việc và tài sản của công ty theo đúng quy trình quy định.
* Soạn thảo quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo thôi việc gửi các phòng ban liên quan để khóa tài khoản hệ thống.
* Phối hợp thực hiện khảo sát nghỉ việc (Exit Interview) để ghi nhận những đóng góp ý kiến từ nhân sự rời đi, từ đó đề xuất cải tiến môi trường làm việc.

3. Hỗ trợ công tác Tiền lương, Chế độ Chính sách & Phúc lợi (C&B Support)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Hàng ngày theo dõi, kiểm tra dữ liệu máy chấm công (vân tay/khuôn mặt/app chấm công). Tổng hợp, xử lý các trường hợp giải trình quên chấm công, đi muộn, về sớm, nghỉ phép, nghỉ bù, đi công tác của nhân sự toàn công ty nhằm đảm bảo bảng công cuối tháng chính xác tuyệt đối.
* Hỗ trợ làm lương: Cung cấp dữ liệu chấm công, danh sách nhân viên tăng/giảm lương, danh sách thưởng phạt, danh sách nghỉ việc trong tháng cho bộ phận C&B để làm cơ sở tính lương định kỳ.
* Thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Phối hợp kê khai tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm bảo hiểm chuyên dụng. Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức và chốt sổ bảo hiểm cho người lao động khi họ nghỉ việc.
* Quản lý phúc lợi: Theo dõi và thực hiện các chương trình phúc lợi nội bộ như: chúc mừng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, thai sản, quà tặng các dịp lễ tết (Trung thu, 8/3, 20/10, Tết Dương lịch/Âm lịch) cho cán bộ nhân viên.

4. Công tác Hành chính Văn phòng & Hỗ trợ Tuyển dụng

* Quản lý văn phòng phẩm & Thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm, cấp phát và quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống) hàng tháng phục vụ hoạt động của công ty.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi – đến. Quản lý, lưu trữ các quyết định hành chính, thông báo nội bộ, tờ trình, biên bản họp của công ty.
* Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí nhân sự cấp trung hoặc nhân sự phổ thông khi có yêu cầu; hỗ trợ lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên hẹn lịch phỏng vấn; chuẩn bị phòng họp phỏng vấn và đón tiếp ứng viên chu đáo.

5. Truyền thông Nội bộ, Tổ chức Sự kiện & Quan hệ Lao động

* Truyền thông nội bộ: Soạn thảo và gửi các thông báo, quyết định chính thức từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên qua email hoặc bảng tin nội bộ một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.
* Tổ chức sự kiện: Là thành viên nòng cốt hoặc phối hợp ban sự kiện lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần và tổ chức các hoạt động tập thể của công ty: Year End Party, Company Trip (du lịch hè), Team building, các giải thể thao nội bộ, ngày hội gia đình.
* Giải đáp thắc mắc: Tiếp nhận, lắng nghe và giải đáp các thắc mắc thường nhật của nhân viên về nội quy lao động, quy chế công ty, chế độ phép năm, bảo hiểm nhằm duy trì mối quan hệ lao động hài hòa, lành mạnh.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): HR Administrator sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Nhân sự (HR Leader) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc phòng ban tại từng thời điểm.
* Báo cáo chức năng định kỳ: Lập báo cáo tuần/tháng/quý/năm về tình hình biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ tuyển mới), báo cáo kiểm soát chi phí hành chính, báo cáo chấm công và các báo cáo chuyên biệt khác theo yêu cầu đột xuất của Ban Giám đốc.
* Phạm vi phối hợp (Collaboration):
* Hợp tác chặt chẽ với các Chuyên viên Nhân sự khác (Recruiter, C&B Specialist, L&D Specialist) để hoàn thành các mục tiêu chung của phòng Nhân sự.
* Hỗ trợ, hướng dẫn tất cả các phòng ban, bộ phận khác trong công ty thực thi đúng quy trình hành chính, nội quy lao động và các biểu mẫu quy định của doanh nghiệp.
* Công tác hướng dẫn (Guidance): Chịu trách nhiệm trực tiếp hướng dẫn, đào tạo công việc và giám sát các bạn Thực tập sinh Nhân sự (HR Intern) hoặc Cộng tác viên Hành chính của phòng khi được phân công.

---

Yêu cầu và điều kiện

Để đảm nhận tốt vai trò HR Administrator và đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản dưới đây:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp hệ Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật (đặc biệt là Luật Lao động), Hành chính văn thư, Ngoại ngữ, Kinh tế lao động hoặc các ngành khoa học xã hội khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như HR Admin, Trợ lý nhân sự, Nhân viên Hành chính văn phòng.
* Chấp nhận hồ sơ của các bạn sinh viên mới tốt nghiệp có năng lực xuất sắc, ham học hỏi, đã từng thực tập tại các phòng nhân sự chuyên nghiệp và có định hướng phát triển rõ ràng với nghề nhân sự.

---

Kỹ năng chuyên môn

Một HR Administrator chuyên nghiệp cần trang bị đầy đủ các kỹ năng cứng và kỹ năng mềm sau đây để giải quyết công việc hiệu quả:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc (MS Office): Đây là công cụ làm việc bắt buộc hàng ngày. Bạn cần thành thạo Excel (biết sử dụng các hàm lọc, tìm kiếm, tính toán dữ liệu như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF... để làm bảng chấm công, theo dõi nhân sự); sử dụng thành thạo Word để soạn thảo văn bản, hợp đồng, quyết định đúng quy chuẩn hành chính; thành thạo PowerPoint để làm slide thuyết trình hội nhập hoặc báo cáo.
* Hiểu biết căn bản về Luật Lao động: Nắm vững các quy định pháp luật hiện hành về Hợp đồng lao động, thời giờ làm việc - thời giờ nghỉ ngơi, chế độ Bảo hiểm xã hội bắt buộc, thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cơ bản để tư vấn đúng cho người lao động và đảm bảo mọi quy định của công ty không vi phạm pháp luật.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin: Giao tiếp mạch lạc, tự tin, khéo léo qua cả hai kênh nói trực tiếp và viết (qua email, tin nhắn nội bộ). Có khả năng truyền tải các chính sách, quy chế có phần khô khan của công ty đến nhân viên một cách dễ hiểu, thuyết phục và đầy thiện chí.
* Kỹ năng sắp xếp, tổ chức và quản lý thời gian: Do tính chất công việc hành chính thường gồm rất nhiều đầu việc nhỏ nhặt, không tên phát sinh liên tục, ứng viên cần có khả năng phân loại công việc ưu tiên, sắp xếp khoa học để không bị trễ hạn (deadline) và không bỏ sót đầu việc.
* Kỹ năng làm việc nhóm & Độc lập: Có khả năng phối hợp ăn ý với các thành viên trong nhóm để triển khai sự kiện chung, đồng thời có ý thức tự giác, chủ động hoàn thành các phần việc độc lập được giao mà không cần giám sát liên tục.

---

Phẩm chất cá nhân

Phẩm chất đạo đức và phong thái làm việc là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại và thăng tiến của một nhân sự làm nghề HR:

* Tính bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Làm việc trong ngành nhân sự nghĩa là bạn tiếp cận trực tiếp với dữ liệu cá nhân, mức lương, quyết định bổ nhiệm, kỷ luật hoặc các bí mật kinh doanh của công ty. Một HR Administrator bắt buộc phải có đạo đức nghề nghiệp cực kỳ vững vàng, tuyệt đối không tiết lộ thông tin nhân sự ra bên ngoài hoặc bàn tán nội bộ làm ảnh hưởng đến uy tín công ty và sự đoàn kết nội bộ.
* Sự tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác cao: Mọi sai sót nhỏ trong hợp đồng lao động, số liệu chấm công hay thông tin đóng bảo hiểm đều có thể dẫn đến khiếu nại, tranh chấp lao động hoặc thiệt hại tài chính cho công ty và nhân viên. Do đó, bạn cần sở hữu tư duy "kiểm tra hai lần" (double-check) trước khi ban hành bất cứ tài liệu nào.
* Thái độ dịch vụ khách hàng nội bộ tốt (Customer-service Mindset): Xem nhân viên trong công ty chính là "khách hàng" của mình. Luôn giữ thái độ niềm nở, thân thiện, kiên nhẫn lắng nghe, hỗ trợ nhiệt tình và giải quyết thắc mắc của đồng nghiệp với tinh thần tôn trọng, tích cực nhất.
* Năng động, linh hoạt và chịu được áp lực công việc: Môi trường công sở luôn biến động, HR Admin cần có tinh thần cởi mở để thích ứng nhanh với các thay đổi về nhân sự, quy trình làm việc mới, đồng thời giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi giải quyết các sự cố phát sinh ngoài ý muốn.

---

Quyền lợi

Chúng tôi hiểu rằng, sự cống hiến thầm lặng nhưng vô cùng quan trọng của bộ phận Hành chính Nhân sự xứng đáng nhận lại những đãi ngộ và lộ trình phát triển tương xứng nhất:

1. Thu nhập và Chế độ đãi ngộ cạnh tranh

* Mức lương cơ bản: Thu nhập thỏa thuận cạnh tranh theo năng lực thực tế (dao động từ 7,000,000đ – 12,000,000đ/tháng), kèm theo các khoản phụ cấp hấp dẫn (phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, hỗ trợ gửi xe miễn phí).
* Thưởng định kỳ:
* Thưởng tháng lương thứ 13 cam kết hàng năm.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên đánh giá đóng góp thực tế của bạn cho sự phát triển của công ty.
* Thưởng các ngày Lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch) xứng đáng.

2. Chế độ Bảo hiểm & Chăm sóc sức khỏe toàn diện

* Đóng đầy đủ các loại Bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) theo đúng mức lương thực tế quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám đa khoa quốc tế uy tín chất lượng cao.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn bổ sung (nếu có thâm niên làm việc hoặc đạt hiệu suất xuất sắc).

3. Cơ hội Đào tạo và Phát triển sự nghiệp rõ ràng

* Đào tạo kỹ năng chuyên sâu: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ C&B, Luật Lao động thực chiến, kỹ năng giao tiếp thuyết phục, quản trị nhân sự hiện đại do công ty tài trợ 100% học phí.
* Được dẫn dắt bởi quản lý giỏi: Làm việc trực tiếp dưới sự dẫn dắt của Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm, giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện bản thân và nâng cao tư duy chiến lược trong ngành HR.
* Lộ trình thăng tiến rộng mở: Định hướng thăng tiến rõ ràng sau 1.5 – 3 năm cống hiến lên các vị trí cao hơn như: *Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist)*, *Chuyên viên C&B chuyên sâu*, hoặc *Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Leader)*.

4. Môi trường làm việc và Hoạt động gắn kết phong phú

* Môi trường làm việc văn minh, trẻ trung, năng động, khuyến khích sự đổi mới, sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân của từng nhân viên.
* Hưởng trọn vẹn các chương trình team building thường niên, du lịch hè hoành tráng cùng toàn công ty (1-2 lần/năm).
* Tham gia các câu lạc bộ nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga, chạy bộ...) giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân hiệu quả.
* Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ thiết bị máy móc cao cấp phục vụ tối đa cho công việc.

---

Tags

*#HRAdmin #HanhChinhNhanSu #TuyenDungHanhChinhNhanSu #ViecLamNhanSu #HRJobs #NhanVienNhanSu #AdministrativeHR*

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, HR Administrator tuyển dụng, việc làm hành chính nhân sự mới nhất, tuyển HR Admin kinh nghiệm dưới 1 năm, tìm việc làm nhân sự lương cao, tuyển dụng nhân viên C&B hành chính, vị trí trợ lý nhân sự, HR Officer tuyển dụng.

Share