Mô tả công việc: Chuyên viên Quản lý hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Quản lý hồ sơ nhân sự để gia nhập đội ngũ nòng cốt của chúng tôi. Trong kỷ nguyên số hóa, quản trị dữ liệu nhân sự không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp các tệp tài liệu vào ngăn tủ; đó là việc xây dựng một hệ thống "xương sống" thông tin vững chắc để hỗ trợ mọi quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Vị trí này được coi là "người gác cổng" thông tin của tổ chức. Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn diện về tính bảo mật, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ nhân viên trong suốt vòng đời của họ tại công ty – từ lúc bắt đầu gia nhập cho đến khi kết thúc hợp đồng. Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức pháp luật lao động vững chắc, kỹ năng tổ chức khoa học và khả năng ứng dụng công nghệ trong việc số hóa cơ sở dữ liệu. Bạn sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm toán và cung cấp dữ liệu phân tích nhân sự kịp thời cho Ban lãnh đạo.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Thiết lập và Chuẩn hóa Hệ thống Lưu trữ:
- Xây dựng, hoàn thiện và duy trì hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm) theo tiêu chuẩn ISO hoặc các tiêu chuẩn quản trị nội bộ của công ty.
- Phân loại hồ sơ theo các danh mục khoa học: Hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động, bằng cấp chứng chỉ, hồ sơ lương thưởng, kỷ luật, đánh giá hiệu suất, và hồ sơ bảo hiểm.
- Thiết lập quy trình mượn, trả và truy xuất hồ sơ nhằm đảm bảo tài liệu không bị thất lạc và luôn nằm trong tầm kiểm soát.

2. Quản lý Vòng đời Hồ sơ Nhân viên:
- Giai đoạn Onboarding: Thu thập, kiểm tra tính xác thực của văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ liên quan của nhân viên mới. Hướng dẫn nhân viên hoàn thiện các tờ khai, cam kết bảo mật và nội quy công ty.
- Giai đoạn Phát triển: Cập nhật kịp thời các thay đổi trong quá trình làm việc của nhân viên như: Quyết định bổ nhiệm, điều động, tăng lương, các chứng chỉ đào tạo mới phát sinh, hoặc các vi phạm kỷ luật (nếu có).
- Giai đoạn Offboarding: Thực hiện thu hồi thẻ nhân viên, các tài sản liên quan và hoàn thiện hồ sơ thôi việc. Lưu trữ hồ sơ nhân viên cũ theo đúng thời hạn quy định của pháp luật (thường là 5-10 năm tùy loại tài liệu).

3. Quản trị Hợp đồng Lao động (HĐLĐ):
- Theo dõi thời hạn HĐLĐ của toàn bộ nhân viên. Lập danh sách và thông báo cho quản lý trực tiếp/Bộ phận C&B về việc gia hạn hoặc chấm dứt HĐLĐ trước ít nhất 30 ngày.
- Soạn thảo HĐLĐ, phụ lục hợp đồng, cam kết đào tạo, và các thỏa thuận liên quan đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động hiện hành.

4. Số hóa và Quản trị Cơ sở Dữ liệu (HRIS):
- Trực tiếp nhập liệu và cập nhật thông tin nhân sự lên hệ thống phần mềm quản lý (HRIS/ERP).
- Thực hiện việc quét (scan) và lưu trữ điện tử toàn bộ hồ sơ bản giấy để chuyển sang định dạng số, đảm bảo khả năng truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.
- Đảm bảo tính nhất quán giữa hồ sơ giấy và dữ liệu trên phần mềm.

5. Bảo mật và Tuân thủ Pháp lý:
- Thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo mật thông tin cá nhân theo Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đảm bảo thông tin lương, địa chỉ, số điện thoại và các dữ liệu nhạy cảm khác không bị rò rỉ.
- Rà soát hồ sơ định kỳ để đảm bảo tuân thủ các quy định về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Thuế TNCN.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phục vụ công tác thanh tra của các cơ quan nhà nước (Sở LĐ-TB&XH, Bảo hiểm xã hội, Công an PCCC...) và các đợt kiểm toán nội bộ/bên ngoài.

6. Báo cáo và Phân tích Dữ liệu:
- Lập báo cáo tình hình biến động nhân sự định kỳ (tháng/quý/năm): Tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ nhân viên mới, cơ cấu độ tuổi, trình độ học vấn...
- Cung cấp số liệu chính xác cho bộ phận Lương (C&B) để thực hiện bảng lương hàng tháng.
- Thực hiện các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của Trưởng phòng Nhân sự.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự.
- Phối hợp công tác:
- Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng để tiếp nhận hồ sơ ứng viên trúng tuyển.
- Phối hợp với bộ phận C&B để đối chiếu dữ liệu công, lương và bảo hiểm.
- Phối hợp với bộ phận Pháp chế để cập nhật các biểu mẫu hợp đồng mới nhất.
- Phối hợp với bộ phận IT để đảm bảo an ninh mạng cho hệ thống dữ liệu nhân sự.
- Hướng dẫn: Hướng dẫn các nhân viên mới về thủ tục hồ sơ; hướng dẫn các thực tập sinh hoặc nhân viên cấp dưới trong việc sắp xếp và lưu trữ tài liệu.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Văn thư lưu trữ hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có ít nhất 02 - 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc các vị trí Hành chính - Nhân sự có liên quan mật thiết đến quản lý hồ sơ.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên) hoặc các tập đoàn đa quốc gia có hệ thống quản trị chặt chẽ.
- Có kiến thức chuyên sâu về Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến hồ sơ, hợp đồng.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo Excel (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, thống kê, Pivot Table) và Word (trình bày văn bản hành chính chuẩn mực).
- Kỹ năng quản trị dữ liệu: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm HRIS (như Base, AMIS, SAP, Oracle...) là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng sắp xếp và lưu trữ: Tư duy logic trong việc phân loại tài liệu, đảm bảo nguyên tắc "Dễ tìm – Dễ thấy – Dễ lấy".
- Kỹ năng soạn thảo văn bản: Có khả năng soạn thảo các quyết định, thông báo, hợp đồng một cách chuyên nghiệp, ngôn ngữ gãy gọn, đúng thuật ngữ pháp lý.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp và đọc hiểu tài liệu chuyên môn (nếu làm việc trong môi trường quốc tế).

Phẩm chất cá nhân:
- Tính bảo mật (Confidentiality): Đây là yêu cầu tiên quyết. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin nhân sự ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
- Sự tỉ mỉ và cẩn trọng (Meticulousness): Quản lý hồ sơ đòi hỏi sự chính xác đến từng con số, dấu phẩy trong hợp đồng. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý lớn cho công ty.
- Tính trung thực và liêm chính: Đảm bảo hồ sơ được quản lý khách quan, không tẩy xóa hay làm giả mạo giấy tờ.
- Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn sẵn lòng hỗ trợ nhân viên khi họ có thắc mắc về hồ sơ cá nhân hoặc cần sao lục giấy tờ.
- Khả năng chịu áp lực: Có thể làm việc với khối lượng tài liệu lớn và các thời hạn (deadline) báo cáo gấp rút.

Quyền lợi:

- Mức lương: Cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trong quá trình phỏng vấn).
- Thưởng: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất công việc (KPIs), thưởng các ngày lễ, Tết theo quy định của công ty.
- Bảo hiểm: Đóng BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế hoặc theo quy định của Luật. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) cho nhân sự thâm niên.
- Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng quản trị dữ liệu và các phần mềm công nghệ nhân sự mới nhất.
- Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, hiện đại, coi trọng giá trị con người và sự minh bạch trong thông tin.
- Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Quản trị nhân sự hoặc Chuyên viên chính (Senior Specialist).
- Phúc lợi khác: Du lịch hàng năm (Teambuilding), khám sức khỏe định kỳ, các hoạt động văn hóa đoàn thể phong phú.

Tags:
#NhanVienNhanSu #QuanLyHoSo #HRAdmin #HumanResources #QuanTriNhanSu #TuyenDungNhanSu #PhapLuatLaoDong #HRIS #HanhChinhNhanSu #CareerInHR

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, chuyên viên hồ sơ nhân sự, HR Records Specialist, nhân viên hành chính nhân sự, quản trị dữ liệu nhân sự, tuyển dụng nhân sự hồ sơ, quản lý hợp đồng lao động, chuyên viên C&B hỗ trợ hồ sơ, lưu trữ hồ sơ nhân viên, việc làm nhân sự tại [Tên thành phố].

Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"

Related listings

Tuyển dụng TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên Hỗ trợ thanh tra lao động 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ THANH TRA LAO ĐỘNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ Tổng quan: Trong bối cảnh thượng tôn pháp luật và các tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội ngày càng được đề cao, vị trí "Nhân viên Hỗ trợ Thanh tra Lao động lĩnh vực Nhân sự" đóng vai...
Tuyển dụng TP Nha Trang => Tuyển gấp Chuyên viên Tuân thủ luật lao động Việt Nam 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

Mô tả công việc: Chuyên viên Tuân thủ Luật lao động (Labor Compliance Specialist) Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" dày dạn kinh nghiệm cho vị trí Chuyên viên Tuân thủ Luật lao động Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt ...
Tuyển dụng TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên Soạn thảo hợp đồng lao động 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

Mô tả công việc: Chuyên viên Pháp chế Nhân sự & Soạn thảo Hợp đồng lao động --- Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự – Vị trí Chuyên viên Soạn thảo và Quản lý Hợp đồng lao động". Đây không chỉ đơn thuần là một công việc hành chí...

Việc làm nhân sự (14847)

Tìm Việc Làm (9600)

Tài xế/Lái xe/Giao nhận (0)

Biên dịch phiên dịch (0)

Tài chính Kế toán Ngân hàng (0)

Việc làm y tế dược (0)

Việc làm it (0)

Việc làm hành chính nhân sự (0)

Bán hàng thu ngân (0)

Việc kinh doanh bán hàng (0)

kỹ sư sản xuất (0)

Công nhân/Lao động (0)

Luật Pháp lý (0)

Việc Làm (22049)

Việc làm thư ký trợ lý (0)

Việc làm Bất động sản (0)

Khách sạn nhà hàng du lịch (0)

Marketing truyền thông quảng cáo (0)

Việc làm thực phẩm đồ uống (0)

việc làm thêm (0)

Việc làm spa làm đẹp (0)

giao hàng kho vận (0)

Việc làm sự kiện (0)

Việc làm thực tập (0)

Việc làm ngành nghề khác (0)

Giáo dục Đào tạo (0)

Việc làm thiết kế (0)

Việc làm bảo vệ (0)

En (3287)

Tuyển dụng TP Nha Trang => Tuyển gấp Nhân viên Quản lý hồ sơ nhân sự 18 - 45 tuổi Tìm việc nhanh, tuyển dụng việc làm 24h mới nhất