MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN SỰ (HR RECORDS SPECIALIST)

TỔNG QUAN

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Lưu trữ hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist) để gia nhập đội ngũ quản trị nguồn nhân lực của chúng tôi. Trong bối cảnh quản trị hiện đại, hồ sơ nhân sự không chỉ đơn thuần là những tệp tài liệu giấy được xếp trên kệ, mà là "tài sản dữ liệu" chiến lược của doanh nghiệp. Vị trí này đóng vai trò là "người gác cổng" thông tin, đảm bảo mọi dữ liệu từ lúc nhân viên gia nhập cho đến khi rời khỏi tổ chức được số hóa, lưu trữ và bảo mật một cách khoa học, tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật lao động và tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ hồ sơ (cả vật lý và kỹ thuật số). Bạn sẽ là người đảm bảo rằng khi Ban lãnh đạo hoặc các phòng ban cần thông tin để ra quyết định, dữ liệu luôn sẵn sàng, chính xác và minh bạch. Đây là vị trí dành cho những người yêu thích sự ngăn nắp, có tư duy hệ thống cao và cam kết tuyệt đối về tính bảo mật thông tin.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý và Tổ chức Hệ thống Hồ sơ Nhân sự (Physical & Digital)
* Xây dựng và chuẩn hóa danh mục hồ sơ nhân sự cho toàn bộ nhân viên trong công ty, bao gồm: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ đào tạo, và các giấy tờ liên quan đến chế độ phúc lợi.
* Thiết lập quy trình phân loại, đánh mã số và sắp xếp hồ sơ khoa học (theo bảng chữ cái, theo bộ phận hoặc theo mã nhân viên) để đảm bảo việc truy xuất thông tin diễn ra trong vòng dưới 5 phút.
* Chịu trách nhiệm chính trong việc vận hành và cập nhật cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS/ERP). Đảm bảo dữ liệu số và hồ sơ giấy luôn khớp nhau 100%.

2. Số hóa và Chuyển đổi số công tác Lưu trữ
* Thực hiện và giám sát quá trình quét (scan) tài liệu, chuyển đổi các hồ sơ giấy sang định dạng điện tử.
* Ứng dụng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tối ưu hóa việc tìm kiếm thông tin trong các tệp tin PDF hoặc hình ảnh.
* Tham gia vào việc lựa chọn và triển khai các giải pháp lưu trữ đám mây (Cloud Storage) an toàn, đảm bảo tính phân quyền truy cập chặt chẽ.

3. Kiểm soát Tính Tuân thủ và Pháp lý
* Rà soát định kỳ hồ sơ nhân sự để đảm bảo đầy đủ các giấy tờ pháp lý theo quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam.
* Chủ động thông báo và đôn đốc các bộ phận liên quan bổ sung những hồ sơ còn thiếu hoặc hết hạn (ví dụ: hộ chiếu, giấy phép lao động của người nước ngoài, bằng cấp bổ sung).
* Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ tuân thủ Nghị định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPD), không để rò rỉ thông tin lương bổng hoặc thông tin riêng tư của nhân viên ra bên ngoài.

4. Quản lý Vòng đời Tài liệu (Records Lifecycle Management)
* Xây dựng quy định về thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu (ví dụ: hồ sơ ứng viên không trúng tuyển lưu 1 năm, hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc lưu 5-10 năm, hợp đồng lao động lưu vĩnh viễn...).
* Thực hiện quy trình hủy hồ sơ hết giá trị một cách an toàn và bảo mật, lập biên bản hủy tài liệu đúng quy trình của công ty.
* Quản lý kho lưu trữ vật lý: Đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ và mối mọt để bảo vệ tài liệu giấy.

5. Hỗ trợ Thanh tra, Kiểm toán và Báo cáo
* Chuẩn bị và cung cấp hồ sơ phục vụ các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (Bảo hiểm xã hội, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Thuế).
* Phối hợp với bộ phận Kiểm toán nội bộ để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhân sự.
* Trích xuất dữ liệu và lập các báo cáo thống kê về biến động nhân sự, trình độ học vấn, độ tuổi... theo yêu cầu của Giám đốc Nhân sự.

6. Bảo mật và Phân quyền
* Thiết lập hệ thống phân quyền truy cập hồ sơ nhân sự. Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép tiếp cận những thông tin nhạy cảm.
* Giám sát việc mượn/trả hồ sơ gốc, đảm bảo không có tài liệu nào rời khỏi phòng lưu trữ mà không có sự phê duyệt.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Cấp trên trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Quản trị Nhân sự (HR Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Phối hợp nội bộ: Làm việc chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để tiếp nhận hồ sơ mới), bộ phận C&B (để cập nhật biến động lương/phụ cấp) và bộ phận IT (để duy trì hệ thống lưu trữ số).
* Hướng dẫn:
* Hướng dẫn nhân viên mới về các loại giấy tờ cần nộp khi gia nhập.
* Đào tạo/hướng dẫn các nhân viên cấp dưới hoặc thực tập sinh nhân sự về quy chuẩn sắp xếp và bảo mật hồ sơ của công ty.
* Soạn thảo các văn bản hướng dẫn (SOP) về quy trình lưu trữ để áp dụng thống nhất trong toàn tổ chức.

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị nguồn nhân lực hoặc các ngành có liên quan.
* Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, trong đó có tối thiểu 02 năm chuyên trách về quản lý hồ sơ, văn thư hoặc lưu trữ tại các công ty có quy mô trên 500 nhân sự.
* Am hiểu sâu sắc về Luật Lưu trữ, Bộ luật Lao động và các quy định về bảo mật thông tin cá nhân hiện hành.
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm HRIS (như SAP, Oracle, HiStaff, hoặc các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng).

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng Tổ chức và Phân loại: Khả năng thiết lập hệ thống lưu trữ logic, khoa học, dễ tìm kiếm.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Excel (để quản lý database) và các công cụ quản lý file trực tuyến (Google Drive, SharePoint, OneDrive).
* Kỹ năng Số hóa tài liệu: Thành thạo việc sử dụng các thiết bị scan chuyên dụng và các phần mềm chỉnh sửa tệp tin số.
* Kỹ năng Soạn thảo văn bản: Viết quy trình, quy định và các thông báo chuyên nghiệp, đúng văn phong hành chính.
* Năng lực Phân tích dữ liệu: Có khả năng đọc hiểu và tổng hợp số liệu từ hồ sơ để tạo ra các báo cáo có giá trị cho quản trị.

Phẩm chất cá nhân:
* Tính Trung thực và Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin nhân sự cho bên thứ ba hoặc những người không có thẩm quyền.
* Sự Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Chăm chút đến từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ, đảm bảo không có sai sót về số liệu hoặc thất lạc giấy tờ.
* Tư duy Hệ thống: Nhìn nhận công việc lưu trữ dưới góc độ quy trình và chuỗi cung ứng dữ liệu, thay vì chỉ là những tác vụ rời rạc.
* Quản lý Thời gian: Có khả năng xử lý khối lượng tài liệu lớn dưới áp lực thời gian cao, đặc biệt là trong các kỳ kiểm toán.
* Thái độ Phục vụ: Luôn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp và nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, hồ sơ.

---

QUYỀN LỢI

* Mức lương: Cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn).
* Thưởng: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng quý/năm và các dịp lễ Tết.
* Chế độ Bảo hiểm: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật trên mức lương thực tế.
* Bảo hiểm sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Liberty...) dành cho nhân sự chính thức.
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, hiện đại, coi trọng giá trị con người và sự chính xác của dữ liệu.
* Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, các kỹ năng chuyển đổi số và bảo mật dữ liệu.
* Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Quản trị dữ liệu nhân sự hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự.
* Phúc lợi khác: Du lịch hàng năm, teambuilding, khám sức khỏe định kỳ, phụ cấp ăn trưa, điện thoại, máy tính xách tay.

---

Tags: HR Records Management, Quản trị nhân sự, Lưu trữ hồ sơ, Số hóa dữ liệu nhân sự, Compliance.

Từ khoá tìm kiếm:
1. Chuyên viên lưu trữ hồ sơ nhân sự
2. Tuyển dụng HR Records Specialist
3. Nhân viên quản lý hồ sơ nhân viên
4. Việc làm lưu trữ tại TP.HCM/Hà Nội
5. Chuyên gia số hóa hồ sơ nhân sự
6. HR Data Administrator job description
7. Nhân viên văn thư lưu trữ phòng nhân sự
8. Quản lý dữ liệu nhân viên (Employee Data Management)
9. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự
10. Chuyên viên hành chính nhân sự chuyên trách hồ sơ.

Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"

Related listings

Tuyển dụng TP Cần Thơ => Tuyển gấp Nhân viên Quản lý hồ sơ nhân sự 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

Mô tả công việc: Chuyên viên Quản lý hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist) Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Quản lý hồ sơ nhân sự để gia nhập đội ngũ nòng cốt của chúng tôi. Trong kỷ nguyên số hóa, quản...
Tuyển dụng TP Cần Thơ => Tuyển gấp Nhân viên Hỗ trợ thanh tra lao động 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ THANH TRA LAO ĐỘNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ Tổng quan: Trong bối cảnh thượng tôn pháp luật và các tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội ngày càng được đề cao, vị trí "Nhân viên Hỗ trợ Thanh tra Lao động lĩnh vực Nhân sự" đóng vai...
Tuyển dụng TP Cần Thơ => Tuyển gấp Chuyên viên Tuân thủ luật lao động Việt Nam 18 - 45 tuổi
Việc làm nhân sự - - 2026/07/02 Check with seller

Mô tả công việc: Chuyên viên Tuân thủ Luật lao động (Labor Compliance Specialist) Tổng quan: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" dày dạn kinh nghiệm cho vị trí Chuyên viên Tuân thủ Luật lao động Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế Việt ...

Việc làm nhân sự (14847)

Tìm Việc Làm (9600)

Tài xế/Lái xe/Giao nhận (0)

Biên dịch phiên dịch (0)

Tài chính Kế toán Ngân hàng (0)

Việc làm y tế dược (0)

Việc làm it (0)

Việc làm hành chính nhân sự (0)

Bán hàng thu ngân (0)

Việc kinh doanh bán hàng (0)

kỹ sư sản xuất (0)

Công nhân/Lao động (0)

Luật Pháp lý (0)

Việc Làm (22049)

Việc làm thư ký trợ lý (0)

Việc làm Bất động sản (0)

Khách sạn nhà hàng du lịch (0)

Marketing truyền thông quảng cáo (0)

Việc làm thực phẩm đồ uống (0)

việc làm thêm (0)

Việc làm spa làm đẹp (0)

giao hàng kho vận (0)

Việc làm sự kiện (0)

Việc làm thực tập (0)

Việc làm ngành nghề khác (0)

Giáo dục Đào tạo (0)

Việc làm thiết kế (0)

Việc làm bảo vệ (0)

En (3287)

Tuyển dụng TP Cần Thơ => Tuyển gấp Chuyên viên Lưu trữ hồ sơ 18 - 45 tuổi Tìm việc nhanh, tuyển dụng việc làm 24h mới nhất