MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự năng động, tận tâm và có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc để gia nhập đội ngũ đang phát triển mạnh mẽ của chúng tôi.

Trong vai trò này, bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục giấy tờ, mà đóng vai trò là "chân nối" quan trọng giữa Ban Giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên (CBNV). Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các hoạt động hành chính văn phòng, hỗ trợ vận hành các mảng cốt lõi của nhân sự từ tuyển dụng, onboarding, quản lý hồ sơ, chấm công – tính lương, BHXH cho đến việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo bộ máy vận hành nội bộ của công ty hoạt động trơn tru, tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật lao động hiện hành, đồng thời kiến tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạnh phúc và đầy gắn kết cho toàn thể nhân viên.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Quản lý Hành chính & Văn phòng (Chiếm 30% thời lượng công việc)

* Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ (CCDC): Tiếp nhận đề xuất, lập kế hoạch mua sắm định kỳ hàng tháng/quý; thực hiện mua sắm, kiểm kê, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc cho các phòng ban; đảm bảo tối ưu hóa chi phí hành chính và tránh lãng phí.
* Quản lý tài sản và cơ sở vật chất: Lập sổ theo d dõi, dán tem mã hóa tài sản cố định của công ty; định kỳ phối hợp với bộ phận Kế toán kiểm kê tài sản; liên hệ các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng, điều hòa, máy lọc nước...) khi có sự cố.
* Công tác văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến, bưu phẩm, thư từ một cách chính xác và kịp thời. Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu, quyết định, tờ trình, công văn của công ty một cách khoa học (cả bản cứng và bản mềm trên Drive/Cloud) theo chuẩn bảo mật thông tin.
* Tiếp đón khách và đối tác: Trực tiếp đón tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng công ty với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp; hướng dẫn khách đến đúng khu vực làm việc; chuẩn bị phòng họp, trà nước khi có yêu cầu.
* Quản lý vệ sinh và không gian làm việc: Giám sát công tác vệ sinh, an ninh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy tại văn phòng; đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp và ngăn nắp.

2. Công tác Quản trị Nhân sự & Thủ tục Pháp lý (Chiếm 40% thời lượng công việc)

* Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự:
* Lập, cập nhật và quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự (Master Data) toàn công ty bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công tác, tăng giảm lương, khen thưởng, kỷ luật.
* Thu thập, kiểm tra tính xác thực và lưu trữ hồ sơ cá nhân của nhân viên mới theo đúng quy định.
* Quản lý Hợp đồng lao động (HĐLĐ):
* Theo dõi thời hạn HĐLĐ của nhân viên; chủ động thông báo cho Quản lý trực tiếp trước 30 ngày để tiến hành đánh giá hiệu quả công việc.
* Soạn thảo, trình ký và bàn giao HĐ thử việc, HĐLĐ chính thức, phụ lục hợp đồng, quyết định tiếp nhận, quyết định thôi việc... theo đúng quy trình và quy định pháp luật.
* Chấm công và hỗ trợ tính lương (C&B):
* Hàng ngày theo dõi, kiểm tra dữ liệu chấm công (vân tay/khuôn mặt/app); tiếp nhận và giải quyết các đơn từ xin nghỉ phép, đi muộn/về sớm, công tác, làm thêm giờ (OT) của nhân viên trên hệ thống.
* Chốt bảng công tổng hợp chính xác trước ngày quy định hàng tháng để chuyển giao cho bộ phận C&B/Kế toán làm căn cứ tính lương.
* Thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH) & Thuế TNCN:
* Khai báo tăng, giảm lao động, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử (eBHXH).
* Lập hồ sơ giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động... cho người lao động; theo dõi và nhận kết quả từ cơ quan BHXH để chi trả cho nhân viên.
* Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên mới; đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.

3. Công tác Tuyển dụng & Đón nhận Nhân sự mới (Onboarding) (Chiếm 15% thời lượng công việc)

* Hỗ trợ đăng tuyển: Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt từ các phòng ban; soạn thảo và đăng tin tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng hiệu quả (TopCV, Vietnamworks, các group chuyên ngành, mạng xã hội...).
* Sàng lọc hồ sơ & Hẹn phỏng vấn: Sàng lọc CV ban đầu dựa trên tiêu chí tuyển dụng; liên hệ ứng viên phù hợp để đặt lịch phỏng vấn; gửi thư mời phỏng vấn và sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu cho Hội đồng phỏng vấn.
* Chăm sóc ứng viên: Trực tiếp đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn; gửi thư phản hồi (thư cảm ơn hoặc thư mời nhận việc) cho ứng viên sau phỏng vấn để xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.
* Tổ chức chương trình hội nhập (Onboarding): Chuẩn bị sẵn sàng góc làm việc (bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, tài khoản email, phần mềm làm việc) cho nhân viên mới; điều phối buổi định hướng hội nhập, giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban, phổ biến nội quy lao động và văn hóa công ty.

4. Gắn kết Nhân viên & Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp (Chiếm 15% thời lượng công việc)

* Tổ chức sự kiện nội bộ: Lên ý tưởng, lập kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí và trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động nội bộ định kỳ như: Sinh nhật tháng cho CBNV, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Phụ nữ Việt Nam 20/10, Tết Trung Thu, Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 (cho con em CBNV), ngày hội Teambuilding, Tiệc tất niên (Year-End Party)...
* Truyền thông nội bộ: Viết bài, biên tập nội dung truyền thông trên các kênh nội bộ của công ty (nhóm chat chung, bảng tin, mạng xã hội nội bộ) nhằm truyền tải thông điệp từ Ban lãnh đạo, chúc mừng sinh nhật, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc, chia sẻ các thông tin hữu ích đời sống công sở.
* Lắng nghe và giải quyết khiếu nại: Là cầu nối đáng tin cậy lắng nghe các tâm tư, nguyện vọng, thắc mắc của CBNV về chế độ chính sách, môi trường làm việc; kịp thời phản hồi hoặc đề xuất giải pháp lên cấp quản lý nhằm xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, gắn kết.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp và nhận chỉ đạo công việc từ Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (hoặc Giám đốc Nhân sự / Giám đốc Điều hành tùy theo quy mô cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp).
* Báo cáo định kỳ:
* Báo cáo tuần/tháng: Tổng hợp tình hình nhân sự (biến động tăng giảm, tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ đi làm muộn), tiến độ tuyển dụng, chi phí hành chính thực tế so với ngân sách dự kiến, các phát sinh hành chính cần xử lý.
* Báo cáo sự vụ: Báo cáo ngay lập tức cho Quản lý trực tiếp khi xảy ra các sự cố khẩn cấp (cháy nổ, mất mát tài sản công ty, tai nạn lao động, thanh tra đột xuất từ cơ quan nhà nước...).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán trong việc đối chiếu chi phí hành chính, tạm ứng/thanh quyết toán hóa đơn, chuyển dữ liệu chấm công để tính lương và đối chiếu số liệu đóng BHXH.
* Phối hợp với bộ phận IT để cấp phát, thu hồi và bảo trì máy tính, thiết bị công nghệ, tài khoản làm việc của nhân viên.
* Hợp tác với Trưởng các bộ phận/phòng ban khác để hỗ trợ họ giải quyết các vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động, chấm công, tuyển dụng nhân sự cho bộ phận đó.
* Vai trò Hướng dẫn:
* Trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho toàn bộ CBNV trong công ty về các quy trình hành chính (đăng ký văn phòng phẩm, thanh toán chi phí, xin nghỉ phép, quy trình tiếp khách...).
* Hướng dẫn, đào tạo hội nhập cho nhân viên mới nắm rõ nội quy lao động, quy định bảo mật, văn hóa ứng xử tại doanh nghiệp.
* (Nếu có) Hướng dẫn công việc và giám sát hiệu quả làm việc của Nhân viên tạp vụ, Nhân viên bảo vệ hoặc Thực tập sinh Nhân sự của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng, Lao động tiền lương hoặc các ngành Khoa học Xã hội khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính nhân sự, Trợ lý nhân sự hoặc các công việc tương đương.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có dưới 1 năm kinh nghiệm nhưng có thái độ cầu tiến vượt trội, ham học hỏi và có tư duy logic tốt.

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết về Pháp luật Lao động: Nắm vững các kiến thức cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN để áp dụng vào việc soạn thảo hợp đồng và xử lý các tình huống quan hệ lao động thực tế.
* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng:
* Kỹ năng MS Excel ở mức độ khá - tốt (thành thạo các hàm tính toán, lọc dữ liệu như Vlookup, Sumifs, If, Countif, Pivot Table...) để quản lý bảng công, danh sách nhân sự chính xác.
* Sử dụng tốt MS Word, MS PowerPoint để soạn thảo văn bản, tờ trình chuyên nghiệp và làm slide báo cáo/truyền thông.
* Kỹ năng vận hành phần mềm: Biết sử dụng hoặc có khả năng học hỏi nhanh các phần mềm chuyên ngành (phần mềm chấm công, phần mềm kê khai BHXH điện tử, phần mềm quản trị nhân sự HRMS...).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết phân loại thứ tự ưu tiên (gấp/quan trọng) để xử lý đa nhiệm (multi-tasking) hiệu quả mà không bị sót việc hay trễ deadline.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Khả năng truyền đạt thông tin (viết và nói) rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu; biết cách lắng nghe tích cực; kỹ năng viết bài truyền thông nội bộ thu hút, tự tin khi thuyết trình trước đám đông trong các sự kiện công ty.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng nhạy bén phát hiện các xung đột nội bộ nhỏ, các lỗi vận hành hành chính và đề xuất phương án xử lý nhanh chóng, thấu tình đạt lý.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Bảo mật thông tin: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Nhân viên hành chính nhân sự tiếp cận trực tiếp với dữ liệu lương, hồ sơ cá nhân và các thông tin chiến lược của công ty, do đó tuyệt đối không được tiết lộ thông tin cho bên thứ ba khi chưa được phép.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chỉn chu: Có tính cẩn trọng cao trong công việc, đặc biệt là khi làm việc với số liệu (bảng công, tiền lương, BHXH) và văn bản pháp lý (hợp đồng lao động, quyết định hành chính) để tránh những sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động và uy tín công ty.
* Thái độ dịch vụ (Service Mindset) & Hòa nhã: Luôn giữ thái độ thân thiện, cởi mở, sẵn sàng hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp giải quyết khó khăn với năng lượng tích cực.
* Năng động, nhiệt huyết và chủ động: Có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao; chủ động tìm kiếm giải pháp cải tiến quy trình hành chính tối ưu hơn thay vì chỉ làm theo lối mòn; nhiệt tình tham gia và khuấy động phong trào trong các hoạt động tập thể.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có tinh thần thép, giữ được sự bình tĩnh và chuyên nghiệp ngay cả khi khối lượng công việc lớn, tiến độ gấp hoặc khi đối mặt với những khiếu nại, bức xúc từ phía nhân viên.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (từ 8,000,000 - 12,000,000 VNĐ/tháng hoặc thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên) + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại (nếu có).
* Chế độ thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm; thưởng các ngày lễ, Tết (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch); thưởng lương tháng thứ 13, 14 tùy theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Bảo hiểm & Phúc lợi đầy đủ:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ hiếu, hỷ, sinh nhật, ốm đau, thai sản cho bản thân và gia đình theo chính sách công đoàn công ty.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân; sếp tâm lý, đồng nghiệp thân thiện và hỗ trợ hết mình.
* Cơ hội học tập và phát triển bản thân:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc các khóa đào tạo chuyên sâu bên ngoài về nghiệp vụ nhân sự (C&B nâng cao, Luật lao động thực chiến, xây dựng KPI/OKR, kỹ năng truyền thông nội bộ...) do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển lên Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) trong vòng 2 - 3 năm làm việc hiệu quả.
* Hoạt động ngoại khóa phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát, du lịch hàng năm cùng công ty; các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.

---

Tags:

`Tuyển dụng Hành chính Nhân sự` `HR Admin` `Hành chính văn phòng` `Lao động tiền lương` `Bảo hiểm xã hội` `Văn hóa doanh nghiệp` `Nhân sự tổng hợp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng hành chính nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự, Chuyên viên hành chính nhân sự, HR admin, Admin nhân sự, Tuyển dụng nhân sự tổng hợp, Việc làm nhân sự tại Hà Nội/TP.HCM, Việc làm hành chính văn phòng, Nhân viên C&B hỗ trợ, Nhân viên nội vụ, Việc làm nhân sự trung cấp trở lên, HR Generalist, Trợ lý nhân sự.

Share