MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Hợp đồng Lao động (Labor Contract Specialist). Đây là một vị trí then chốt, đóng vai trò là "người gác cổng" pháp lý và vận hành trong bộ phận Quản trị Nguồn nhân lực của tổ chức.

Trong bối cảnh nền kinh tế biến động và hành lang pháp lý về lao động tại Việt Nam ngày càng được hoàn thiện chặt chẽ (đặc biệt là Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành), vai trò của Chuyên viên Hợp đồng Lao động không chỉ đơn thuần là soạn thảo và ký kết giấy tờ hành chính. Bạn sẽ là người trực tiếp xây dựng và bảo vệ tính tuân thủ pháp lý cho doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình quản trị quan hệ lao động, giảm thiểu rủi ro tranh chấp pháp lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp, minh bạch cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa kiến thức chuyên sâu về Luật Lao động, tư duy hệ thống trong quản lý dữ liệu nhân sự, cùng kỹ năng giao tiếp khéo léo để giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt vòng đời của một nhân sự tại công ty – từ khi gia nhập, ký kết hợp đồng, điều chuyển, thay đổi chế độ cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Soạn thảo, Thẩm định và Quản lý Ký kết Hợp đồng Lao động (HĐLĐ)

* Xây dựng hệ thống biểu mẫu: Chủ trì nghiên cứu, thiết kế, cập nhật và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu hợp đồng lao động bao gồm: Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động xác định thời hạn, Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, Hợp đồng đào tạo, Thỏa thuận bảo mật thông tin và không cạnh tranh (NDA/NCA), Phụ lục hợp đồng lao động, Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
* Cá nhân hóa hợp đồng: Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng (Recruitment) để tiếp nhận thông tin ứng viên trúng tuyển. Soạn thảo chi tiết các điều khoản hợp đồng phù hợp với từng vị trí công việc, cấp bậc, khung lương, phụ cấp và các thỏa thuận đặc thù (nếu có) theo đúng phê duyệt của Ban Giám đốc.
* Tổ chức ký kết: Trực tiếp hướng dẫn người lao động mới thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng lao động (ký giấy vật lý hoặc ký số/e-contract). Giải thích rõ ràng, thấu đáo các điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, nội quy lao động và các chính sách nhân sự liên quan để người lao động nắm rõ ngay từ ngày đầu làm việc.
* Quản lý Phụ lục hợp đồng: Theo dõi và thực hiện soạn thảo phụ lục hợp đồng lao động khi có các thay đổi về vị trí công tác, điều chuyển nhân sự, tăng/giảm lương, thay đổi địa điểm làm việc hoặc thay đổi các chế độ phúc lợi khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

2. Quản trị Dữ liệu và Lưu trữ Hồ sơ Nhân sự

* Lưu trữ hồ sơ vật lý: Thiết lập và duy trì hệ thống tủ hồ sơ nhân sự khoa học, bảo mật tuyệt đối. Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ nhận việc (bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, sơ yếu lý lịch, sổ bảo hiểm...). Sắp xếp và lưu trữ bản gốc/bản sao y chứng thực hợp đồng lao động và các giấy tờ liên quan theo quy trình kiểm soát tài liệu.
* Số hóa dữ liệu (E-HRM): Cập nhật chính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin hợp đồng lao động của nhân viên lên phần mềm quản lý nhân sự của công ty (HRIS, Base, Bravo, SAP, Oracle...). Đảm bảo dữ liệu số khớp 100% với hồ sơ giấy.
* Cảnh báo hạn hợp đồng: Thiết lập hệ thống theo dõi và chủ động gửi thông báo nhắc nhở trước 15 - 30 ngày (theo quy định của pháp luật và quy chế công ty) đến Quản lý trực tiếp và Người lao động khi hợp đồng lao động sắp hết hạn để chuẩn bị cho công tác đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.

3. Đánh giá Hiệu quả Công việc để Tái ký Hợp đồng

* Triển khai quy trình đánh giá: Đầu mối gửi biểu mẫu đánh giá kết quả công việc (sau thử việc, hoặc trước khi hết hạn HĐLĐ chính thức) cho Quản lý bộ phận trực tiếp của người lao động.
* Tổng hợp kết quả: Thu thập, kiểm tra và tổng hợp kết quả đánh giá, đề xuất từ các phòng ban. Đối chiếu với các tiêu chí, KPI quy định để đưa ra đề xuất nhân sự (tiếp tục ký tiếp HĐLĐ mới, thay đổi loại hợp đồng, hoặc không tái ký) trình Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt.
* Thực hiện thủ tục gia hạn/ký mới: Tiến hành các bước ký kết hợp đồng tiếp theo đối với các trường hợp đạt yêu cầu, đảm bảo tính liên tục của thời gian công tác của người lao động tại công ty.

4. Giải quyết Chấm dứt Hợp đồng Lao động và Quan hệ Lao động

* Tiếp nhận nhu cầu nghỉ việc: Tiếp nhận đơn xin thôi việc của người lao động hoặc đề xuất chấm dứt hợp đồng lao động từ phía người sử dụng lao động. Kiểm tra tính hợp pháp về thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật đối với từng loại hợp đồng lao động.
* Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview): Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa, ghi nhận đóng góp và tâm tư nguyện vọng của người lao động, từ đó báo cáo đề xuất cải thiện môi trường làm việc cho công ty.
* Thực hiện quy trình nghỉ việc: Soạn thảo Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động. Phối hợp với bộ phận Hành chính, Công nghệ thông tin để giám sát việc bàn giao tài sản, tài liệu, công việc của nhân sự nghỉ việc.
* Quyết toán chế độ: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Bồi thường & Phúc lợi) và bộ phận Bảo hiểm xã hội (BHXH) để chốt sổ BHXH, tính toán các khoản chi trả cuối cùng (lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm nếu có) đảm bảo đúng thời hạn quy định (không quá 14 ngày đến 30 ngày kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ).
* Giải quyết tranh chấp: Tham gia hỗ trợ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tranh chấp lao động liên quan đến đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, kỷ luật lao động hoặc bồi thường chi phí đào tạo.

5. Đảm bảo Tuân thủ Pháp luật Lao động và Quan hệ Cơ quan Nhà nước

* Cập nhật luật định: Thường xuyên theo dõi, cập nhật các thay đổi của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành để kịp thời tham mưu cho Trưởng bộ phận điều chỉnh quy chế, hợp đồng của công ty cho phù hợp.
* Kiểm tra tính tuân thủ: Thực hiện rà soát định kỳ (internal audit) hệ thống hợp đồng lao động hiện hành nhằm phát hiện và khắc phục các rủi ro pháp lý (ví dụ: ký sai loại hợp đồng, thiếu các điều khoản bắt buộc, vi phạm quy định về tiền lương tối thiểu vùng...).
* Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước: Soạn thảo và thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ (6 tháng và hằng năm) gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) hoặc Phòng LĐ-TB&XH theo đúng quy định của pháp luật. Hỗ trợ đón tiếp, cung cấp hồ sơ cho các đoàn thanh tra, kiểm tra về lao động, bảo hiểm xã hội khi có yêu cầu.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line):
* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Quan hệ lao động (ER Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp (phối hợp chuyên môn): Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Trưởng bộ phận Pháp chế doanh nghiệp (Legal Manager) trong các vụ việc phức tạp liên quan đến kiện tụng, tranh chấp lao động.
* Vai trò hướng dẫn & Phối hợp (Mentoring & Collaboration):
* Hướng dẫn người lao động: Hướng dẫn trực tiếp cho toàn thể CBNV trong công ty về các quy trình ký kết, gia hạn, chấm dứt hợp đồng, quy chế dân chủ ở cơ sở, thỏa ước lao động tập thể và các quy định kỷ luật lao động.
* Hướng dẫn nội bộ bộ phận: Hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, quy trình quản lý hồ sơ cho các Thực tập sinh Nhân sự (HR Intern) hoặc Cộng tác viên Nhân sự (HR Collaborator).
* Phối hợp liên phòng ban: Chủ động phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để chuyển giao thông tin ứng viên mới), bộ phận C&B (để đồng bộ thông tin nâng lương, tính bảo hiểm, quyết toán nghỉ việc), bộ phận Pháp chế (để thẩm định pháp lý các điều khoản hợp đồng đặc biệt) và Quản lý các phòng ban chuyên môn (để đánh giá tái ký HĐLĐ).

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Luật (Luật Kinh tế, Luật Dân sự), Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Lao động Tiền lương, Xã hội học hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan. (Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật hoặc có chứng chỉ đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có ít nhất 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Chuyên viên Hợp đồng, Chuyên viên Quan hệ lao động, Chuyên viên C&B, Pháp chế nội bộ...) trong các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Đối với ứng viên tốt nghiệp trình độ Trung cấp/Cao đẳng, yêu cầu có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm thực chiến trong công tác soạn thảo hợp đồng lao động và xử lý thủ tục hành chính nhân sự tại các doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ hoặc dịch vụ lớn.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp trình độ Đại học chuyên ngành Luật có định hướng theo ngành Nhân sự, có kiến thức nền tảng xuất sắc về Luật Lao động và tinh thần học hỏi cao.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức pháp luật vững chắc: Hiểu và áp dụng thành thạo Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Công đoàn, Luật Việc làm và các quy định về an toàn vệ sinh lao động. Có khả năng tự phân tích và diễn giải văn bản pháp luật một cách chính xác.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính - pháp lý: Kỹ năng soạn thảo văn bản cực tốt, sử dụng từ ngữ chuẩn xác, hành văn mạch lạc, chặt chẽ, không phạm lỗi chính tả hay ngữ pháp. Khả năng thiết lập các điều khoản hợp đồng chặt chẽ, lường trước và ngăn chặn các kẽ hở pháp lý có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính công bằng.
* Sử dụng công cụ tin học văn phòng: Thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu, theo dõi ngày tháng, thiết lập hàm cảnh báo hạn hợp đồng như DATEDIF, VLOOKUP, IF, Conditional Formatting... và Word để thực hiện Mail Merge soạn hợp đồng hàng loạt). Sử dụng tốt các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và các công cụ ký số.
* Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột: Khả năng giao tiếp thuyết phục, khéo léo trong việc thương lượng các điều khoản hợp đồng với nhân sự cao cấp hoặc giải thích các vấn đề nhạy cảm như chấm dứt hợp đồng, kỷ luật lao động với nhân viên một cách hòa nhã nhưng kiên quyết, tránh gây căng thẳng leo thang.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có tư duy khoa học trong việc phân loại, sắp xếp tài liệu. Khả năng xử lý lượng thông tin lớn, đa nhiệm cùng lúc nhiều hồ sơ của các phòng ban khác nhau mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc (deadline) và độ chính xác tuyệt đối.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Bảo mật thông tin tuyệt đối: Hợp đồng lao động chứa đựng những thông tin cực kỳ nhạy cảm về mức lương, thưởng, thông tin cá nhân và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Do đó, người làm vị trí này phải có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối, không tiết lộ dữ liệu nhân sự ra bên ngoài dưới mọi hình thức.
* Cẩn trọng, tỉ mỉ và chi tiết: Từng con số về mức lương, từng ngày hiệu lực của hợp đồng, từng thông tin định danh cá nhân của người lao động đều ảnh hưởng trực tiếp đến tính pháp lý và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Sự cẩu thả là điều không được phép chấp nhận ở vị trí này.
* Chịu đựng áp lực công việc cao: Có tinh thần thép, giữ được sự bình tĩnh và chuyên nghiệp ngay cả khi đối mặt với những tình huống căng thẳng như xử lý kỷ luật lao động, giải quyết cho nhân viên nghỉ việc đột xuất hoặc giải trình số liệu với cơ quan thanh tra nhà nước.
* Tư duy hướng đến con người (Human-centric) và Công bằng: Luôn đặt sự tôn trọng đối với người lao động lên hàng đầu. Lắng nghe đa chiều, khách quan, không định kiến, giải quyết các mối quan hệ lao động dựa trên tinh thần thượng tôn pháp luật và hài hòa lợi ích giữa các bên.
* Chủ động và thích ứng nhanh: Tự giác trong việc tự học hỏi, cập nhật kiến thức mới; nhạy bén với sự thay đổi của chính sách kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến thị trường lao động.

---

Quyền lợi

* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng:
* Mức lương cơ bản dao động từ 10.000.000 VNĐ đến 18.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế, trình độ học vấn và số năm kinh nghiệm làm việc).
* Phụ cấp cơm trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (hoặc cung cấp đồng phục công ty).
* Thưởng hiệu suất công việc định kỳ (KPIs bonus) theo quý/năm dựa trên kết quả hoàn thành công việc của cá nhân và hiệu quả kinh doanh chung của tổ chức.
* Lương tháng 13 cam kết + Thưởng Tết Nguyên Đán, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc trên mức lương thực nhận (hoặc theo quy định của công ty).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự đạt hiệu quả làm việc xuất sắc hoặc có thâm niên.
* Chế độ phép năm: Đảm bảo tối thiểu 12 ngày phép/năm (tăng thêm ngày phép theo thâm niên làm việc - phép năm lũy tiến).
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau, thai sản cho bản thân và người thân theo chính sách công đoàn công ty.
* Môi trường làm việc và Phát triển sự nghiệp:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, tôn trọng sự khác biệt, đề cao tính sáng tạo và hiệu quả công việc.
* Cơ sở vật chất hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ làm việc cao cấp (máy tính xách tay cấu hình cao, văn phòng làm việc chuẩn hạng A).
* Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động cập nhật mới nhất, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động, kỹ năng đàm phán thương lượng do các chuyên gia hàng đầu hoặc các tổ chức uy tín giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Chuyên viên Hợp đồng Lao động -> Trưởng nhóm Quan hệ Lao động -> Trưởng phòng Nhân sự / Chuyên gia Pháp lý Nhân sự (HR Legal Expert).
* Các hoạt động tập thể:
* Tham gia các chương trình Team building hoành tráng tối thiểu 1 lần/năm.
* Ngày hội gia đình (Family Day), Tiệc tất niên (Year End Party), các hoạt động thể thao (bóng đá, cầu lông, chạy bộ) do công ty tổ chức thường niên nhằm nâng cao tinh thần gắn kết đồng đội.

---

Tags

`#TuyenDungNhanSu` `#ChuyenVienHopDongLaoDong` `#QuanHeLaoDong` `#HRJobs` `#PhapLuatLaoDong` `#NhanSuPhapChe` `#TuyenDung` `#CB` `#AdminHR`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng chuyên viên hợp đồng lao động, Chuyên viên quan hệ lao động, Chuyên viên hồ sơ nhân sự, Nhân viên thủ tục nhân sự, Chuyên viên C&B, Nhân viên pháp lý nhân sự, Việc làm nhân sự trung cấp luật, Tuyển dụng nhân sự mảng hợp đồng, Quản lý hồ sơ nhân sự, Chuyên viên tuân thủ lao động, Chuyên viên giải quyết tranh chấp lao động, Nhân viên soạn thảo hợp đồng nhân sự.

Share