Mô tả công việc: Nhân viên Hỗ trợ hệ thống HRIS (HRIS Specialist)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hỗ trợ hệ thống HRIS (Human Resources Information System), người đóng vai trò là nhịp cầu quan trọng giữa bộ phận Nhân sự và bộ phận Công nghệ thông tin. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, dữ liệu là tài sản quý giá nhất, và vị trí này được thiết kế để đảm bảo rằng hệ thống quản trị nguồn nhân lực của công ty hoạt động trơn tru, hiệu quả và bảo mật.

Bạn không chỉ đơn thuần là một người vận hành phần mềm, mà còn là một kiến trúc sư giải pháp, người hiểu rõ các quy trình nhân sự (từ tuyển dụng, tính lương, đánh giá đến đào tạo) để tối ưu hóa chúng trên nền tảng công nghệ. Mục tiêu cuối cùng của vị trí này là tối đa hóa hiệu suất hoạt động của phòng nhân sự thông qua việc tự động hóa, cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu chuẩn xác để Ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về con người. Nếu bạn là người yêu thích công nghệ, có tư duy logic sắc bén và muốn đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc số hóa hiện đại, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Vận hành Hệ thống HRIS:
- Chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp các phân hệ của hệ thống HRIS (như Core HR, Payroll, Timekeeping, Recruitment, Performance Management, Learning Management System - LMS).
- Giám sát hoạt động hàng ngày của hệ thống để đảm bảo tính ổn định, liên tục và không có lỗi phát sinh làm gián đoạn quy trình làm việc của công ty.
- Thực hiện cấu hình hệ thống (Configuration) theo yêu cầu thực tế của phòng nhân sự, bao gồm việc thiết lập các quy trình phê duyệt (workflow), danh mục từ điển dữ liệu, và phân quyền người dùng (Role-based access control).
- Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm (Vendor) để cập nhật các phiên bản mới, vá lỗi (patching) và triển khai các tính năng nâng cao.

2. Quản lý Dữ liệu và Đảm bảo Chất lượng:
- Chịu trách nhiệm về tính toàn vẹn, chính xác và bảo mật của toàn bộ cơ sở dữ liệu nhân sự trên hệ thống.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ (Audit) dữ liệu để phát hiện và xử lý các sai sót, trùng lặp hoặc thiếu sót thông tin nhân viên.
- Thực hiện các đợt nhập liệu quy mô lớn (Mass Upload) bằng các công cụ hỗ trợ hoặc câu lệnh kỹ thuật khi có thay đổi về cấu trúc tổ chức hoặc chính sách lương thưởng mới.
- Xây dựng các tiêu chuẩn về nhập liệu và lưu trữ dữ liệu để đảm bảo hệ thống luôn "sạch" và sẵn sàng cho việc khai thác.

3. Hỗ trợ Người dùng và Đào tạo:
- Là đầu mối tiếp nhận và giải quyết tất cả các yêu cầu hỗ trợ (Troubleshooting) từ người dùng cuối (nhân viên, quản lý, bộ phận nhân sự) liên quan đến các sự cố kỹ thuật hoặc lỗi thao tác trên hệ thống.
- Xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Manual), các video hướng dẫn (Screencasts) và bộ câu hỏi thường gặp (FAQs) cho từng đối tượng người dùng.
- Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ hoặc đột xuất cho nhân viên mới và đào tạo chuyên sâu về các tính năng mới cho bộ phận nhân sự.
- Thu thập phản hồi từ người dùng để đánh giá mức độ hài lòng và đề xuất các cải tiến về giao diện (UI) hoặc trải nghiệm người dùng (UX).

4. Phân tích Dữ liệu và Báo cáo:
- Thiết lập và duy trì các báo cáo nhân sự tự động (Dashboard) phục vụ cho nhu cầu vận hành hàng ngày của phòng HR.
- Trích xuất dữ liệu và thực hiện các báo cáo chuyên sâu theo yêu cầu của Ban Giám đốc (Ad-hoc reports) như: biến động nhân sự, chi phí lương, hiệu suất lao động, tỷ lệ nghỉ việc, v.v.
- Phân tích các xu hướng dữ liệu để đưa ra các cảnh báo sớm và đề xuất giải pháp cho bộ phận nhân sự (People Analytics).
- Đảm bảo các báo cáo tuân thủ đúng định dạng và thời hạn quy định.

5. Tối ưu hóa Quy trình và Chuyển đổi số:
- Rà soát các quy trình nhân sự hiện tại (As-is) và đề xuất các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa, loại bỏ các bước thủ công (To-be).
- Tham gia trực tiếp vào các dự án triển khai module mới hoặc chuyển đổi sang hệ thống HRIS mới. Phối hợp viết tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirement Document - BRD) và thực hiện kiểm thử hệ thống (User Acceptance Testing - UAT).
- Nghiên cứu các xu hướng công nghệ HR Tech mới (AI trong tuyển dụng, Blockchain trong lưu trữ hồ sơ, Mobile-first HR) để tham mưu cho Trưởng bộ phận.

6. Bảo mật và Tuân thủ:
- Thiết lập cơ chế phân quyền chặt chẽ, đảm bảo đúng người đúng việc và bảo mật thông tin cá nhân theo quy định của pháp luật và chính sách công ty.
- Phối hợp với bộ phận IT để thực hiện các biện pháp sao lưu dữ liệu (Backup) và phòng chống thâm nhập trái phép.
- Đảm bảo hệ thống HRIS đáp ứng các tiêu chuẩn về tuân thủ pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội và thuế tại Việt Nam.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hệ thống/C&B (C&B/Systems Lead). Trong một số cấu trúc ma trận, có thể báo cáo chuyên môn cho Giám đốc Công nghệ (CTO) hoặc Trưởng bộ phận Chuyển đổi số.
- Quan hệ nội bộ: Làm việc chặt chẽ với đội ngũ C&B để đảm bảo dữ liệu lương chính xác; phối hợp với đội Tuyển dụng để tối ưu hóa hệ thống ATS; hỗ trợ các quản lý trực tiếp trong việc truy cập dữ liệu nhân viên dưới quyền.
- Quan hệ bên ngoài: Làm việc với các đối tác cung cấp phần mềm HRIS, các đơn vị cung cấp hạ tầng Cloud hoặc các cơ quan chức năng (nếu có kết nối dữ liệu bảo hiểm, thuế điện tử).
- Hướng dẫn: Có trách nhiệm hướng dẫn về mặt kỹ thuật cho các Admin cấp thấp hơn hoặc các Key Users tại các chi nhánh/đơn vị thành viên.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí hỗ trợ hệ thống HRIS, chuyên viên dữ liệu nhân sự hoặc chuyên viên C&B có am hiểu sâu về phần mềm.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai hoặc vận hành các hệ thống lớn như: SAP SuccessFactors, Oracle Cloud HCM, Workday, hoặc các hệ thống phổ biến tại Việt Nam như HiStaff, Base.vn, Odoo, Terra.
- Có kinh nghiệm tham gia vào ít nhất một dự án triển khai phần mềm (Implementation) từ giai đoạn khảo sát đến khi vận hành chính thức (Go-live).

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu quy trình HR: Nắm vững kiến thức về luật lao động, quy trình tính lương, chế độ phúc lợi, quy trình đánh giá KPI để có thể chuyển hóa ngôn ngữ nghiệp vụ sang ngôn ngữ hệ thống.
- Kỹ năng phân tích dữ liệu: Sử dụng thành thạo Excel nâng cao (Vlookup, Pivot Table, Power Query, Macro/VBA là một lợi thế). Biết sử dụng các công cụ BI (Power BI, Tableau) để trực quan hóa dữ liệu là điểm cộng lớn.
- Kiến thức kỹ thuật: Hiểu biết về cấu trúc cơ sở dữ liệu (SQL cơ bản), API kết nối giữa các hệ thống, và các nguyên tắc bảo mật dữ liệu.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng xác định nhanh nguyên nhân gốc rễ của lỗi hệ thống và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.
- Kỹ năng đào tạo và thuyết trình: Có khả năng truyền đạt các vấn đề kỹ thuật phức tạp một cách đơn giản, dễ hiểu cho người không chuyên về công nghệ.
- Tiếng Anh: Khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật chuyên ngành và giao tiếp cơ bản với các chuyên gia hỗ trợ nước ngoài (đối với các hệ thống quốc tế).

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết vì vị trí này tiếp cận với những thông tin nhạy cảm nhất về lương bổng và hồ sơ nhân sự.
- Tư duy Logic và Hệ thống: Khả năng nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể và hiểu rõ tác động dây chuyền khi thay đổi một thông số trên hệ thống.
- Tỉ mỉ và Cẩn trọng: Sự chính xác đến từng con số và ký tự là bắt buộc để đảm bảo dữ liệu không bị sai lệch.
- Tinh thần phục vụ (Customer Service Orientation): Luôn sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp với thái độ tích cực, kiên nhẫn giải thích các thắc mắc của người dùng.
- Khả năng thích nghi cao: Sẵn sàng học hỏi các công nghệ mới và thích ứng nhanh với những thay đổi về chính sách hoặc cấu trúc tổ chức.

---

Quyền lợi:

- Mức lương cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn dựa trên năng lực và kinh nghiệm (thỏa thuận trong quá trình phỏng vấn).
- Chế độ thưởng: Thưởng tháng 13, thưởng hiệu suất (KPIs) hàng năm và các khoản thưởng đột xuất cho các dự án chuyển đổi số thành công.
- Phúc lợi toàn diện: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định pháp luật; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Liberty) cho nhân sự xuất sắc.
- Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, hiện đại, khuyến khích sự sáng tạo và áp dụng công nghệ mới.
- Cơ hội thăng tiến: Lộ trình phát triển rõ ràng lên các vị trí Senior HRIS Specialist, HRIS Manager hoặc Data Analytics Manager.
- Đào tạo & Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị hệ thống, kỹ năng phân tích dữ liệu và các chứng chỉ quốc tế liên quan đến HR Tech.
- Hoạt động văn hóa: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hàng năm, các câu lạc bộ thể thao và sự kiện nội bộ sôi nổi.
- Công cụ làm việc: Được trang bị laptop cấu hình cao và các phần mềm bản quyền phục vụ cho công việc.

---

Tags:
#HRIS #HumanResourcesInformationSystem #HRTech #DataAnalytics #DigitalTransformation #HRSpecialist #SystemSupport #PeopleAnalytics #ChuyenDoiSoNhanSu #QuanTriHeThongNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hỗ trợ hệ thống HRIS, Chuyên viên dữ liệu nhân sự, HRIS Specialist job description, Tuyển dụng HRIS, Quản trị phần mềm nhân sự, Chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự, HR System Administrator, Chuyển đổi số HR.

Share