Mô tả công việc: Chuyên viên Quản lý và Giải quyết Thủ tục Thôi việc (HR Offboarding Specialist)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Quản lý và Giải quyết Thủ tục Thôi việc (HR Offboarding Specialist). Đây không chỉ đơn thuần là một vị trí hành chính thực hiện các thủ tục giấy tờ khi nhân viên rời đi, mà đóng vai trò là "người gác cổng thương hiệu" ở chặng cuối cùng trong hành trình trải nghiệm nhân viên (Employee Journey).

Tại tổ chức của chúng tôi, quy trình nghỉ việc (Offboarding) được coi trọng tương đương với quy trình tuyển dụng và hội nhập (Onboarding). Chúng tôi tin rằng cách một doanh nghiệp đối xử với nhân viên khi họ rời đi sẽ định hình nên uy tín, văn hóa và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đó trên thị trường tuyển dụng.

Với vai trò là một Chuyên viên Nhân sự chuyên trách mảng nghỉ việc, nhiệm vụ trọng tâm của bạn là đảm bảo toàn bộ quy trình chấm dứt hợp đồng lao động, bàn giao công việc, thu hồi tài sản, hoàn tất nghĩa vụ tài chính và bảo hiểm xã hội được thực hiện một cách chuẩn xác, đúng pháp luật, minh bạch và nhân văn. Đồng thời, bạn sẽ là cầu nối thu thập những phản hồi chân thực nhất từ nhân viên rời đi để giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến môi trường làm việc, giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự (Attrition Rate) và duy trì mối quan hệ cựu nhân viên (Alumni Network) tốt đẹp trong tương lai.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Quản lý và Điều phối Quy trình Nghỉ việc (SLA Management)

* Tiếp nhận đơn xin thôi việc, nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động từ nhân viên hoặc đề xuất chấm dứt hợp đồng từ phía quản lý trực tiếp.
* Kiểm tra tính pháp lý của đơn xin nghỉ việc (thời hạn báo trước theo quy định của Bộ luật Lao động và hợp đồng lao động hiện hành).
* Chủ trì việc gửi thông báo, hướng dẫn chi tiết quy trình nghỉ việc (Offboarding Checklist) cho nhân viên nghỉ việc và các bộ phận liên quan (Quản lý trực tiếp, IT, Hành chính, Kế toán).
* Theo dõi và đôn đốc các bên thực hiện đúng cam kết thời gian (SLA) về việc bàn giao công việc, bàn giao tài sản và hoàn tất thủ tục hành chính.

2. Tổ chức và Thực hiện Phỏng vấn Thôi việc (Exit Interview)

* Thiết kế, cập nhật và tối ưu hóa bộ câu hỏi phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) phù hợp với từng nhóm đối tượng nhân sự (nhân viên, cấp quản lý, nhân sự chủ chốt).
* Trực tiếp thực hiện các buổi phỏng vấn thôi việc (trực tiếp hoặc trực tuyến) với thái độ lắng nghe, khách quan, không phán xét để tìm hiểu nguyên nhân thực tế khiến nhân viên rời đi.
* Tổng hợp, phân tích dữ liệu từ các buổi phỏng vấn thôi việc định kỳ (hàng tháng/hàng quý). Báo cáo các chỉ số quan trọng (lý do nghỉ việc phổ biến, các vấn đề nổi cộm về quản lý, lương thưởng, môi trường làm việc) cho Bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc để đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời.

3. Phối hợp Thu hồi Tài sản và Phân quyền Hệ thống

* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để thực hiện việc khóa tài khoản email, thu hồi quyền truy cập hệ thống nội bộ (ERP, CRM, Slack, Trello, v.v.) của nhân viên nghỉ việc ngay khi chấm dứt hợp đồng, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp.
* Phối hợp với Bộ phận Hành chính - Quản trị thiết bị để kiểm kê và thu hồi đầy đủ các tài sản đã cấp phát cho nhân viên (máy tính, điện thoại, thẻ nhân viên, đồng phục, chìa khóa văn phòng, xe đưa đón, v.v.).
* Xác nhận tình trạng tài sản hao hụt, hư hỏng (nếu có) và đề xuất phương án bồi thường hoặc khấu trừ theo quy chế của công ty.

4. Giải quyết Chế độ Lao động, Bảo hiểm và Quyết toán Tài chính (C&B Offboarding)

* Phối hợp với bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) để chốt bảng công cuối cùng, tính toán số ngày phép năm chưa sử dụng, các khoản thưởng, phụ cấp hoặc các khoản nợ, tạm ứng chưa hoàn trả của nhân viên nghỉ việc.
* Lập bảng tính quyết toán tài chính cuối cùng (Final Settlement) cho nhân viên nghỉ việc, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và gửi thông báo chi tiết cho nhân viên phê duyệt trước khi chuyển Bộ phận Kế toán thanh toán.
* Thực hiện thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (nếu có) phối hợp với cơ quan BHXH địa phương.
* Soạn thảo và ban hành Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, Biên bản thanh lý hợp đồng lao động, Giấy xác nhận quá trình làm việc đúng thời hạn pháp luật quy định.
* Bàn giao sổ BHXH, tờ rời và các giấy tờ pháp lý liên quan cho người lao động trong thời hạn quy định của Luật Lao động.

5. Quản trị Rủi ro Pháp lý và Giải quyết Tranh chấp Lao động

* Tham mưu cho Trưởng bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc về các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động nhạy cảm hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động từ phía công ty để tránh các rủi ro kiện tụng pháp lý.
* Tham gia giải quyết các khiếu nại, tranh chấp, thắc mắc của người lao động liên quan đến chế độ thôi việc, trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc hoặc tiền lương chưa thanh toán.
* Đảm bảo toàn bộ quy trình nghỉ việc tuân thủ 100% các quy định pháp luật lao động Việt Nam hiện hành và các tiêu chuẩn đạo đức kinh doanh của công ty.

6. Quản lý Hồ sơ, Dữ liệu Nhân sự và Xây dựng Mạng lưới Cựu Nhân viên (Alumni Network)

* Cập nhật kịp thời trạng thái nhân viên nghỉ việc trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS).
* Lưu trữ hồ sơ nhân sự đã nghỉ việc (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm toán.
* Xây dựng, vận hành và duy trì Mạng lưới Cựu nhân viên (Alumni Program) nhằm giữ kết nối, gửi thông tin chúc mừng, tri ân và tận dụng nguồn lực này cho việc giới thiệu nhân tài (Referral Program) hoặc cơ hội hợp tác kinh doanh trong tương lai.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quan hệ Lao động (Employee Relations Manager).
* Báo cáo gián tiếp/phối hợp báo cáo: Giám đốc Nhân sự (HR Director) đối với các trường hợp nhân sự cấp cao hoặc các vụ việc tranh chấp lao động phức tạp.

2. Vai trò hướng dẫn và điều phối (Guidance & Coordination):

* Hướng dẫn Người lao động nghỉ việc: Trực tiếp giải đáp, hướng dẫn người lao động thực hiện đúng quy trình bàn giao, quy trình thanh toán chế độ và các quyền lợi bảo hiểm thất nghiệp sau khi nghỉ việc.
* Hướng dẫn Quản lý trực tiếp (Line Manager): Hỗ trợ, hướng dẫn các cấp quản lý trực tiếp thực hiện quy trình tiếp nhận bàn giao công việc từ nhân viên dưới quyền, cách xử lý khủng hoảng tâm lý nhân sự khi có thành viên nghỉ việc đột xuất, và cách tiến hành bàn giao công việc mượt mà để không ảnh hưởng đến vận hành chung của phòng ban.
* Phối hợp liên phòng ban: Đóng vai trò đầu mối điều phối, chỉ dẫn công việc liên quan đến thủ tục nghỉ việc cho bộ phận IT, Hành chính, Kế toán, Công đoàn để đảm bảo sự đồng bộ trong quy trình vận hành nội bộ.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Luật, Quản trị Kinh doanh, Lao động Tiền lương, Tâm lý học, Xã hội học hoặc các ngành kinh tế có liên quan. (Ưu tiên ứng viên có kiến thức nền tảng tốt về Luật Lao động Việt Nam).
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự, ưu tiên các vị trí: Chuyên viên C&B, Chuyên viên Quan hệ Lao động (Employee Relations), Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist) hoặc Trợ lý Nhân sự có tham gia sâu vào quy trình giải quyết thủ tục thôi việc.
* Chấp nhận ứng viên tốt nghiệp Trung cấp nhưng có kinh nghiệm thực chiến dày dặn, am hiểu sâu sắc quy trình vận hành nhân sự và có kỹ năng xử lý tình huống khéo léo.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu Pháp luật Lao động: Nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động, thời hạn báo trước, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm, kỷ luật lao động và các quy định về Bảo hiểm xã hội.
* Kỹ năng Phỏng vấn và Khai thác Thông tin (Exit Interviewing Skills): Có khả năng đặt câu hỏi thông minh, lắng nghe tích cực và khơi gợi chia sẻ để nhân viên nghỉ việc thoải mái nói ra những suy nghĩ, phản hồi chân thật nhất mà không gây cảm giác e ngại hay đối đầu.
* Kỹ năng Tính toán và Xử lý Số liệu: Khả năng tính toán chính xác bảng lương, phép năm, chế độ thôi việc và các khoản quyết toán cuối cùng một cách tỉ mỉ, không sai sót. Thành thạo MS Excel (các hàm tính toán lương, so khớp dữ liệu) là bắt buộc.
* Kỹ năng Đàm phán và Giải quyết Xung đột: Có khả năng thuyết phục, xoa dịu những cái đầu nóng, giải quyết êm đẹp các tranh chấp phát sinh giữa người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình nghỉ việc, hướng tới giải pháp đôi bên cùng có lợi (Win-Win).
* Sử dụng Phần mềm Nhân sự (HRIS): Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (như Base.vn, BambooHR, MISA AMIS, SAP, Oracle, v.v.) là một lợi thế lớn.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật Thông tin Tuyệt đối (Confidentiality): Đây là yêu cầu bắt buộc tối cao. Chuyên viên nghỉ việc tiếp xúc trực tiếp với các thông tin nhạy cảm về lương thưởng, lý do nghỉ việc cá nhân, thông tin nội bộ doanh nghiệp và các hồ sơ pháp lý. Do đó, phải luôn tuân thủ nguyên tắc bảo mật.
* Thấu cảm và Trí tuệ Cảm xúc cao (High EQ & Empathy): Nhạy cảm với cảm xúc của người khác, biết cách lắng nghe, chia sẻ và đồng cảm với nhân viên trong giai đoạn chuyển giao nhạy cảm (nghỉ việc, sa thải, cắt giảm nhân sự). Luôn giữ thái độ tôn trọng, lịch sự và tử tế trong mọi hoàn cảnh.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng và Chính xác: Quy trình nghỉ việc liên quan mật thiết đến pháp lý và tài chính cá nhân. Một sai sót nhỏ trong tính toán ngày phép, chốt sổ BHXH hay soạn thảo văn bản có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý phức tạp.
* Khách quan và Công tâm: Không đứng về một phía, có cái nhìn đa chiều khi đánh giá các mâu thuẫn giữa nhân viên và quản lý trực tiếp được phản ánh qua buổi Exit Interview.
* Chịu được áp lực công việc cao (Resilience): Có khả năng đối mặt và xử lý các tình huống tiêu cực, các phản ứng giận dữ, thất vọng từ nhân viên nghỉ việc một cách chuyên nghiệp và điềm tĩnh.

---

Quyền lợi:

* Mức lương hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng cạnh tranh (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm làm việc), thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn.
* Phụ cấp và Chế độ đãi ngộ:
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang thiết bị làm việc (máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại công việc).
* Phụ cấp điện thoại, xăng xe (nếu phát sinh công việc di chuyển ngoài văn phòng phục vụ công tác đối ngoại với cơ quan BHXH, Sở LĐ-TB&XH).
* Chương trình Thưởng đa dạng:
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) định kỳ theo tháng/quý.
* Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của Tập đoàn (từ 1 - 3 tháng lương tùy theo kết quả kinh doanh).
* Thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Chăm sóc Sức khỏe Toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng mức lương thực tế quy định trong Hợp đồng lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành riêng cho nhân viên chính thức của công ty.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường và Văn hóa làm việc:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, hiện đại, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy sự sáng tạo của cá nhân.
* Văn phòng làm việc chuẩn hạng A với không gian mở, trang bị khu vực pantry (trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí), khu vực thư giãn và giải trí cho nhân viên.
* Cơ hội Đào tạo và Phát triển nghề nghiệp:
* Được tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động mới nhất, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động, kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp từ các chuyên gia hàng đầu.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Quan hệ Lao động (Employee Relations Team Lead), Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Chuyên gia Tư vấn Pháp lý Lao động Nội bộ.
* Hoạt động Tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch/nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga, chạy bộ).

---

Tags:

`#TuyểnDụngNhânSự` `#HRJobs` `#QuanHệLaoĐộng` `#HROffboarding` `#NhânViênThôiViệc` `#LuậtLaoĐộng` `#C&B` `#EmployeeRelations` `#HRGeneralist` `#TốtNghiệpTrungCấp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên nghỉ việc, chuyên viên offboarding nhân sự, tuyển dụng nhân viên quan hệ lao động, nhân viên thủ tục thôi việc, chuyên viên C&B nghỉ việc, nhân viên nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tìm việc làm nhân sự thôi việc, HR Offboarding Specialist recruitment, tuyển dụng nhân sự giải quyết chế độ, chuyên viên xử lý nghỉ việc.

Share