Mô tả công việc: Nhân viên hồ sơ nhân sự

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist) tận tụy, tỉ mỉ và có tư duy hệ thống cao. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng quy mô và hướng tới chuyển đổi số toàn diện, vai trò của bạn không đơn thuần là quản lý giấy tờ hành chính, mà là "người gác cổng" thông tin cốt lõi của doanh nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành, bảo mật và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự, từ hồ sơ giấy vật lý cho đến các dữ liệu số hóa trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS). Vị trí này đóng vai trò nền tảng, đảm bảo tính pháp lý cao nhất cho mối quan hệ lao động giữa công ty và nhân viên, đồng thời cung cấp nguồn dữ liệu chuẩn xác, kịp thời để Ban Giám đốc và bộ phận C&B đưa ra các quyết định chiến lược về mặt con người. Bạn sẽ là cầu nối giúp trải nghiệm làm việc của nhân viên trở nên chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu tiên nhận việc cho đến khi kết thúc hành trình đồng hành cùng công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, lưu trữ và số hóa hệ thống hồ sơ nhân sự toàn diện

* Tiếp nhận và kiểm tra: Thu thập, kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ và tính chính xác của toàn bộ hồ sơ đầu vào của nhân viên mới (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, quyết định nghỉ việc ở công ty cũ, v.v.) theo đúng quy định của Luật lao động và quy chế nội bộ của công ty.
* Phân loại và lưu trữ vật lý: Thiết lập và duy trì hệ thống tủ hồ sơ giấy khoa học theo tiêu chuẩn 5S. Phân loại hồ sơ theo phòng ban, trạng thái làm việc (thử việc, chính thức, đã nghỉ việc) để đảm bảo việc tra cứu, bàn giao diễn ra nhanh chóng dưới 3 phút.
* Số hóa dữ liệu (Digitalization): Thực hiện quét (scan) toàn bộ hồ sơ giấy lên hệ thống lưu trữ đám mây (Google Drive/OneDrive) và nhập liệu chính xác 100% các trường thông tin cá nhân vào hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS/ERP) của công ty.
* Bảo mật thông tin: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật thông tin nhân sự theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đảm bảo chỉ những nhân sự có thẩm quyền mới được quyền tiếp cận các thông tin nhạy cảm (lương, đánh giá hiệu suất, hồ sơ kỷ luật).

2. Quản lý vòng đời hợp đồng lao động và các quyết định nhân sự

* Soạn thảo hợp đồng: Chủ động soạn thảo các loại hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), phụ lục hợp đồng, thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), thỏa thuận đào tạo theo đúng biểu mẫu pháp lý đã được phê duyệt.
* Theo dõi thời hạn: Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng của toàn bộ nhân viên. Thiết lập hệ thống cảnh báo trước 30 ngày đối với các hợp đồng sắp hết hạn để thông báo cho Quản lý trực tiếp và chuẩn bị các thủ tục đánh giá tái ký/chấm dứt hợp đồng.
* Ban hành quyết định: Soạn thảo, trình ký và ban hành các văn bản/quyết định nhân sự bao gồm: Quyết định tiếp nhận, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật và quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.

3. Quản lý biến động nhân sự và cập nhật dữ liệu hệ thống

* Cập nhật thời gian thực (Real-time): Ghi nhận và cập nhật liên tục mọi biến động nhân sự hàng ngày (tăng mới, giảm, thai sản, ốm đau, nghỉ không lương, điều chuyển nội bộ) vào file master data nhân sự và phần mềm HRM.
* Quản lý danh sách nhân sự: Duy trì cấu trúc sơ đồ tổ chức (Org Chart) của công ty luôn đúng với thực tế vận hành tại các phòng ban.
* Cấp phát tài nguyên ban đầu: Phối hợp với bộ phận IT để cấp phát email, tài khoản phần mềm, thẻ nhân viên, dấu vân tay chấm công cho nhân sự mới; thu hồi đầy đủ tài nguyên khi nhân sự nghỉ việc.

4. Phối hợp thực hiện các thủ tục chế độ, chính sách và pháp lý lao động

* Phối hợp C&B: Cung cấp kịp thời, chính xác hồ sơ đầu vào và các quyết định thay đổi lương/chức vụ cho bộ phận C&B (Tiền lương & Phúc lợi) để phục vụ công tác tính lương, đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), BHYT, BHTN và đăng ký mã số thuế TNCN, người phụ thuộc cho nhân viên.
* Hồ sơ bảo hiểm: Hỗ trợ tiếp nhận chứng từ và làm hồ sơ giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức cho nhân sự để gửi cơ quan BHXH.
* Hỗ trợ thanh kiểm tra: Chuẩn bị, sắp xếp và cung cấp hồ sơ nhân sự đầy đủ khi có các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội) hoặc các cuộc đánh giá nội bộ/đánh giá từ khách hàng lớn.

5. Thực hiện quy trình thôi việc (Offboarding) chuẩn chỉnh

* Tiếp nhận đơn từ: Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, kiểm tra thời hạn báo trước theo luật định và nội quy lao động.
* Theo dõi bàn giao: Gửi biên bản bàn giao công việc và tài sản cho nhân viên nghỉ việc; theo dõi, đôn đốc quá trình bàn giao giữa nhân sự nghỉ việc với quản lý trực tiếp và các bộ phận liên quan (IT, Hành chính, Kế toán).
* Hoàn tất thủ tục: Soạn thảo quyết định thôi việc, hoàn thiện hồ sơ thanh lý hợp đồng, thực hiện chốt sổ BHXH (phối hợp với chuyên viên BHXH) và trả hồ sơ gốc (nếu có), quyết định thôi việc, tờ rời BHXH cho người lao động đúng thời hạn pháp luật quy định.

6. Công tác báo cáo định kỳ và các nhiệm vụ khác

* Báo cáo lao động: Lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm để nộp cho Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội/Sở LĐ-TB&XH theo đúng quy định của pháp luật.
* Báo cáo quản trị nội bộ: Thực hiện các báo cáo phân tích biến động nhân sự hàng tháng (tỷ lệ nghỉ việc, lý do nghỉ việc, cơ cấu độ tuổi, thâm niên, trình độ học vấn) cho Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc.
* Cải tiến quy trình: Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và nâng cao hiệu quả tương tác với nhân viên.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp: Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Ban Giám đốc khi có yêu cầu đặc biệt liên quan đến dữ liệu lớn hoặc thanh tra pháp lý.
* Quan hệ công tác trong công ty:
* Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để tiếp nhận thông tin ứng viên trúng tuyển, chuẩn bị Onboarding).
* Hợp tác với bộ phận C&B (để đồng bộ dữ liệu chấm công, tính lương, đóng bảo hiểm, thuế TNCN).
* Hỗ trợ Quản lý trực tiếp các phòng ban khác trong việc tra cứu thông tin nhân viên dưới quyền khi cần đánh giá hoặc điều chuyển công tác.
* Hướng dẫn và Đào tạo:
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới về việc chuẩn bị hồ sơ nhận việc đúng quy chuẩn.
* Hướng dẫn, đào tạo công việc (onboarding training) cho các bạn thực tập sinh Nhân sự hoặc nhân viên mới gia nhập bộ phận hồ sơ nhân sự.
* Giải đáp thắc mắc của người lao động liên quan đến các quy định nộp hồ sơ, giấy tờ cá nhân, quy trình ký kết và nhận hợp đồng lao động.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Hành chính văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Kinh tế, Lao động tiền lương hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên hồ sơ nhân sự, HR Admin, Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự cứng).
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự và có kết quả học tập/thực tập xuất sắc.
* Đã từng làm việc với các hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS, Base, AMIS, SAP, Oracle...) là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các kiến thức cơ bản của Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN liên quan đến hồ sơ, hợp đồng và chế độ của người lao động.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc:
* Sử dụng thành thạo MS Office (đặc biệt là Excel: sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, thống kê như VLOOKUP, INDEX/MATCH, Pivot Table để xử lý và quản lý tệp dữ liệu lớn nhanh chóng).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuẩn quy phạm pháp luật (đúng thể thức, không sai lỗi chính tả, căn lề chuẩn, hành văn rõ ràng, khúc chiết).
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thông tin: Có tư duy sắp xếp khoa học, kỹ năng quản lý thời gian tốt, biết cách ưu tiên công việc để xử lý lượng lớn hồ sơ trong các mùa tuyển dụng cao điểm mà không bị sót việc.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, nhã nhặn, khéo léo khi thúc giục nhân viên hoàn thiện hồ sơ hoặc khi giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu các tài liệu, hồ sơ bằng tiếng Anh cơ bản (hoặc tiếng Anh giao tiếp) là một điểm cộng lớn đối với các doanh nghiệp FDI hoặc đa quốc gia.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì một lỗi sai nhỏ trên hợp đồng (sai số CCCD, sai mức lương, sai ngày hiệu lực) có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Tuyệt đối trung thực, có đạo đức nghề nghiệp tốt, cam kết bảo mật 100% thông tin lương thưởng, thông tin cá nhân của người lao động và các chiến lược nhân sự của công ty.
* Trách nhiệm và cam kết: Có tinh thần chịu trách nhiệm cao với dữ liệu mình quản lý; chủ động theo đuổi công việc đến cùng để đảm bảo hồ sơ luôn được hoàn thiện đúng hạn.
* Kiên nhẫn và chịu áp lực tốt: Khả năng làm việc tập trung cao độ với các con số, văn bản, giấy tờ lặp đi lặp lại hàng ngày mà vẫn giữ được sự tỉnh táo và thái độ tích cực.
* Tư duy mở và thích ứng nhanh: Sẵn sàng học hỏi công nghệ mới, chủ động tham gia vào quá trình chuyển đổi số, tối ưu hóa các quy trình lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (theo năng lực và kinh nghiệm) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại (nếu có). Chế độ review lương định kỳ hàng năm hoặc đột xuất dựa trên hiệu suất công việc xuất sắc.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, văn hóa cởi mở, trẻ trung, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Trang bị đầy đủ thiết bị làm việc hiện đại (máy tính cấu hình cao, máy quét tài liệu chuyên dụng, văn phòng phẩm chất lượng).
* Cơ hội phát triển và thăng tiến nghề nghiệp:
* Được đào tạo bài bản, chuyên sâu về Luật lao động thực chiến, kỹ năng quản trị dữ liệu nhân sự nâng cao từ các chuyên gia/Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm.
* Được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài do công ty tài trợ kinh phí 100%.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên hồ sơ nhân sự -> Chuyên viên nhân sự tổng hợp (HR Generalist) hoặc Chuyên viên C&B (C&B Specialist) -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Lead) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga), các buổi tiệc sinh nhật tháng, tiệc tất niên (Year End Party).

---

Tags

`Hồ sơ nhân sự` `Tuyển dụng nhân sự` `Hành chính nhân sự` `Luật lao động` `Quản trị nhân lực` `Lưu trữ hồ sơ` `Số hóa dữ liệu` `Hợp đồng lao động` `Nhân sự tổng hợp` `HR Admin` `C&B` `Thủ tục thôi việc` `Bảo mật thông tin nhân sự` `Báo cáo lao động`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hồ sơ nhân sự
* Chuyên viên quản lý hồ sơ nhân sự
* Nhân viên hành chính nhân sự tuyển dụng
* HR Admin tuyển dụng
* Nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự
* Chuyên viên dữ liệu nhân sự (HR Data Specialist)
* Nhân viên hợp đồng lao động và hồ sơ
* Tuyển dụng nhân viên hồ sơ nhân sự Trung cấp trở lên
* Tuyển dụng HR Admin tại Hà Nội / TP.HCM
* Việc làm hồ sơ nhân sự mới tốt nghiệp
* Nhân viên quản lý thông tin nhân sự (HRIS Specialist)

Share