MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ DỮ LIỆU CÔNG VÀ PHÚC LỢI (TIMEKEEPING & ATTENDANCE SPECIALIST)

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Chấm công (Timekeeping Specialist) đầy nhiệt huyết và tỉ mỉ để gia nhập đội ngũ quản trị nguồn nhân lực của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô, vị trí này không chỉ đơn thuần là người kiểm soát giờ giấc ra vào của nhân viên, mà đóng vai trò là "người gác cổng" cho sự chính xác của dữ liệu lương, đảm bảo tính công bằng, minh bạch và tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật lao động. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa nhân viên và bộ phận kế toán, đảm bảo mọi nỗ lực của người lao động đều được ghi nhận chính xác và kịp thời. Một Chuyên viên Chấm công xuất sắc sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà kỷ luật và chế độ đãi ngộ được vận hành một cách trơn tru, khoa học.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hệ thống Dữ liệu Chấm công hàng ngày:
* Trực tiếp vận hành và quản lý phần mềm chấm công (HRIS), máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt hoặc thẻ từ của công ty.
* Theo dõi dữ liệu quẹt thẻ hàng ngày để phát hiện kịp thời các lỗi kỹ thuật từ hệ thống hoặc lỗi sơ suất từ phía nhân viên (quên quẹt thẻ, máy không nhận diện).
* Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu điều chỉnh công (bổ sung công) thông qua các biểu mẫu hoặc phần mềm phê duyệt trực tuyến, đảm bảo mọi sự điều chỉnh đều có lý do chính đáng và được cấp quản lý trực tiếp xác nhận.
* Kiểm tra tính hợp lý của giờ làm việc, đặc biệt là các trường hợp đi muộn, về sớm, ra ngoài trong giờ làm việc.

2. Quản lý Chế độ Nghỉ phép và Nghỉ việc riêng:
* Theo dõi và cập nhật số dư phép năm của toàn bộ nhân viên trong công ty định kỳ hàng tháng.
* Quản lý và lưu trữ hồ sơ các loại nghỉ hưởng lương và không hưởng lương: nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ dưỡng sức, nghỉ việc riêng có hưởng lương (kết hôn, tang chế), và nghỉ không hưởng lương.
* Đối soát dữ liệu nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) với bộ phận phụ trách bảo hiểm để đảm bảo nhân viên nhận đúng quyền lợi từ quỹ bảo hiểm.

3. Kiểm soát và Quản lý Làm thêm giờ (Overtime - OT):
* Kiểm soát chặt chẽ việc đăng ký và phê duyệt làm thêm giờ theo đúng quy trình và chính sách của công ty.
* Đối soát dữ liệu OT thực tế từ máy chấm công với đơn đăng ký đã được phê duyệt để loại bỏ các trường hợp làm thêm giờ không được phép hoặc không hiệu quả.
* Đảm bảo tổng số giờ làm thêm của nhân viên không vượt quá hạn mức quy định của Bộ luật Lao động Việt Nam, đưa ra cảnh báo cho các trưởng bộ phận khi nhân viên có dấu hiệu quá tải hoặc vi phạm quy định về giờ giấc.

4. Tổng hợp Dữ liệu tính Lương hàng tháng:
* Kết xuất dữ liệu tổng hợp công (bảng công chi tiết và bảng công tổng hợp) vào cuối mỗi kỳ công.
* Phân loại các loại công: công làm việc bình thường, công làm đêm, công làm ngày nghỉ lễ, tết, công đi công tác, đào tạo.
* Chuyển đổi dữ liệu công thành các chỉ số phục vụ cho việc tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp (ăn trưa, đi lại, chuyên cần).
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Tiền lương và Phúc lợi) để giải trình các biến động về công và đảm bảo bảng lương được thanh toán đúng hạn.

5. Xây dựng và Hoàn thiện Quy trình:
* Tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự trong việc xây dựng, sửa đổi các nội quy, quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.
* Đề xuất các giải pháp công nghệ mới nhằm tự động hóa quy trình chấm công, giảm thiểu sai sót thủ công và nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

6. Giải đáp thắc mắc và Khiếu nại:
* Là đầu mối tiếp nhận và giải quyết mọi thắc mắc của nhân viên liên quan đến dữ liệu công, phép và các chế độ liên quan đến thời gian làm việc.
* Đảm bảo thái độ phục vụ chuyên nghiệp, giải thích rõ ràng dựa trên các quy định và bằng chứng dữ liệu xác thực.

7. Lưu trữ hồ sơ và Bảo mật thông tin:
* Sắp xếp và lưu trữ các chứng từ liên quan (đơn xin nghỉ phép, giấy xác nhận của bệnh viện, đơn xin làm thêm giờ...) một cách khoa học, phục vụ cho công tác thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước hoặc kiểm toán nội bộ.
* Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân và dữ liệu thu nhập của nhân viên.

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Công tác Báo cáo:
* Báo cáo tuần: Tổng hợp tình hình đi muộn, về sớm, vắng mặt không lý do của toàn công ty để gửi cho quản lý các bộ phận.
* Báo cáo tháng: Lập báo cáo phân tích tỷ lệ chuyên cần, biến động nhân sự thông qua dữ liệu chấm công, báo cáo tình hình sử dụng quỹ phép năm và tình hình làm thêm giờ của doanh nghiệp.
* Báo cáo bất thường: Thực hiện các báo cáo chuyên sâu về chi phí lao động liên quan đến giờ công khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc.

2. Công tác Hướng dẫn:
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới về quy định chấm công, cách thức sử dụng phần mềm/máy chấm công trong buổi đào tạo hội nhập.
* Hướng dẫn, đôn đốc các cấp quản lý bộ phận thực hiện việc phê duyệt công, phép đúng hạn định.
* Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, thông báo nội bộ liên quan đến chế độ thời giờ làm việc (ví dụ: thông báo lịch nghỉ lễ, tết, thay đổi giờ làm việc theo mùa).

Yêu cầu tuyển dụng:

* Giới tính: Không yêu cầu.
* Độ tuổi: Từ 24 đến 35 tuổi.
* Tác phong: Chuyên nghiệp, chỉn chu, đúng giờ (là tấm gương về kỷ luật giờ giấc).

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Kế toán, Kinh tế hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Chấm công, C&B, Hành chính nhân sự) trong các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các nhà máy sản xuất hoặc các đơn vị có nhiều ca kíp phức tạp.
* Hiểu biết sâu sắc về Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến thời giờ làm việc, nghỉ ngơi.

Kỹ năng chuyên môn:

1. Kỹ năng Excel (Bắt buộc): Thành thạo các hàm xử lý dữ liệu (Vlookup, Hlookup, If, Sumifs, Countifs, Index, Match), Pivot Table và các kỹ thuật định dạng dữ liệu để xử lý bảng công lớn một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Sử dụng Phần mềm: Thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công chuyên dụng và các thiết bị phần cứng chấm công. Khả năng thích nghi nhanh với các công nghệ mới.
3. Kỹ năng Phân tích Dữ liệu: Có khả năng đọc hiểu số liệu, phát hiện ra các điểm bất thường trong dữ liệu chấm công và đề xuất phương án xử lý.
4. Kỹ năng Giao tiếp & Giải quyết vấn đề: Khéo léo trong việc giao tiếp với nhân viên, có khả năng giải quyết các xung đột lợi ích liên quan đến công - lương một cách thuyết phục và đúng quy định.
5. Kỹ năng Soạn thảo Văn bản: Viết thông báo, quy trình, quy định một cách logic, ngắn gọn và dễ hiểu.

Phẩm chất cá nhân:

1. Trung thực và Chính trực: Đây là yêu cầu tiên quyết vì vị trí này nắm giữ dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính công ty và thu nhập cá nhân. Tuyệt đối không có hành vi gian lận hoặc bao che sai phạm.
2. Sự tỉ mỉ và Cẩn trọng: Làm việc với con số yêu cầu độ chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ trong chấm công có thể dẫn đến sai lệch lớn trong bảng lương và làm mất lòng tin của nhân viên.
3. Tinh thần Trách nhiệm: Sẵn sàng làm thêm giờ vào những ngày chốt công cuối tháng để đảm bảo tiến độ bảng lương của công ty.
4. Khả năng Chịu áp lực: Có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn và đối mặt với những khiếu nại gay gắt từ phía nhân viên một cách bình tĩnh.
5. Tư duy Dịch vụ (Service Mindset): Luôn xem nhân viên là khách hàng nội bộ, hỗ trợ nhiệt tình và giải quyết yêu cầu với thái độ cầu thị.

Quyền lợi:

* Thu nhập: Lương cơ bản cạnh tranh (theo thỏa thuận dựa trên năng lực) + Phụ cấp ăn trưa, đi lại + Thưởng hiệu suất (KPI) hàng tháng.
* Thưởng: Thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày Lễ, Tết theo quy định của công ty và kết quả kinh doanh.
* Bảo hiểm: Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc thử việc. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, văn phòng hiện đại. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm C&B hoặc Phó phòng Nhân sự.
* Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Pháp luật Lao động, kỹ năng Excel nâng cao và quản trị nhân sự hiện đại.
* Hoạt động ngoại khóa: Tham gia Team building, du lịch hàng năm, các câu lạc bộ thể thao và các sự kiện nội bộ sôi nổi.
* Công cụ làm việc: Được trang bị máy tính xách tay cấu hình cao và các thiết bị cần thiết phục vụ công việc.

Tags:
#NhanVienChamCong #TuyenDungNhanSu #HRJobs #TimekeepingSpecialist #CBJobs #QuanTriNhanSu #ViecLamHanhChinh #ChuyenVienTienLuong

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên chấm công, Chuyên viên C&B, Quản lý dữ liệu nhân sự, Tuyển dụng nhân sự chấm công, Việc làm hành chính nhân sự, Chuyên viên tính công, HR Timekeeping, Payroll and Attendance Specialist, Cách tính công trong Excel, Quản lý phép năm nhân viên.

Share