MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG NHÂN SỰ (SONG NGỮ)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG NHÂN SỰ (SONG NGỮ)

JOB DESCRIPTION: BILINGUAL HR CONTRACT MANAGEMENT STAFF

JOB DESCRIPTION: BILINGUAL HR CONTRACT MANAGEMENT STAFF

I. TỔNG QUAN CÔNG VIỆC (JOB OVERVIEW)

Tiếng Việt:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Quản trị Hợp đồng" – vị trí nhân sự nòng cốt đảm bảo tính pháp lý và sự chuẩn mực trong mọi cam kết giữa doanh nghiệp và người lao động. Trong một môi trường kinh doanh quốc tế, việc quản lý hợp đồng không chỉ đơn thuần là soạn thảo văn bản, mà còn là nghệ thuật cân bằng giữa tuân thủ pháp luật (Luật Lao động) và bảo vệ quyền lợi của tổ chức. Sự tỉ mỉ trong từng điều khoản, tư duy nhạy bén trong việc xử lý dữ liệu và khả năng sử dụng ngoại ngữ lưu loát chính là giá trị cốt lõi bạn mang lại. Nếu bạn là một người làm nhân sự đam mê sự chính xác, am hiểu pháp lý và mong muốn phát triển trong môi trường chuyên nghiệp, chúng tôi chào đón bạn gia nhập đội ngũ.

English:
We are seeking a "Contract Management Specialist" – a core HR position that ensures legal integrity and standardization in all commitments between the business and its employees. In an international business environment, contract management is not just about drafting documents; it is the art of balancing legal compliance (Labor Law) and protecting the organizations interests. Meticulousness in every clause, a keen mindset in data processing, and fluency in foreign languages are the core values you bring. If you are an HR professional passionate about precision, legally savvy, and eager to grow in a professional environment, we welcome you to join our team.

---

II. NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH (KEY RESPONSIBILITIES)

1. Quản lý Vòng đời Hợp đồng (Contract Lifecycle Management)

Tiếng Việt:
- Chủ trì soạn thảo, chỉnh sửa và hoàn thiện các loại hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), phụ lục hợp đồng, thỏa thuận bảo mật (NDA), và các cam kết đào tạo bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh.
- Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng của toàn bộ nhân viên (từ 30-45 ngày trước khi hết hạn) để thực hiện các thủ tục tái ký, gia hạn hoặc chấm dứt theo đúng quy định của pháp luật và quy trình công ty.
- Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng để chuẩn bị thư mời làm việc (Offer Letter) và gói hồ sơ nhận việc cho nhân sự mới.

English:
- Lead the drafting, editing, and finalizing of various types of labor contracts (probationary, fixed-term, indefinite-term), contract addenda, Non-Disclosure Agreements (NDA), and training commitments in both Vietnamese and English.
- Closely monitor contract expiration dates for all employees (30-45 days prior to expiry) to execute renewal, extension, or termination procedures in accordance with legal regulations and company policies.
- Coordinate with the Recruitment department to prepare Offer Letters and onboarding document packages for new hires.

2. Quản trị Dữ liệu & Lưu trữ (Data Administration & Archiving)

Tiếng Việt:
- Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu nhân sự trên hệ thống phần mềm (HRIS/ERP) như SAP, SuccessFactors hoặc Excel, đảm bảo thông tin hợp đồng luôn chính xác và đồng bộ.
- Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học (cả bản cứng và bản mềm/e-contract), đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.
- Số hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng thông qua các nền tảng chữ ký số (E-signature) để tối ưu hóa thời gian và chi phí.

English:
- Manage and update the HR database on software systems (HRIS/ERP) such as SAP, SuccessFactors, or Excel, ensuring contract information is always accurate and synchronized.
- Build and maintain a scientific filing system (both hard copies and soft copies/e-contracts), ensuring absolute confidentiality and easy retrieval for audits or inspections.
- Digitalize the entire contract signing process through E-signature platforms to optimize time and costs.

3. Tuân thủ Pháp lý & Quan hệ Lao động (Legal Compliance & Employee Relations)

Tiếng Việt:
- Thường xuyên cập nhật các thay đổi của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản pháp luật liên quan để điều chỉnh biểu mẫu hợp đồng kịp thời.
- Tư vấn và giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến điều khoản hợp đồng, chế độ phúc lợi, và các quy định kỷ luật lao động bằng cả hai ngôn ngữ.
- Tham gia vào quá trình xử lý kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng, đảm bảo mọi thủ tục (thông báo thôi việc, biên bản bàn giao, quyết định chấm dứt) đều đúng trình tự pháp lý để giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

English:
- Regularly update changes in the Labor Code, Social Insurance Law, and relevant legal documents to adjust contract templates timely.
- Advise and answer employees inquiries regarding contract clauses, benefits, and labor discipline regulations in both languages.
- Participate in the disciplinary or termination process, ensuring all procedures (resignation notices, handover minutes, termination decisions) follow legal protocols to minimize litigation risks.

4. Báo cáo & Phân tích (Reporting & Analysis)

Tiếng Việt:
- Lập báo cáo định kỳ (hàng tháng/quý/năm) về tình hình biến động hợp đồng, tỷ lệ tái ký, và các chỉ số liên quan đến nhân sự.
- Phân tích dữ liệu hợp đồng để đưa ra các cảnh báo về rủi ro thiếu hụt nhân sự hoặc các vấn đề phát sinh trong quan hệ lao động.
- Cung cấp dữ liệu chính xác cho bộ phận C&B (Lương và Phúc lợi) để phục vụ công tác tính lương và đóng bảo hiểm.

English:
- Prepare periodic reports (monthly/quarterly/annually) on contract fluctuations, renewal rates, and HR-related metrics.
- Analyze contract data to provide warnings about potential labor shortages or issues arising in labor relations.
- Provide accurate data to the C&B (Compensation & Benefits) department for payroll and insurance contribution purposes.

---

III. YÊU CẦU TUYỂN DỤNG (JOB REQUIREMENTS)

1. Học vấn & Kinh nghiệm (Education & Experience)

Tiếng Việt:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Luật, Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 02 - 05 năm kinh nghiệm tại vị trí Quản lý hợp đồng nhân sự hoặc HR Generalist trong các công ty có quy mô trên 500 nhân sự hoặc các công ty đa quốc gia.
- Am hiểu sâu sắc Luật Lao động Việt Nam 2019 và các quy định về Thuế TNCN, Bảo hiểm xã hội.

English:
- Bachelor’s degree or higher in Law, Human Resources Management, Business Administration, English Linguistics, or related fields.
- At least 02 - 05 years of experience in HR Contract Management or as an HR Generalist in companies with over 500 employees or multinational corporations.
- Deep understanding of the Vietnam Labor Code 2019 and regulations on Personal Income Tax and Social Insurance.

2. Kỹ năng Chuyên môn (Professional Skills)

Tiếng Việt:
- Năng lực Ngôn ngữ: Thành thạo tiếng Anh (Nghe, Nói, Đọc, Viết), đặc biệt là tiếng Anh pháp lý/nhân sự để soạn thảo văn bản song ngữ chuẩn xác.
- Kỹ năng Tin học: Sử dụng thành thạo MS Office (Excel nâng cao là bắt buộc để quản lý database), có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS).
- Kỹ năng Soạn thảo: Khả năng hành văn văn phòng chuyên nghiệp, logic và chặt chẽ.

English:
- Language Proficiency: Proficient in English (Listening, Speaking, Reading, Writing), especially Legal/HR English for accurate bilingual drafting.
- IT Skills: Proficient in MS Office (Advanced Excel is mandatory for database management); experience using HRIS software is an advantage.
- Drafting Skills: Ability to write professional, logical, and rigorous administrative documents.

3. Phẩm chất Cá nhân (Personal Attributes)

Tiếng Việt:
- Sự tỉ mỉ (Attention to Detail): Đây là yêu cầu quan trọng nhất vì một sai sót nhỏ trong hợp đồng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý lớn.
- Tính chính trực & Bảo mật: Khả năng bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối.
- Kỹ năng Quản lý thời gian: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multitasking) để đảm bảo deadline ký kết.
- Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ: Thái độ mềm mỏng nhưng kiên quyết khi làm việc với nhân viên và các phòng ban.

English:
- Attention to Detail: This is the most critical requirement as a small error in a contract can lead to significant legal consequences.
- Integrity & Confidentiality: Ability to maintain absolute confidentiality of personnel information.
- Time Management Skills: Ability to work under high pressure and manage multiple tasks simultaneously (multitasking) to meet signing deadlines.
- Internal Customer Service Mindset: A diplomatic yet firm attitude when working with employees and departments.

---

IV. QUYỀN LỢI (BENEFITS)

Tiếng Việt:
1. Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn tương xứng với năng lực và kinh nghiệm, xét tăng lương định kỳ hàng năm.
2. Chế độ bảo hiểm: Đóng BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp dành riêng cho nhân viên chính thức.
3. Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường đa quốc gia năng động, sử dụng tiếng Anh hàng ngày, cơ hội tiếp cận với các quy trình quản trị nhân sự hiện đại.
4. Đào tạo & Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng quản trị và các chứng chỉ nhân sự quốc tế (SHRM/HRP).
5. Phúc lợi khác: Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), quà tặng các dịp lễ tết, sinh nhật, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty.

English:
1. Competitive Income: Attractive salary commensurate with capacity and experience; annual salary reviews.
2. Insurance Policies: Full contribution to Social, Health, and Unemployment Insurance based on actual salary; premium health insurance package for permanent employees.
3. Work Environment: Work in a dynamic multinational environment using English daily; access to modern HR management processes.
4. Training & Development: Participate in intensive training on Labor Law, management skills, and international HR certifications (SHRM/HRP).
5. Other Benefits: 13th-month salary, performance-based bonuses (KPIs), gifts for holidays and birthdays, and annual company retreats.

---

V. CÁC CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ (KEY PERFORMANCE INDICATORS - KPIs)

Tiếng Việt:
- Tỷ lệ chính xác của hợp đồng: 100% hợp đồng không sai sót về thông tin cá nhân và điều khoản pháp lý.
- Thời gian hoàn thành (SLA): 100% hợp đồng được ký kết đúng hạn trước khi hợp đồng cũ hết hạn hoặc trước ngày nhân viên mới bắt đầu.
- Tính đầy đủ của hồ sơ: 100% nhân viên có đủ bộ hồ sơ hợp đồng (bản cứng/bản mềm) theo quy định kiểm tra của tập đoàn.
- Mức độ hài lòng của nhân viên: Kết quả khảo sát về việc giải đáp thắc mắc hợp đồng nhanh chóng và rõ ràng.

English:
- Contract Accuracy Rate: 100% of contracts without errors in personal information and legal clauses.
- Turnaround Time (SLA): 100% of contracts signed on time before old contracts expire or before new hires start.
- Document Completeness: 100% of employees have complete contract file sets (hard/soft copies) according to corporate audit regulations.
- Employee Satisfaction Level: Survey results regarding quick and clear resolution of contract inquiries.

---

VI. THÔNG TIN KHÁC (ADDITIONAL INFORMATION)

Tags:
Nhân viên quản lý hợp đồng, HR Contract Administrator, Nhân sự song ngữ, Bilingual HR Staff, Quản trị hồ sơ nhân sự, Luật lao động, Labor Law Compliance, HR Data Analyst, Chuyên viên nhân sự, Việc làm nhân sự tiếng Anh, Contract Lifecycle Management, Hồ sơ nhân sự, Tuyển dụng nhân sự.

Từ khóa tìm kiếm (Search Keywords):
- Bilingual HR Contract Specialist
- Nhân viên hợp đồng lao động song ngữ
- HR Legal Compliance Officer
- Quản lý hồ sơ nhân sự tiếng Anh
- HR Administrator (Labor Contract Focus)

Share