Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên lưu trữ hồ sơ lĩnh vực nhân sự chuyên nghiệp, người sẽ chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật và tối ưu hóa toàn bộ hệ thống thông tin, hồ sơ nhân sự của công ty. Trong kỷ nguyên số hóa, vai trò này không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp giấy tờ truyền thống mà đóng vai trò như một kiến trúc sư thông tin nhân sự. Bạn sẽ là người bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy xuất nhanh chóng và tuân thủ pháp lý cao nhất đối với toàn bộ dữ liệu từ khi nhân viên gia nhập cho đến khi rời tổ chức. Đây là vị trí cốt lõi giúp phòng Nhân sự vận hành trơn tru, bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý và cung cấp nền tảng dữ liệu chính xác cho các quyết định chiến lược của Ban Giám đốc.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy (Physical Archiving)

* Tiếp nhận và kiểm tra: Thu thập, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và tính pháp lý của tất cả các hồ sơ đầu vào (Hồ sơ tuyển dụng, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, cam kết bảo mật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ thai sản, thôi việc...).
* Phân loại và mã hóa: Thiết lập và áp dụng hệ thống phân loại, đánh chỉ mục (indexing) khoa học theo phòng ban, chức vụ, bảng chữ cái hoặc mã số nhân viên. Dán nhãn, đóng gáy và lưu trữ hồ sơ vào các bìa còng, tủ hồ sơ chuyên dụng.
* Bảo quản vật lý: Trực tiếp quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy. Đảm bảo môi trường lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy) luôn đạt tiêu chuẩn kỹ thuật để tránh hư hỏng, thất thoát tài liệu.
* Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê, rà soát định kỳ (hàng tháng/hàng quý) danh mục hồ sơ vật lý nhằm phát hiện kịp thời các trường hợp thất lạc hoặc hồ sơ bị hư hại để có phương án khôi phục.

2. Số hóa và quản trị cơ sở dữ liệu nhân sự (Digital Archiving & HRIS)

* Số hóa tài liệu (Scanning & Indexing): Thực hiện quét (scan) toàn bộ hồ sơ giấy mới phát sinh, chuyển đổi sang định dạng PDF hoặc các định dạng số hóa chuẩn hóa của công ty. Đặt tên file và lưu trữ vào hệ thống máy chủ (Server) hoặc phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) theo đúng quy chuẩn cấu trúc thư mục đã ban hành.
* Cập nhật dữ liệu: Nhập liệu và cập nhật liên tục các biến động nhân sự (thay đổi mức lương, chức vụ, địa điểm làm việc, thông tin người phụ thuộc, lịch sử đào tạo...) lên phần mềm quản trị nhân sự.
* Bảo trì hệ thống số: Phối hợp với bộ phận CNTT (IT) để kiểm tra tính ổn định của hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud) hoặc Server nội bộ, thực hiện sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ nhằm đề phòng sự cố mất mát dữ liệu do virus hoặc lỗi hệ thống.

3. Kiểm soát quyền truy cập, khai thác và bảo mật thông tin

* Quản lý phân quyền: Thiết lập và kiểm soát nghiêm ngặt quyền truy cập vào hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm). Chỉ những cá nhân được cấp phép mới được quyền tiếp cận thông tin theo đúng chính sách bảo mật của công ty.
* Xử lý yêu cầu trích lục: Tiếp nhận, phê duyệt (theo thẩm quyền) và xử lý nhanh chóng các yêu cầu mượn, sao chép hoặc trích lục hồ sơ từ các phòng ban liên quan (Kế toán, Pháp chế, Ban Giám đốc) hoặc từ chính nhân viên phục vụ cho mục đích công việc, thanh tra, quyết toán thuế.
* Giám sát bàn giao: Ghi chép chi tiết nhật ký mượn/trả hồ sơ giấy, đảm bảo hồ sơ được hoàn trả nguyên vẹn và đúng thời hạn quy định.

4. Quản lý vòng đời hồ sơ và tuân thủ pháp lý

* Áp dụng luật lưu trữ: Nghiên cứu và áp dụng nghiêm túc Luật Lưu trữ, Luật Lao động và các quy định pháp luật liên quan đến thời hạn bảo quản tài liệu nhân sự (tài liệu lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu lưu trữ 5 năm, 10 năm, 75 năm...).
* Thanh lý hồ sơ hết hạn: Lập danh mục các hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật và quy chế công ty. Thành lập hội đồng thanh lý và tiến hành tiêu hủy an toàn (hủy tài liệu bằng máy cắt giấy hoặc đốt/tái chế bảo mật), lập biên bản tiêu hủy đúng quy trình để tránh rò rỉ thông tin ra bên ngoài.

5. Hỗ trợ công tác kiểm toán, thanh tra và các dự án nhân sự

* Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán: Chuẩn bị đầy đủ, chính xác và kịp thời hệ thống hồ sơ nhân sự phục vụ cho các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thanh tra của cơ quan BHXH, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan Thuế.
* Báo cáo chuyên đề: Thực hiện các báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất về tình trạng hồ sơ nhân sự (tỷ lệ hồ sơ thiếu, tỷ lệ hoàn thành số hóa, báo cáo biến động nhân sự phục vụ công tác quản lý).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo định kỳ: Gửi báo cáo tuần/tháng/quý về tiến độ số hóa hồ sơ, danh mục hồ sơ phát sinh mới, tình hình mượn trả tài liệu và các rủi ro phát hiện trong quá trình lưu trữ.
* Tương tác phối hợp nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Tuyển dụng, C&B (Lương và Phúc lợi), Đào tạo để tiếp nhận bàn giao hồ sơ đầu vào của nhân viên một cách kịp thời và đầy đủ nhất.
* Hướng dẫn và đào tạo:
* Xây dựng sổ tay hướng dẫn và trực tiếp đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên mới trong phòng Nhân sự về quy trình bàn giao, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ đúng quy chuẩn.
* Hướng dẫn nhân viên toàn công ty về quy trình, thủ tục yêu cầu trích lục thông tin cá nhân hoặc nộp bổ sung giấy tờ tùy thân, bằng cấp theo đúng quy định bảo mật thông tin.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Lưu trữ, Nhân viên Văn thư, Trợ lý Nhân sự, Nhân viên Admin hoặc các vị trí tương đương có liên quan đến xử lý khối lượng lớn hồ sơ, chứng từ.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên hoặc các đơn vị có hệ thống lưu trữ hồ sơ chặt chẽ (ngân hàng, công ty luật, tập đoàn sản xuất).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản lý tài liệu và lưu trữ: Nắm vững các nguyên tắc, phương pháp phân loại, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ khoa học (phương pháp lưu trữ theo trình tự thời gian, theo bảng chữ cái, theo chức năng...). Có hiểu biết sâu sắc về các quy chuẩn kỹ thuật bảo quản tài liệu giấy.
* Kỹ năng công nghệ và số hóa: Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng phục vụ số hóa (máy scan tốc độ cao, máy photo, máy hủy tài liệu). Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng (MS Word, Excel nâng cao, Google Workspace) và các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý tài liệu (DMS).
* Hiểu biết pháp luật lao động và lưu trữ: Có kiến thức cơ bản về Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Lưu trữ và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân để áp dụng vào việc kiểm soát tính hợp pháp của hồ sơ.
* Kỹ năng sắp xếp công việc và quản lý thời gian: Khả năng lên kế hoạch làm việc khoa học, xử lý công việc hành chính đa nhiệm nhưng vẫn bảo đảm độ chính xác cao dưới áp lực tiến độ.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là yêu cầu tiên quyết. Bạn cần có sự chú ý cao độ đến từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ (ngày tháng ký kết, chữ ký, dấu mộc, các điều khoản đính kèm) để phát hiện ra các sai sót trước khi đưa vào kho lưu trữ.
* Đạo đức nghề nghiệp và tính bảo mật cao: Tuyệt đối trung thực, có ý thức bảo mật thông tin cực kỳ cao. Không tự ý cung cấp thông tin lương, hồ sơ cá nhân của nhân sự cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
* Sự ngăn nắp, gọn gàng: Lối sống và cách làm việc khoa học, sạch sẽ, luôn duy trì không gian làm việc và kho lưu trữ ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
* Khả năng chịu đựng áp lực công việc tốt: Kiên nhẫn, không ngại làm việc với khối lượng giấy tờ, dữ liệu lớn, tính chất công việc lặp đi lặp lại hàng ngày.
* Thái độ hợp tác và hỗ trợ: Sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp, có thái độ nhã nhặn, chuyên nghiệp khi tiếp nhận các yêu cầu mượn/trả hồ sơ từ các phòng ban khác.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương thỏa thuận theo năng lực (dao động từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng) kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, điện thoại (nếu có).
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm theo quy định của công ty.
* Chế độ bảo hiểm đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ các công cụ làm việc tiên tiến nhất phục vụ cho công tác số hóa tài liệu.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc khóa học bên ngoài về nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu, quản trị nhân sự hiện đại, bảo mật thông tin dữ liệu do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Văn thư lưu trữ, Giám sát Hành chính Nhân sự (HR Admin Supervisor), hoặc chuyển hướng sang mảng C&B, HR Generalist sau khi đã nắm vững toàn bộ hệ thống hồ sơ công ty.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hàng năm, Year-end Party và các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ của công ty.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, việc làm văn thư lưu trữ hành chính, nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng HR Admin, nhân viên số hóa tài liệu nhân sự, việc làm lưu trữ quận/tỉnh, chuyên viên lưu trữ hồ sơ nội bộ, tuyển dụng lưu trữ trung cấp trở lên, nhân viên nhập liệu nhân sự.

Avoid scams by acting locally or paying with PayPal
Never pay with Western Union, Moneygram or other anonymous payment services
Don't buy or sell outside of your country. Don't accept cashier cheques from outside your country
This site is never involved in any transaction, and does not handle payments, shipping, guarantee transactions, provide escrow services, or offer "buyer protection" or "seller certification"

Related listings

Việc làm Bình Phước => Tuyển Chuyên viên quản lý hồ sơ đi làm ngay
Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ --- Tổng quan vai trò: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên quản lý hồ sơ lĩnh vực nhân sự để gia nhập đội ngũ Hành chính – Nhân sự chuyên nghiệp của chúng tôi. Trong...
Việc làm Bình Phước => Tuyển Nhân viên hồ sơ nhân sự đi làm ngay
Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

Mô tả công việc: Nhân viên hồ sơ nhân sự Tổng quan vai trò: Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist) tận tụy, tỉ mỉ và có tư duy hệ thống cao. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang ngày càng...
Việc làm Bình Phước => Tuyển HR Administrator đi làm ngay
Tìm Việc Làm - - 2026/07/02 Check with seller

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (HR ADMINISTRATOR) --- Tổng quan vai trò Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự cạnh tranh nguồn nhân lực ngày càng gay gắt, bộ phận Nhân sự đóng vai trò là "trái tim" vận hành và duy trì sức sống cho mọi tổ...

Việc làm nhân sự (14847)

Tìm Việc Làm (9600)

Tài xế/Lái xe/Giao nhận (0)

Biên dịch phiên dịch (0)

Tài chính Kế toán Ngân hàng (0)

Việc làm y tế dược (0)

Việc làm it (0)

Việc làm hành chính nhân sự (0)

Bán hàng thu ngân (0)

Việc kinh doanh bán hàng (0)

kỹ sư sản xuất (0)

Công nhân/Lao động (0)

Luật Pháp lý (0)

Việc Làm (22049)

Việc làm thư ký trợ lý (0)

Việc làm Bất động sản (0)

Khách sạn nhà hàng du lịch (0)

Marketing truyền thông quảng cáo (0)

Việc làm thực phẩm đồ uống (0)

việc làm thêm (0)

Việc làm spa làm đẹp (0)

giao hàng kho vận (0)

Việc làm sự kiện (0)

Việc làm thực tập (0)

Việc làm ngành nghề khác (0)

Giáo dục Đào tạo (0)

Việc làm thiết kế (0)

Việc làm bảo vệ (0)

En (3287)

Việc làm Bình Phước => Tuyển Nhân viên lưu trữ hồ sơ đi làm ngay Tìm việc nhanh, tuyển dụng việc làm 24h mới nhất