MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THƯ KÝ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Thư ký lĩnh vực Nhân sự (HR Secretary) để gia nhập vào đội ngũ quản trị nguồn nhân lực năng động của tổ chức. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, bộ phận Nhân sự đóng vai trò là "trọng tâm" kết nối ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên.

Vị trí Thư ký Nhân sự không chỉ đơn thuần là người xử lý các thủ tục hành chính giấy tờ, mà là "cánh tay phải" đắc lực của Trưởng phòng Nhân sự và Giám đốc Nhân sự. Bạn sẽ là người điều phối dòng thông tin, quản lý hệ thống dữ liệu nhân sự cốt lõi, hỗ trợ thực thi các chính sách phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo, và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa tư duy logic, khả năng tổ chức công việc khoa học và sự nhạy bén, khéo léo trong giao tiếp ứng xử. Nếu bạn là một người tỉ mỉ, có đam mê với ngành nhân sự và mong muốn đặt nền móng vững chắc cho sự nghiệp quản trị nguồn nhân lực, đây chính là bệ phóng lý tưởng dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị hành chính nhân sự và quản lý hồ sơ lưu trữ

* Tiếp nhận và xử lý thông tin: Là đầu mối tiếp nhận, phân loại và xử lý các công văn đi/đến, tờ trình, đề xuất liên quan đến công tác nhân sự từ các phòng ban trong công ty.
* Quản lý hồ sơ nhân sự:
* Thiết lập, cập nhật định kỳ và quản lý toàn bộ hồ sơ cá nhân của nhân viên (bản cứng và bản mềm trên hệ thống ERP/HRIS) bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định lương, quyết định bổ nhiệm/miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
* Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối của hồ sơ theo đúng quy định pháp luật và chính sách an toàn thông tin của doanh nghiệp.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Soạn thảo các biểu mẫu, thông báo nội bộ, quyết định nhân sự, biên bản họp phòng Nhân sự, và các tờ trình gửi Ban Giám đốc dưới sự hướng dẫn của Trưởng bộ phận.
* Quản lý văn phòng phẩm bộ phận: Theo dõi, cấp phát và quản lý định mức sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc riêng cho phòng Nhân sự.

2. Hỗ trợ công tác tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới (Onboarding)

* Hỗ trợ truyền thông tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí cần tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng của công ty (website, mạng xã hội, diễn đàn nghề nghiệp) theo kế hoạch đã được phê duyệt.
* Sàng lọc hồ sơ: Tiếp nhận, phân loại CV ứng viên, liên hệ đặt lịch hẹn phỏng vấn và gửi thư xác nhận (thư mời phỏng vấn, thư cảm ơn) cho ứng viên.
* Chuẩn bị phỏng vấn: Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị tài liệu đánh giá ứng viên cho hội đồng tuyển dụng, đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến tham gia phỏng vấn.
* Quy trình hội nhập (Onboarding):
* Chuẩn bị văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, thẻ nhân viên, tài khoản email, hệ thống) cho nhân sự mới trước ngày nhận việc.
* Hướng dẫn nhân sự mới hoàn thiện thủ tục hồ sơ nhận việc, phổ biến nội quy lao động, văn hóa doanh nghiệp và sơ đồ tổ chức.
* Làm đầu mối kết nối nhân sự mới với quản lý trực tiếp và đồng nghiệp xung quanh.

3. Theo dõi chấm công, quản lý ngày phép và hỗ trợ tính lương (C&B)

* Quản lý dữ liệu chấm công:
* Theo dõi và tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày, hàng tuần từ máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc hệ thống phần mềm chuyên dụng.
* Kiểm tra, xác minh các trường hợp đi muộn, về sớm, quên chấm công, hoặc xin nghỉ phép của nhân viên thông qua đơn từ hợp lệ.
* Quản lý phép năm: Cập nhật chính xác số ngày phép năm, phép bù, nghỉ chế độ (thai sản, ốm đau) của từng nhân sự, lập báo cáo định kỳ gửi Trưởng bộ phận.
* Hỗ trợ tính lương (Payroll): Tổng hợp bảng công hoàn chỉnh vào ngày cuối tháng, chuyển giao dữ liệu cho bộ phận C&B để làm căn cứ tính lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
* Hỗ trợ thủ tục bảo hiểm xã hội (BHXH): Thu thập hồ sơ, giấy chứng nhận để hỗ trợ chuyên viên C&B thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức cho người lao động.

4. Hỗ trợ công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

* Tổ chức lớp học: Chuẩn bị hậu cần cho các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài (đặt phòng, chuẩn bị máy chiếu, tài liệu học tập, văn phòng phẩm, trà nước cho giảng viên và học viên).
* Điểm danh và đánh giá: Theo dõi chuyên cần của học viên tham gia đào tạo, thu thập phiếu đánh giá sau khóa học để tổng hợp ý kiến phản hồi.
* Lưu trữ dữ liệu đào tạo: Cập nhật lịch sử đào tạo của từng nhân viên vào hệ thống quản lý, lưu trữ chứng chỉ, bằng cấp phát sinh sau các khóa học.

5. Quản lý quan hệ lao động và truyền thông nội bộ

* Giải đáp thắc mắc: Là cầu nối tiếp nhận các phản hồi, thắc mắc, khiếu nại của nhân viên về nội quy, chính sách phúc lợi, ngày phép và chuyển thông tin đến đúng người có thẩm quyền giải quyết.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Phối hợp cùng công đoàn và ban truyền thông nội bộ lên ý tưởng, chuẩn bị hậu cần và tổ chức các hoạt động tập thể như: sinh nhật tháng, Teambuilding, ngày hội gia đình, Year-End Party, các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu...).
* Truyền thông nội bộ: Viết và gửi các thông báo chúc mừng sinh nhật, thông báo nhân sự mới gia nhập, hoặc các tin tức hoạt động nội bộ trên bảng tin hoặc mạng truyền thông nội bộ (Workplace, Slack, Zalo Group).

6. Thực hiện thủ tục thôi việc (Offboarding)

* Hướng dẫn nhân viên xin nghỉ việc hoàn thiện quy trình bàn giao công việc, bàn giao tài sản (máy tính, thẻ tên, tài liệu...) cho các bộ phận liên quan.
* Chuẩn bị hồ sơ thôi việc, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định.
* Hỗ trợ lên lịch phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) để ghi nhận đóng góp và phản hồi từ nhân sự rời đi.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line): Báo cáo trực tiếp và nhận chỉ đạo công việc từ Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR Team Leader).
* Báo cáo định kỳ & đột xuất:
* Lập báo cáo tuần/tháng về biến động nhân sự (tăng, giảm, thử việc, chính thức).
* Báo cáo tổng hợp công, phép định kỳ hàng tháng.
* Báo cáo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao riêng biệt (tuyển dụng, đào tạo, sự kiện).
* Quan hệ phối hợp:
* Phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban trong công ty để thu thập thông tin chấm công, giải quyết các thủ tục nhân sự và triển khai các hoạt động nội bộ.
* Làm việc với các đối tác bên ngoài như: đơn vị cung cấp văn phòng phẩm, đơn vị tổ chức sự kiện, cơ quan BHXH (dưới sự ủy quyền và hướng dẫn).
* Hướng dẫn thực hiện công việc:
* Được cung cấp đầy đủ các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) liên quan đến quản lý hồ sơ, chấm công, tuyển dụng, đào tạo của doanh nghiệp.
* Tham gia các buổi đào tạo nghiệp vụ nội bộ đầu ca hoặc các khóa học kỹ năng do công ty tổ chức để nâng cao năng lực chuyên môn.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Ngoại ngữ, Kinh tế lao động, Hành chính học hoặc các ngành khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Thư ký nhân sự, Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự, Nhân viên hành chính văn phòng).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực nhân sự, nhanh nhẹn, ham học hỏi và có tư duy dịch vụ tốt.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo MS Office (Word soạn thảo văn bản quy chuẩn, Excel xử lý dữ liệu chấm công tốt với các hàm cơ bản như Vlookup, Sumif, If..., PowerPoint thiết kế slide thuyết trình, giới thiệu doanh nghiệp).
* Kỹ năng viết và soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức văn bản hành chính Việt Nam, hành văn mạch lạc, rõ ràng, không sai lỗi chính tả, ngữ pháp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý lượng hồ sơ tài liệu khổng lồ một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm; biết cách ưu tiên các đầu việc khẩn cấp.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt: Khả năng giao tiếp tự tin, truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu, có kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu tâm lý nhân viên.
* Sử dụng phần mềm quản trị: Biết sử dụng hoặc có khả năng tiếp thu nhanh các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm chấm công, công cụ làm việc nhóm (Base, Trello, Jira...).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc hiểu tài liệu, viết email công việc) là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính bảo mật (Confidentiality): Đây là yêu cầu tiên quyết. Phải tuyệt đối bảo mật thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ cá nhân và các chiến lược nhân sự của doanh nghiệp.
* Tỉ mỉ, cẩn thận: Từng chi tiết nhỏ trong hồ sơ nhân sự, bảng công hay quyết định nhân sự đều liên quan đến quyền lợi của người lao động và uy tín của công ty, yêu cầu sự chính xác cao độ.
* Trung thực, khách quan: Làm việc dựa trên nguyên tắc, quy trình, không thiên vị, luôn trung thực trong việc báo cáo dữ liệu và đánh giá công việc.
* Thái độ tích cực, hướng ngoại: Thân thiện, hòa đồng, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, có tinh thần phụng sự và đóng góp tích cực vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh, kiên nhẫn khi xử lý các tình huống khiếu nại, thắc mắc của nhân viên hoặc khi khối lượng công việc tăng cao vào các kỳ tính lương, tuyển dụng cao điểm.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cơ bản hấp dẫn (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại (nếu có).
* Chế độ thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Đảm bảo quyền lợi luật định: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chế độ chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hiện đại, trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ; đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sếp tâm lý và hỗ trợ nhiệt tình.
* Cơ hội học tập và thăng tiến:
* Được đào tạo bài bản về các nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu (C&B, Tuyển dụng, Đào tạo, Luật Lao động) dưới sự dẫn dắt của các chuyên gia giàu kinh nghiệm.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên C&B, Chuyên viên Quan hệ lao động hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự sau 1 - 3 năm cống hiến.
* Hoạt động văn hóa đa dạng: Tham gia miễn phí các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...) và các sự kiện nội bộ đặc sắc của công ty.

---

Tags

`#ThukyNhansu` `#TuyendungNhansu` `#HanhchinhNhansu` `#HRSecretary` `#TuyendungTpHCM` `#HocviecNhansu` `#AdminHR` `#HRGeneralist`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng thư ký nhân sự, việc làm thư ký nhân sự, thư ký phòng nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự, trợ lý nhân sự, HR Assistant, HR Secretary, nhân viên nhân sự tốt nghiệp trung cấp, việc làm nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, tuyển dụng nhân viên chấm công, hỗ trợ tuyển dụng, thực tập sinh nhân sự.

Share