Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Vận hành và Xử lý Sự vụ Nhân sự (HR Operations & Internal Fix Specialist - hay còn được gọi một cách gần gũi là "Nhân viên sửa chữa nhỏ lĩnh vực nhân sự"). Đây không phải là một công việc sửa chữa kỹ thuật hay máy móc phần cứng, mà là vị trí chịu trách nhiệm "sửa chữa", "khắc phục" và "tối ưu hóa" các vấn đề phát sinh hàng ngày trong hệ thống vận hành nhân sự, quan hệ lao động, dữ liệu nội bộ và trải nghiệm của nhân viên.

Trong một tổ chức, luôn có những "vết rạn" nhỏ xuất hiện liên tục: sai sót trong bảng chấm công, lỗi cập nhật thông tin trên hệ thống HRIS, sự bất mãn nhỏ của nhân viên về chế độ phúc lợi, hay những xung đột nhỏ giữa các cá nhân/phòng ban chưa đến mức phải dùng tới biện pháp kỷ luật nặng. Vai trò của bạn là người "thợ sửa chữa" đa năng, có mặt kịp thời để vá các lỗ hổng, sửa chữa các quy trình bị tắc nghẽn, xoa dịu các mâu thuẫn phát sinh và đảm bảo cỗ máy nhân sự của công ty luôn vận hành trơn tru, không tiếng ồn. Bạn sẽ là cầu nối trực tiếp giữa người lao động và Ban Quản lý Nhân sự, biến các vấn đề phức tạp thành những giải pháp đơn giản, hiệu quả.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, chẩn đoán và "sửa chữa" các khiếu nại, thắc mắc thường nhật của nhân viên (HR Helpdesk & Issue Resolution):
- Trực tiếp vận hành kênh tiếp nhận phản hồi của nhân viên (qua email, hotline, phần mềm chat nội bộ hoặc gặp mặt trực tiếp).
- Lắng nghe, phân loại và giải đáp các thắc mắc liên quan đến chính sách công ty, nội quy lao động, quyền lợi bảo hiểm, ngày phép, lương thưởng và các chế độ đãi ngộ khác.
- Đóng vai trò là "bác sĩ tâm lý sơ cứu" (First-aid Responder) đối với các trường hợp nhân viên gặp ức chế, căng thẳng trong công việc, đưa ra các tư vấn và giải pháp xoa dịu kịp thời trước khi sự việc leo thang.

2. Khắc phục và điều chỉnh sai lệch dữ liệu nhân sự (Data & Systems Troubleshooting):
- Kiểm tra, đối chiếu và sửa đổi các lỗi sai sót trên bảng chấm công, dữ liệu tính lương, hệ thống quản lý phép năm của nhân viên khi có phản hồi sai lệch.
- Hỗ trợ nhân viên khắc phục các sự cố kỹ thuật nhỏ khi sử dụng phần mềm nhân sự (HRIS), cổng thông tin nội bộ (Portal), ứng dụng chấm công di động.
- Cập nhật, chỉnh sửa và chuẩn hóa thông tin cá nhân của người lao động trên cơ sở dữ liệu chung của công ty (thông tin người phụ thuộc, thay đổi số tài khoản ngân hàng, thông tin BHXH, địa chỉ thường trú...).

3. Hòa giải và khắc phục các xung đột nhỏ tại nơi làm việc (Minor Employee Relations & Conflict Resolution):
- Chủ động nắm bắt tình hình tư tưởng, bầu không khí làm việc tại các phòng ban để phát hiện sớm các rạn nứt trong quan hệ đồng nghiệp hoặc quan hệ giữa cấp trên - cấp dưới.
- Tiến hành các buổi đối thoại nhỏ, mang tính chất xây dựng và hòa giải trung lập để giải quyết các xích mích, hiểu lầm trong quá trình phối hợp làm việc hàng ngày.
- Đề xuất các giải pháp cải thiện môi trường làm việc tại các bộ phận có tỷ lệ biến động nhân sự cao hoặc có nhiều phản ánh tiêu cực.

4. Sửa chữa và tối ưu hóa các quy trình nhân sự quy mô nhỏ (Process Improvement & Optimization):
- Rà soát các quy trình làm việc hiện tại của phòng nhân sự (như quy trình xin nghỉ phép, quy trình thanh toán chi phí hành chính, quy trình bàn giao công việc khi nghỉ việc) để phát hiện các bước rườm rà, gây nghẽn cổ chai.
- Đề xuất và trực tiếp thực hiện các cải tiến nhỏ (kaizen) nhằm rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, giảm thiểu giấy tờ và tăng tính tiện ích cho nhân viên.
- Soạn thảo, bổ sung hoặc hiệu chỉnh các biểu mẫu, hướng dẫn sử dụng, quy trình thao tác chuẩn (SOP) dành cho nhân viên mới và các phòng ban.

5. Quản lý, bảo trì và khắc phục các sự vụ liên quan đến phúc lợi và cơ sở vật chất nhân sự (Welfare & Facility Support):
- Giám sát việc cung cấp và sử dụng các tiện ích phúc lợi văn phòng (khu vực pantry, tủ đồ cá nhân, đồng phục, thẻ nhân viên, văn phòng phẩm).
- Tiếp nhận yêu cầu và xử lý các sự cố nhỏ liên quan đến không gian làm việc của nhân viên (hỏng ghế ngồi, lỗi thẻ từ ra vào, phân bổ vị trí ngồi chưa hợp lý) phối hợp cùng bộ phận Hành chính - Quản trị thiết bị để khắc phục nhanh chóng.
- Phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết quy mô nhỏ (tiệc sinh nhật tháng, trà chiều, các giải thưởng tuần/tháng cho nhân viên) nhằm vực dậy tinh thần làm việc.

6. Hỗ trợ tuân thủ và làm sạch hồ sơ nhân sự (Compliance & Documentation Cleanup):
- Định kỳ rà soát hồ sơ nhân sự bản cứng và bản mềm để phát hiện các tài liệu còn thiếu (chưa ký cam kết bảo mật, thiếu bằng cấp đối chiếu, tờ khai thuế chưa hoàn thiện) và liên hệ nhân viên để bổ sung.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho các đợt thanh tra lao động, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán từ đối tác bên ngoài liên quan đến mảng nhân sự.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Nhận hướng dẫn và chỉ đạo từ: Giám đốc Nhân sự (HR Director) đối với các sự vụ mang tính chất phức tạp, nhạy cảm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến pháp lý của doanh nghiệp.
- Quan hệ phối hợp:
+ Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) để giải quyết sai sót về tiền lương, chế độ.
+ Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng & Đào tạo để xử lý các vấn đề phát sinh của nhân viên mới trong giai đoạn thử việc.
+ Phối hợp với bộ phận Hành chính/IT để khắc phục các sự cố kỹ thuật, công cụ dụng cụ làm việc cho nhân viên.
- Thẩm quyền đưa ra quyết định: Được quyền chủ động giải quyết và ra quyết định đối với các sự vụ nhỏ, nằm trong hạn mức quy định và quy trình đã ban hành. Đối với các vấn đề vượt thẩm quyền (khiếu nại nghiêm trọng, tranh chấp lao động có yếu tố pháp lý, sai phạm tài chính lớn), có trách nhiệm lập báo cáo đề xuất phương án xử lý và trình cấp trên phê duyệt trong vòng tối đa 4 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận sự vụ.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Hành chính Văn phòng, Tâm lý học, Xã hội học hoặc các ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự (ưu tiên các vị trí HR Generalist, HR Helpdesk, Quan hệ lao động, Hành chính nhân sự). Chấp nhận ứng viên có bằng Trung cấp nhưng có kinh nghiệm thực tế phong phú, am hiểu tâm lý người lao động và có tư duy xử lý tình huống thực tế tốt.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu Luật Lao động: Nắm vững các quy định cơ bản của Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để đưa ra các tư vấn và hiệu chỉnh chính xác, đúng pháp luật cho người lao động.
- Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe chủ động (Active Listening): Có khả năng lắng nghe thấu cảm, không phán xét, biết cách đặt câu hỏi gợi mở để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý xung đột (Conflict Resolution): Có tư duy thực tế, nhạy bén trong việc đưa ra các giải pháp "mềm dẻo" nhưng vẫn đảm bảo tính nghiêm túc của nội quy doanh nghiệp. Biết cách xoa dịu đám đông hoặc các cá nhân đang trong trạng thái kích động.
- Kỹ năng sử dụng phần mềm và quản trị dữ liệu: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu chấm công, tính toán số liệu nhanh). Có khả năng thích ứng và học hỏi nhanh cách vận hành các hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS) như BambooHR, Base, MISA AMIS, v.v.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, xử lý đồng thời nhiều sự vụ nhỏ khác nhau mà không bị sót việc, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp của vấn đề.

Phẩm chất cá nhân:
- Điềm tĩnh và kiên nhẫn: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Bạn thường xuyên phải đối mặt với những lời phàn nàn, sự bực bội hoặc các lỗi sai của người khác, do đó cần giữ được cái đầu lạnh và thái độ ôn hòa trong mọi tình huống.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Tiếp xúc với nhiều dữ liệu nhạy cảm về lương thưởng, hồ sơ cá nhân và các câu chuyện nội bộ, bạn bắt buộc phải có tính bảo mật cao, không bàn tán hay làm rò rỉ thông tin ra ngoài.
- Trung thực và khách quan: Luôn đứng ở vị trí trung lập để phân tích sự việc, không thiên vị, không kéo bè kết phái, đánh giá sự việc dựa trên chứng cứ và quy định rõ ràng.
- Tận tâm và hướng tới dịch vụ nội bộ (Customer Service Mindset): Coi mỗi nhân viên trong công ty là một "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ nhiệt tình, chu đáo và tôn trọng nhất.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Không trốn tránh trách nhiệm khi xảy ra sai sót, luôn chủ động theo sát sự vụ cho đến khi vấn đề được giải quyết triệt để (Follow-through).

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại, phụ cấp trách nhiệm.
- Chế độ thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch), thưởng sáng kiến cải tiến quy trình nhân sự.
- Bảo hiểm và chế độ phúc lợi toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành cho nhân sự có thâm niên.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động: Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích, đồng nghiệp thân thiện, cởi mở. Khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận những đóng góp nhỏ nhất của từng cá nhân.
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
+ Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng giải quyết tranh chấp, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại do công ty tài trợ 100% chi phí.
+ Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên xử lý sự vụ -> Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Chăm sóc đời sống tinh thần: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.

Tags:
Nhân_viên_nhân_sự, Giải_quyết_sự_vụ_nhân_sự, HR_Operations, Quan_hệ_lao_động, Quản_trị_nhân_sự, Tuyển_dụng_nhân_sự_Trung_cấp, HR_Helpdesk, Tối_ưu_hóa_quy_trình_nhân_sự

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên nhân sự hành chính, tuyển dụng nhân viên vận hành nhân sự, HR Operations Specialist, tuyển dụng nhân sự bằng trung cấp, nhân viên quan hệ lao động, HR Helpdesk Officer, nhân viên giải quyết khiếu nại nội bộ, chuyên viên hỗ trợ nhân sự nội bộ, tuyển dụng HR Generalist kinh nghiệm 1 năm, xử lý sự vụ nhân sự.

Share